檔案數(shù)字化工作計劃大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案數(shù)字化工作計劃范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

錄音檔案數(shù)字化的基本原理是指通過ADC芯片，即Analog（模擬）to Digital（數(shù)字）Converter（轉(zhuǎn)換器），簡稱模數(shù)轉(zhuǎn)換器，將模擬聲音檔案信號轉(zhuǎn)換為用“0”和“1”表示的數(shù)字聲音信號并加以存儲的過程。這個轉(zhuǎn)換過程中的各個不同的參數(shù)直接決定了轉(zhuǎn)換后的聲音數(shù)字信號質(zhì)量的好壞。從檔案和聲音兩個方面的因素考慮，錄音檔案的數(shù)字化過程要遵循以下兩個基本原則：一是錄音檔案數(shù)字化必須保證檔案的真實性、完整性、有效性；二是在使用時必須保證數(shù)字化數(shù)據(jù)從存儲介質(zhì)中正確讀取，并能還原成模擬聲音信號輸出。為了達到這兩個基本原則，這就要求我們在轉(zhuǎn)換后的數(shù)字聲音信息還原成模擬聲音后，聲音的質(zhì)量要盡量接近原聲帶，至少要在可接受的范圍之內(nèi)。目前錄音檔案數(shù)字化通常采用“錄音檔案經(jīng)采集后，通常不再壓縮，數(shù)據(jù)類型采用PCM編碼的WAV格式。采樣率不低于44.1kHz，采樣精度在16Bit以上”作為參考依據(jù)。

采樣頻率和采樣精度就是決定數(shù)字聲音信號質(zhì)量好壞的兩個主要的技術(shù)指標。自然界的聲音都有其不同的聲波。如下圖所示：

模數(shù)轉(zhuǎn)換器以每秒上萬次的速率對聲波進行采樣，每次取樣之間的頻率，就是 “采樣率”。單位時間內(nèi)采樣次數(shù)越多，即采樣頻率越高，數(shù)字信號就越接近原聲。根據(jù)采樣定理，采樣頻率只要達到信號最高頻率的兩倍，就能精確描述被采樣的信號。一般而言采樣頻率要高過原音源的最高頻率才行, 其單位是以赫茲(Hz)來表示, 1Hz就代表每秒采樣一次,人耳的聽力范圍在20Hz~20kHz之間，因此，只要采樣頻率達到20kHz×2=40kHz時，就可以滿足人們的要求。如下圖所示：

采樣精度是指什么呢？我們知道聲音有輕有響，影響輕響的物理要素是振幅，作為數(shù)字錄音，必須也要能精確表示錄音的輕重，所以一定要對波形的振幅有一個精確的描述。經(jīng)過采樣之后，對振幅進行了切割，采樣點之間就形成了階梯狀，這個類似階梯的度量單位就是分辨率，用來表示采樣精度。“比特”就是表示的采樣精度的一個單位，16Bit就是指把波形的振幅劃為 216即65536個等級，根據(jù)模擬信號的輕重把它劃分到某個等級中去，就可以用數(shù)字來表示了。所以采樣精度越高，轉(zhuǎn)化的數(shù)字錄音就越飽滿，越有層次感，音質(zhì)也就越好。

選擇好錄音檔案數(shù)字化中必備的硬件設(shè)備

錄音檔案數(shù)字化前期的工作歸根結(jié)底是配置好一套硬件設(shè)備，既不過量，也不可缺少，能夠按照預(yù)定技術(shù)指標完成錄音檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換工作。在硬件設(shè)備配置上主要有四點考慮：一是把模擬音頻信息的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成數(shù)字音頻信息，并刻錄到光盤，便于音頻檔案的長期保存；二是對實時的音頻信息進行采集和簡單的編輯；三是根據(jù)利用工作需要，可對數(shù)字化的錄音檔案信息的格式進行轉(zhuǎn)換；四是兼容性要高，可以兼容開盤式放音機（大開盤、小開盤）、鋼絲帶放音機等放音設(shè)備輸出的模擬信號。

錄音檔案數(shù)字化加工過程中必備的硬件設(shè)備有：放音設(shè)備、計算機、模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲設(shè)備、監(jiān)聽設(shè)備、制作設(shè)備等。

1. 播音設(shè)備：播音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。播音設(shè)備應(yīng)根據(jù)錄音檔案規(guī)格型號進行選擇。

