人事檔案管理系統大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇人事檔案管理系統范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案

1 人事檔案管理的目的和意義

進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。

為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實際功能

2.1 功能結構圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。

操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。

檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態

檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。

3 結語

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中圖分類號:TP311.52文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 10-0000-01

Personnel File Management System Based on Workflow Technology

Wei Wei,Lei Yingjing,Gao Qiang

(Lanzhou Petrochemical Company,Lanzhou730060,China)

Abstract:In this paper,system goals,role analysis,system framework,four aspects of workflow based on workflow technology knowledge of file management system.Involved in all aspects of the system to improve the degree of automation,fundamentally enhance the core competitiveness of enterprises.

Keywords:Workflow technology;Personnel file management system;Role

一、工作流技術簡介

工作流起源于生產企業和辦公自動化領域,它是由英文單詞workflow翻譯過來的。它描述了在不同領域的日常工作中具有固定程序的活動。這些活動可以被分解成預先定義好的子任務,由具有一定權限的角色來執行這些子任務,同時規定這些任務必須按照一定的規則來執行,并且對任務的執行情況進行監控。通過使用工作流描述實際工作的流程,達到提高辦事效率、降低生產成本、提高企業生產經營管理水平和企業競爭力的目的。

二、工作流技術優點

對于引入工作流的組織,能夠在軟件開發和業務兩個層次中受益。

(一)工作流管理系統能夠簡化企業級軟件開發甚至維護。

1.降低開發風險,通過使用狀態和動作這樣的術語,業務操作、開發人員使用同一種語言交談。

2.實現集中統一,業務流程經常變化,使用工作流管理系統的最大好處是:業務流程的實現代碼,不再是散落在各種各樣的系統中。

3.加快應用開發,軟件不用再關注流程的參與者,開發起來更快,代碼更容易維護。

(二)對于業務流程管理帶來極大的好處,在自動化業務流程之前,分析并將業務的規格化是一件較難的事,但會有很高效率的工作。

1.提高效率,許多流程在自動化過程中會去除一些不必要的步驟。

2.較好的流程控制,通過標準的工作方法,提高了業務流程的管理。

3.改進用戶服務,因為流程的一致性,提高了對用戶響應的可預見性。

4.靈活,跨越流程的軟件控制,使流程可以按照業務的需要重新設計。

5.業務流程改進,對流程的關注,使它們趨向于流暢和簡單。

三、基于工作流技術的人事檔案管理系統的設計

人事檔案管理系統一般包括人事檔案、職稱評定、培訓記錄、獎懲記錄、考勤與加班、人員調動、職務調整、離職登記、考核與獎懲、工資管理、辦公管理及輔助信息等多個方面內容。下面,從系統目標、角色分析、系統框架三方面對基于工作流技術的認識當官管理系統剛展開分析。

(一)系統目標

充分利用工作流技術的基礎上,建立一個靈活方便、準確安全的人事檔案管理系統系統,建立B/S模型下實現業務功能的信息處理系統,使得用戶能夠從重復、繁瑣、以人工方式操作或分散的單一系統的工作狀態中解脫出來,從而達到降低成本提高工作效率、增強競爭能力,目的從人事檔案管理的具體需求出發,實現人員調動、人員培訓、人員檔案記錄、人員薪酬計算等的科學高效的工作流流程化管理系統。

(二)角色分析

針對人事檔案管理系統中用戶的特點,我們采取基于角色的權限控制,來確保不同的用戶擁有不同的權限:

1.用戶分為普通用戶(員工)、普通管理者(部門經理級)、決策者、超級管理員。

2.一個用戶屬于一個部門,一個部門下有多個用戶,一個部門只有一個領導。

3.一個用戶可以具有一個或多個功能操作權限。

4.一個用戶可以開始一個或多個流程,一個流程只有一個發起者。

5.一個流程對應一個流程模板,一個流程模板可以通過啟動產生多個流程實例。

6.具有創建流程模板權限的管理員用戶可以創建一個或多個流程模板。

其特點是,由于企業用戶變化較多而角色相對變化較少的實際情況,使角色關系具有相對穩定性和易維護性。企業員工管理經過多年的信息化工作,大部分人員都具備一定的計算機應用能力,并有一些專門的系統維護人員,根據用戶工作的性質系統的用戶分為四類用戶群體:

系統管理員:具備較好的計算機和數據庫知識,能夠對系統進行日常的維護工作。

科級管理人員:根據自己的崗位職能,操作系統的相應模塊,完成自己的范圍工作。

部門主管領導:負責工作流實例的監控、取消、暫停一個實例的執行,并隨時查看實例的運行狀況;

經理:審批所進行的工作。

四、工作流的總體流程

工作流程定義指業務過程從出發點到要達到的目的或最終實現的目標,包含工作流程名稱、過程啟動判斷和終止條件、系統監控信息等屬性。在人事檔案管理系統中,許多業務流程都體現工作流,如職稱評定、人員調動、職務調整等。每一項工作以流程的形式,由發起者(如文件起草人)發起流程,經過本部門以及其他部門的處理,最終到達流程的終點。工作流程可以是互相直接連接的,也可以是交叉或循環進行的。

根據職工的職稱評定管理過程,依據工作流模型的過程定義,人事部門從公司總部得到評定計劃,評定信息,被評定者到人事部門遞交相關資料,人事部門經過商議,決定最終人員,人員信息錄入信息庫。整個流程基本按照職工的職稱評定過程的工作流流程完成,同時也和其它數據庫交叉進行。

五、總結

基于工作流的人事檔案管理系統實現了人事檔案管理業務自動化,實現了業務工作流程的自動化,減少了因為工作交接造成的延誤和誤差,提高了企業對客戶的響應速度。

篇（3）

中圖分類號：TP311

高校干部人事檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，關系到人才隊伍建設和高校事業發展，如何結合高校人才工作特點，運用現代化信息技術加強干部人事檔案管理系統建設，成為高校檔案工作者的重點研究方向。本文結合高校干部人事檔案管理工作實際，就IT技術集約化下的高校干部人事檔案管理系統建設進行了探索。

