信息時(shí)代下辦公室檔案管理研究

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一、前言

進(jìn)入到信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代工作要求，辦公室檔案管理工作也要相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案管理工作流程及內(nèi)容都是非常復(fù)雜的，智能化操作能夠有效地提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室檔案資料的有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)步。

二、信息時(shí)代檔案管理工作概述

（一）信息化檔案管理內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門(mén)還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數(shù)字化方向發(fā)展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開(kāi)展。

（二）信息化檔案管理工作內(nèi)容

信息化檔案管理工作的主要內(nèi)容與傳統(tǒng)的檔案管理工作實(shí)際上是相同的，其重點(diǎn)則在于信息化管理系統(tǒng)的建立。首先，需要以硬件及信息軟件為基礎(chǔ)內(nèi)容，為檔案管理系統(tǒng)的有序運(yùn)行提供保障；其次，需結(jié)合我國(guó)當(dāng)前國(guó)情，從科學(xué)發(fā)展的角度入手，加強(qiáng)各個(gè)檔案管理部門(mén)之間的工作聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與全面化；第三，加強(qiáng)檔案信息保存環(huán)節(jié)的智能化與信息化，將信息資源進(jìn)行統(tǒng)一整理與歸檔，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的傳播與推廣；第四，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以從信息化平臺(tái)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)內(nèi)容相融合，實(shí)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的有序運(yùn)行；最后，加強(qiáng)專業(yè)人才的管理，尤其對(duì)于信息化

術(shù)，對(duì)人才要求高，為此需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，在吸引高水平員工的基礎(chǔ)上，采取各項(xiàng)激勵(lì)措施留住人才。

（三）信息化檔案管理特點(diǎn)

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國(guó)法律法規(guī)等各項(xiàng)制度范圍內(nèi)開(kāi)展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相比較，實(shí)現(xiàn)了信息化與數(shù)字化；最后，數(shù)字化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理方式的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內(nèi)容就在于將傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與現(xiàn)代化的數(shù)字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量及效果。通過(guò)信息化及數(shù)字化手段，能夠節(jié)省檔案整理、保存及查詢的時(shí)間。

（四）辦公室檔案管理信息化的重要性

1.滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。由于受到傳統(tǒng)思想的影響，檔案管理工作一直處于被忽視的地位，管理工作難以實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)的完成。所謂信息化管理就是指突破傳統(tǒng)的管理方式，以規(guī)范化與制度化的管理流程，來(lái)滿足單位檔案管理工作的內(nèi)在需求。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠更好地在信息技術(shù)基礎(chǔ)上展開(kāi)高效、高質(zhì)的檔案管理工作，保證檔案管理工作的全面落實(shí)，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)在條件。為此，在辦公室檔案管理工作中，要建立信息化的檔案管理工作，通過(guò)優(yōu)化管理流程提高管理效果。2.通過(guò)信息化管理提高檔案管理效率。檔案管理的信息化能夠提高優(yōu)化管理流程、提高管理效率，突破傳統(tǒng)的管理模式，更好地滿足新時(shí)代背景下的檔案管理工作需要。另外，檔案管理工作效率的提高是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與制度化的基礎(chǔ)條件，也就是要以高效的工作實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理及歸檔。為此，檔案管理工作的信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效開(kāi)展的基礎(chǔ)條件，也是實(shí)現(xiàn)制度化的保障。3.信息化管理與制度化管理相輔相成。規(guī)范化的檔案管理是實(shí)現(xiàn)信息化的重要保障，當(dāng)前，我國(guó)辦公室檔案管理工作還未完全實(shí)現(xiàn)制度化，這對(duì)于其信息化發(fā)展起到了制約作用。所以，規(guī)范化檔案管理工作是推動(dòng)信息化管理的基礎(chǔ)，建立完整的制度管理系統(tǒng)及規(guī)范化的操作流程，為推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展起到了積極作用。