2. 計算機配置：選擇高性能、大容量、高可靠性，超靜音設(shè)計的臺式計算機。

3. 模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備：模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備是錄音檔案數(shù)字化加工中的核心部件。好的模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備有低失真、高信噪比等特點，在后面還要詳細描述。

4. 監(jiān)聽設(shè)備：音頻信息的監(jiān)聽設(shè)備。如監(jiān)聽音箱、監(jiān)聽耳機。

5. 制作設(shè)備：光盤制作設(shè)備。如刻錄機、打印機等。

6. 話筒：實時聲音的輸入設(shè)備。

篇（2）

檔案是對人們生活和工作中的活動進行記錄的憑證，在檔案保護中實現(xiàn)數(shù)字化檔案復(fù)制技術(shù)能夠更好的方便人們的工作，同時，人們在生活和工作中能夠非常及時的對檔案進行利用，這樣能夠更好實現(xiàn)檔案信息的共享，同時也能更好的在檔案保護方面得到更好的發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)在檔案收集中的應(yīng)用

檔案收集工作要按照必要的制度來進行，同時在進行信息征集的時候也是有一定的辦法，因此，在進行檔案收集的時候?qū)Σ煌臋n案信息資源也是有著不同的方式，在檔案收集過程中也是有著統(tǒng)一的管理手段。在檔案管理中，其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對檔案發(fā)展是有很大的影響。為了更好的對檔案信息進行收集，應(yīng)該在收集范圍上進行擴大，同時在途徑方面也要進行更好的發(fā)展，這樣能夠更好的滿足社會公眾對檔案信息的需求，同時也是檔案管理部門在工作中應(yīng)該做到的事。

1.1 檔案數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)應(yīng)用在檔案收集中的意義

在檔案中應(yīng)用數(shù)字化仿真技術(shù)來進行復(fù)制，更加有利于檔案部門在收集信息方面獲得更寬的途徑，同時，在收集范圍和收集難度方面也要進行發(fā)展，這樣能夠更好的保證檔案管理部門的工作得到更好的發(fā)展。現(xiàn)在，我國在進行檔案建設(shè)過程中主要是通過兩種不同的方式對信息進行收集。一種方式是接收，就是一些組織單位在日常工作中要對相關(guān)的檔案進行進行接收，通常都是單位運行過程中日常的行政文件。另外一種是征集，這種方式在很多年前得到了很好的應(yīng)用，尤其是在一些政府機構(gòu)和事業(yè)單位中，通常形成的檔案在歷史意義方面是非常重要的。檔案館在建設(shè)檔案的時候，也會從一些個人手中征集一些有價值的家庭檔案和個人檔案，這樣能夠更好的對一個地區(qū)的生活方式進行了解。這類檔案在數(shù)量是不多的，因此，對檔案的館藏進行優(yōu)化的時候，也能更好的對人們的生活方式進行了解，同時對檔案收集工作的進行也是有很大的難度的。

檔案是國家在建設(shè)過程中一種非常重要的財富，能夠更好的對國家發(fā)生的變化進行反映，同時也能更好的使人們了解歷史。在進行檔案保管的時候，通常是分為不同的等級和種類的，這樣能夠更好的實現(xiàn)檔案使用的便利。在檔案管理工作中，檔案的收集工作是非常困難的。我國在發(fā)展過程中由于很多的歷史原因，導(dǎo)致很多的重要檔案流散在民間，通常是在各種各樣的人手里，很多的人對這些檔案的重要性不了解，因此也導(dǎo)致了很多的檔案出現(xiàn)了損壞非常嚴重的情況。對于很多的人來說，很多的檔案成為了世代相傳的寶貝，因此，在進行檔案收集的時候要克服的問題非常多。在任何情況下，國家進行強行的檔案征集工作，都會帶來非常嚴重的后果，同時在社會上影響也非常差。因此，在進行檔案收集的時候一定要對方法和方式進行注意，這樣才能在社會發(fā)展過程中不會出現(xiàn)很多的矛盾，因此，在進行檔案征集的時候要對相關(guān)的人員思想工作的開展，這樣能夠更好的使其將檔案更好的交給檔案館進行保存。檔案部門在收集過程中使用數(shù)字仿真復(fù)制技術(shù)，能夠更好的對檔案進行復(fù)制，同時也不會出現(xiàn)征集過程中的矛盾，這樣能夠更好的解決檔案收集中存在的群眾矛盾。