1 系統設計框架

該系統的總體框架可分為客戶端、Web 服務器和數據庫服務器3層結構。該系統客戶端為用戶的瀏覽器，用戶通過用戶名及密碼登錄客戶端，連接 Web 服務器，根據不同的用戶權限和不同的客戶請求，Web 服務器提供給用戶不同的終端顯示頁面和功能。客戶端的功能是提供給用戶操作界面，并顯示 Web服務器返回給用戶的數據。Web 服務器的功能是根據權限和請求，負責處理客戶端的每項請求，并通過數據庫組件處理客戶端傳來的數據，對數據庫中相關的數據進行操作。數據庫服務器主要是存儲和管理系統相關業務數據的地方，通過 Web服務器返回給客戶端所需要的數據信息。該系統包括又多個不同規模的、具有可操作的模塊構成，可以為高校內部局域網、和校外用戶按不同的授權提供不同權限的服務。高校干部人事檔案管理系統，按照功能劃分包括四個子系統：管理系統、采集系統、查詢服務系統和安全系統，四個系統既相互獨立，在實現具體工作中又相互結合。

2 IT技術的集約化應用

2.1 數據庫技術

本系統是一個基于數據庫系統的高校干部檔案管理系統，擬選擇SQL SERVER作為數據庫系統。SQL SERVER具有廣泛性、兼容性、擴展性，可以迅速開發新的功能，并直接存貯XML數據，具有將搜索結果以XML格式輸出等特點，有利于構建了異構系統的互操作性，奠定了面向B/S的應用和服務。如圖1：

圖1

數據表設計盡量減少表之間的關聯，數據表直接的連接在查詢過程中會占有較多的計算機資源，適當的增加表中的列數，適當的增加表的冗余，雖會相應的占有較多的空間，但會提高查詢操作的效率；適當分割數據表，把字段數較多的數據表進行分割，減少表中的字段數，把常用的字段放在一張表中；建立數據表索引，明確提高數據表的查詢效率，尤其在數據較大的數據表。

2.2 系統安全設計

2.2.1 權限設置

在登錄方面，該數字化系統設計了超級管理員、管理員和個人用戶三種角色，只有選擇了正確角色，系統用戶通過用戶名和密碼才能正確登錄系統。在系統的各種操作中，每種角色對應的是不同的操作功能，一些功能只能在上級管理員的授權下才能進行操作。如圖2：

圖2

通過權限設置來對不同的系統用戶限制某些功能，這樣不同的用戶只能使用權限內的系統中的信息數據，從而避免了系統信息數據的交叉外流。

2.2.2 信息加密

系統中用戶名和密碼是以文件或數據庫記錄的形式存儲，但是對管理系統進行備份、導入、修改等重要操作中，保存這些數據的文件或是數據庫容易被非法打開，所以需要設計一個信息加密模塊，對所有敏感的數據進行加密。現有的加密算法主要有對稱加密和公共密鑰加密算法。對稱加密算法的特點是，在加密和解密時必須使用同一把密鑰，常見的有DES、RC2、RC4等，其效率上更高，往往在進行大量數據加密和不在Internet上傳遞數據時使用較多，本系統的設計預想是在局域網中使用，其敏感數據保存在本機服務器，所以采用了對稱的加密算法AES。AES具有迭代加密和對稱密鑰分組特點，迭代加密使用一個循環結構，在該循環中重復兩項工作：一是置換（permutations），二是替換（substitutions）輸入數據。AES一般使用128、192或256位作為密鑰，使用128位、16字節對數據進行分組加密和解密，將需要加密的明文與密鑰按位作一系列的運算，然后通過對某些位進行置換操作的形式，最終實現對明文的加密。

2.2.3 身份驗證

身份驗證系統是訪問控制系統的配套子系統，其功能主要包括：完成對用戶身份驗證和訪問權限控制。如圖3：

圖3

身份認證主要包括四個步驟：用戶申請登錄時，在數據庫的用戶表中搜索查找用戶登錄名，確定該申請登錄用戶是否存在；通過加密算法、CA認證、附帶的數字簽名三種形式，對用戶的密碼準確性進行進一步驗證；從數據庫中查找確定該用戶的訪問權限；根據訪問權限，在WEB頁上展現用戶可以訪問的功能菜單和條目。

本研究基于集約化IT技術，對高校干部人事檔案管理系統基礎功能建設進行了探索。但是高校是人才聚集地和源泉，人才的流動決定了干部人事檔案管理系統最終需要實現網絡化、服務化、共享化。但是目前國家還沒有統一發展規劃和標準，高校的干部人事檔案管理系統建設參差不齊，如何實現網絡化、共享性化，將是本課題今后的研究方向。

參考文獻：

[1]陶水龍.基于流程管理的電子檔案安全策略的探討[J].北京檔案，2012（01）.

篇（4）

教育系統人事檔案準確真實地記錄了教育系統干部、教師和員工的品德作風、政治思想、個人經歷和業務能力等，能夠為教育系統掌握人才信息提供可靠的信息資料，讓教育系統人事工作及組織工作的決策提供有效的信息參考。人事檔案在教育系統了解、考核和選拔人才上作用重大，必須加大對教育系統人事檔案管理力度，確保人事檔案更加準確、完整和安全。只有這樣，才能將教育系統人事檔案的作用發揮出來。

一、教育系統人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理重視不足

教育系統人事檔案管理工作比較枯燥、單調和繁瑣，是一項基礎性工作。但是現階段教育系統內很多主管檔案管理工作的領導，缺少正確的思想認識，忽視了人事檔案管理工作，在具體的人事安排中，沒有配備足夠的工作人員，并且配備的工作人員政治素質偏低、責任意識不強、積極性不高、缺乏熟練的業務技能。人事檔案管理工作對人員的政策性、技術性和專業性要求很高，如果工作人員綜合素質不高，將導致大量檔案材料被積壓，無法及時有效地收集整理檔案資源。此外，由于不重視人事檔案管理工作，導致投入到人事檔案管理工作的財力、物力和人力十分有限，加之人員流動頻繁，造成人事檔案管理工作很難順利開展下去。

（二）管理模式不完善

一方面，在管理內容上，教育系統人事檔案有著歸類標準不統一、內容簡單、材料不完整等問題，并且人事檔案的收集、鑒別、歸類于整理制度也不符合實際需求，更新十分緩慢。從以前的人事檔案內容來看，主要是為政治服務，關注工作人員的思想政治表現[1]。但是現在，隨著教育改革的深入推進，人事檔案管理的重點是服務于教學科研和人才的使用，重視工作人員的科研成果、道德品德和業務能力等。另一方面，在管理方式上，現行的人事檔案管理方式遠遠滯后于人事制度的改革，人事檔案管理有著準確性不高、工作量巨大的問題，重管理、輕利用情況仍然存在。此外，檔案管理工作科技含量不高，不利于人事檔案管理工作的穩定發展。

