財務共享下企業費用報銷管理研究

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摘要:隨著企業的發展，公司員工人數的增加和經營范圍的擴大，費用報銷業務劇增，若單單用人力來處理這些業務，會浪費大量的人力資源。財務共享的實施能有效解決該問題。利用數字化技術和信息技術建立起財務共享中心，給企業帶來信息公開透明，降低管理成本，保護個人隱私等優點，但同時也帶來了網絡安全，內部人員矛盾等問題。文章以財務共享中心對費用報銷的處理為出發點，主要研究了財務共享中心的費用報銷流程與傳統費用報銷的區別以及財務共享中心進行費用報銷的優缺點以及改進建議。

關鍵詞:財務共享;費用報銷;優缺點及建議

0引言

隨著時代的進一步發展，大多數企業都已經開始使用財務共享這一技術。由于該技術的先進性和實用性使得其受到了許多企業的喜愛。尤其受到中大型企業，這一技術很好的幫助企業解決了繁雜的費用報銷，但是在國內該技術尚未完全完善，因此還有諸多問題等待著去解決。

1財務共享與費用報銷管理系統相關理論

1.1財務共享模式

共享財務服務是指對財務會計、資金管理等進行集中管理，實現財務管理中財務會計的流程和規模，來提升財務管理的效率，降低企業運行成本。財務共享中心與單純財務集中核算存在顯著差異。財務共享中心涉及到對各種業務流程的重組和優化，而集中核算則是將子公司的會計業務集中起來進行管理。從發展的角度來看，財務集中核算為建立財務共享中心奠定了堅實的基礎。

1.2費用報銷管理系統

費用報銷管理系統是企業用于費用報銷管理的系統。該系統是用來解決企業報銷費用難度大、報銷周期長等問題。一般情況下，費用報銷管理系統包括費用申請、費用審批、費用報銷、費用分析等模塊，使用費用報銷管理系統，可以規范企業費用報銷流程，提高企業費用報銷效率，減少成本損失等。

2財務集中核算流程與財務共享模式費用報銷流程的區別

費用報銷就是對費用的審核，是為了在為本企業員工報銷各項費用的同時，審查清楚費用的去向，達到企業和員工都沒損失的目的。財務集中核算就是費用報銷傳統的核算方法。傳統模式的報銷流程一般需要經過如下步驟:(1)需要將獲得的合法原始憑證黏貼在報銷粘貼單上。(2)需要申報人填寫好相關的申請表，并且按著對應的類別整理在一起，詳細填寫，并編號。(3)轉交給上級領導，結果上級領導的審批再轉交給部門領導審批。(4)領導批準后，財務人員還需要對單據、報銷標準進行復核。復核結束后才可完成費用報銷。而財務共享模式的流程就較為簡單。只需要登錄公司所有的財務共享中心，再將支票，原始憑證等票據進行掃描，把信息傳輸到財務共享中心進行審批。這樣簡單的流程與財務集中核算比起來優勢明顯。不僅節約成本時間，還能提高審核的效率。

3財務共享模式下費用報銷的優缺點

3.1優勢

3.1.1提升費用報銷效率

原本大量重復的費用報銷流程被簡化，大大提升了工作效率。減少了員工報銷所花費的時間，使得員工可以把在公司有限的時間花費在更需要他們的地方。同時將這一系列的工作聚集在一起提升了報銷人員的工作效率。

3.1.2增加了票據的穩定性

原本的財務集中核算流程需要經過數步步驟，就會產生票據丟失和遺留的問題。使得票據保存的穩定性降低。不僅如此，經過大量的流轉，票據的信息也有可能被篡改，消息的穩定性也有可能降低。在財務共享的模式下這兩個問題都得以解決。員工只需要將票據的影像傳輸到財務共享中心，就會被保存在云端。也不需要擔心被篡改的問題，網絡的穩定性遠超出現實中的紙質票據。

