高等體育院校檔案管理探析

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目前，在檔案管理中機制中主要存在著思想重視程度不夠，內容不全，缺乏系統性，管理不規范等幾項問題，本文以此為出發點，著重講述了不斷尋找高等體育院校在應對檔案管理當中的辦法。提高高等體育院校檔案管理機制運行效率已經成為高等體育院校的首要工作之一。

院校檔案是高等體育院校檔案的主要組成部分之一，所謂院校檔案是由高等體育院校在各部門工作過程所存在的各類活動中形成，高等體育院校的院校檔案具備較高的參考價值，能夠客觀地展現出近階段高等體育院校的工作質量。

一、高等體育校院校檔案管理的問題

（一）思想重視程度不夠

檔案是人類資源中不可再生的一種，高等體育院校檔案對于高等體育院校是一種不可或缺的財富。在高等體育院校的各項工作之中，院校檔案管理工作是最基礎的工作之一。高等體育院校檔案能夠幫助學校及各部門人員保存工作資料，為各部門人員的工作提供參考意見，幫助提高相關各部門的管理水平，同時也在某種程度上幫助學校宏揚學校的文化精神，從而挖掘出更深的資源價值。但根據現實情況來看，我國現階段對高等體育院校檔案的重視程度遠遠達不到標準，其思想重視程度與企業人事檔案、科技成果檔案等相比更是相差甚遠，具體表現為我國部分高校并沒有設立檔案管理部門、院校檔案管理辦公室等，對于院校檔案的管理工作缺乏專業人員進行管理，而這主要由于我國大部分高等體育院校對于院校檔案管理工作認識存在誤差，許多人認為院校檔案管理工作沒有存在的必要性，管理層次較低，難度較小，從而使得各高等體育院校的院校檔案管理工作處于一種放任自流的狀態，導致院校檔案在幫助各部門工作過程中不能發揮其最大的價值。

（二）內容不全，缺乏系統性

高等體育院校檔案主要包括學校對于各部門工作的相關規定、上級部門對于高等體育院校各部門工作的有關條例法令，相關工作人員日常工作過程中的日志及記錄，對于高等體育院校各部門工作人員的職業規范，高等體育院校各部門的人員組成結構明細等等，但現階段我國大部分高等體育院校的檔案主要以各項有關的工作條例為主，其他檔案資料少之又少；這也就間接導致了高等體育院校的檔案管理工作缺乏系統性。

（三）管理不規范

由于我國目前現階段對于高等體育院校檔案的管理工作認識不夠充分，對于積極收集、整理有關院校檔案資料的主觀能動性較低，不能夠將高等體育院校檔案資料按時且充分的移交給相關管理部門，從而導致我國目前高等體育院校檔案資料的完整程度不夠高，檔案管理工作的規范性和有序性較低。在我國大部分高等體育院校對于各部門工作人員日常工作中記錄、各部門工作人員職業規范的相關資料大多數保存在相關部門手里，不能使院校檔案管理部門進行統一管理，對以后的查找工作帶來較多阻礙。

（四）檔案利用率低

由于目前我國大部分高等體育院校檔案管理工作檔案管理不正規，管理方法混亂，同時部分院校檔案不完整。從而導致我國高等體育院校檔案的利用率較低，對于未來的查找工作帶來了許多的不方便。

二、高等體育院校檔案管理的對策

在我國現階段對于高等體育院校檔案管理工作的重視程度遠遠不如企業人事檔案管理工作的重視程度，導致這種情況發生的主要原因是因為高等體育院校檔案與其他檔案管理工作不同，院校檔案資料涉及范圍較廣，各項分類明細較多，使得高等體育院校統一管理的工作繁重且難度較大。因此，為了高檔體育院校能夠將院校檔案管理工作做的更加細致有效，提出了以下幾點策略。

