物流系統管理中采購成本管理探析

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0引言

隨著社會的不斷發展，人們對物流系統管理的重要性認識逐步加強，對物流系統管理中的采購、配送、倉儲、供應等各個管理環節逐漸了解和深入，并對各管理過程進行細化，以便最大程度地控制物流成本，獲取經濟效益。物流管理的好壞直接影響到企業的發展前景，尤其是我們所從事的工程建設項目，絕大部分資金都運作在物流管理上，這就要求我們在物資材料的采購、倉儲等環節上必須加強管理力度，以便最大限度地控制成本，這樣工程取得了經濟效益，企業也發展了，廣大職工也從中獲取了最大利益。既然工程資金中物資材料占了絕大部分比例，對物資材料的管理尤其是在采購環節上嚴格把關成為重中之重，這就包括物資材料的質量、價格、供貨的及時性及售后服務等方面。隨著企業管理水平的不斷提高，相應的管理規范逐步出臺并在實際操作過程中得到實用，主要有以下幾個方面。

1對供貨商進行合格供應方管理

在進行物資材料采購前，必須進行市場摸底，對各供貨商進行合格供應方的評審工作，評審內容包括供貨商的資質、供貨質量、價格、供貨及時性及售后服務等方面，參加評審的人員包括企業的領導及各相關部門人員，對評審合格的供貨商納入合格供應方名冊并分類進行管理，比如分為A、B、C三類，A類為各項評審指標均優良的供貨商，供貨綜合能力強，可作為長期的供貨商并簽訂供貨合同，B類和C類供貨商相比A類在某些方面有一定差距，但可作為協供方，對A類供貨商形成競爭壓力，并可在A類供貨商出現問題時隨時進行補充更換;對評審中認定各方面較差的供貨商直接納入黑名單，并規定在一段時期內不得供應任何物資材料，需再次評審合格后方能供貨。同類產品的合格供應方一般不少于3家，以便在采購時有可選擇性，且供應方名冊并非始終不變，而是要定期重新進行評審，間隔期半年或1年，可根據實際情況確定，對在供貨過程中多次出現問題的供貨商經評審不合格的取消其供貨資格，并可隨時增加新的供貨商為合格供應方進行管理。

2采購計劃的管理及“零庫存”目標

以往很多單位/企業因采購計劃的不嚴肅而盲目采購，造成了大量的無計劃、超計劃采購現象的發生，導致這些采購的物資庫存積壓，并最終因長時間使用不上而不得不進行報廢處理，造成了不必要的資金占用和浪費。現在企業的物資采購一般都實行計劃審批制，對需使用的各種材料必須注明使用部位、用途和使用數量，書面上報物資采購部門，物資采購部門還要根據所需物資的庫存及在途情況形成書面的采購計劃表并經相關領導審批后方可實施采購，這樣就杜絕了采購的盲目性和無計劃、超計劃采購現象的發生。嚴格實行采購的計劃審批制度，可以使采購的物資及時得到使用，最大限度地減少倉庫的庫存量，從而減少了資金占壓，也為工程完工后倉庫“零庫存”目標的實現打下良好的基礎。

3物資采購的實施

現今的物資材料的采購都要求盡可能以最低的價格購入最優質量的產品，即實現“物美價廉”。一般在實際采購的過程中，對小批量、采購金額不大的物資材料因采購頻率高、要求供貨時間短可實行“貨比三家”，即“比質量、比價格、比服務”的策略。若需購置某種材料，在已評審出的合格供應方中選擇幾家供貨商進行報價，選擇供貨質量、供貨時間、產品價格等方面綜合最優的供貨商進行采購。在工程建設中，都存在大批量、大金額的材料采購，可以從數十萬到數百萬甚至上千萬，這種材料一般使用周期較長，采購時需進行招標采購，確定一個或幾個供貨商，同時必須簽訂供貨合同，明確雙方責任，招標采購的常規程序如下。

1)編制招標文件，招標文件內容應包括所購物資的種類、數量、質量要求、供貨時間、售后服務等相關內容。

2)采用邀請招標或公開招標的方式選擇不少于3家以上的供貨商進行投標。

3)編制評標大綱，組織相關人員進行評標、答疑工作，不同的單位有不同的評標方式。若有效投標單位不足，則需重新進行招標。

4)確定中標單位(可以是一家單位中標或多家單位聯合中標)并發出中標通知書。

5)與中標單位代表簽訂供貨合同，合同必須經過評審并明確以下內容:供貨名稱、規格、數量、價格、付款方式、質量保證及售后服務、違約責任等方面。招標采購在形式上更加規范，在采購細節上更加具體，但時間較長，因此適用于大批量、大金額、使用周期長的物資采購，可以有效地控制采購成本。

4“寄售模式”管理

為有效地減少工程資金的占用，許多單位針對以往“現款現貨”地供貨模式，通過與供貨商協商達成一致，采取了物資采購的“寄售”模式，即在現場為供貨商提供一定地空間，由供方在此寄存一批物資，并安排人員進行管理(或由供方委托需方安排人員代管并支付需方一定數額的管理費)，需方可先按工程實際需要即時使用此批物資內的任何物資，在一段時期內(一般為1個月)雙方對使用的物資進行清點后，由需方一次性向供方結算實際發生的物資使用量，同時供方及時對倉庫的寄存物資進行必要品種和數量上的補充。采用“寄售”管理模式，雙方需簽訂合同(合同需評審)進行約束，明確寄售物資的價格等相關條款，這種管理方式的優點在于。

1)不需要預付材料款，減少了資金占用，可緩解資金壓力。

2)物資隨時可以調用，不存在配送時間上的問題，不影響生產。

3)只需安置若干倉庫，倉庫管理費用由供方承擔，降低了成本。

4)按實際的物資使用量向供方進行結算，沒有使用的物資最終可以退還給供方，實際上倉庫相當于是處于“零庫存”狀態，且雙方簽訂合同進行約束，沒有風險。

5物資采購信息的共享

很多單位下屬很多分公司，這些分公司又處在不同的地區且相隔較遠，在物資采購上總公司采取了一種采購信息共享的方式，即將各分公司的物資采購價格信息進行收集整理后再反饋各下屬單位，這樣各下屬單位可根據其他單位的市場價格信息和地域情況進行價格調整，控制采購成本。目前許多單位使用設備物資信息系統，也更方便了物資信息的共享。

6采購物資的配送成本控制

在實際配送過程中由于工程施工需要在供貨時間上和物資需用量上的影響，產生高額配送費用的情況屢見不鮮，可以采取如下方式盡可能減少采購物資的配送成本。

1)加強物資材料需用量的預見性，盡可能將一段時期內的物資材料采購計劃進行集中，增大一次性物資采購的數量，降低配送成本。

2)在條件允許的前提下，盡可能增加“寄售”模式中供應方寄存物資材料的品種和數量，并在使用過程中及時補充。

3)找一家專門從事配送作業的單位，并與其就物資材料的配送價格尤其是小批量物資材料的配送價格進行協商，委托其全權辦理所需物資材料的配送工作，雙方簽訂協議進行約束，盡量避免臨時性的高成本配送情況的發生。

7結語

物資材料的采購成本控制是物流系統成本控制管理中的一個重要環節，如何控制好采購成本是我們必須加以重視和探討的重要課題，還有很多好的管理方法有待我們去深研并再加以運用，使得我們在采購中能進一步切實控制好采購成本。