1.2 檔案數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)在檔案收集中的應(yīng)用方式

檔案收集工作有一定的難度，因此，在收集過程中應(yīng)用數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)能夠更好的解決收集過程中存在的問題，同時在收集的時候也能在難度方面進行降低，對不同的檔案管理單位來說，應(yīng)用的方式應(yīng)該是有一定的區(qū)別的。檔案部門在日常工作中對仿真復(fù)制件進行保管，主要是因為很多的檔案流落到了個人手中，很多的檔案是非常珍貴和稀有的，因此，有些檔案的出現(xiàn)能夠更好的對某段歷史進行填充。在進行檔案收集的時候要是能夠在思想工作方面取得一定的效果對檔案管理人員來說是非常重要的，但是，很多的群眾是不愿意將手中的檔案捐獻給檔案館的，因此，檔案管理部門可以通過協(xié)商將檔案進行復(fù)制，這樣能夠更好的實現(xiàn)檔案保管的目的。在實際工作中，很多的檔案是非常容易出現(xiàn)保管不利的情況的，這樣是非常容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞的，因此，在人們檔案保管條件不是十分好的情況下，相關(guān)的部門要將必要的知識告訴相關(guān)的人員，這樣才能避免出現(xiàn)檔案保管中損失的情況。

2 檔案數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)在檔案利用中的應(yīng)用

檔案仿真復(fù)制技術(shù)最初在檔案部門中應(yīng)用最為廣泛的就是在利用方面，除了檔案的日常借閱外，使檔案利用的范圍更為廣泛，尤其是在展覽和友好交流中。檔案展覽是指根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。檔案不僅是歷史的真實見證，也是進行愛國主義教育和人文教育的最好素材。許多檔案館和紀念館都紛紛利用歷史檔案來舉辦各種形式的檔案展覽。通過檔案展覽，能夠在一定范圍內(nèi)組織較多的群眾參觀，使他們從中得到比較集中和系統(tǒng)的材料，原始性、真實性和鮮明性的檔案資料可以引起人們的注意和利用的興趣，給觀眾留下深刻的印象，擴大了檔案利用的服務(wù)面，也起到生動的宣傳教育意義。檔案展覽給群眾造成的震撼力是其他檔案利用方式所無法比擬的。然而，舉辦一次展覽并不難，難的是展覽的核心--檔案實物，它是影響展覽成敗的關(guān)鍵。館藏檔案均有一定的局限性，很難獨自形成某個專題完整的展覽體系。由于檔案實體具有唯一性，給檔案展覽造成了局限。一般的檔案復(fù)制，雖然通過攝影、影印、燈光、音響等科技手段，可以較好的烘托出展覽的效果，但是遠沒有“仿真檔案”那樣給人以歷史的真實感、震撼感。

3 檔案數(shù)字化仿真復(fù)制技術(shù)在檔案保護中的應(yīng)用

3.1 增強檔案的實體安全

維護檔案的安全與完整是每個檔案人員的神圣使命，檔案安全又包括實體安全和內(nèi)容安全，保護檔案的實體安全是檔案保護工作的前提。由于種種原因，檔案在保管和利用的過程中很容易出現(xiàn)損壞、被盜的情況，特別是在檔案展覽的過程中，如果使用珍品檔案的原件來展出，安保出現(xiàn)了問題，就容易被盜丟失，一旦檔案丟失，就是不可估量的損失。使用檔案仿真復(fù)制件來進行利用和展覽，既可以讓公眾看到檔案的原樣，又有效地保障了檔案的實體安全。

3.2 為異地備份奠定基礎(chǔ)

近年來。地震、洪災(zāi)等自然災(zāi)害層出不窮，給檔案部門造成了毀滅性的災(zāi)害。在四川汶川地震中，羌族自治縣的檔案館的大量檔案就因地震被淹沒，許多珍貴的羌族檔案在地震中被損害，造成重大損失。檔案部門吸取歷次的災(zāi)害經(jīng)驗，紛紛探索并試行電子文件異地備份，許多檔案館都與外地的檔案館建立電子文件異地備份互建單位，減少因自然災(zāi)害帶來的損失。對普通檔案進行備份，主要采用掃描的方式形成電子文件進行轉(zhuǎn)移備份，基本能讓后人看到檔案的真實內(nèi)容。