3.1.3審批流程公開透明

以往傳統的流程信息不能及時的傳遞到每個人手中，在財務共享的模式下費用報銷的流程一目了然，不論是員工還是管理者都可以清楚的看到報銷的情況與進度，不需要再像傳統的流程為了費用報銷的事情跑上跑下。財務共享中心可以清楚的寫明白費用報銷的狀況。讓員工和管理者都能更加便利高效的完成任務。

3.1.4降低企業成本

傳統的費用報銷在自身簡單繁瑣的同時流程長、工作量大，導致公司花費了大量的時間精力在這方面。而財務共享模式下的費用報銷操作簡單，極大程度上解決了報銷繁瑣的問題。不僅如此，管理者報銷也更加高效，集中在一起的影像讓管理者能快速的完成任務，降低了大量的人工成本。降低成本不僅體現在人工成本方面，還在財務預算方面。由于財務信息在財務共享中心統計，公司的財務分析人員能夠直接跳過核算的部分直接進行分析。而且財務共享中心把數據集中后還可以繪制成圖表，方便了財務分析人員的工作。也方便了管理者對財務狀況進行監督和管理，降低了大量的成本。

3.1.5提升公司的核心競爭力

與財務集中核算流程相比較，財務共享中心費用報銷流程減少了大量的人工工作量。降低了人為的錯誤，節約了成本。公司可以將資金花費在其他地方，例如投資、生產等，加快了資金的周轉速度，提升了資金的利用率。不僅如此，員工的積極性也由于資金到位快得到了提升。由此公司在各個方面得到顯著提升，提高了公司的核心競爭力。

3.2存在的問題

3.2.1信息的安全性仍有進步空間

網絡雖說不是法外之地，但是仍然有許多黑客可以隨意進出財務共享中心。尤其是較大的公司都有自己的獨家的信息，部分重要的信息出于安全的考慮還是不會把他們放入財務共享中心。不光公司外會被竊取消息，公司內也同樣會出現這種情況。若是管理人員不小心將密碼泄露或被竊取，那么很多員工的個人隱私以及公司的消息都會被輕易的知曉。

3.2.2影響部分公司員工的積極性

在建立財務共享中心初期，缺乏了解相關知識的員工帶領。部分公司員工可能已經在公司工作了十幾年，甚至數十年之久，這樣的老員工很難接受這樣的新流程，因為他們的財務觀念在這數十年間早已固定下來。而且隨著年齡的上漲雖然經驗豐富但要想改變接受這樣的新事物已經沒有杰出的學習能力，想要學會十分困難。想要走老途徑卻因為原來的流程被新流程取代而無法使用，同時他們又不能很好的接受這樣的改進。這樣的情況對他們的積極性無疑是一種打擊。不光老員工遭到了打擊，由于財務共享中心的高效，很多年輕員工的簡單工作也被財務共享中心取代。導致了留在公司的門檻更高，大量的人員離職。這對留在公司的員工造成了恐慌，嚴重影響了員工的積極性。

3.2.3智能化水平有待提升

財務共享中心的流程雖然在前期簡化了大部分，但是最終仍然是由管理人員來進行審核，還是無法跳過人員審核這一步驟。而預算方面只能設立一個目標，原本設立財務共享中心的初心就是為了員工在費用報銷這一方面有更好的控制。但在實際操作的過程中，若是預算總數超過了原先設置的目標，還是要下發費用。這就沒有很好的發揮出財務共享中心的控制作用，只是單純的一個指標線，還是達不到預設目標。與此同時，原先的預算控制人員也只能看著共享中心的數值一點點變化，沒辦法像原來傳統報銷一樣通過自己的主觀判斷來避免一些沒必要的費用。對智能化這方面還是有待提升。

3.2.4系統的漏洞被利用

財務共享中心雖然已經運行了有些年份，但是終究還是在剛剛起步的階段，還是有很多的紕漏存在。這些紕漏恰恰成為了一些人獲取利益的手段。利用系統的漏洞，虛假的報銷費用，來騙取公司的資金。有些可能會被發現并處分，但是部分漏洞是看似合法的盜取公司財物。這方面的情況仍然需要我們去加強防備。