(三)工作人員素質不高

教育系統人事檔案管理對檔案管理人員的政策性、專業性和技術性要求很高，需要檔案管理人員始終堅持保密性和原則性，必須具備較高的政治素質與專業素養。但是從長期的工作實踐來看，很多檔案管理人員工作積極性不強，很難主動去收集教職工的檔案材料，并且在完成各項教學活動、工作任務后，很少及時去收集整理需要建檔的材料，而是被動地接受其他部門送來的檔案材料。此外，個別檔案人員原則性不強，在檔案資料的查閱與傳遞中，泄露了機密，甚至出現改動案卷的情況，導致檔案失真，這些都反映出檔案管理人員整體政治素質和業務素養有待進一步提升。

二、加強教育系統人事檔案管理的對策

（一）抓建設，核心工作到位

一直以來，教育系統人事檔案管理工作有著較強的保密性、內部性。由于很多教職工對自己的檔案材料漠不關心，部分領導也未能充分認識到檔案的重要性，沒有嚴格按照要求填寫檔案材料，應付了事，很少主動送交檔案材料。甚至個別教職工也不配合催交檔案材料，這無疑極大地增加了檔案管理工作的難度[2]。因此，為加強人事檔案管理工作，需要組織開展有關人員學習相關檔案法律法規知識，加大人事檔案工作建設重要性的宣傳力度，切實加強督促檢查，讓各單位領導和教職工了解人事檔案法律法規，幫助他們樹立起牢固的檔案意識。只有這樣，才能真正提高人事檔案管理效果，確保發揮出檔案應有的作用。

（二）抓規范，改善辦公條件

在教育系統人事檔案管理中，必須保證檔案資料的準確、完整和安全。因此，要進一步規范人事檔案管理工作，建立完善的人事檔案材料歸檔制度，尤其是對工資調整、人動等材料，要第一時間督促教育局相關部門和學校進行收集。此外，對收集到的檔案材料，要仔細鑒別并整理加工，剔除不應歸檔的材料[3]。同時還要加快設備的標準化建設，根據檔案管理建設要求，配備標準的檔案用品、微機等設備，提高人事檔案管理的現代化水平。要提高對現有資金的利用率，根據人事檔案整理和信息審核的需要，添置整理、裝訂檔案所需的裁紙刀、打紙機、宣紙、檔案皮等輔助材料，配備空調，改善檔案室辦公條件。

（三）抓基礎，確保工作質量

第一，全面清理庫存檔案，分類整理，按照管理權限進行移交；組織工作人員參加人事檔案工作培訓會，全面掌握檔案整理和檔案信息審核標準；制定工作人員、檔案運行、整理和檔案信息審核管理等工作流程，建立了嚴密的工作責任制；采取初審和復審交叉進行、審核人員簽名、分管領導抽查的方式，形成層層負責的監督機制。第二，在整理和信息審核過程中，根據人事檔案總量和工作人員情況確定整理和檔案信息審核進度，明確每天的整理和檔案信息審核量，定期公布審核整理的數量和質量，營造了比、學、趕、超的良好氛圍。材料收集中，各學校按照規定的時限要求，將收集到的材料統一遞交審核組，審核組對材料的真偽進行鑒別。催交材料中，采取定人、定時、定責的方法，及時、準確和全面收集材料。同時，采取通知追補、電話催補和專人查補三種途徑，能夠解決檔案缺失材料追補慢的難題，提高檔案整理和信息審核整理的工作效率。第三，對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。對整檔過程中遇到的人事信息不符，材料不全的各種現象進行分析，要與組織部、公務員局的相關領導及業務人員溝通商討，最后確定最準確的確認方法。按照最終的確認方法對“三齡二歷”等基本信息不實的，認真查閱原始資料，進行甄別，確保歸檔材料的準確性。

（四）抓素質，加快隊伍建設

為做好教育系統人事檔案管理工作，還要抓好人才隊伍建設工作，只有這樣才能促進檔案管理效率的提升。一方面要明確目標。在人事檔案整理和信息審核工作開始之初，應及時召開人事檔案整理和信息審核工作的動員大會，確保所有人員充分認識到人事檔案整理和信息審核工作的重要性，并就如何整理檔案和信息審核標準、程序、要求等進行培訓。同時組織所有工作人員到檔案室現場跟班學習，讓人事檔案整理和信息審核工作一開始就進入一個標準化、規范化的軌道。另一方面要加大培訓。要定期開展各種類型和層次的檔案人員培訓班，及時更新觀念和知識，實現業務水平的提升。此外，還要鼓勵檔案管理人員加強學習，提高自身的政治素質和業務素質，從而更好地勝任教育系統人事檔案管理工作。

三、結語

總之，人事檔案是教育系統人事管理中的重要組成部分，在教育系統人才管理以及建立科學完善的用人機制上有著積極重要的意義。人事檔案在為人事工作服務的同時，也推動著人事工作的發展，加之現階段社會人才流動頻繁，人事檔案在記錄人才信息上有著越來越重要的作用。因此，要不斷加強教育系統人事檔案管理工作，從而為教育系統的教學與管理體制改革提供更好的服務。

參考文獻

[1]潘廷將，陳艷寧，黃鳳妮.人事檔案管理需要黨員思想教育的配合[J].梧州學院學報，2013，（03）:51-53.

