退休人員檔案管理大全11篇

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首先，企業從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓、調配和退休，其退休人員檔案管理就是對員工這一整個過程中個人經歷進行的記錄，且以文件材料形式出現，檔案中包含了對員工職業、工作表現、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國家檔案的重要組成部分。其次，企業退休人員檔案管理能夠廣泛的應用于社會。隨著經濟的不斷發展，時代的進步，企業退休人員檔案的利用主體在不斷的擴大。以前退休人員檔案僅僅是對于企業以及退休人員個人或者其家屬有作用，但是現在逐漸擴展到了醫療保健部門、社區服務業部分、公檢法機構等。因為企業退休人員在辦理房改、參加醫療保險等方面都需要進行檔案的查詢，另外，企業在未來進行改制時，也會用到退休人員的檔案。由此可見，企業退休人員檔案管理是進行業務辦理以及企業改制的重要原始依據，具有非常重要的作用。

二、我國企業退休人員檔案管理現狀分析

1.當前我國企業對退休人員檔案管理工作不夠重視現代企業越來越看重企業利潤，因此也越來越重視能為企業帶來利潤的業務部分，而逐漸忽略了企業退休人員檔案管理方面的工作。在我國多數企業中，大部分都不太重視對退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認識，即企業與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關系，如果員工退休了，就再與企業沒什么關系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來很大的難度，導致很多退休員工找不到自己工作的相關資料。2.企業退休人員檔案管理制度不健全當前在我國企業退休人員檔案管理中，仍然存在不規范的檔案序號、不完整的檔案標題以及不全面、不細致的退休人員檔案管理模式。另外在對檔案進行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個企業員工檔案管理上來看，這就是因為其檔案管理的制度不健全、不規范造成的，從而大幅度的降低了企業退休人員檔案資料的真實性和檔案的利用率，不利于形成規范化的檔案管理制度。3.企業在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對于企業退休人員檔案進行管理是一項具有復雜性和長期性的工作，其急需具有相關專業的人才來進行科學管理，并且也需要有專門的資料房來對其進行保存和保護，而這些都需要企業來進行資金支持才能夠實現。但是從我國企業來看，大部分企業由于并不重視該項工作，因此也不愿意將資金花費在并不能給企業帶來顯著利潤的部門上，導致企業退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。

三、企業退休人員檔案管理的建議

1.重視企業退休人員檔案管理工作，并對其重要性進行宣傳要想實現企業對退休員工檔案進行很好的管理，首先就要加大對其的重視的力度。企業可以通過電視或者報紙，也可以通過開展各種企業活動來加大對退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業上到領導，下到基層員工都能認識到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無論是從企業角度來說，還是從員工個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。通過這種形式，希望能夠加大整個企業對于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業退休員工的合法權益得到很好維護。2.建立健全企業退休人員檔案管理制度不斷完善企業退休人員檔案管理制度是促進其檔案管理工作有效進行的必要條件。首先，要從企業機構的設置做起，建立專門的退休人員檔案管理機構，進行責任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專門檔案數據庫，對企業退休人員的檔案實行信息化的有效管理。另外，建立健全企業退休人員檔案關懷管理機制，如對其醫療保險以及養老金方面的檔案服務。這樣就可以有效的避免企業退休人員的檔案資料發生丟失或者損壞的現象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來保障3.加大對企業退休人員檔案管理的資金投入首先，我國相關部門應當積極爭取政府支持，為改善企業退休員工檔案管理的基礎設施而投入經費，使得該項工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對企業退休人員檔案管理的專門機構，進行資金方面的支持，配備完善的基礎設施，防止蟲蛀、霉化現象的發生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強，最終能夠保證企業退休人員檔案的真實性和完整性。

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一、國企退休人員人事檔案管理社會化轉型的意義

退休人員管理是我國經濟發展初期國企辦社會職能的表現形式之一，隨著市場經濟改革的不斷深入已經逐漸成為國企轉型升級的制約。2019年，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見》，在全國范圍內推行國企退休人員社會化管理，退休人員人事檔案同步移交。

(一)助力國企職能定位轉變

我國的國有企業在其發展過程中曾經承擔了大量的公共性職能，除了需要完成生產任務、實現盈利目標外，還具有退休人員管理，國企辦教育、國企辦醫療，職工宿舍物業與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導致企業負擔過重，嚴重拖累了生產效率。剝離企業辦社會職能是國有企業改革的核心。目前，國企職工住宅家屬區“三供一業”與教育、醫療職能移交改革已經基本完成，推進國企退休人員社會化管理是深化國有企業改革的重要課題，有助于理順政府與國企的職責界限，使國企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營業務，提高市場競爭力。

(二)提高檔案管理服務水平

國有企業檔案管理部門并不是專業化的檔案管理機構，由于各企業管轄的自身退休人員人事檔案數量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導致許多企業并不能從“按崗選人”的原則出發，而是選擇讓不具有檔案專業背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業人員業務素質不高，缺乏必要的上崗培訓與繼續教育，無法適應新時代國企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業的盈利增長點，許多企業高管對檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏更新檔案管理設施設備的動力，一些企業的檔案室都未能按要求配備除濕機和防火器材等，造成紙質檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國企退休人員人事檔案實行社會化管理可以有效地改善這種現實情況。政府部門對轄區內的所有國企退休人員人事檔案進行集中管理，管理規模與檔案總量遠超以前單個企業管轄的體量，有助于形成規模效應，還可以利用采購談判低價采購設備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規范化的檔案業務培訓，優化績效考核方案，通過交流協作營造工作人員之間比、學、趕、超的良性競爭氛圍。

(三)保障企業退休人員利益

由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達法定退休年齡、辦理退休手續的時間節點是企業人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國企人事檔案在人員退休審批結束后就毫無用處了，但實際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權確認、社會保障權利證明等方面，對人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據有關學者的統計，國企退休人員人事檔案的利用機構(人)中，社會保障部門占比最大。換言之，在國企退休人員人事檔案社會化轉型之后，社會保障部門(退管經辦機構)既是檔案的管理機構，也是利用檔案頻率最高的機構，有助于社會保障部門(退管經辦機構)從檔案用途的角度出發，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時調整檔案類目，重塑管理流程，使國企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務，從而有效保障國企退休人員的合法權益。