4 結(jié)束語

篇（3）

中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態(tài)提供服務(wù)。近年來，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學(xué)有效地進行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進步和各項工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)

隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學(xué)的進步，計算機廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過電子計算機聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復(fù)整理，重復(fù)向計算機輸入，這樣，計算機的優(yōu)勢就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現(xiàn)圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統(tǒng)時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證

市縣區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時間，了解關(guān)注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關(guān)人員對重點課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系

圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點。起點至關(guān)重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業(yè)長足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應(yīng)該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實現(xiàn)自動化是社會發(fā)展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實現(xiàn)自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現(xiàn)圖書工作自動化與檔案工作自動化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動化又是建立在標準化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強圖書工作標準化，統(tǒng)一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學(xué)管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

篇（4）

隨著信息技術(shù)的普及，對檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變水利檔案傳統(tǒng)工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數(shù)字化建設(shè)步伐，已完成室藏檔案數(shù)字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像。現(xiàn)結(jié)合檔案工作實際，談?wù)勊麢n案數(shù)字化建設(shè)工作的實施。

一、實施水利檔案數(shù)字化工作的前期工作

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理是實施水利檔案數(shù)字化工作的保障

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，水利檔案數(shù)字化也一樣，局領(lǐng)導(dǎo)具備良好檔案意識，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案數(shù)字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數(shù)字化工作有章可循；在日常工作中，促進檔案數(shù)字化工作與其他業(yè)務(wù)科室工作同計劃、同布置、同落實、同考核，把檔案數(shù)字化工作納入全局工作計劃，作為年度工作考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

2.因地制宜，制定實施方案是實施水利檔案數(shù)字化工作的前提

水利檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢，由于水利工程檔案數(shù)量大、形式多，只有推行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能有效地保護傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統(tǒng)計，約有19多萬頁需要數(shù)字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結(jié)合”的方案：（1）目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和新增檔案全文數(shù)字化由局檔案室負責(zé)；（2）存量檔案數(shù)字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫兩方面同步建設(shè)；（4）為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，要求外包方在數(shù)字化過程中嚴格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。

3.加強投入，完善設(shè)施是實施水利檔案數(shù)字化工作的后盾

水利檔案數(shù)字化需要一個比較長的過程，我們根據(jù)實際情況，設(shè)立了檔案數(shù)字化專項資金；引進了“龍宇”網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實現(xiàn)同步數(shù)字化，在獲得許可權(quán)限下還可通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，實現(xiàn)檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術(shù)標準的微機房，配置了檔案專用服務(wù)器、更新了計算機、高性能雙面打印機、高速掃描儀、數(shù)碼相機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)順利進行。

二、水利檔案數(shù)字化工作的實施

1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系

將室藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量落實到每個環(huán)節(jié)，對六大門類檔案數(shù)字化的技術(shù)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范實行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務(wù)科室形成的數(shù)字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內(nèi)目錄，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號；設(shè)定掃描技術(shù)要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質(zhì)過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經(jīng)過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。

2.建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫

加強基礎(chǔ)工作，建立準確完整的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實現(xiàn)室藏檔案目錄機檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進行了登記備份；三是加強數(shù)字化工作質(zhì)量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫時層層把關(guān)，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范的要求，目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接準確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的水平。

篇（5）

【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.

【 key words 】 file management; Digital technology;

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00

城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設(shè)檔案資料任務(wù)，是城市重要的信息基礎(chǔ)部門。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數(shù)字化建設(shè)的機遇和挑戰(zhàn)中，獲得自己的生存和發(fā)展空間，就必須抓住城市數(shù)字化帶來的契機，發(fā)展、提高自己，加速城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，全面提升城建檔案工作在城市建設(shè)中的地位和作用。下面結(jié)合筆者個人工作經(jīng)驗談信息化條件下，城建檔案技術(shù)管理如何借助數(shù)字化建設(shè)平臺，邁入更科學(xué)、更高效的軌道。