篇（5）

中圖分類號： G623.58文獻標識碼：A

檔案管理工作，是各級黨政機關和企事業單位人事工作的重要組成部分，是做好人事工作的基礎。近年來，隨著經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，檔案管理在人事工作和社會主義現代化建設發揮著越來越重要的作用。然而，當前傳統的檔案管理模式效率低、查詢難度大等一系列弊病也越來越突顯，已不適應現代檔案管理的需求。計算機高級語言作為“第三代”計算機語言，以其良好的交互性、獨立性、通用性和可移植性，廣泛應用于經濟和社會各個領域，其開發的檔案管理系統正成為提高現代檔案管理水平新的應用工具。

一、高級語言開發的檔案管理系統主要特點

高級語言開發的檔案管理系統，是指匯集成功企業先進的人力資源管理理念、人力資源管理實踐、人力資源信息化系統建設的經驗，以信息技術實現對企業人力資源信息的高度集成化管理，為使用的人力資源管理解決方案。核心價值在于將人力資源工作者從繁重的日常瑣碎事務中解放出來，將更多地精力用于人力資源職能管理和管理決策，保持人事檔案工作的持續高效運營。

（一）網絡化

因為檔案管理系統涉及到的數據包括電子文件、多媒體數據，這些數據的管理相對于一般的數據管理要復雜的多。涉及到這些數據的壓縮、保存、顯示，同時這些功能必須在網絡上實現。普遍具有在線升級功能，可以隨時對系統進行升級，保證用戶隨時使用最新版本。同時，能夠進行在線錯誤信息提交，系統的狀態可以隨時提交給軟件技術人員，并且對用戶提供特殊的、細致入微的服務。

（二）模擬化

當前，絕大多數檔案管理系統還受傳統管理模式限制，普遍是手工管理和計算機管理相結合的方式，而這種方式會長期存在，無法改變的。比如檔案組卷，它的難點在于手工組卷可以看作是二維甚至是三維空間的操作過程，而計算機中的組卷一直是一維的數據庫記錄列表方式操作，與手工組卷完全不一樣，計算機與手工的結合就會比較困難。但高級語言開發的虛擬現實的組卷功能，能夠使用戶使用計算機模擬手工組卷過程，并且利用計算機的自動分類及排序的特點，這樣就大幅提高了檔案管理效率。

（三）簡易化

檔案管理系統具有多種功能，操作簡單，檔案管理人員容易上手。當前流行的檔案管理系統界面簡潔，采用單窗口方式，避免用戶糾纏在多窗口；管理權限控制可以精確到每個記錄，直至每個字段，適合不同人員管理需求；按照國家標準進行年報統計，并且可以自動統計，不需手工填寫；具有檔案數字加工能力，并且可以制作光盤，光盤可以獨立瀏覽；具有電子文件管理能力，支持任意格式文件，包括視頻音像文件；具有檔案借閱、銷毀、移交、統計、鑒定等全部檔案專業功能。

二、高級語言開發檔案管理系統的基本框架

（一）系統功能設計

檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。人事檔案管理系統的建立，使人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。

（二）基本模塊構建

1、用戶登錄模塊

此登錄模塊主要用于用戶的身份驗證，用戶需要輸入用戶名和密碼，只有合法權限才能登錄，否則不能登錄。檔案部門主管享有最高權限，可以對檔案打信息進行錄入，修改和添加，并可以使用系統中所有的功能。檔案管理人員享有業務權限，可以對檔案進行查詢的功能，但是不可以對檔案信息進行錄入，修改和添加。

2、檔案類別管理模塊

主要是對檔案的類別信息，如檔案的序號，類別名稱，建檔人員等進行搜索，錄入和修改。

3、檔案柜資料管理模塊

這個模塊主要實現的功能是對存放檔案的檔案柜的資料信息，如檔案柜的名稱，檔案柜序號等進行檢索，錄入和修改。

4、檔案信息管理模塊

主要是對檔案的基本及相關的信息如檔案編號，名稱，內容，狀態等進行搜索，錄入和修改。

5、檔案借用管理模塊

主要是對檔案的借用信息如借用編號，檔案編號，借用人員等等進行檢索，錄入和修改。

6、檔案歸還管理模塊

主要是對檔案的歸還信息如歸還編號，檔案編號，歸還人員，歸還日期等進行檢索，錄入和修改。

7、檔案查詢管理模塊

主要是根據不同的查詢條件，對檔案的基本信息及相關的信息，借閱信息，歸還信息等進行查詢。

模塊構建示意圖：

（三）語言編寫與調試運行

高級語言根據功能模塊編寫是檔案管理系統真正發揮作用的關鍵環節。下面以access為例，簡單介紹檔案管理系統的編寫與運行。

個人檔案信息部分源碼：

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

'根據選定值判定顯示的對象

If Me.frame1.Value = 1 Then '選項組的第一個選項

Me.職員家庭成員.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = False

Me.工作經歷.Visible = True

ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then

Me.工作經歷.Visible = False

Me.職員家庭成員.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = True

Else

Me.工作經歷.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = False

Me.職員家庭成員.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub 命令51_Click()

On Error GoTo Err_命令51_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_命令51_Click:

Exit Sub

Err_命令51_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令51_Click

End Sub

Private Sub 命令53_Click()

On Error GoTo Err_命令53_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_命令53_Click:

Exit Sub

Err_命令53_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令53_Click

End Sub

Private Sub 命令54_Click()

On Error GoTo Err_命令54_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_命令54_Click:

Exit Sub

Err_命令54_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令54_Click

End Sub

運行效果例圖：

編寫完畢后，需要反復調試運行，直到到達相關要求為止。

三、檔案管理系統應用中應把握的幾個問題

（一）檔案管理人員專業化水平需要提高

隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業素質要求也在不斷提高。但是現在檔案管理部門并不具備專業的管理人員，存在一人多崗的現象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業知識的學習，來勝任檔案管理工作。

（二）安全保密措施要更為嚴明

篇（6）

水利系統干部人事檔案記錄了人事部門在選拔、培養和任用干部等各項工作中形成的干部工作業績、品德作風、成長經歷、政治思想等內容，是全面考察、評價干部綜合素質的重要原始資料及依據。近年，我國水利系統干部隊伍人才流動加快，迫切需要建立信息化管理制度，以更好收集、整理及利用檔案資料，從而為水利部門提供優質服務。

1 水利系統干部人事檔案信息化管理的現狀

水利系統干部人事檔案信息化管理主要是利用計算機、數碼相機、掃描儀等現代化技術和設備將干部的人事檔案資料記錄到管理系統中，此過程包含對干部人事檔案中的文字、圖片和音像資料進行技術處理，將其轉換成電子數據資料，從而實現干部人事檔案電子版與紙質版共存。

在目前水利系統干部人事檔案管理工作中，管理部門能夠根據實際情況重點收集干部的學歷、專業技術水平、學習經歷和各種資格考試等內容，并進行檔案信息化管理，從而為干部人事考核與人事決策提供重要依據。干部人事檔案的信息化管理極大減輕了工作負擔，降低了管理費用，提高了工作效率。