4改進建議

4.1提高員工的素質與職業水平

首先要解決關于信息安全方面的問題。可以通過培訓公司的信息技術人員，提升技術人員的技術水平，以便讓財務共享中心的系統遭受到攻擊或者發現漏洞時，能夠及時的修復。其次要解決費用報銷人員運用系統不熟練的問題。同樣可以通過培訓來達到目的。同時由于學會這項技術的門檻不高，可以通過讓先學會的人來帶動公司中其他不會的人，通過同事間的交流來快速的實現技術的流通，達到快速學習的目的。

4.2新增加反饋渠道

可以在財務共享中心中新增反饋渠道來反應系統中存在的問題。可以同時解決員工費用報銷時出現的問題，管理人員在處理單據時出現的問題以及系統漏洞未被發現的問題。可以通過有獎反饋的方式來促進渠道的快速運行，來避免員工認為反饋是一件出力不討好的事情。同時可以新增專人熱線來解決一些需要及時處理的問題，專業地處理解答各類突發情況。這樣不僅僅可以解決問題滯留處理慢的問題，還可以提升員工的工作積極性。

4.3完善資金預算管理

集團預算管理部門與財務共享中心結合起來，及時匯總跟蹤預測。設定好計劃預算目標，并且時刻檢查現時的資金量與目標量的差距，實時檢測費用報銷情況。管理的每一個環節都要細分到個人，保證最終的數值準確控制在預算之內。再由業務部門負責人、財務預算負責人同時確認雙簽。

4.4完善信息系統

根據公司實行財務共享中心的現狀，企業一定要建立起完善的系統平臺，在系統中導入各個部門相關的數據，加速建立標準的財務共享中心，對于財務系統和業務系統進行有機結合，使得系統更加規范高效。再通過對于審批流程的集中管理，讓費用報銷的效率更高。其次，業務和財務系統要統一，形成一體，業務數據生成了財務數據，因此為了能夠更及時地傳遞相應的信息數據，就需要通過數據接口的方式來實現財務數據和業務數據的對接。必須整合咨詢管理和審計、分銷和相互關聯的財務業務系統。系統需要根據企業的需求進行開發與集成。實現財務共享中心的主要目的，及時服務企業人群，提升管理效率。各個分支機構可以指派專人參加系統的設置，以此來減少上線的阻力?？傮w來說，業務和財務系統一體化能夠將各業務單元系統之間分散存在的數據進行有效的整合，讓企業資源共享，促進管理效率的提高。

5結語

隨著管理和發展的需要，伴隨著IT技術的進步和應用，加上宏觀政策的推動，財務共享中心的建設和應用在大型集團化企業已經越來越流行。同時信息技術與智能化技術的提升，財務共享中心功能會逐漸多樣化，效用也會隨著實踐變得越來越好。從財務共享中心的已有案例和實踐來看，企業建立適合自己的財務共享中心，確實可以帶來諸多積極的作用。因此從企業角度來看，特別是大型企業的集團企業實施財務共享中心仍然具有很好的前景和空間。財務人員在財務共享中心的發展前景與財務共享中心對于企業的促進和帶來明確的價值的意義不同，財務共享中心對于財務人員帶來更多的是挑戰。從本文中，可以直觀地感受到，其中的集中外理、統一業務操作、提高工作效率、降低費用支出等都明顯的指向了對于共享中心財務人員的整合和消減;而財務精細管理防范風險、強化分析等則是對于傳統財務人員的能力和管理意識上的強制升級。本文通過對費用報銷的具體解析分析了財務共享中心的現況，很明顯財務共享中心為企業的方方面面都帶來了優勢，不論是對人工成本的削減還是效率的提升對于企業的幫助都是很大的。而且財務共享中心不光光可以運用在費用報銷上，這只是財務共享模式中的冰山一角，對于預算管理、資金管理、稅務管理等方面也有所建樹，建立這些方面的財務共享中心也許還需要耗費大量的資金與時間，但是這樣的挑戰對于企業來說又何嘗不是一種機遇呢。

參考文獻

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作者:任震宇 林子軼 單位:上海財經大學浙江學院