石油企業檔案管理優化探討

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我國企業要想在市場競爭中占據更為有利的市場位置，需要加強檔案管理工作，不斷進行優化，加大各方面的投入，充分發揮檔案管理對石油企業發展的作用。本文主要立足于市場環境下石油企業檔案管理工作的作用，分析當前管理中存在的問題，探究如何對其進行優化。

檔案管理工作對現代企業的重要性不言而喻，要想真正做好檔案管理工作，需要石油企業從意識上真正重視起來，才能夠更大限度的發揮個人主觀能動性，在實際工作開展中真正落實檔案管理，從檔案的收集、整理到保存，做到實處。石油企業還需要對當前檔案管理工作現狀進行調研，在充分了解當前石油檔案管理工作中存在的問題的基礎上采取相應的措施，制定對應行之有效的措施，才能夠確保檔案管理工作充分發揮個人的作用，真正推動石油企業的前行與發展。

一、市場經濟體制下石油企業檔案工作的作用

將石油企業檔案管理工作放置在市場經濟體制下進行觀察，可以發現，檔案管理工作的作用更加突出，需要石油企業不斷優化檔案管理工作，想辦法使其作用得到充分的發揮。

（一）檔案具有現實信息資源性作用

企業的生存與發展吏部考各種信息資源的支撐，而對于檔案管理部門來說，其保存了大量的信息資源，這是它與企業其他部門相比所具備的獨特的優勢，這些信息不僅僅包含企業本身的相關戰略發展方針以與規定、企業信息技術的更新與發展，還涉及到行業發展趨勢，市場變化以及企業生產過程中相關的原料價格等經營信息，這些信息不僅僅直接見證了企業的發展歷史，又是企業在當前發展過程中進行決策制定的重要參考依據。雖然對于企業來說，檔案具有一定的歷史價值，但是對企業發展來說，檔案的現實利用價值遠遠超出其所具有的史料價值，如果企業能夠將靜態的檔案信息進行轉化，變成動態的信息資源，將能夠更好的為企業發展服務，為企業帶來不可預估的經濟效益。

（二）石油企業檔案具有經濟憑證作用

對企業來說，檔案是一種對過往發展歷史的記錄，是一種歷史憑證，隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善，已經在我國形成了一經濟建設為中心的社會生活格局，檔案管理工作也隨著時代的發展而變化，邁入為企業經濟發展服務的軌道。在這種大形勢下，石油企業也不例外，檔案作為企業經濟發展憑證的作用越來越明顯，通過利用檔案管理為企業生產經營服務，為企業帶來了非?？捎^的經濟效益。

（三）石油企業檔案管理工作具有超常服務性作用

企業檔案管理部門和相關工作人員為社會服務、實現個人價值的最主要的物源就是檔案，而對檔案工作來說，最終的目的還是為了利用檔案。要想讓企業經營管理層真正看到檔案管理工作的價值所在，就需要切實提升檔案對企業的服務作用，讓管理者直觀的感受到檔案管理對企業發展的實際作用。在石油企業管理過程中，檔案管理能夠為企業提供的服務是多種多樣的，為企業經營決策提供數據支撐與參謀是其中最重要的，能夠提高企業決策的科學合理性，在一定程度上規避不合理的決策，為企業明確發展方向起到指引作用。

（四）檔案管理工作的開展能夠強化全行業的檔案管理意識

社會主義市場經濟體制下，我國企業中檔案管理工作的開展與社會之間的聯系緊密性不斷強化，有必要在社會上不斷倡導檔案意識，普及檔案管理。社會檔案意識的強弱從根本上來說與整個社會的生產力發展水平、科學技術進步發展程度以及整個社會國民文化素質的高低有著直接的關系。隨著我國社會改革的不斷推進與申花，企業內部經營管理工作的開展也少不了檔案和檔案管理工作，很多企業已經在過往的發展中由于檔案管理工作受益或者遭受過不小的損失，這些在很大程度上已經意識到檔案的重要性，形成開展檔案管理的自覺性。如果在石油企業中能夠積極開展檔案管理工作，并對由于檔案管理工作為企業發展帶來經濟效益與社會效益的相關事例進行宣傳倡導，在社會上會刮起一股浪潮，無論是對石油企業員工還是行業企業來說，都將更充分地意識到檔案管理的作用，產生檔案管理意識。