二、國企退休人員人事檔案移交可行性

國企退休人員人事檔案移交社會化管理工作時間緊、任務重，管理模式變動大，涉及國企退休人員人數眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國企和人事檔案接收機構要以“送出去”“迎進來”的姿態，主動銜接，熱情服務，打消國企退休人員的顧慮。

(一)做好政策宣傳與咨詢服務工作

國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理離不開國企退休人員的理解和支持。由于國企退休人員人事檔案管理的模式運行已久，許多退休人員不理解改革的動因，容易產生檔案移交實行社會化管理可能會影響退休人員待遇的擔憂。政策宣傳與咨詢服務可以幫助國企退休人員充分了解實施退休人員人事檔案社會化管理的優點，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時，國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理也是一次促進檔案業務“供給側”與“需求側”交流融合的改革契機，政策宣傳過程中能夠收集到大量國企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進服務質量提供思路和依據，進而有助于促進由“政府、群眾、檔案”新型三元互動模式取代傳統的“政府、檔案”二元互動模式，有效提高行政效率。

(二)制定科學合理的移交方案

在實施國企退休人員人事檔案社會化轉型之前，由于國企退休人員人事檔案是由企業自行管理的，導致人事檔案管理的質量參差不齊，檔案接收機構對各個國企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機構需要開展調研和溝通銜接，摸排底數，列出責任清單，明確目標任務。要積極了解掌握各移交企業退休人員人事檔案管理的現狀，依據移交人事檔案的總量、行業類別、社保歸屬地等進行歸納分類，制定下發具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經辦流程、時間安排。還要認真開展政策培訓，組織重點國企人事檔案管理人員召開政策宣講會，提高國企檔案移交工作人員的業務經辦能力。同時按照時間表倒排工作，掌握進度，限時完成，保證國企退休人員人事檔案社會化管理改革有條不紊、忙而不亂。

(三)簡化檔案移交流程

檔案接收機構接收到國企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區)，同時開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業務流程，在移交過程中，檔案直接在國企與檔案接收機構之間進行流轉，企業退休人員本人不用辦理任何手續，只需在接到社區通知后到社區報到并確認相關信息。

(四)加強檔案移交中的過程控制

為保質保量完成國企退休人員人事檔案移交任務，檔案管理部門應及時落實國企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標、工作要求，實施風險防范預案，對檔案移交接收工作認真進行查漏補缺。一是建立通報機制，對考核范圍中的重點企業形成移交情況進度報表，定期通報情況；二是建立督查機制，對各檔案接收機構按行政區劃歸屬進行工作督查，加強溝通，及時指導。

(五)設置過渡期，確保平穩移交

國有企業涉及的行業范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規范，實行統一管理難度較大。國企退休人員人事檔案管理的社會化轉型打通了檔案管理的前后端，促使各企業按照統一的標準及時歸檔、合理組卷、規范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關國有企業在過渡期內保持一定力量協助檔案接收機構做好企業退休人員人事檔案社會化管理服務的協調工作，如有檔案材料缺失需按規定進行補充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。

三、國企退休人員人事檔案日常業務改革

檔案移交只是國企退休人員人事檔案社會化轉型的第一步。社會保障部門(退管經辦機構)成為國企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業退休人員提供檔案整理、查詢、調動、出具證明等服務，需以“就近辦、簡化辦、網上辦”為要求，推進窗口服務工作標準化、規范化、制度化建設，不斷提升企業退休人員的滿意度。

(一)流程再造

傳統的檔案政務服務模式以檔案服務機關的職能為中心，檔案管理人員具有資源優勢與政務權利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進，傳統的檔案政務服務模式已經無法適應新時代社會經濟發展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務服務領域的熱點名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對面服務的場所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機構對外辦事部門都以方便群眾辦事為目標，將原本的各分項業務辦理窗口統一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業務部門對綜合窗口工作人員進行業務培訓，使每一個綜合窗口都可以經辦國企退休人員人事檔案業務。另外，安排領導干部輪流到辦事大廳值周，負責向前來辦事的外來人員提供引導、政策解釋、陪跑服務；實行窗口工作人員錯時上下班制度，實行中午時段窗口對外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時間等，這些都是提高檔案服務質量的有益嘗試。當然，“一窗受理”不應僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應該借“一窗受理”完成檔案政務服務的流程再造，使其成為“政府再造”的契機。“政府再造”理論是當下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對政府行政部門與公共管理組織績效的根本性變革轉型，大幅提升效能、服務能力、創新能力與適應能力。“政府再造”要遵循公共導向，檔案管理部門應以便民利民為出發點，最大限度地簡化辦事環節，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務效能。

(二)精簡相關材料

應從企業、群眾的辦事需要出發，精簡國企退休人員納入社會化管理服務審核所需材料。比如，社會保障部門(退管經辦機構)可以利用信息化手段獲取國企退休人員的基礎信息，從而取代傳統的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業務的平均辦結時間，為“一窗受理”提速增效。

(三)檔案數字化

在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案要實現在各部門間的流轉共享就必須通過“調檔”的方式進行，檔案材料流動緩慢且利用效率低下。如果業務申辦發起地與檔案保管地距離較遠，經常需要耗費更多時間，無法“即辦即走”。因此，要實施改革，就需要信息技術的協助。檔案數字化是大數據時代檔案管理的發展方向，是指通過使用掃描儀等設備，將紙質檔案進行加工使其轉變為數字圖像存儲在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內在聯系，把數字圖像和目錄數據用關聯關系連接起來的處理過程。國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，可以分批次進行檔案數字化。一方面，檔案數字化以紙質檔案為基礎，有助于形成倒逼機制，促使檔案管理機構及時做好紙質材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準確真實、類目完整；另一方面，檔案數字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務信息的公開，實現檔案資源的互聯互通。

(四)打通檔案信息共享壁壘

國企退休人員人事檔案是企業退休人員人生經歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，凡是涉及行政業務的事項，如有關高齡、勞模、政治面貌、高級職稱等信息的數據采集，都可以在檔案移交環節完成，不再需要辦事企業與群眾自行填寫，實現讓數據“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統網絡延伸到社區，在行政審批權限范圍內實現信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業務異地“一窗受理”成為可能。