（一）轉變檔案管理理念

高等體育院校需要不斷提高對于院校檔案管理工作的管理強度，致力于院校加強對于高校檔案的宣傳，提升專業人員對于檔案管理工作的認識。促使各部門負責人能夠積極主動地收集并整理各項有關資料，與此同時將院校檔案資料完整地移交到檔案管理部門，促使檔案管理人員能夠對院校檔案資料進行更深程度的整理分析，從某種程度上能夠促使各高校的院校檔案資料保存完整且規范。除此以外，部分未設立檔案管理部門的高等體育院校對于院校檔案的管理工作應加強重視，盡可能為其設立專門的管理部門和管理人員，提高高等體育院校對于院校檔案管理工作的經費支持。

（二）提升檔案管理意識

在檔案管理時，高校往往對于工作認知較低，對于高等體育院校檔案管理工作認識不正確，高等體育院校檔案管理工作領導者應具備長遠的目光，對于院校檔案資料的管理方法應不斷進行創新，及時淘汰掉使檔案管理工作變得復雜、工作難度大且工作量大的舊式管理方法，及時將新式管理方法應用到當前的院校檔案管理工作中，與此同時我國各高等體育院校應不斷加強院校檔案的創新能力，確保院校檔案管理工作的科學有效，最大程度上保障我國高等體育院校檔案管理工作能夠客觀且全面的反應教學工作中的相關情況。

（三）加強與教學管理單位的聯系

在檔案管理的過程中，對于檔案資料的收集是一項繁重且較為瑣碎的工作，高等體育院校中的院校檔案管理工作者應及時有效的搜集檔案管理資料，努力加強與上級管理單位之間的聯系，隨時隨地的收集上級部門的各項相關管理信息，這對于高等體育院校的院校檔案管理工作者有著較高的要求，管理人員必須具備良好的耐心，能夠持續搜集檔案管理資料，除此以外，管理人員還應不斷提高自身的細心程度，能夠完整并且正確的搜集到各項有價值的資料。

（四）掌握檔案變化情況

高等體育院校中管理者需要及時掌握檔案變化情況，做到隨時收集，及時歸檔，防止出現過長的消極等待時間。例如高等體育院?？梢詫υ盒n案資料歸檔時間做出明確規定，比如在每年開學的第一個學期進行歸檔，將過去一年的院校檔案進行上交整理，高等體育院校應防止一些完整度較低、分類較為混亂的檔案資料進入到資料庫中。

（五）加強信息化建設

為使我國高等體育院校能夠將院校檔案管理工作能夠更加的規范化，需要我們高校工作者不斷加強案管理工作信息化建設。首先，需要針對檔案管理工作建立計算機檢索系統，但系統建立的前提是需要管理工作人員將以往的院校檔案用統一的格式輸入到計算機當中，由此構成院校檔案計算機檢索系統。其次，各個高等體育院校還用建立起院校檔案計算機借閱查詢系統，主要應具備借閱查詢功能。第三，我國高等體育院校還應針對院校檔案管理工作建立起計算機統計系統，針對已經錄入的高等體育院校檔案資料進行統計分析，對上一階段的高等體育院校檔案管理發展情況進行分析，實行統計監督及量化管理。最后，高等體育院校還用針對檔案管理工作實施院校檔案縮微化。當今時代，對于資料的縮微化已經成為時展的重要特征之一，將高等體育院校的院校檔案資料進行縮微化不僅可以增大檔案信息存儲空間，還可以不斷地擴大檔案資料儲存量，實現檔案管理的自動化工作。

三、結語

在我國目前階段，院校檔案管理是高等體育院校各部門工作中較為薄弱的環節之一，因此，高等體育院校的院校檔案管理工作應進行快速的發展與提高。院校檔案能夠真實，客觀的反應出近期高等體育院校體各部門人員的工作質量，是對高等體育院校的各部門工作質量進行評判的重要標準之一。因此，為了更好的提高高等體育院校各部門工作的工作效率，我國各高等體育院校應對院校的檔案管理工作進行不斷的研究探索，做到科學有效地管理院校檔案。