二、石油企業現階段檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠

石油企業對檔案管理工作的重視程度不夠主要可以從以下四個方面來理解，首先，企業管理層并沒有真正認識到檔案管理工作對企業發展的重要性，甚至簡單的認為檔案管理就是對企業的歷史資料的進行收集，還有部分管理者認為檔案管理并不能為企業帶來直接的經濟效益，反而需要投入大量的人力物力財力，是一種資源浪費；其次，對檔案管理的認識不夠全面，沒有將檔案放在企業整體運行管理中去理解，無法理清檔案管理與企業業務開展之間的內在聯系，將二者分離開來；再者，沒有認識到檔案管理工作安全性的重要性，看不到檔案保密工作對企業發展的重要意義，在具體的檔案管理工作開展中缺乏安全保密意識，沒有采取相應的保密措施；最后，檔案管理工作處于被動開展狀態，檔案管理人員的工作缺乏主動性與積極性，很多時候都是被動的應付上級考查工作而進行的，很難深入挖掘檔案管理工作的價值。

（二）人員素質不高

雖然我國石油企業也在積極適應不斷變化發展的市場，積極開展人才隊伍建設，但是從檔案管理隊伍建設現狀來看，很多檔案管理工作人員還不能適應信息時代爆炸式信息劇增的工作環境，在繁雜的檔案管理工作中無法靈活應對工作。受到檔案管理人員素質影響，其不僅不能熟練掌握檔案管理相關基礎知識與技能，又沒辦法快速接受信息技術應用與管理辦法，不能夠對檔案信息進行深入的研究分析，管理依然沿用傳統的方法，還停留在手工作業階段，即使應用了數字化技術，也無法完全取代手工管理模式，整體管理水平提升慢。

（三）檔案管理不夠標準化、規范化

管理標準是管理工作有序開展的前提，同樣對于檔案管理工作來說，是否建立標準規范的檔案管理標準直接影響到其檔案管理工作的開展，尤其是進入信息時代后從資料收集錄入到分析整理，電子化檔案管理對管理標準的要求更高。但是石油企業檔案管理工作受到傳統管理模式影響深遠，到目前為止都沒有建立一個統一的管理標準指導檔案管理工作的開展，造成管理混亂無序，工作正常開展受阻。

（四）石油企業檔案管理投入不足

受到石油企業管理層對檔案管理重要性的認識不足的影響，很多石油企業對檔案管理無論是在資金投入還是人力投入都存在嚴重的不足，缺乏必要的基礎設備與軟件，這在很大程度上限制了檔案管理工作的正常有序開展。

三、石油企業檔案現代化管理應對措施

（一）強化石油企業管理者檔案管理意識，真正重視檔案管理工作的開展

意識指導影響實踐活動的開展，要想充分發揮石油企業檔案管理工作的作用，將優化檔案管理工作的相關措施落到實處，需要讓石油企業管理者真正認識到檔案管理工作的重要性之后，才會將檔案管理真正納入到企業日常管理工作中去，從管理到投入都高度重視，才能夠由上到下對檔案管理工作進行優化升級，真正推動石油企業檔案管理工作現代化發展。

（二）做好人才培養工作，重視培養現代化檔案管理復合型人才

石油企業檔案管理工作的開展最終還需要具體的工作人員來落實，而要想不斷優化石油企業檔案管理，對檔案管理工作人員提出的要求也有了更高的標準，不僅需要滿足傳統檔案管理開展所需要具備的檔案管理專業知識與能力，還要具備有一定的信息素養，能夠借助信息技術熟練處理工作中出現的各種問題。在具體工作開展中，石油企業需要針對檔案管理工作建立相應的部門與崗位職責，對工作流程進行明確，優化整體管理工作的流暢性，同時提高人員知識結構，明確各個崗位之間的分工合作。同時石油企業還需要對企業現有的檔案管理人員組織開展培訓，從現代化的檔案管理理念到信息技術應用能力，提升檔案管理隊伍的整體水平，提高工作人員在檔案管理中遇到突發情況時的處理能力，重視多面手型人才的培養。石油企業還要堅持開放性的管理理念，積極走出去，與同行或者不同行的企業就檔案管理工作開展交流，學習別人好的檔案管理方法，在交流學習中實現自我提升。除了做好內部檔案管理人員的培訓提升，還要注意吸收新鮮血液，從專業的高校畢業生中選擇合適的人才充實到檔案管理隊伍中去，優化隊伍結構。

