檔案科學化管理研究

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隨著信息化時代的深入，目前國家的信息化建設成就也非常卓越。而且，信息化對人們的生產生活等各方面，都產生了巨大的影響，信息化技術的使用范圍不斷擴展，使得工作效率提升顯著。檔案管理工作是非常重要的工作，但傳統(tǒng)的管理方式顯然已不能適應新時代的要求，科學化水平不高，也缺少良好的管理理念與方式，極大地制約了檔案管理實效的提高。

一、當前提高檔案管理水平的積極意義

（一）有助于促進我國文化軟實力提升

檔案是來自生產、生活及學習實踐的，其形式多樣，涉及的領域比較廣泛，涵蓋的內容也非常多。同時，檔案還具有比較強的參考性及依據性，能夠為社會經濟發(fā)展提供良好的指導。提升檔案管理水平，才能使檔案管理的積極作用得到充分的發(fā)揮，進而鞏固和發(fā)展我國社會主義建設，體現出檔案的文化價值，提升我國的文化軟實力。

（二）順應信息時代的發(fā)展

在當今知識經濟時代，信息技術的發(fā)展日新月異，在社會各個領域的影響越來越大。因此，在開展檔案管理工作時，也要立足實際，不斷引進先進的信息化技術與手段，對檔案管理方式進行創(chuàng)新。檔案管理部門要積極拓寬管理渠道，有針對性地應用多元檔案管理模式，借助信息技術手段來收集、管理和利用檔案信息，這樣才能順應時展趨勢，有效提升檔案管理實效，推動檔案管理信息化建設與發(fā)展。

（三）提高檔案工作的發(fā)展實效

根據當前檔案管理現狀，可以發(fā)現，我國檔案管理工作整體水平還相對不高，管理理念、方式等還不夠先進。鑒于此種情況，就需要以創(chuàng)新的思維，科學、嚴謹的工作態(tài)度，來推動檔案管理創(chuàng)新。不少檔案管理人員素質不高，檔案管理專業(yè)技術與技能不強，在進行管理時，容易發(fā)生差錯或管理不到位等問題，對此，必須要對檔案管理進行創(chuàng)新改革，才能夠促進我國的檔案管理工作實現健康、良性的發(fā)展。

二、目前我國檔案管理發(fā)展狀況及問題分析

（一）檔案管理制度不夠完善

從具體實際來看，當前我國檔案管理工作中，還缺乏相對科學的檔案管理標準與制度，使得實際檔案管理中存在無序、依據不強等問題。在檔案的管理工作實踐中，還未形成高標準的、制度化的實施體系，檔案管理操作細節(jié)也不夠明確。特別是在一些基層單位，由于管理人員對檔案的管理不夠重視，加上缺少統(tǒng)一的實施制度標準，使得檔案管理要求不明確，檔案管理質量比較低下，同時，檔案管理人員職責不明，未建立起完善的責任追究及獎懲機制，檔案管理人員工作積極性不強。檔案中因為其涉及的信息數據非常多，內容涉及的范圍比較廣泛，因此，管理難度也比較大，缺乏完善的管理制度，就會使得檔案管理過程中，容易發(fā)生數據混亂或丟失。雖然現在信息化技術逐漸被引入到檔案管理工作中，但是因為還不完善，還是會造成類似的問題。信息系統(tǒng)安全管理的漏洞，也可能會導致檔案的數據被篡改，導致不可估量的嚴重后果。

（二）檔案管理理念相對落后

在檔案管理工作實際中，很多單位的管理人員甚至檔案管理人員自身，都認為檔案管理工作不會產生經濟效益，只是對檔案信息資料進行整理、分類、保管。在這種落后的理念下，檔案管理人員容易形成工作積極性不高，以及消極怠工的思想，使得檔案管理實效無法與社會發(fā)展達到相適應的程度。同時，不少單位在檔案管理中不重視檔案開發(fā)利用，存在重藏輕用的思想，這就影響了檔案管理工作的效果，制約了檔案管理功能作用的發(fā)揮。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質有待提升

在檔案信息化建設水平日益提高的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理人員的專業(yè)素質，越來越不能適應檔案管理發(fā)展的需求。信息化對檔案管理人員的技術與技能，也有了相應的更高標準的要求。因此，為更好地提高檔案管理的效果，檔案管理人員的專業(yè)素質必須要不斷提升，這也是推動檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要保障。根據當前的實際情況來看，我國檔案管理與科現代檔案管理標準還存在較大的差距，缺少專業(yè)化的檔案管理人才。