三、信息化檔案管理工作存在的問(wèn)題

我國(guó)當(dāng)前辦公室檔案管理工作實(shí)際上還并不成熟，在實(shí)際操作環(huán)節(jié)存在以下問(wèn)題：

（一）檔案管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃與涉及落后

現(xiàn)代化時(shí)代，檔案管理工作最為明顯的缺點(diǎn)在于信息系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)落后。檔案信息資源的生成有著明顯的空間地域特性，并且受到資金與權(quán)力的影響。為此，采取統(tǒng)一的規(guī)劃方案就有著較大難度，導(dǎo)致信息化檔案管理工作難以有序開(kāi)展。

（二）缺乏信息化管理理念

當(dāng)前，我國(guó)所實(shí)現(xiàn)的辦公室檔案管理系統(tǒng)，更像是珍寶被企業(yè)所收藏，無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際使用價(jià)值。但是在信息化時(shí)代背景下，將各項(xiàng)檔案資源及信息統(tǒng)一調(diào)動(dòng)與規(guī)劃是必須的。然而，在信息化檔案管理系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)流于形式，局限于紙上談兵，無(wú)法發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的效果。

（三）管理方式落后

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作，主要是利用工作人員的實(shí)際操作與手頭工作來(lái)完成的，但是這種工作方式有著較大弊端。首先無(wú)法及時(shí)整理與歸檔檔案信息；其次，無(wú)法快速高效地調(diào)用檔案信息，失去檔案管理干工作的意義；第三，檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)落后，工作人員專業(yè)性差，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有序開(kāi)展。

四、信息化檔案管理工作策略

（一）創(chuàng)新檔案管理思維

促進(jìn)辦公室檔案信息化管理進(jìn)步，首先需要轉(zhuǎn)變管理思想。雖然檔案管理資料參考價(jià)值及收藏價(jià)值較大，但是工作人員的服務(wù)意識(shí)落后，工作內(nèi)容還是局限于資料的收集、整理與歸檔，無(wú)法發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值。為此，想要真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，包括企業(yè)管理人員及檔案管理工作人員，都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，廣泛接收最先進(jìn)的檔案管理理念，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（二）建設(shè)及應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。首先，企業(yè)要通過(guò)多方面扶持來(lái)推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工作，以信息技術(shù)作為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，從而更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，加強(qiáng)檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供物力、人力及財(cái)力的支持，為保證檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化起到保障作用；第二，傳統(tǒng)人工形式的檔案管理工作顯然是無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的低效、低質(zhì)；第三，通過(guò)建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統(tǒng)檔案查詢難、搜索慢的問(wèn)題，提高檔案管理的實(shí)效性。因此，在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，不僅要提供最為基礎(chǔ)的資料整理、歸檔問(wèn)題，同時(shí)也需要結(jié)合實(shí)際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動(dòng)作用。

（三）提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)及專業(yè)性

辦公室檔案管理工作人員要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)為工作原則。首先，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，突破傳統(tǒng)管理方式的局限性，節(jié)省人力、物力及財(cái)力，提高工作效率；其次加強(qiáng)對(duì)信息化檔案系統(tǒng)的維護(hù)，避免使用過(guò)程中出現(xiàn)障礙，影響檔案管理工作的正常開(kāi)展，并且制定一套科學(xué)的檔案管理方式，最終將檔案信息制作成電子版本，方便下載查看，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理價(jià)值；另外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，企業(yè)首先要吸引高水平的人才，與高校建立合作關(guān)系，為高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，正確留下其中較為滿意的學(xué)生成為正式員工。在辦公室檔案管理工作中，針對(duì)信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使員工能夠追隨時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)到最為先進(jìn)的應(yīng)用技術(shù)，在提高員工專業(yè)水平的同時(shí)，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化。

五、結(jié)論

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵作用，尤其在制定決策環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)以往工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)來(lái)進(jìn)行才能夠保證決策的合理性。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)展需求，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效高質(zhì)。

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作者:王丹 單位:濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院