然而當前水利系統干部人事檔案信息化管理仍然存在許多不足之處，主要體現在以下幾個方面：

1.1 信息管理水平不高，不能充分發揮現代化技術的作用

傳統的水利系y干部人事檔案一般是以紙質形式保存，在保存過程中每一次查詢和翻閱都會對紙質檔案造成或多或少的損壞，紙質檔案難以長期保存下來。盡管水利系統檔案部門配有計算機、打印機等現代化設施，但是當前檔案管理設施普遍存在設備陳舊、老化、落后、等問題，因此大部分檔案管理部門止步于簡單的對干部基本信息錄入和檢索查詢階段，不能利用計算機等現代化技術進一步管理和利用檔案資源，信息管理水平不高，不能與現代化信息技術接軌。此外，水利系統干部人事檔案信息化管理缺乏統一管理標準和制度，部門與部門之間缺乏溝通、各自為政，在使用檔案數據時各取所需，難以實現水利系統干部人事檔案的數據共享，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發展。

1.2 水利系統干部人事檔案的保密工作不完善，檔案資料安全性受到威脅

在傳統的水利系統干部人事檔案管理模式中，檔案資料極易受人為因素的影響而受損或丟失，不利于檔案資料的保管工作順利進行。此外，干部人事檔案管理工作需要極高的保密度，而檔案的信息化管理采用計算機網絡對檔案信息進行加密，提高了檔案的安全性。在信息化管理中，檔案信息的載體通常是U盤、光盤、硬盤等，往往存在體積小、易于丟失和損壞等特點，檔案安全性受到威脅，不利于檔案信息的保管工作。

1.3 水利系統干部人事檔案管理工作人員素質不高，管理手段落后

檔案工作人員的素質高低是影響水利系統干部人事檔案信息化管理的關鍵。水利系統干部人事檔案信息化管理是一項繁冗同時不乏專業性的工作。在傳統的檔案管理工作中，由于計算機及專業檔案管理軟件未普及，檔案工作人員往往需要手工書寫、裝訂、裁剪檔案材料，而且檔案資料不斷更新替換，檔案工作人員的工作負擔相當大，這種落后的管理手段已經無法滿足新形勢下的水利系統干部人事檔案管理工作。此外，當前大部分檔案工作人員的專業素質不強，檔案知識教育不足，管理水平參差不齊，嚴重阻礙檔案信息化管理的發展。

2 水利系統干部人事檔案信息化管理對策分析

2.1 創新信息化管理方法，提高檔案信息化管理水平

在水利系統干部人事檔案資料收集環節，要充分發揮現代化技術的作用，將檔案資料轉換為文件、數據、表格、音像等電子文件保存起來。一個完整的干部人事檔案管理系統應當是融信息接收、信息傳遞、信息存儲和信息利用為一體的綜合管理系統，而數據庫建設則是管理系統的關鍵部分，因此要建立完善的水利系統干部人事檔案數據庫，實現干部人事檔案信息資源共享。設立專門的實行電子檔案動態化管理，確保水利系統干部人事檔案真實、準確，符合當前水利系統干部人事檔案的實際發展情況。實行多樣性利用管理，加強部門之間的溝通交流，整合信息資源，提高檔案資料的質量，實現檔案資料資源共享。在進行干部的入黨、升職、調動和歷史遺留問題時，可通過互聯網實現檔案資料遠距離傳輸、多方共享，為用檔部門提供干部檔案資料，最大化發揮檔案信息化管理的作用。

2.2 加強水利系統干部人事檔案資料的保密工作建設

相關管理部門要將干部人事檔案資料的保密工作放在首位，不斷增強檔案資料的加密技術，實行檔案分級管理，并細化檔案使用權限，設置檔案報警系統，防止非法用戶竊聽，避免干部人事檔案資料泄露。加強電子檔案的使用安全管理，將電子檔案的備份和使用分隔開，在進行拷貝復制電子檔案操作時，要做好檔案資料監控工作。對于檔案工作人員，要求其能夠熟練操作檔案數據庫管理系統，對實時檔案信息進行更新、備份，定期不定期進行檔案管理保密教育，做好檔案工作人員的檔案保密知識考核，提高檔案工作人員的檔案管理保密意識，簽訂檔案資料保密責任書，嚴格按照規章制度辦事，不得越權使用檔案資料。為提高檔案資料的保密程度，還要加大資金投入，更新現代化設備（計算機、打印復印一體機、數碼相機等），為水利系統干部人事檔案信息化管理提供強有力的硬件保障。

2.3 提高水利系統干部人事檔案信息化管理人才的綜合素質

水利管理部門應結合自身情況，努力提高檔案信息化管理人才的綜合素質。可通過以下途徑進行：第一，要增強檔案工作人員的專業能力與素養。相關部門可經常性地對檔案工作人員進行培訓、開展相關業務知識講座，使檔案工作人員具備與時俱進的理論與技能；第二，要增強對檔案工作人員的思政教育及法律教育。積極引導其學習黨的方針、政策、路線，學習《檔案法》等相關法律文獻，提高思想道德修養；第三，要貫徹落實水利系統干部人事檔案信息化管理工作的計劃目標，具體到人，并建立健全的工作獎懲制度，提高檔案工作人員的工作熱情，打造一支高素質的水利系統干部人事檔案信息化管理隊伍。

3 結束語

綜上所述，水利系統干部人事檔案信息化管理是當前社會發展的大勢所趨，要想做好水利系統的干部人事檔案信息化管理工作，相關部門就要結合自身發展實際，不斷創新并完善檔案信息化管理手段，建立完善的水利系統干部人事檔案信息化管理數據系統，增強各部門之間的溝通與交流、實現檔案信息資源共享，增強水利系統干部人事檔案資料的保密工作建設，提高檔案信息化管理人才的綜合素質，這樣才能使我國水利系統干部人事檔案信息化管理走向科學化、規范化的軌道。

參考文獻

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[3]包太敏.干部人事檔案信息化管理中的問題及措施[J].黑龍江史志，2014，（1）：108-108，109.

[4]方滿銀.干部人事檔案信息化管理中的問題及措施[J].科技視界，2014，（30）：212-212.

