高速公路檔案管理探析

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高速公路檔案管理工作范圍極廣，有合理資料、工程成本計算、施工中遇到問題的解決對策等等。借用先進技術，完善檔案管理的標準化，可以助力高速公路檔案管理。

一、檔案管理標準化的重要性

檔案管理標準化能將各地不同的施工檔案都根據一定的要求整理，讓檔案更加統一，方便日后的查閱、整理、閱讀。采用標準化的管理對檔案形成的每一個過程，如收集、歸納、保管等都有依可尋，讓檔案管理工作更規范。在標準化要求下，需要在工程開展前專門成立檔案小組，由小組人員跟進施工的進度，配備專業檔案編寫人員，不斷對施工中所形成的各種檔案進行歸類、收集、整理。由于工作人員眾多，檔案的整理工作不能隨意而行，故需要有相應的標準作為規范，每個參與檔案管理工作的人員要以標準作為工作準則，整理出合格的檔案，方便日后管理工作的開展。

二、工程檔案標準化管理對策

（一）收集工作。高速公路工程檔案是工程項目管理的一項重要構成，以仁新高速為例，在高速公路施工過程中要重視工程檔案的管理，而作為工程的建設者要從本質上把握好工作的進度，對基礎檔案進行整理、收集。由于這些檔案是由多個部門整合而來，再加上本身工程復雜，投資渠道多元化，眾多單位一起參與其中，因此施工檔案的數量非常龐大，并帶有極強的專業性。有時候我們會見到工程已完成，甚至完工了1—2年，但資料仍是不全面的，如果未能有相關人員對檔案進行保管，在工作完成后工程文件也會大量丟失。這為后續工作帶來很多不必要的麻煩，對于工程日后的維護、管理等也帶來了困難。對于檔案工作管理而言，其中最難也是最復雜的一項就是對檔案的收集、整理。對于高速公路檔案管理工作者而言，不同單位其檔案收集范圍也各有不同，在工程項目準備、交接、竣工、驗收的階段中，所形成的管理性文件材料要由管理處的部門進行收集。而工程勘察設計、監理文件則分別由相關單位收集，勘察的由勘察設計單位處理，監理的則由監理單位收集。每個單位把所收集的材料，對應著高速公路建設文件材料進行分類、歸檔，做好立卷的工作。不同的部門執行統一的標準，采用標準化的管理方式。

（二）檔案歸檔。歸檔要求檔案完整準確，可充分發揮檔案的價值。在高速公路施工中的檔案一定要注意以下幾方面的問題：1.要素的明確。明確工程的具體名稱、地理位置、施工準備及開始和結束的時間、參與單位具體名稱、會審內容等等，同時參與單位要加蓋公章并提供相應的資質證明，由專業技術人員進行收集。同時，施工以及監理日志要以“天”為單位，一一記錄在案并由技術人員收集。2.設計資料要由編制者簽名、各單位的審批后再進行收集歸檔。3.技術交底資料中有明確的驗收規范要求，統一由工作人員收集、整理。4.各分期的資料也要正確處理，資料一定要真實、完整，各項手續齊全，由質檢人員負責。5.驗收記錄需要在下一個工序前完成，如果不合格無法進入下一個工序。要有技術人員和質檢人員一起完成，

（三）規定完善的檔案管理制度。開工伊始，組織專業小組加強檔案管理工作。對加入的新施工單位要配備檔案小組，一般由技術人員擔任，同時給每個小組增加一名專業的檔案編制人員。對各項工程檔案管理制度不斷完善。對于已固定的檔案管理工作人員，如果沒有上級批準不可離工或變更工作，需要保證檔案管理工作的可持續性。運用多樣方法要求各單位把檔案編制工作及工程統一化。嚴格根據有關規范及標準展開管理工作。

（四）運用現代技術，提高檔案質量。高速公路工程檔案管理的部門要督促各參建的單位配齊現代的辦公設備，讓公路工程檔案編制工作能快速、規范科學地開展，以此提升檔案編制的質量、水平。公辦設備包括編制設備、專門存放檔案的檔案室、檔案柜等，通過紙質、電子檔案一起完成編繪的工作，提升檔案的質量。

（五）明確規定檔案文件和表格樣式。檔案通過不同部門之手，如果未能統一文件、表格的樣式，所制作出的檔案就會標準不統一，看著極為雜亂，為日后的整理工作帶來不必要的麻煩。因此在項目開展前，檔案管理部門要和技術部門兩兩聯手，根據工程的要求、特點，擬定一套適合本項目的文件樣本、表格模板，確保未來施工中各有關單位在開展檔案資料編制時有標準可遵行，讓檔案資料保持統一與完整。

（六）做好檔案結尾工作。當高速公路工程結束之后，檔案管理部門要聯合所有參與檔案制作的工作人員一起，完成檔案的整理、交接工作。因此當一項工程處在尾期時，零散的工作較多，為了保證每個單位工作人員能集中精力開展檔案資料的收集、整理工作。檔案管理部門需要把各參與單位工作人員組織在一起，一同完成工程檔案資料的整理，以這種方式提升工作效率。如果在工程項目全部交接時，對于還未完成的資料可適當延時，一直到檔案編制工作全部完成為止。

三、結語

綜上，高速公路檔案管理是極為重要的，為了順應新時代背景下高速工程公路工程建設的檔案管理需求，檔案管理部門要加強檔案管理的工作，以檔案建設和高速公路建設為原則，運用現代信息手段加大檔案的標準化建設。