四、社會化轉型的成效與展望

國企退休人員人事檔案管理社會化轉型有效提高了企業與退休人員辦理檔案業務的便捷性，推動了檔案數字體系的構建與公共服務理念的轉變；同時，也對經辦機構的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發的服務理念，以及不斷提升的信息化水平是社會化轉型改革成功的關鍵所在。一方面，檔案管理部門應鞏固現有改革成果，保持與國有企業的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應注意分析國企退休人員人事檔案管理中出現的新形勢、新問題，不忘初心，與時俱進，努力完善健全檔案管理機制，更好地為企業退休人員服務。

參考文獻：

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近年來，隨著國企改革與退休年齡的提前，離退休人員的數量越來越龐大，新時期離退休人員人事檔案管理工作越來越重要。離退休人員檔案管理是企業檔案管理中的一個重要組成部分，本文研究了新時期人事檔案對于離退休人員的重大意義，對于離退休人員檔案的管理和服務不容我們忽視，針對目前我國離退休人員檔案管理問題進行了分析，離退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，在實際的管理工作中存在一些問題，有待于在今后的工作中加以解決。新時期企業體制不斷改進，社會對檔案管理領域要求的不斷提高，因此必須引起我們高度的重視，本文對新時期加強離退休人員人事檔案管理措施進行了具體的研究，更大幅度上提高企業退休人員檔案的管理水平。推進企業離退休人員社會化管理服務工作，有助于完善我國的社會保障制度，減輕企業負擔，促使企業實現健康、長期、穩定的發展。

1新時期離退休人員人事檔案管理的現狀

當前我國離退休人員檔案管理的發展不平衡、沒有建立合理完善的管理制度。在新時期離退休人員檔案管理的重要意義越來越明顯全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是在實際的管理過程中仍然存在一些不足，地區發展不平衡影響了各地管理制度的建立。有些小城鎮沒有建立起相應的檔案管理制度，細節規定不明確，對離退休人員的資料收集不完整。各地檔案管理制度標準不統一，影響了退休人員檔案管理的整體發展，發達地區離退休人員檔案管理狀況明顯優于不發達地區，檔案混亂現象突出。離退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，管理不規范。有一些人事檔案管理負責人員專業水平達不到要求，導致退休人員檔案材料不齊全。合格的人事檔案管理人員除了專業知識外還應該掌握國家的相關法律規定和社會保險內容，但是有一些人員在實際的工作中并沒有掌握相關的內容，忽視離退休人員的檔案管理，甚至將檔案隨意堆放，沒有及時的分類整理。檔案的移交不夠規范，經常出現缺少關鍵材料的問題，影響了離退休人員檔案的利用，甚至因為缺少重要的材料而導致糾紛的情況。除此之外，由于目前離退休人員數量多、檔案利用量大，離退休人員檔案管理工作面臨著非常復雜的情況。企業注重經濟發展與財務管理，管理意識比較淡薄，更重于形式，導致離退休人員的檔案沒有得到有效的保護。企業檔案管理中經常出現資金不足的情況，沒有為離退休人員建立一個專門的檔案庫，沒有把人事檔案同自身利益結合在一起。導致離退休人員的檔案利用率低下，需要時對其查閱比較困難，阻礙了檔案管理工作的正常發展。

2新時期加強離退休人員人事檔案管理的重要意義

新時期加強離退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，國家越來越重視離退休人員的檔案管理工作，出臺的多項政策，體現了對于離退休人員社會保障的重視。新時期加強離退休人員人事檔案管理十分有必要。人事檔案是全面反映員工的文件材料，是真實反映退休人員的材料依據，是記錄企業發展狀況的一種憑證。離退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，有助于維護離退休人員自身的合法權益，為離退休人員的未來提供良好的保障。新時期，我國離退休人員人事檔案的重要性越來越突出，檔案作為退休之后參加社區養老保險的重要憑證，與退休人員享受社會保障有很大的聯系，有效的保障退休人員的合法權益。合理規劃離退休人員退休后的生活。離退休人員檔案包括其個人經歷、工資水平、職業能力、參加社會保險等方面的文件材料組成，加強離退休人員檔案管理工作，明確離退休人員檔案管理的條件、人員職責、崗位設置、檔案材料保管、檔案利用流程，是完善社會保障體系建設的需要。建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，是實行社會化管理的基礎，建立并完善社會保障體系的重要體現。加強離退休人員檔案管理是經濟社會發展的客觀要求，有利于促進企業輕裝發展。建立公共的社會檔案管理機構，有利于破產企業退休人員的人事檔案管理，有利于建立完善新時期企業制度，實現離退休人員的社會化統籌管理，減少社會和家庭帶來的壓力，保障社會經濟、政治的穩定發展。新時期打破了傳統的人事管理觀念，有效降低企業經營管理成本，促進企業經營發展，保障退休人員的切身利益。

3新時期加強離退休人員人事檔案管理的有效措施

3．1建立科學合理的離退休人員人事檔案管理體系

在新形勢下，加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設，企業設立離退休人員專門的人事檔案管理庫房，配備符合新時期需求的現代設備，將退休人員人事檔案的內容編入計算機。隨著新時期計算機技術飛速發展，離退休人員人事檔案管理的信息化是必然的趨勢。對離退休人員人事檔案采用計算機輔助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新時期發展的離退休人員檔案管理機制，提高檔案的利用效率。

3．2認真負責做好離退休人員檔案移交接收工作

新時期市場競爭越來越激烈，大型企業離退休人員的數量越來越多，離退休人員檔案移交接收非常的頻繁。要重視離休人員檔案移交工作，安排專業的檔案管理人員負責，建立專業的退休人員檔案管理隊伍。為檔案工作人員提供相關的專業培訓工作，進行職業道德教育，熟練掌握相關的法律法規。在檔案移交接受的過程中根據規定將相關的材料補充完整，做好詳細的記錄。

3．3轉變傳統的檔案管理觀念，全面提高離退休人員檔案管理的正確認識，加強企業離退休人員檔案社會化服務

加強相關法律法規的宣傳力度，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用社區資源，開展公益活動。離退休人員的檔案管理與服務是一個整體，建立離退休人員學習檔案管理知識的長效機制，進一步實現更好地服務于廣大離退休人員。

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中圖分類號：TP31文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 15-0000-01

WEB-based File Management System for Retirees

Si Wei

(Henan Province Foreign Trade School,Zhengzhou450002,China)

Abstract:The aging of our population is increasingly significant problem,with the characteristics of the school retired personnel management,design Web-based file management system for retirees.

