事業(yè)單位檔案工作實施方案

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相比于以行政管理為主的機關(guān)及注重營利的企業(yè)，事業(yè)單位更側(cè)重于提供公共服務(wù)及從事科技研究，它具有業(yè)務(wù)范圍廣泛、知識密集、公益性的特點。圍繞事業(yè)單位的職能活動，檔案工作應(yīng)從以下幾點下功夫：

一、加強收集工作，夯實檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

檔案收集是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，檔案收集的是否全面、系統(tǒng)、科學，對檔案的其他環(huán)節(jié)起著決定性影響。首先要建立健全檔案工作制度，使收集工作規(guī)范化、制度化。制定有約束力的檔案管理規(guī)章制度，明確歸檔材料的范圍和歸檔期限，加大檔案收集工作宣傳力度，提升檔案收集意識，檔案管理人員也將坐等收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占瑫r，爭取單位領(lǐng)導和各部門的對檔案工作的理解和支持，根據(jù)檔案管理需要主動上交應(yīng)歸檔的文件資料，提升檔案收集的效率。其次要重點做好賬外文件材料的收集。在檔案管理的過程中，一些檔案人員在理解歸檔范圍時存在誤區(qū)，以為只有紅頭的正式文件才真正重要，致使歸檔文件質(zhì)量不高，大量的賬外文件散失，間接影響了歸檔工作。賬外文件是指未經(jīng)發(fā)文登記和打印的文件，包括調(diào)研報告、基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料、會議記錄、規(guī)章制度、大事記、圖片、重大活動中形成的文件材料等。相比紅頭文件，事業(yè)單位的賬外文件更充分反映業(yè)務(wù)活動的真實面貌、業(yè)務(wù)運行的軌跡，更具有獨特性和不可多得性。

二、加強檔案的開發(fā)利用工作，使其發(fā)揮應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益

首先，做好日常的查閱利用工作。檔案的憑證作用和參考作用，不僅能反映本單位的工作任務(wù)落實情況、績效、個人成長歷程，還能維護干部職工的正當權(quán)益，又能在處理一些事項時，證明程序是否合規(guī)，決定是否科學合理。做為一名合格的檔案員，要不斷提升自己的綜合素質(zhì)，既要通曉檔案法律法規(guī)，又要熟悉室藏，了解本單位的業(yè)務(wù)工作，掌握檔案現(xiàn)代化管理手段，還應(yīng)該定期編制并公布本單位檔案全宗介紹、大事記及重要文件材料匯編。面對查檔者的合理需求，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。在領(lǐng)導層面做出重大決策、關(guān)乎集體、職工合法權(quán)益時，履行好崗位職能，積極主動地為領(lǐng)導提供完整的資料和信息，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，發(fā)揮好智庫助手的作用。其次，做好檔案的深層次開發(fā)挖掘工作，摒棄“看攤守鋪”的陳舊檔案觀念，做好深層次的開發(fā)利用工作，對政府部門和領(lǐng)導決策提供真實可靠的第一手材料。即不停留于一兩份檔案的表面，而是在第一手檔案材料的基礎(chǔ)上，通過對具有關(guān)聯(lián)的系列檔案信息的匯總，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，分析、篩選、思考、研究形成新的檔案研究成果。如水務(wù)部門利用監(jiān)測檔案，及時推測五十年一遇、一百年一遇洪峰的來襲，以便在防災(zāi)搶險中提前向政府提出可行性方案。環(huán)保部門通過對歷史環(huán)境指標和目前環(huán)境指標的比較分析，可以了解人居環(huán)境的變化，制定出可行的整治污染方案。

三、加強檔案的實體和信息保護工作，筑牢人防、物防

的安全防線檔案安全工作是檔案工作的生命線，為了確保檔案實體的安全，首先檔案室應(yīng)該認真遵守“十防”規(guī)定，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如安裝防盜門、監(jiān)控器，窗簾，使檔案室保持通風，保持適當?shù)臏貪穸龋h離火災(zāi)、水患及放射性污染源，放置鼠藥、驅(qū)蟲劑等防止檔案的實體破壞損毀。檔案員還要堅持做好每日的巡查工作，并認真做好記錄，隨時監(jiān)控檔案室的安全，防止檔案出現(xiàn)損壞或丟失，使檔案安全得到有效的保護。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代，更要警惕檔案電子信息的被攻擊和篡改。這就要求檔案管理人員一定保持高度警惕并高度重視安全防范工作。為了加強電子檔案的安全性，電子檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)置防火墻等防護系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的維護，并將檔案數(shù)據(jù)信息定期備份，從而確保電子檔案信息的安全。