一、城建檔案管理人員要轉(zhuǎn)化觀念，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

城建檔案管理人員要樹立檔案管理數(shù)字化意識。以加快館藏數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，特別是網(wǎng)絡(luò)化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐，以適應(yīng)社會公眾對檔案信息技術(shù)需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐的認識，并以積極的態(tài)度抓好這項工作，使檔案管理數(shù)字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理數(shù)字化建設(shè)的逐步推進，館藏紙質(zhì)或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，已經(jīng)成為檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數(shù)字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數(shù)據(jù)庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現(xiàn)在由于檔案管理數(shù)字化建設(shè)和計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學(xué)科的新名詞“數(shù)字檔案館”就是旨在通過網(wǎng)絡(luò)，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務(wù)擴展成開放性的、社會化的服務(wù)。

二、管理部門要優(yōu)化組織運行，提高城建檔案管理的效益

管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數(shù)字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數(shù)字化工作的開展進行戰(zhàn)略策劃，并根據(jù)計劃的內(nèi)容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調(diào)整階段，在這一階段各方面工作已經(jīng)展開，但是也出現(xiàn)了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數(shù)字化系統(tǒng)配置已經(jīng)較為完善，數(shù)字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設(shè)完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經(jīng)建立完善，檔案工作流程已經(jīng)完成數(shù)字化改造，依托數(shù)字化系統(tǒng)建立起了高效率的工作業(yè)務(wù)流程，拓展服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎(chǔ)，后面的工作體現(xiàn)前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現(xiàn)目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數(shù)字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應(yīng)該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設(shè)計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數(shù)字化工作陷入瓶頸的原因。

各部門要進行相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立規(guī)范的城建檔案目錄，實現(xiàn)城建檔案部門與相關(guān)的聯(lián)網(wǎng)，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現(xiàn)資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設(shè)活動提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。

三、建立數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)措施

城建檔案應(yīng)當(dāng)在辦公自動化管理的基礎(chǔ)上，利用信息管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)管理和檔案管理有序鏈接，實現(xiàn)電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。

城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉(zhuǎn)、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎(chǔ)上，利用業(yè)務(wù)管理和檔案管理的有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實現(xiàn)電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。

電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制，防止信息損失。

四、加強城建檔案數(shù)字化網(wǎng)站建設(shè)

網(wǎng)站是現(xiàn)代社會信息公開的重要工具，開設(shè)城建檔案網(wǎng)，或?qū)⒊墙n案信息化納入電子政務(wù)系統(tǒng)，到政府的網(wǎng)站上，實現(xiàn)信息資源在互聯(lián)網(wǎng)上的共享，能擴大城建檔案的服務(wù)范圍，使城建檔案成為政府政務(wù)公開的一部分，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟建設(shè)和社會公眾服務(wù)。要利用城建檔案信息多元化優(yōu)勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開發(fā)者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同于以往的主動服務(wù)，并利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)不同服務(wù)方式之間的優(yōu)勢互補，實現(xiàn)大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優(yōu)質(zhì)地為社會提供檔案信息服務(wù)。

城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的成熟運用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展城建檔案信息個性化服務(wù)提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務(wù)的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得存儲在檔案館庫的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件，將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網(wǎng)上開展電子檢索服務(wù)，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入城建檔案管理系統(tǒng)查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務(wù)的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入一種良性的循環(huán)狀態(tài)。

五、結(jié)束語

科技的發(fā)展對城建檔案技術(shù)管理工作提出了新的要求，本文結(jié)合筆者個人工作經(jīng)驗，談了數(shù)字化信息建設(shè)在城建檔案技術(shù)管理中的應(yīng)用，希望能為城建檔案技術(shù)的提高做出自己的貢獻。

【參考文獻】

[1]羅婷婷;;如何提高城建檔案的管理質(zhì)量[J];才智;2011年18期

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二、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務(wù)的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對學(xué)生培訓(xùn)不夠和對數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機要保密培訓(xùn)，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對進行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計，對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進行。

3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對獨立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計算機上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態(tài)保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標準、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對檔案數(shù)字化進程安全風(fēng)險的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動各方面人員應(yīng)對安全風(fēng)險的積極性才是根本。在數(shù)字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴格執(zhí)法，切實起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級有關(guān)部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時，高校也要根據(jù)自身的實際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標準對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標準與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標準，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標準，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準等；三是應(yīng)用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標準，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進程中面臨的技術(shù)風(fēng)險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會對信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風(fēng)險都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運行狀況，以此來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統(tǒng)計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險評估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機構(gòu)、制定計劃、開展培訓(xùn)、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責(zé)實施和監(jiān)控整個檔案數(shù)字化信息安全管理活動，對檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對各個時期的安全風(fēng)險，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個假設(shè)之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責(zé)。在對外部非授權(quán)用戶制定防護措施時，也要加強對內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。