Keywords:WEB;PHP;Retired;File management

一、關鍵技術介紹

（一）PHP開發語言。PHP是HTML內嵌式的語言的一種，相當于是在服務器端執行的嵌入HTML文檔的一種腳本語言。

（二）WEB服務器（apache）。Apache是世界使用排名第一的WEB服務器軟件。它可以運行在幾乎所有廣泛使用的計算機平臺上，由于其跨平臺和安全性被廣泛使用，是最的WEB服務器端軟件之一。

（三）數據庫技術（MYSQL）。MySQL是一個小型關系型數據庫管理系統，由于其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開放源碼這一特點，許多中小型網站為了降低網站總體擁有成本而選擇了MySQL作為網站數據庫。

二、系統分析與設計

（一）需求分析。首先通過對國內外各種軟件管理系統深入調查和分析，充分了解了系統開發的現狀和背景，結合作者所在單位的實際情況提出了系統開發的意義。其次通過詳細的需求分析，進行了系統的功能設計，數據庫設計以及體系結構的各個層次設計。該管理系統采用了可以實現平臺無關性的開發方式，基于Browser/Server模式，采用PHP語言和MySQL數據庫系統，并使用Apache服務器系統。最后系統通過了功能、可用性、兼容性、安全方面的測試，使本系統最終實現了設計應用的目的。本系統先已經在單位實際工作中順利部署應用。

本系統所采用的開發工具都是開源的，不但解決了可能由版權引發的糾紛，減小系統的使用壓力，還可以解決跨平臺使用的不便，同時在實際的工作使用中也達到了安全性好、使用便捷、管理效率高、系統成本低的效果。在當前人口老齡化趨勢日益加重的背景下，為離退休人員管理提供了一種行之有效的管理之法。

目前，離退休人員管理工作的主要內容是對各企事業單位的離退休人員數據進行統一登記管理。基于WEB的離退休人員檔案管理系統，它的設計內容主要包括以下模塊，比如：基本信息錄入功能、報表輸出功能，設計的模塊包括，管理模塊，統計模塊，報表設計模塊，打印輸出模塊，模糊查詢模塊等等。

（二）系統的設計。系統實現采用三層架構進行實現：將整個業務應用劃分為：表現層（UI）、業務邏輯層（BLL）、數據訪問層（DAL），實現“高內聚，低耦合”，在表現層實現用戶操作界面，在業務邏輯層實現業務邏輯，業務流程，數據訪問層實現數據的查詢，插入，刪除、修改等功能。使用三層系統架構的方式有效地降低各層之間的依賴關系，更好的實現各層之間的復用和開發。

數據庫在設計時，系統的數據操作是由管理員進行聯系，所有的數據都通過管理員發生關系。基于WEB的退休離退休人員管理系統主要功能集中在查詢管理功能上，查詢性能的優化、以及查詢方式的多樣化，易用性都是本系統所考慮的重點問題。良好的數據分析功能，是保證系統使用方便以及提取有效信息的便捷途徑。本系統要做到四個方面，分別是常用數據展示查詢；查用打印信息查詢，以及選擇打印字段，條件查找打印信息；從中選擇某項條件，進行模糊查詢；通過多種組合查詢，進行數據分析得出所需數據；通過條件組合分析得出所要得到的報表靈活多樣的數據分析模式，進行數據分析挖掘，得到有效的信息，從而使退休老干部也能夠在退休之后更好的實現自身的價值。

系統功能按照用戶的種類可以大致的分為兩類，一類是用戶使用的功能，一類是管理員使用的功能。下面就對每個功能進行簡單的介紹。

圖1基于WEB的退休老干管理系統功能層次結構圖

1.基本信息管理，信息錄入，建立人員的基本信息。此功能用來錄入人員的基本信息，檔案材料信息，信息庫建設需要錄入工號。

2.退休資金管理，由于是退休老干部，其要發的資金已經確定，當進行改動的時候一般就是國家在出臺某種政策后整體公司進行改變調整。

3.報表，根據查詢或者統計出來的結果生成報表，系統有默認的報表，將所有信息全部列出。

4.打印，打印報表上的內容是需要點擊打印按鈕，點擊后對打印內容進行設定根據紙張不同選擇不同的設置。

5.數據備份，進行數據備份防止數據的丟失，即可以在本地硬盤上進行備份，也可以在其他硬盤上備份數據。

6.數據格式轉換，轉換為Excel文件：使用程序將查詢出的數據以及自己想要儲存下來的數據表，以Excel的形式保存下來，從而在不同的系統之間進行數據交換。也可以從Excel數據表中將數據導入系統。

7.日志審查，記錄操作員的每一個操作，和系統登錄情況，可以有效地對系統進行維護，防止系統破壞和數據丟失。

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南京市企業退休人員人事檔案的管理服務對人力資源和社會保障機構來說還是一個全新的事業，既需要腳踏實地，借鑒檔案業界的經驗做法，又需要利用沒有既往負擔的后發優勢，統籌謀劃，注重先進研究成果的消化與利用，來推動企業退休人員人事檔案管理服務事業新發展，為社會和企業退休人員服務。

創建人事檔案管理服務目標體系

企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。

建立經濟實用的人事檔案庫房

南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。

強化人事檔案資源建設

南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢。現代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持。現在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。

加強人事檔案安全體系建設

檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。

開展人事檔案編研工作

篇（6）

在新的發展形勢下，隨著社會經濟體制改革的不斷深入，社會組織管理結構也應做到與時俱進，進行動態調整和發展。作為以個人為單位進行記錄的人事檔案，是發現、使用和管理人才的重要依據，也是維護老年人退休后基本生活保障的有效憑證，在維護社會穩定發展中具有重要作用。隨著國家對老年人社會權益保障的日益重視，退休人員檔案管理也成為檔案管理工作者必須面對的一個課題，而人事檔案管理社會化正是解決這一問題的有效途徑之一。

1 檔案管理社會化簡介

自2003年中辦發[2003]16號《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》頒布以來，作為一個新名詞，“社會化”集中反映了現代人的生活和工作方式，并在人事檔案管理活動中產生了積極影響。作為緊跟時代潮流的一種社會管理模式，人事檔案管理社會化有效提升了該項工作的透明度和開放性，相關管工作的精細度也得到有效改善，并有助于得到社會各界的廣泛監督。隨著數字化進程的不斷深入，檔案管理社會化程度更是得到了長足發展。作為企業財富，黨和國家的高度機密文件，人事檔案管理是一項專業、嚴謹、嚴肅的政治工作，為了促進相關工作的更好開展，對其社會化進程的研究也勢在必行。