篇（7）

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項工作有助于提升干部人事工作的效率和質量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關的電子數據，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內容不統一、網絡化程度不夠高等原因，致使鐵路局對全局檔案情況不便隨時了解、數據無法進行實時交換，增大了檔案人員信息維護的工作量。為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進一步減輕檔案工作人員的負擔，使檔案管理流程更加規范化、程序化，有必要研發出一個集檔案日常管理、檔案名冊管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統一管理平臺，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網絡化道路。

1系統架構

凡是有任免權限的單位都會涉及到檔案工作，所以系統需要面向辦公地點分散的使用人員，考慮到客戶端經常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數已達數百萬級別，為減輕服務器的負擔，本系統在架構上采用“客戶端/服務器”（C/S）模式。該模式將大量的計算工作放在客戶機上，服務器只提供數據交換服務，從而極大降低了服務器資源占用。為了解決C/S模式下，系統升級困難的問題，在編寫本系統時，加入了在線升級的代碼，只要在服務器上布署好升級文件，客戶端就會自動更新程序，從而省去客戶端程序升級的大量時間。本系統使用集成開發平臺，以現有的鐵路局辦公網絡為載體，以C/S方式架構，使用SqlServer作為系統數據庫，采用分布式結構設計。在鐵路局中心機房設置1臺PC服務器，以提供數據服務。系統總體結構見圖1.

2設計要點

本系統設計開發以實現檔案管理信息化為最終目標。因此，在設計過程中是通過解決數據存儲結構、跨服務器、數據庫的數據交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫房清點及數據安全性設計等功能來實現這一目標。2.1數據存儲結構建立了檔案信息管理數據庫，用于統一存儲全局的檔案信息數據，實現集中管理、快速檢索。系統按照關系模型來搭建數據庫，針對每個不同的功能模塊建立不同的數據表空間，同時建立了“四角號碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務表”、“級別表”等25個代碼字典表，為整個系統提供完善的代碼對照庫。如檔案主表信息視圖（見圖2），關聯了11個代碼字典表。如檔案整理信息視圖（見圖3），關聯了13個數據表或代碼字典表。本系統通過上述機制實現統一存儲，進而可以實現規范操作流程、實時掌握全局檔案信息。根據業務分工的不同，系統劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負責賬戶的建立、全局檔案情況統計及本級檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己單位下建立賬戶、檔案的統計及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級賬戶開設，主要是協助檔案管理員進行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計算機中。為了減輕檔案管理人員數據錄入的負擔，本系統以《鐵路組織人事信息管理系統》的數據為基礎，制作同步程序，每天對檔案目錄、職務變動信息、工資變動信息、單位信息字典、部門信息字典等數據自動進行同步。但因為檔案轉遞一般都在人事任免之后，如果對人員的當前部門、職務、級別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動的話，可能會誤導檔案員認為已經做過檔案轉遞了，所以這些基本信息的更新，本系統使用人為參與的半自動更新，在經過相關檔案轉遞后，點擊“更新”按鈕才會更新數據。2.2跨服務器、數據庫的數據交換本系統要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統》的數據，而該系統平臺搭建在另一臺服務器上，并且使用Oracle數據庫系統，所以要實現數據共享，就要解決好跨服務器、數據庫平臺的數據轉換的問題。經過研究，采用直接在SqlServer中做鏈接服務器的方式來進行數據連接。這樣可以不用改變原有的《鐵路組織人事信息管理系統》服務器任何設置，直接在《寧局檔案信息管理系統》服務器的SQLSERVER上建立與ORACLE數據庫的鏈接服務，并編寫相應的存儲腳本，程序通過調用腳本實現數據交換及自動同步功能。2.3條形碼管理快捷檢索為了實現檔案管理的準確便捷和高效，在本系統中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數據表中的人員編碼一一相對應。在使用時，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統既定的程序會根據掃出的一維碼快速檢索到數據表中的記錄，并根據所在功能模塊的不同，自動完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。2.4數據安全性設計達到數據自動備份要求，在數據庫系統SQLSERVER中建立系統作業，編寫備份腳本及制定自動執行的間隔時間，實現數據每周自動備份；嚴格賬號管理，檔案軟件系統分等級建立用戶，由于不同等級的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數據使用的安全性和保密性。

3系統功能

本系統是集檔案名冊管理、庫房清點、日常管理、統計管理、整理過程管理、打印管理和系統維護管理等功能為一體的統一管理平臺。3.1檔案名冊管理該模塊按單位部門劃分完成對檔案名冊的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》的數據讀入到本系統；提供的數據更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》中信息更新到本系統，減少數據的錄入量；提供檔案四角號碼重算功能，根據用戶自己定義的四角號碼編碼規定，重新計算所有檔案的四角號碼，即使不會四角號碼的同志也可以方便的使用四角號碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。3.2檔案庫房清點該功能完成每年一次的檔案清點工作，使用條碼槍配合該功能，可實現對檔案快速清點核對，并分類顯示核對結果，方便對庫房檔案進行清查，弄清檔案去向。3.3檔案日常管理使用該模塊可以實現檔案的查借閱辦理、檔案的轉出、外單位檔案的轉入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對條形碼的支持，通過條碼槍可實現對檔案查借閱等日常操作的快速管理。3.4檔案統計管理該功能可以實現對檔案相關信息的統計分析。提供對管理檔案的統計功能，可以按卷冊狀態、類別進行分類統計；提供檔案查借閱統計功能，可以按查借閱人姓名進行分類統計；提供檔案轉入轉出統計功能，可以按單位統計轉入轉出檔案卷數；提供檔案整理情況統計功能，可以按小組分組統計，以及對漏缺材料的統計；提供個人整理量統計功能，可以自定義統計時段，統計時段時每個人的工作量。3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對檔案整理過程進行盯控監督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實現，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發現的漏缺材料信息及材料補回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對管理過程和有關責任認定的追溯。3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動對錄入信息進行校對，提示用戶修改，實現了檔案目錄、職務變動和工資變動的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據選中人員的姓名，自動將四角號碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進了檔案管理工作標準化水平。3.7系統維護管理該功能主要是完成系統初始化的操作。系統初始化功能包括檔案各類設置、檔案轉遞字設置和四角號碼規則設置，各用戶可以自定義這三項內容，系統會根據用戶自定義的規則來做運算，實現用戶管理個性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實現用戶自行修改登錄密碼。