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一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認識和定位檔案信息化，以檔案信息化建設(shè)為龍頭帶動檔案事業(yè)的發(fā)展

以檔案信息化建設(shè)為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會信息化的重要內(nèi)容，通過信息化建設(shè)帶動和促進檔案資源建設(shè)和檔案信息開發(fā)服務(wù)工作。在國家信息化的大環(huán)境下，把檔案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動力，是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式發(fā)展的主要抓手。

作為國家基礎(chǔ)性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過信息化技術(shù)進行數(shù)字化改造、管理和資源整合，建立起規(guī)范化、可共享的分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫體系，依托國家政務(wù)信息網(wǎng)，實現(xiàn)面向各級機關(guān)、面向大眾的社會化服務(wù)，才能充分發(fā)揮檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災(zāi)難備份體系，才能確保在任何條件、任何環(huán)境下檔案信息的安全，確保在各種災(zāi)難發(fā)生時提供檔案信息的及時恢復(fù)與應(yīng)用服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。

檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標邁進，科學(xué)規(guī)劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標，才能真正實現(xiàn)檔案資源的信息化，實現(xiàn)檔案工作的地位和價值。

二、檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案信息化是一項全局性、長期性的系統(tǒng)工程，在檔案信息化建設(shè)中，必須牢固樹立和認真落實科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動檔案信息化建設(shè)。

1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等問題，要結(jié)合國民經(jīng)濟信息化計劃，進行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，共同發(fā)展，穩(wěn)步推進檔案信息化的進程。要結(jié)合國家和地方國民經(jīng)濟信息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長期發(fā)展的要求，確定檔案信息化的目標、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)為重點的工程項目建設(shè)計劃，并且積極爭取將計劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項目建設(shè)具體工作計劃，以項目建設(shè)帶動事業(yè)發(fā)展，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。

2、質(zhì)量是檔案信息化建設(shè)的核心。要嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的信息化標準，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和信息共享等。要繼續(xù)貫徹執(zhí)行《*市機讀檔案目錄數(shù)據(jù)著錄格式》、《*市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法》和《*市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規(guī)定》等標準規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標準化。

3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加信息化技術(shù)培訓(xùn)。要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。

三、檔案信息化建設(shè)要以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開發(fā)與利用程度。只有通過檔案數(shù)字化手段，建立起各級各類、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案信息化目標。

當(dāng)前著重建設(shè)四個檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“*”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設(shè)和資源建設(shè)，逐步完善檔案館的計算機檢索體系，提高各級國家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。（2）以開放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門為核心的電子政務(wù)文件數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的集中管理。（3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。（4）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫、錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫。

四、檔案信息化建設(shè)要以人為本，服務(wù)社會為目的

篇（8）

一、實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設(shè)，全面落實設(shè)施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實施。隨著信息化建設(shè)的全面推進，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實現(xiàn)市級部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、利用、進館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關(guān)72家部門(單位)使用。

2.加強培訓(xùn)，全面提升檔案隊伍信息化素質(zhì)。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是2005年以來，全面實施檔案網(wǎng)上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網(wǎng)上年檢，有效地實施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強了機關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

(二)以標準規(guī)范和典型引路，全面務(wù)實數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制定了《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標準》，對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導(dǎo)，成功創(chuàng)建一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運行的電子文件導(dǎo)人到檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，實現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎(chǔ)上，成功創(chuàng)建了一批示范數(shù)字檔案室。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復(fù)雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標準推進數(shù)字檔案館建設(shè)

1.加強檔案館基礎(chǔ)平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數(shù)字檔案館建設(shè)試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導(dǎo)意見，對業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，全面推進目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機關(guān)的運行效率，初步實現(xiàn)了局(館)綜合業(yè)務(wù)運行規(guī)范化、管理科學(xué)化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術(shù)部組織的驗收。

2.加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數(shù)據(jù)共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數(shù)據(jù)庫共10個。形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經(jīng)驗介紹。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成了翔實的調(diào)研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費由市財政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門(單位)不再自行承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復(fù)，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目，項目總投資1685萬元，建設(shè)資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏數(shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