2 退休人員檔案管理社會化分析

長期以來，我國人事檔案一直與個人職業密切相關，對此，企業也設立了專門機構加以管理，在無形中也增加了企業負擔。對于離退休職工而言，他們已經離開了工作單位，其對應檔案資料也理應轉為社會組織機構加以管理。作為一種新型的人事管理模式，對離退休人員檔案實施社會化管理也有助于合理配置資源，減輕企業負擔。在我國，檔案雖小，其作用重要性卻非常大，是記錄個人政治、學籍、身份、工作、考核的重要材料，也是有效保障離退休人員社會經濟權益的重要憑證資料，需由專業的人事組織部門加以審核確認，一旦造成毀損，必將對相關人員日常經濟生活造成不良影響。

對于退休人員人事檔案實施社會化管理既是可行的，也是必要的：從必要性來看，面對戶籍和人事管理制度的相繼改革，退休人員人事檔案管理社會化也勢在必行，主要表現為：既是人事檔案“檔隨人走”管理原則的需要，也是人事檔案管理機構性質不明的改革需要，更是社會化機構合理、合法開發和使用人才的需要。從可行性角度看，我國人事檔案管理體系建設已經初具規模，管理人員業務素質不斷，管理技術也逐漸實現了信息化和現代化，這也為退休人員人事檔案管理社會化提供了技術保障。

3 退休人員檔案管理社會化發展建議

3.1 檔案統一集中管理

要實現退休人員檔案管理的社會化，其前提和基礎是完成對現有檔案資料的收集、整理和歸檔。在過往工作中，員工檔案檔案主要由單位內部相關部門進行管理，依據個人職級和文化程度來劃分機構，并結合具體崗位進行工資發放以及繳納各種社保基金，這種管理方式也極易出現權責劃分不清，導致管理混亂。甚至對于一些已退休老員工來說，其檔案資料仍由原單位進行管理，造成檔案管理與其退休后的生活相脫節，也不利于維護其退休后的各項基本權益。對于退休人員的人事檔案資料，更應集中由社會機構進行集中統一管理，也便于實現管理工作的社會化。對于集中管理的檔案資料，應做好存儲保管工作，在詳細準確驗收交接后，存放于具有良好防火、防潮及防蛀性能的檔案室，檔案資料的存放也應充分考慮信息檢索查詢的便捷性。

3.2 管理技術科學化

作為企業信息資源與信息資產的重要組成部分，檔案資料是企業研發、生產、經營、管理的基礎，雖然退休人員已經離開企業，但其曾經的閱歷經驗對企業來說也是一筆寶貴的財富。為有效促進企業健康、穩定、持續發展，對其工作人員檔案資料的社會化管理也勢在必行，應確保其完整、準確和安全。傳統的檔案管理基于一臺電腦和一部軟件就可以實現，企業在實施檔案管理時流程不夠規范、規定不夠合理、態度不夠重視，很難有效滿足網絡社會化的發展趨勢。而檔案管理社會化有效規避了上述問題，在退休人員人事檔案管理中實施網絡化和數據化管理，有效改善提升了數據的準確性，也大大提升了相關工作的管理效率和科學化水平，并同時優化改進了相關工作流程，為社會相關機構及人員的檔案管理服務提供了方便。

3.3 注重人才培養與發展

退休人員檔案社會化管理工作的推進，離不開充實的人才隊伍來有效保障相關工作的實施。為有效滿足新時期檔案管理工作的實踐需要，需要不斷加強人才隊伍建設，積極培養“一專多能”型人才。在相關工作實踐中，搞好退休人員的檔案管理工作，可從如下兩個方面具體落實相關工作：1）注重人才，包括引進合適的人才，注重對人才的合理使用，考慮檔案管理工作的穩定性，還應讓員工安心穩定工作，保障檔案工作人員的隊伍穩定。2）后續學習，結合實踐發展需要，做好與時俱進的技能培訓。除此之外，還應加強對退休人員檔案社會化管理的制度規范建設，有效保障各項工作的規范開展，迅速及時提供檔案信息，為老年的生活需要提供保障支持。

4 結語

對退休人員檔案資料進行社會化管理，已經得到國家政策和地方政府的廣泛支持，在相關工作開展中，也應該不斷提升施工場所的硬件環境，從法律法規政策的角度加以規范，積極改善和提升管理服務隊伍的人員素質，并積極使用現代技術手段，使得對退休人員檔案管理更加科學化和現代化。

參考文獻

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一、做好企業退休人員服務的重要意義

尊老愛幼是我國中華民族的傳統美德，尤其尊敬老人更是重中之重，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設和發展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發蒼蒼，對社會的發展起到了一定作用，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮人口的相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一系列的服務業漸漸被忽略，隨著他們的退休他們的檔案和服務也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望、未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經為國家的經濟建設做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續服務工作更是十分值得我們重視的。

二、做好鋼鐵企業特殊工種人員的提前退休管理工作

我在鋼鐵企業從事勞資工作。我所在的單位主要是生產焦炭供煉鐵使用，還有回收煤氣用做副產品的煤精車間，所以就涉及到很多特殊工種，比如高溫崗位的推焦車司機，調火工，煉焦工等；有毒有害的崗位比如蒸餾工，副產泵工，煤氣凈化工等。我們廠的老職工有些是自參加工作以來就一直在高溫和有毒有害的特殊崗位上做工作，干了一輩子的特殊工種，按照《國務院關于工人退休、退職的暫行辦法》中的規定辦理提前退休：①從事高空和特別繁重體力勞動工作累計滿10年的；②從事井下高溫工作累計滿9年的；③從事其他有害身體健康工作累計滿8年的，男職工可以55歲辦理正式退休，女職工45歲可以辦理正式退休，對符合條件的職工來說這也是一種能得到些許補償的好方法。單位辦理職工提前退休，均是按職工個人意愿自己先寫提前退休申請書，經車間主任簽字同意后交由勞資人員辦理，勞資員仔細嚴格的核查職工檔案，對到達退休年齡也符合特殊工種提前退休的職工組織填表簽字按手印，退休審批表要按規定要求填寫清楚、全面，對個人攜帶檔案及退休審批表填寫不清、不全的，一律不予審批。