篇（8）

人事檔案能夠幫助企業認識人才的詳細信息，基于不一樣的個人能力與特點進行合理配置，實現崗位安排。人力資源信息系統的運用對于人事檔案管理非常重要，人類正在進入信息爆炸的時代，各種各樣的信息層出不窮。傳統的人事檔案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找緩慢等缺陷，已經完全無法滿足當今人事檔案管理的需求。越來越多的企業和事業型單位將人力資源信息系統引入到本單位的人事檔案管理中，而這項系統的引用也極大地便利了人事檔案的管理。本文將會對在人事檔案管理中人力資源信息系統的應用所體現出來的優點和缺點進行一個對比，以此挖掘信息系統的便利和將來發展的方向。

一、人力資源信息系統在人事檔案管理應用中的優點

1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率隨著市場經濟的飛速發展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發生導致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統可以通過預設的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯網絡即可完成數據的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務。人力資源信息系統有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。2.有助于便利快捷的查詢人事檔案信息現在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統的紙質檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應用人力資源信息系統可以將傳統的紙質人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發揮人事檔案的作用。3.有助于檔案信息資源的共享當今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現，信息資源作為重要的戰略資源，對推動社會和經濟的發展有其重要意義。在此背景下信息共享已經成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統依托于互聯網的快速成長則可以迅速方便的實現信息共享，從而為市場經濟的成長起到了一個促進作用。4.有助于檔案信息的保存傳統的人事檔案信息管理通過紙質資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統的應用則將心理存放到網絡和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。

二、人力資源信息系統在人事檔案管理中呈現的問題

1.資金缺乏，設施配備不完善人力資源信息系統的應用必須依托計算機、掃描儀等基礎電子設施設備，如果缺少基礎設施則無法完成系統的構建。這些基礎設備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發展的初級階段，雖然經濟發展迅速，但是仍然有很多的落后地區，各地區發展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎設施，進而無法滿足構建人力資源信息系統的目的。2.人事檔案管理人員水平參差不齊配備人力資源信息系統之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導致有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。3.檔案信息化缺少統一的規范雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統一的標準或者規范來指導各企業事業單位的檔案設立。各個企業和事業單位都是從自身利益出發，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導致各自的系統千差萬別，無法統一，也就無法實現人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發展，互聯網技術日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統仍然存在著資金不足而導致基礎設施無法配備、人事檔案管理人員素質不達標、領導不夠重視、系統沒有統一的規范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務。

參考文獻

篇（9）

關鍵詞：

人事檔案;人力資源;信息系統

人事檔案能夠幫助企業認識人才的詳細信息，基于不一樣的個人能力與特點進行合理配置，實現崗位安排。人力資源信息系統的運用對于人事檔案管理非常重要，人類正在進入信息爆炸的時代，各種各樣的信息層出不窮。傳統的人事檔案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找緩慢等缺陷，已經完全無法滿足當今人事檔案管理的需求。越來越多的企業和事業型單位將人力資源信息系統引入到本單位的人事檔案管理中，而這項系統的引用也極大地便利了人事檔案的管理。本文將會對在人事檔案管理中人力資源信息系統的應用所體現出來的優點和缺點進行一個對比，以此挖掘信息系統的便利和將來發展的方向。

一、人力資源信息系統在人事檔案管理應用中的優點

1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率

隨著市場經濟的飛速發展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發生導致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統可以通過預設的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯網絡即可完成數據的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務。人力資源信息系統有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。

2.有助于便利快捷的查詢人事檔案信息

現在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統的紙質檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應用人力資源信息系統可以將傳統的紙質人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發揮人事檔案的作用。

3.有助于檔案信息資源的共享

當今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現，信息資源作為重要的戰略資源，對推動社會和經濟的發展有其重要意義。在此背景下信息共享已經成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統依托于互聯網的快速成長則可以迅速方便的實現信息共享，從而為市場經濟的成長起到了一個促進作用。

4.有助于檔案信息的保存

傳統的人事檔案信息管理通過紙質資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統的應用則將心理存放到網絡和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。

二、人力資源信息系統在人事檔案管理中呈現的問題

1.資金缺乏，設施配備不完善

人力資源信息系統的應用必須依托計算機、掃描儀等基礎電子設施設備，如果缺少基礎設施則無法完成系統的構建。這些基礎設備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發展的初級階段，雖然經濟發展迅速，但是仍然有很多的落后地區，各地區發展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎設施，進而無法滿足構建人力資源信息系統的目的。

2.人事檔案管理人員水平參差不齊

配備人力資源信息系統之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導致有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。

3.檔案信息化缺少統一的規范

雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統一的標準或者規范來指導各企業事業單位的檔案設立。各個企業和事業單位都是從自身利益出發，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導致各自的系統千差萬別，無法統一，也就無法實現人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發展，互聯網技術日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統仍然存在著資金不足而導致基礎設施無法配備、人事檔案管理人員素質不達標、領導不夠重視、系統沒有統一的規范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務。

參考文獻

篇（10）

醫院信息系統一般情況是指可以充分體現醫院管理中先進思想及方法的信息系統軟件，這種信息系統可有效提高醫院的效益，保障醫院管理有條不紊的進行，促進醫院健康發展[1]。醫院信息系統有效的將醫院中的每個方面中的內容包含在內。目前，醫院信息系統主要用在費用及醫療物資上。針對這種現象的出現，信息系統本身具有的管理能力，為醫院人事管理工作的開展、工作計劃的制定及工作進度的掌握等各個方面提供科學的依據。

2.醫院人事檔案管理的現狀及局限性

2.1醫院人事檔案管理的現狀

（1）醫院人事檔案管理工作人員缺少檔案管理意識，且其思想落后

我院為精神病醫院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫療機構，其主要任務為患者提供一流的服務，對于醫院人事檔案管理工作沒有足夠的認識，依據將其重心放置在醫院業務及醫療質量等方面的發展上。基于這種現象的出現，醫院人事檔案管理工作人員對其自身工作沒有深刻的、充分的認識，因此，其在工作時，為了應付相關人員的檢查，只是注重工作的表面，缺乏真正的實際意義。此時，醫院人事檔案管理工作，就顯得蒼白無力，處于一種可有可無的地位[2]。

（2）醫院相應基礎設施不夠健全，進而給醫院人事管理工作帶來嚴重的影響

目前，大部分醫療機構只是將重心放置在醫院業務發展上，對其基礎設施等沒有足夠的重視，進而嚴重影響整個醫院的發展。縱使我院是由精神病醫院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫療機構，也出現該種現象。如醫院的人事檔案管理工作均由相關工作人員手工操作，流程較為繁瑣，這一繁瑣的流程占據醫院人事檔案工作人員工作的大部分時間。基于這種現象的出現，嚴重影響醫院工作效率、安全質量及檔案合理、科學利用率。