與此同時，配合“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010－2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃》，對市直133個機關(guān)部門(單位)的數(shù)字檔案室建設(shè)做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年對市級機關(guān)部門崗位目標責(zé)任制的考核內(nèi)容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。

在數(shù)字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質(zhì)量，明確要求數(shù)字化成果既要符合機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)標準，以實現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導(dǎo)處、技術(shù)處和保管利用處相關(guān)人員以及項目經(jīng)理參加的工作例會，及時研究、統(tǒng)一有關(guān)業(yè)務(wù)要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預(yù)計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數(shù)字檔案室全面推進，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平也將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫總量將會達到4500~頁。可以這樣說，實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進中的工作機制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺的有效路徑。

三、實施“數(shù)宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設(shè)的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣(市、區(qū))80％以上的機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實現(xiàn)數(shù)字檔案遠程服務(wù)功能，并根據(jù)國家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩(wěn)妥的目標，經(jīng)過努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的。尤其是“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進一步提高和市級部門(單位)數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

(一)全面實現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)

據(jù)初步統(tǒng)計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項業(yè)務(wù)需求，以避免重復(fù)勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問題成為實施數(shù)字檔案館室一體化項目的重要內(nèi)容，或者說是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面I臨的任務(wù)。當(dāng)然，引導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果――數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關(guān)單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數(shù)字化，再接收――再數(shù)字化這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進行登記認證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過來促進數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標準規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯(lián)機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現(xiàn)已有一批機關(guān)單位的數(shù)字檔案實施登記備份。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設(shè)所需要的系統(tǒng)軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實現(xiàn)市級各部門(單位)電子文件和數(shù)字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項目的成功實施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

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二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

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2 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作中存在的主要問題

2.1 工程檔案前期文件的數(shù)字化工作成為歷史遺留的問題。完整的工程檔案是從工程的立項、設(shè)計、開工、施工過程到最后竣工驗收的全部文字資料和圖紙。而實際工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時間長、牽涉單位或部門多、年代久遠的項目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個“瓶頸”，工程檔案前期文件的數(shù)字化工作也就成為一個歷史遺留的問題。

2.2 缺乏對工程施工過程資料的前端控制。對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗收后才開始收集、歸檔，而是在工程建設(shè)前期，就應(yīng)將檔案編制工作一齊納入到工程建設(shè)之中，與工程施工同步進行，監(jiān)督施工單位按照相關(guān)工程檔案編制要求真實地記錄施工情況，準確地填寫數(shù)據(jù)，避免施工資料滯后性。

2.3 對聲像檔案的管理上存在薄弱環(huán)節(jié)。工程檔案的載體形式應(yīng)該是多樣化的，不僅有紙質(zhì)材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動的方式越來越重要。但實際的工作中，管理人未對聲像檔案進行科學(xué)而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個人手中，導(dǎo)致資料的最后遺失。

3 防范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作問題的對策

3.1 加強對市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發(fā)利用檔案信息資源，對實現(xiàn)知識的價值和推動知識經(jīng)濟的進程有著重大意義。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓單位的領(lǐng)導(dǎo)者認識到檔案是“單位知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃中，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，

對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

3.2 做好市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據(jù)建設(shè)項目文件歸檔范圍，結(jié)合項目具體情況，提前制定項目歸檔前期策劃，明確工程建設(shè)各階段、各類文件收集整理的責(zé)任人員、歸檔時間及整理標準，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據(jù)和指導(dǎo)。其次，確定歸檔范圍。項目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設(shè)同步進行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關(guān)方提交項目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責(zé)任要求。

3.3 嚴格按照檔案要求，做好接收工作。紙質(zhì)文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，并且歸檔的文件材料應(yīng)為原件。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。歸檔文件應(yīng)編卷、冊、分冊，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分;卷內(nèi)材料尺寸應(yīng)統(tǒng)一;裝訂的案卷四邊應(yīng)齊整，裝訂要用棉線，不允許有金屬物。