三、新時期企業退休人員檔案管理完善性分析

（一）建立健全的企業退休人員檔案管理體制

現代企業應建立一個專門的退休人員檔案管理機構部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學、完善的企業退休人員檔案管理機制，專門負責企業退休人員檔案管理工作。

（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索

進一步加快檔案管理的現代化建設，是現代檔案管理的重點行動目標，現代企業退休人員的檔案管理應該一改以往傳統的手動記錄管理的模式，應該建立健全的計算機控制系統，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現代化管理程度，以統一的文字、圖形等方式將退休人員的相關資料信息進行更為嚴格的統一管理，直接輸入電腦系統中，逐漸形成一個標準、規范、嚴格的系統管理模式、輸入到電腦中保存應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。

（三）轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施

篇（8）

對于離退休人員來講，其檔案最能反映出他們在工作崗位時的表現，同時也是辦理離退休工作的重要材料。目前我國的離退休人員逐年增加，怎樣才能解決好我國離退休人員的檔案管理工作，是當前我們工作的重中之重。處理好我國離退休人員的檔案管理工作，不僅是在履行檔案管理的有關法律，而且也是為了維護離退休人員的利益不受侵犯。因此，有必要在實際工作中加強離退休干部檔案管理工作，促進離退休干部各項工作的順利開展。

一、離退休干部檔案管理工作的主要內容

離退休老同志的檔案內容是：在常規的人事檔案內容的基礎上，還要增加以下內容，（1）當退休老干部在職期間實行的政策、規章制度。對于這些方面的內容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。（2）把退休干部在職期間的各種會議記錄、參加過的各種活動內容都要歸納到其檔案材料中。因為通過老干部在職期間參加過的活動、會議就能反應出老干部們當時工作的狀態。（3）把具有與民眾生活息息相關的活動及政策也要納入其檔案中，因為這些檔案反映著老干部們的工作特點。（4）把退休老干部們在職期間所出臺有關社會建設方面的材料要納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質量。

二、離退休干部檔案管理存在的主要問題

1.相關部門不重視離退休人員的檔案管理

目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做的不夠完善，從工作態度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現在這些方面，其一，對于離退休同志的關心度不夠，其二，與老同志的交流很少，年輕同志認為老同志曾經有過多么大的貢獻都已經成為了過眼煙云，退休了就沒有必要來往了;其三，有些在職的年輕同志認為，老同志已經退休了，他們也不能給所在部門創造出成果，保存一點重要檔案就可以了;最后，還有的部門認為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大的損害了離退休老同志的切身利益。

2.檔案管理任務不明確

因為我國對于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細致，總是認為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機構中都沒有一個檔案管理小組，因此其檔案管理任務不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會出現退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關部門不能夠出臺有效的檔案管理規范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實的保障。

3.檔案管理工作者缺乏專業知識

對于一個符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業的檔案管理培訓，熟悉國家的一些檔案管理條例及法律，懂得基本的檔案管理規則及操作，同時還要掌握現代先進的檔案管理技術，有良好的責任心。可是對于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經專業培訓就從事該工作。由于相關部門對這些工作做的不夠好，導致檔案管理人員受人看不起，這也是一些高素質人才不愿從事該工作的原因。

4.缺乏先進的檔案管理技術，檔案重視程度低

目前我國的各個單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應的資金支持，這樣一來也就不能促進檔案管理技術的創新，現今我國檔案管理技術依舊采用過去的傳統方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個人檔案袋中，也不經常的整理。在對有的檔案進行管理時，也不能及時的完善檔案，檔案中的材料缺少真實性。有些單位的檔案管理技術比較落后，沒有引進先進的檔案管理技術，也沒有把其檔案形成電子信息化，因此檔案管理技術也得不到發展。我國大多數檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經常使用，也就不能發揮出其應有的價值。

三、離退休干部檔案管理工作的加強措施

1.重視離退休人員的檔案管理工作，使其發揮出應有的價值

對于檔案管理工作來講，許多人認為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認真工作，整天以消極的態度面對檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點，不斷的強調離退休老同志檔案的價值所在，這樣就會得到領導和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領導的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好的開展下去，同時也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內，提上重要議事日程，提供資金支撐，解決好在檔案管理工作中遇到的一切困難，基于此也促進了檔案管理工作的發展。

2.出臺科學的離退休人員檔案管理辦法

首先，要把檔案管理工作實現崗位目標責任制，具體問題要具體到人，如果出現問題要做到責任到人，并實行崗位考核制度，制定相對應的獎罰制度。其次要構建起檔案管理工作網，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關的人員、部門都要參與進來，共同管理。最后，要制定出嚴格的檔案管理制度。科學的制定出檔案管理工作流程和相對應的操作要求，同時還要制定出嚴格的管理標準材料的添補制度、檔案檢查制度、安保制度、統計制度、借出規定、提供證明規定、及轉移制度等，杜絕擅自修改檔案。

3.對檔案管理人員提供專業知識培訓

從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進行系統的專業培訓，從而提高檔案管理工作者的整體素質。同時還要不斷的招聘高素質的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業培訓，要建立長期有效的培訓制度，一方面要對檔案管理工作者進行現代化技術的培訓，例如計算機的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業素養，培養他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好的開展，還要讓檔案管理工作者學習比較前沿的檔案管理技術，使得檔案管理水平得到全面的提升。

4.在對離退休老同志建立檔案時要擺脫傳統觀念

其一，摒棄傳統的管理思想。檔案工作人員在建檔案時，要緊跟科技發展的步伐，利用先進技術來對檔案進行管理，從而使得檔案管理工作與時俱進，符合社會發展的要求。其二，要利用現代化技術及其多媒體，把紙質化檔案變為電子檔案。要想把檔案改變為信息化，就必須做好檔案的信息資源管理工作，這也是對檔案原始材料的一種保護。利用多媒體設備，例如計算機、刻錄機、掃描儀、網絡等，把離退休老同志的檔案轉變為電子版，只有這樣才會進行信息化檔案管理，同時也可以提高檔案的準確性，方便人們查閱。利用互聯網也可以對一些不是保密范疇的檔案向廣大民眾公布，從而也將會向社會展現出高水平的檔案管理服務，檔案也在一定范圍內發揮出了應有的價值。其三，檔案信息化管理的要求是標準化、科學化。這兩項要求是檔案信息建設的工作重心，同時也是最能反映檔案管理工作水平。對此還要對離退休同志檔案材料的收集要進行標準化，所要建立的檔案要符合現代檔案管理的規范，這樣也是為了對離退休老同志檔案更好的管理及利用。

做好離退休老同志的檔案管理，是我國發展建設中黨的干部政策，特別是離退休老同志政策實施的具體體現。同時也是政府部門對離退休老同志社會保障條件改善的基本點的原始材料。因此檔案管理人員要對這項工作重視起來，要以飽滿的工作態度去對待檔案管理工作。因此，也要不斷提升自己的職業素養和職業能力，采用科學的管理形式來開展檔案管理工作，才能使得檔案管理工作走上標準化、法制化、人性化的軌道。

參考文獻

[1]劉曉梅.企業離退休人員檔案管理和服務的思考[J].群文天地，2012，（04）：210-212.