三、提升檔案管理科學化水平的有效策略

（一）結合實際情況健全檔案管理組織機構

從專業(yè)角度來看，檔案管理需要專業(yè)的技術與人才，因為只有這樣，檔案的搜集、整理、分類、保存及應用等，才能達到良好的效果。單位要立足實際，不斷完善檔案管理組織機構，確保檔案管理崗位設置、人力資源管理等，都能滿足提高檔案管理水平的要求。單位可從如下三個方面進行組織機構健全：第一，有針對性地健全工作機構。以事業(yè)單位為例，很大較大的事業(yè)單位都有檔案館，規(guī)模小的事業(yè)單位也配有檔案科室，不過，在檔案管理人員配置上卻不是很科學，有的檔案管理機構人手不夠，一個人有的時候要負擔多個人的工作，這不僅會降低檔案管理的效率，也容易使檔案管理出現錯誤。因此，單位要結合檔案管理工作的實際，有的放矢地增加人員配置，健全檔案管理組織機構；其次，要對各崗位人員進行崗位責任明確。定崗定責才能使檔案管理人員盡心職守，促進當那管理工作效率提高，也是矯正檔案管理形式主義作風的有力手段。單位要從具體崗位出發(fā)，明確該崗位人員的工作責任，并嚴格考核其工作，將次作為獎懲依據來進行人員激勵。

（二）對檔案管理制度進行有針對性的完善

檔案管理制度是開展檔案管理的依據，也是提升檔案管理水平的有效途徑，單位要從戰(zhàn)略發(fā)展高度，對檔案管理工作制度進行完善，使制度更加完善、全面和規(guī)范，確保檔案管理有序開展。在檔案管理中，如果管理制度非常科學，就會使管理科學化水平提高。單位相關管理部門也要重視檔案管理工作，將其納入到單位長期規(guī)劃中。單位和領導要多措并舉，加強對檔案管理工作落實，督促管理部門加快制度建設，來完善檔案管理工作。此外，因為檔案管理涉及到多個部門，還要依據各部門的不同特點，來對管理制度進行動態(tài)的完善。不斷深化內部管理體制改革，健全激勵考核機制，以激發(fā)員工的工作積極性。開展電子檔案管理的部門，要加強系統(tǒng)安全管理制度建設，確保電子化信息檔案安全可靠。

（三）加強對檔案管理人員的教育與培訓

隨著社會經濟的快速發(fā)展，現代檔案管理內容越來越多，對檔案管理人員的要求也越來越高。現代檔案管理工作具有內容多元、分工專業(yè)、技術先進等特征，這對于檔案管理人員提出了更高的要求。在這種情況下，檔案管理人員就要繼續(xù)通過學習、教育與培訓，來更新和豐富檔案管理的理論知識，掌握先進的操作技術，并在工作中以敬業(yè)奉獻精神，來積極投入到檔案管理中。建立學習型的檔案管理隊伍非常關鍵，需要單位及有關部門加強支持，積極開展復合型的教育培訓，以促進檔案管理人員素質不斷提升。

（四）及時更新檔案工作理念

從檔案性質來說，檔案是一種信息資源，應用價值非常高，需要進行合理開發(fā)、利用，以使檔案的功能與作用得到充分的發(fā)揮。從當前檔案管理實際情況來看，不少單位都沒有從根本上認識到檔案管理的價值意義，因此，在檔案搜集與服務中也做不到及時更新理念。單位要對檔案管理的重要性進行明確，將檔案管理真正地納入到單位戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中，切實提高檔案管理工作的實效。單位還要將檔案管理的服務性凸顯出來，不斷提高檔案管理人員的服務意識、能力及水平，主動開展檔案管理服務，積極促進檔案資源開發(fā)應用。

（五）加快檔案信息化建設不法

單位要根據時代信息化發(fā)展所需，從實際需要出發(fā)，加快引入信息化技術，落實好檔案管理信息化建設。單位要根據實際情況，建設電子檔案工作室，及時將傳統(tǒng)的紙質檔案進行數字化、電子化信息轉化，有針對性地豐富電子檔案內容，構建網絡檔案庫，以方便檔案的查詢與開發(fā)使用。

四、結束語

總而言之，隨著我國科學技術的發(fā)展，信息化水平的提高，在開展檔案管理工作的時候，凸顯出科學性的特征是非常重要的，直接關系到整個單位的工作開展。科學化是事業(yè)單位檔案管理工作中的根本要求，單位需要從檔案管理實際出發(fā)，從管理機構、管理制度、管理理念等方面，有的放矢地采取相應的措施，從而不斷提高檔案管理效能。