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高校檔案信息化建設(shè)的困境

基礎(chǔ)設(shè)施不完善。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是擁有現(xiàn)代化、信息化的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、存儲器、計算機、打印機、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀、照相機等設(shè)備及其必備的組件。由于高校檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入較少，加之缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，致使對這些硬件設(shè)施的投入不足，而且配置較低，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。軟件設(shè)施主要包括檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這一系統(tǒng)需由專業(yè)的軟件開發(fā)技術(shù)人員來完成。目前，大部分高校都是通過向軟件公司購買，并請技術(shù)服務(wù)人員進行安裝和對檔案人員進行簡單的使用培訓(xùn)來完成的。所以，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)這一方面，各個高校是不盡統(tǒng)一的，致使在使用上無法實現(xiàn)資源與技術(shù)的共享。

人員結(jié)構(gòu)不合理。檔案管理有別于一般的辦公室工作，它需要專業(yè)的檔案管理人員，必須了解和掌握檔案的立卷、歸檔工作。可目前的狀況是，有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質(zhì)，專業(yè)不對口，業(yè)務(wù)不精，綜合素質(zhì)和能力水平相對偏低，對檔案的管理基本上只停留于檔案的收集和整理，很少涉及檔案的編研與利用。同時，檔案工作人員的年齡較大，老齡化趨向明顯，在檔案部門形成一個較大的年齡隔離層，不利于部門內(nèi)部對檔案資源的研究與探討。再者，信息化時代要求既具有檔案專業(yè)知識又具有計算機信息技術(shù)的人員，可在這一點，在很多高校檔案館是不具備的，導(dǎo)致高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化緩慢發(fā)展，遠遠落后于高校信息化時代的發(fā)展。這種年齡懸殊大、知識層次不一致、專業(yè)技術(shù)不對等是高校檔案館工作人員的主要特點。

信息資源利用不充分。隨著計算機在校園工作中的廣泛應(yīng)用，高校辦公也基本上實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，OA辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)站的使用，產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件大多散落于各個部門，并未及時上交于檔案館，致使時間一長這些電子文件就大部分丟失。目前高校的檔案信息化工作大多偏向于傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，花費大量的人力物力財力掃描紙質(zhì)檔案，很少考慮電子檔案。檔案館作為學(xué)校檔案的綜合管理單位，有權(quán)利、有義務(wù)收集這些電子文件，并將紙質(zhì)文件一并歸檔，但是由于檔案館自身條件的局限性，不能及時的、完整的收集這些電子文件，加之各個部門對電子文件的不重視以及對檔案上交的不及時，導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)中對電子文件的利用很不充分，造成嚴重的信息資源浪費。

數(shù)字信息的安全性不容易控制。檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案信息化建設(shè)的最終目的，但是，電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對電子文件的長期保管和安全保存構(gòu)成了極大地威脅。同時，計算機病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊難以發(fā)現(xiàn)。由于人員和技術(shù)條件的限制，我們只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪問權(quán)限的方式防止中毒，避免黑客攻擊，但這并不能從根源上解決問題。再者，操作失誤、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件故障的偶發(fā)因素也是難以避免的。總之，這些網(wǎng)絡(luò)的破壞因素和工作人員技術(shù)的限制都加大了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不安全成分，我們對之是無可奈何。

推進高校檔案信息化建設(shè)的措施

高度重視，確立主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制。高校檔案工作是一項服務(wù)性的工作，在高校建設(shè)中不是處于核心地位，但它是一項長期的、基礎(chǔ)性的工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須有足夠的重視，確立檔案管理的主要負責(zé)人，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，將高校檔案工作納入學(xué)校建設(shè)的總體規(guī)劃中，并分學(xué)期督查檔案館年度工作計劃實施進程和檔案安全保障情況，實行崗位責(zé)任制考核，加大管理力度，推動檔案工作更快、更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案工作從人力、物力、財力上給予大力支持，大幅度提高檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)經(jīng)費、專項經(jīng)費，確保檔案工作的建設(shè)需求，尤其加大對檔案信息化建設(shè)工作的投入力度，保障檔案工作與校園數(shù)字化工作的同步發(fā)展。

完善電子檔案管理規(guī)章制度，強化檔案管理的標準化。各高校檔案機構(gòu)必須根據(jù)國家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實施細則，尤其要制訂電子檔案管理的規(guī)章制度，如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規(guī)范要求等等，通過規(guī)章、制度的約束，實現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化。同時，電子文件的數(shù)字處理、信息轉(zhuǎn)換等都應(yīng)該有統(tǒng)一的標準和要求，只有標準統(tǒng)一才能夠使傳統(tǒng)檔案文本數(shù)字化的保管、利用、傳遞等工作都實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。