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二、企業離退休職工檔案管理的重要意義

關于企業離退休人員的檔案，主要涉及的管理部門有企業當中的人事部門、組織部門和勞動部門等，檔案全方面、真實、完整地記錄了企業退休人員的相關情況，這也屬于國家檔案當中極為重要的組成部分。但是，從現有狀況來看，很多企業離退休人員的檔案并沒有得到統一的管理，有的寄放在勞動市場當中，有的轉到社區，還有的仍然寄放于原企業當中，所以，從整體上來講，中國的檔案管理模式比較零亂、閑散，一方面，使得離退休人員的人事檔案管理缺乏安全性，另一方面，對于人事檔案的權威性帶來了極大的影響。近幾年來，伴隨著中國經濟與社會的高速發展，提高企業離退休人員檔案管理的綜合利用率已經成為當務之急，在當前企業離退休人員人事檔案的利用主體方面，其中不僅涉及企業和企業離退休人員本身與直系親屬，同時，還涉及社區和醫保部分和公檢法機構等。所以，企業離退休人員檔案管理的服務與基礎性作用極其明顯，與中國的民生建設有著直接的聯系。

三、當前企業離退休職工檔案管理工作存在的問題

第一，檔案管理制度不完善。[2]現階段，中國并沒有建立起來完整、完善的企業離退休職工檔案管理制度，使得企業離退休職工在檔案管理工作上依舊存在著諸多問題。譬如說，在有的企業當中，檔案管理的卷宗標題并沒有完整地記錄，關于檔案序號也沒有做出規范化管理，使得檔案序號記錄比較混亂。此外，關于檔案管理的借閱、保密、查看等制度在執行力度方面極為缺乏，在實際運行的過程當中卻并沒有發揮真正的作用，也正是因為缺乏規范性和完善性，所以使得企業離退休職工的檔案也缺乏真實性。第二，檔案利用率低下。。[3]在企業離退休人員檔案管理當中，并沒有對于檔案的信息量進行控制，也沒有做出來詳細的記載，關于離退休人員的資料信息也沒有做出應有的控制。這樣一來，離退休職工就不能夠真正融入企業實際經營管理活動當中。盡管離退休職工檔案已經形成了，但是企業并沒有進行有效的控制，也難以從整體上對于退休人員檔案進行控制，使得企業管理工作受到影響第三，檔案檢索效率低下。[4]在檔案個性化管理過程當中，檢索效能的重要性不言而喻，其能夠有效保證檔案管理工作的有效開展。所以，對于現代企業來說，應當建立起來一個專門的離退休職工的檔案管理機構部門，從而針對企業當中離退休職工的檔案工作進行專門的負責。與此同時，有必要建立起來一個專門的離退休職工檔案信息數據庫，從而最大限度地提高離退休職工檔案管理的針對性和有效性，避免出來檔案缺失的情況。

四、企業離退休職工檔案管理工作完善途徑

第一，建立健全企業離退休職工檔案管理體制。有效建立企業離退休職工檔案管理機制是當務之急，這也能夠從客觀上保證檔案管理工作的順利開展。因此，對于現代企業而言，有必要建立健全一個專門的檔案管理機構，從而針對企業當中的離退休職工檔案管理工作進行專門負責，與此同時，建立起來的檔案信息庫。在進行檔案管理工作的過程當中，不可一味遵循傳統的模式，而是需要對于管理組織結構進行不斷地完善，使得管理工作效率提升到一個嶄新的層面上來。必要的時候，可以配備專職的管理工作人員，做好管理培訓工作。在對于組織機構進行完善的過程當中，還應當完善相應的規章制度，一方面，能夠有效提高工作效率，另一方面，也會實現對于離退休職工檔案的科學化管理。第二，提高離退休職工檔案管理人員的自身素質。對于離退休職工檔案管理人員來說，其工作質量與水平，直接關系到企業的進步與發展。因此，有必要對于離退休檔案管理工作人員進行專業化素質培養，首先應當加強其思想認識，從而對于離退休管理工作有一個全面的認識，并且加大重視力度。然后要建立起來完善的培訓制度和管理制度，對于離退休管理人員進行專業知識的培訓。第三，建立現代化檔案目錄及檔案檢索。伴隨著離退休職工數量在不斷增大，使得管理工作難度在不斷加大，在對于職工進行管理的過程當中，如果單純憑借著企業離退休部門管理工作人員，難以進行全方位的管理。因此，人們應當盡快建立起來網絡管理環境，從而實現信息化管理的目的，有效提高管理工作的效率和水平。具體而言，應當建立起來現代化計算機控制系統，使得規范化、標準化的退休人員檔案數據庫，從而使得相關資料能夠以圖形和文字的方式存在，在電腦之中進行統一管理與輸入，如此一來，就能夠形成有效的檔案目錄控制模式。利用計算機系統進行控制，根據不同的檔案類型，建立起來電子檔案目錄，對于檔案管理統一性有著重要意義。

五、結束語

總的來說，在當前的企業離退休職工檔案管理過程當中，依舊存在著諸多環節有待于完善，管理體系的漏洞與規章制度的問題，使得中國離退休職工檔案管理工作的質量難以有效提高。因此，應當及時更新觀念，采取信息化管理的方式，轉變檔案管理方式，從而為中國的社會進步做出重要的貢獻。

作者:楊麗麗 單位:即墨市社會勞動保險事業處

參考文獻：

[1]祁成榮.加強離退休職工檔案管理的探討[J].港澳經濟，2016(6):98-98.