（三）建立并完善石油企業檔案現代化管理相關制度與標準

衡量檔案管理現代化發展水平的一個重要標準就是是否建立相應的管理標準。一般來說管理標準的建立需要由企業管理者進行統一部署，在相關工作人員的長期摸索中建立，是一個比較復雜的過程，需要花費相當長的時間。但是一旦管理標準建立起來后，石油企業檔案資料可以在不同的部門甚至企業之間即時進行數據資料的傳輸、共享以及交換，管理工作更趨于有序化，通過不同部門的及時交流，大大減少不必要的重復工作，檔案管理工作人員也不需要在做無用功，整體管理效率能夠得到大大提升，石油企業整體檔案管理水平提升。因此石油企業需要根據自身實際情況建立相應的管理制度與標準，并根據實際應用中暴露出來的問題及時進行調整優化，建立適合企業發展的標準體系。

（四）加大投入，完善石油企業檔案管理相關設施的配置

檔案管理工作對相關設施的要求有著一定的要求，尤其是現代化的信息檔案管理工作尤其對硬件的要求更高，因此石油企業需要加大對檔案管理工作的投入，從硬件設備到軟件配置，都要落實到位，為檔案管理工作的開展提供堅實的基礎保障。一般來說，在硬件設備層面，檔案管理工作人員都需要配置計算機、掃描儀、打印機等設備，而在軟件配置層面，不僅要根據實際工作需求購買安裝相關軟件，甚至自主進行軟件開發，還要考慮到未來檔案管理工作可能發生的變化，預留好相關的軟件接口。在進行設備配置選購過程中，不僅僅要考慮到設備的性能好壞，還要兼顧到經濟因素，多方比價后選擇性價比最高的。需要注意的是，進入信息化社會后，檔案管理工作將檔案信息都直接錄入到計算機中，這無形中為檔案管理工作帶來安全因素，要想更好的保障檔案安全，應該將檔案保存到內網計算機上，還要設置好相應的登陸密碼，進行權限分級，做好檔案備份工作，最大限度的減少檔案泄露等不安全因素。

（五）不斷創新石油企業檔案管理工作

我國石油企業大都是大型企業，涉及到石油開采、生產與銷售等各個環節，不僅整體信息量龐大，還存在有極為分散的特點，這在很大程度上給檔案管理工作的開展帶來了很大的難度，如果沿用傳統的檔案管理模式，很難適應現實發展需求，需要不斷對石油企業檔案管理工作的創新優化，減輕檔案管理工作人員的工作壓力。具體來說要從以下三方面開展工作，首先解放思想，從思想觀念上進行創新，只有思想放開了，才不會約束到行動，對行動起到指導作用，才會在實際的檔案管理工作中真正踐行創新，取得更好的優化效果；其次創新管理模式，要走出傳統的限制，從工作手段到工作流程都需要進行改進，不斷對繁瑣的工作環節進行優化，刪繁就簡，去除不必要的過程；再者要重視思考，在平常工作中不能碌碌無為，要及時發現存在的問題，針對問題不斷改進，在解決問題的基礎上創新工作形式。進入知識經濟社會，社會經濟的不斷發展背后總離不開科學技術水平的不斷提升，在經濟全球化的大環境下，不斷優化石油企業檔案管理工作，推動檔案管理信息化發展，無論是對我國企業改革還是積極于國際發展相接軌，都有著非常重要的現實意義。要想優化檔案管理工作，就需要堅決果斷的摒棄傳統落后的檔案管理模式，引進信息化技術開展檔案管理工作，將企業生產管理中產生的各種資源與信息進行整合，開展統一管理，同時做好相關工作的人員培養提升工作，多管齊下，才能夠真正實現石油企業檔案管理的現代化與信息化發展，無論是檔案管理的質量還是效率都得到明顯提升，實現企業精細化管理。