（3）（醫院人事檔案管理工作人員自身素質不高

一般情況下，醫院人事檔案管理工作人員均為其他工作人員兼職的，沒有固定的、專門的工作人員，因此，他們沒有足夠的管理意識，對于人事檔案工作缺乏認真負責的態度。同時在工作過程中，他們大部分安于現狀，不求上進，縱使在專業知識有很多欠缺，依舊不補充自己的專業知識，從而導致醫院人事檔案管理工作的質量較低[3]。

2.2醫院人事檔案管理的局限性

基于醫院人事檔案管理大多數采用的為傳統性的人事檔案管理模式，其工作主要側重對資料進行靜態性的描述、不能動態性的將個人信息狀況反應出來，沒有共享性及公共性，同時注重對過去時及歷史性的事件記錄。伴隨著信息技術的發展，該種工作方式尤其顯得落后，嚴重影響醫院管理工作的發展。伴隨著醫院人事管理制度逐漸改革，醫療機構在選用人才時，其手續也相應的簡單化[4]。基于沒有對醫院人事檔案管理工作的終身制進行補充及修正，從而導致醫院人事檔案材料出現不完整現象，這種現象的出現，嚴重阻礙人才流動。

3.信息系統在醫院人事檔案管理工作中的應用

信息系統在醫院人事檔案管理工作中的應用就是指，通過對計算機及網絡信息技術的應用，對醫院中的相關信息實施存儲、加工、傳輸及檢索等，從而為醫院人事管理工作提供較為便利的條件。伴隨著醫院信息技術的發展，大多數醫院通過計算機對醫院檔案管理工作實施人事檔案檢索、查詢、統計和輸出，從而有利于充分了解掌握醫院工作人員自身素質狀況及知識結構狀況等，為醫院提供較為便利的、科學的參考數據，同時還為醫院制定相關政策提供科學合理的依據[5]。醫院采用信息系統對人事檔案實施同步管理及存儲時，對于檔案的真實性及時效性提供了較好的保障，從而充分的提高醫院人事檔案信息的完整性及準確性。醫院通過信息系統對人事檔案進行科學的管理，有效的建立合理的、科學的人力信息資料庫，便于相關人員準確、及時的獲得工作人員的檔案資料，同時便于對工作人員的工作能力進行全面的考查，便于選拔人才。

在采用信息系統對醫院人事管理工作進行管理時，首先應注重對工作人員進行培養，使其具有先進的人事檔案管理觀念，進而可以積極的、富含熱情的投入到工作中。其次，應對醫院人事檔案管理工作的基礎設施進行相應的加強，確保工作人員可以高質量的完成工作。最后，應注重培養工作人員自身素質，因為，人事檔案管理工作人員為檔案管理的主體，工作人員自身素質的提高，也可以相應的提高醫院人事檔案管理工作的質量。

4.信息系統在醫院人事檔案管理工作中應用的重要性

縱使我院為精神病醫院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫療機構，信息系統在我院的作用及其重要，其在我院為一個特殊的檔案管理部門，在此部門中，可以對工作人員進行全面的、準確的考查，并為其提供科學的依據、便利的條件，基于這種現象的出現，檔案管理部門為我院人事工作及組織工作中一個重要的參考依據。加強對人事檔案的管理，對檔案資源進行充分的利用，可以為醫院選用人才提供較為便利的、真實的材料依據。伴隨著信息技術的發展，計算機技術的逐漸發展，信息系統管理逐漸逐漸被應用到日常生活中的各個方面，尤其是在醫院人事檔案管理中[6]。

5.結束語

伴隨著計算機技術的逐漸發展，以及醫學技術的不斷進步，我國醫療機構也相應取得較大的進展。信息系統在醫院人事檔案管理工作中的應用，不僅可以有效的將過往繁瑣的工作流程簡單化，顯著提高醫院檔案管理工作人員的工作效率，還可從思想上提高工作人員對其工作的高度認識，進而更好的為患者提供便利的服務。

參考文獻：

[1]姜月仙，譚善梅.醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的應用[J].醫學信息，2010，23（05）：124--125.

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0 概述

不管是在企事業單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業發展息息相關的重要信息，企業各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統的檔案管理工作大多數是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發一套符合單位實際現狀的慢性腎臟病人檔案管理系統有著重要的實際意義和應用價值。

1 系統分析

本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。

在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統中并保存，再由專門的醫生對其身體的健康情況作出一定的判斷。

在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。

用戶最主要的業務是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫生的治療。

2 系統結構設計

本系統在軟件架構自上而下分為表現層、業務層以及持久層。表現層主要是由HTML、頁面等組成。而業務層主要是由通過接口來完成用戶發送的訪問請求，系統中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數據庫等組成，其基本功能是完成對數據庫中的數據進行各種操作。系統的軟件架構如圖1所示。

3 功能設計

本文根據對系統的需求分析，將系統功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統計分析模塊和系統管理模塊，如圖2所示。

1）檔案基本信息管理，設計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。

2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。

3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結果。

4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。

5）查詢統計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統計查詢和統計分析

6）系統管理，對使用系統的用戶及其角色信息進行管理，對系統數據庫中的數據進行管理。

4 數據庫設計

數據庫設計是整個系統設計中的核心環節，其設計質量將直接對軟件的質量起著重要的影響。在數據庫進行設計的過程中需要將要處理的現實世界與數據庫原理知識相結合完成設計，本系統在數據庫設計的過程中遵循的原則為：

1）處理的原始單據與實體之間的關系。

在為數據庫建立實體聯系模型是，要將現實中處理的實際單據與實體之間進行對應，為系統建立實體并分析實體之間的聯系，實體之間的聯系就是現實中分析出來的聯系。這種聯系可以一對一或一對多或多對多。

2）主鍵與外鍵

對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發生聯系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數據庫中數據的實體完整性和參照完整性。

3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩定性的性質。

4）范式標準

基本表中字段的相互依賴關系，應至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數據庫中數據的冗余、插入異常、刪除異常。

5）正確處理實體之間的多對多的關系

在將實體轉換為表時，要注意必須為其聯系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯系本身的屬性構成表的所有字段。

6）完整性約束的三個方面

數據庫設計時需要充分考慮數據的完整性約束，分析并設計表之間如何聯系，表中字段需要滿足的條件。