篇（10）

1.爭取支持，抓機構建設，將檔案管理工作與其他經辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負責各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。

2.加大經費投入，提供物質基礎，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。

3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。

4.夯實基礎，抓規章制度建設，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設備維護使用制度》。

5.開展培訓，抓電子檔案管理人才建設，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現場專業指導，力求盡快適應檔案工作的需要。

6.策劃需求，抓軟件應用系統開發，我們與專業軟件公司共同開發了養老保險業務檔案管理信息系統和電子檔案查詢信息系統，實現了將大量傳統的紙質檔案信息轉換成數字化、電子化檔案信息管理的質變。

二、拓展領取養老金人員檔案電子化建設

近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業管理，由于鹽城市社區平臺建設不到位，致使企業退休人員檔案無人管理的現象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務中心已接收保存的企業退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數量的與日俱增，傳統的退休人員檔案管理方式已不適應時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務職責和使命，就要堅持不懈創新，就要通過檔案電子化管理技術解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養老保險業務檔案電子化建設的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設工作，完全避免了過去查詢人員在頻繁查閱、借用檔案過程中發生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現象，有效地控制了領取養老金人員篡改檔案信息而產生的欺詐養老金問題。另外，還加強數字化、電子化檔案信息系統管理。

1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意。現在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。

2.檔案管理是標準化建設的基礎工作，通過業務檔案達標工作，規范了檔案管理，加快了標準化建設進程。

3.在業務實現信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。

篇（11）

社會保險檔案是在社會保險實踐中產生的。它存在于社會的各個角落,影響著千家萬戶，它與人類共生存同命運,為各級領導提供可靠的參考和法律依據,為平民百姓的需求提供服務。它濃縮了一個國家，一個城市的滄桑巨變。同時，社會保險檔案又是開展社會保險工作的原始資料。隨著社會保險制度改革的不斷深入，社會保險體系正向全方位、多層次，一體化方向發展，社會保險檔案越來越在社會保險制度建設和事業發展中起到重要的作用，在全面發展市場經濟的今天，在新時期新形勢下，社會保險檔案工作的成否，直接關系到各單位的合法權益、關系到職工的切身利益、關系到社會大局的穩定，社會保險檔案就必須適應社會保障制度的要求，加強社會保險檔案管理工作，使之發揮在社保事業中的重要作用。信息資源更是籌劃城市未來發展的可靠依據，社保檔案信息也同樣如此。即有人類就會有信息傳遞。信息是資本，市場是舞臺。顯而易見，最大限度地開發和利用檔案信息資源，作為信息的重要組成部分,社保檔案越來越受到重視,對我國社會主義市場經濟建設具有十分重要的意義。社會保險工作有它的特殊性，社會保險檔案工作也在探索和實踐中逐步完善，社會保險檔案既不是各門、類檔案的分頭管理、單向發展，也不能是多件門類的松散結合，要從根本上加強社會保險檔案的管理，社會保險檔案就要適應市場經濟的需要，適應新的形勢，就必須實行規范化管理。在新時期新形勢下，社會保險檔案工作的成敗，直接關系到社會穩定大局，關系到各單位的合法權益，關系到職工的切身利益。社會保險制度要適應社會主義市場經濟的發展，社會保險檔案就必須適應社會保障制度的要求。隨著我國社會保險事業的發展，社會保險檔案和保險檔案工作的強化成為亟待抓好的要事。筆者認為應該從三個方面著手。

一、加強社會保險檔案管理的組織保障,開發社保檔案的意義

社會保險檔案工作是檔案事業的重要組成部分。是社會保險事業管理的基礎。重視和加強對社會保險檔案工作的領導，是全市的檔案部門和社保部門的一項重要任務。各級檔案部門和社保部門要本著對職工負責、對企業負責、對社會負責、對歷史和未來負責的態度，把管好、用好檔案當作取信于社會和公民的大事來抓。要針對當前連云港市大批中小企業的兼并、拍賣、解體、破產后，大批離退休人員和帶資分流職工的歸屬問題，而檔案和社會保險事務管理還不盡完善的現狀。目前連云港市社保檔案所處的狀況是五大保險分散管理。這樣不但浪費一大批資源和技術人才，還給各企事業單位帶來不少重復勞動的麻煩，社會上反映存在很多問題。因此我市社保功能還不十分健全，檔案部門要加強行政管理，對社會保險檔案工作要經常性的進行監督、檢查和指導。具體經辦各項社會保險事務的各級保險經辦機構，要充分代表廣大離退休人員、大批失業人員等職工的社會保險利益，為廣大離退休人員和參加社會保險的職工提供更優質、高效的服務，加快構筑“獨立于企業事業單位之外，資金來源多元化、保障制度規范化、管理服務社會化的社會保障體系”。要在進一步鞏固規范離退休人員養老金社會化發放和按時足額發放的基礎上，進一步為廣大離退休人員和企業帶資分流人員開展好以下社會化良好服務工作。為推進檔案工作不斷上檔次，上水平提供了組織保證[1]。（1）代管退休人員檔案。凡參加社會保險的企事業單位工人、個體工商戶、自由職業者退休后，其人事檔案和社會保險檔案應由社會保險事業管理機構代管；對于破產企業離退休人員的檔案，各級社會保險事業管理機構要認真清理，及時接管。（2）要為代管檔案的離退休人員辦理離退休人員養老金調整申報工作，負責填報養老金調整審批表，辦理審批手續。防止在退休人員待遇調整時少調、漏調現象發生。（3）為企業一次性帶資分流工人、自由職業者、個體戶和各類參保人員代管社會保險檔案和人事檔案，代辦社會保險繳費義務，為到達退休年齡的職工代辦退休審批申報手續，保證其按時享受退休待遇。（4）為離退休人員和廣大參保人員提供社會保障、勞動法律、法規政策的咨詢服務[2]。

二、加強社會保險檔案管理的法制保障堅持依法治檔

大眾的檔案意識，代表一種歷史意識、法律意識、科學意識，是一個社會文明程度和科學化素養的具體體現，在檔案工作中，要不斷提高檔案工作人員的法律素質，強調對法律精神的正確掌握和運用；增強檔案工作者檔案法制意識，把自己日常行為自覺納入法制軌道，用法的要求來規范自己言行，使檔案管理工作在法制化的軌道上健康運行。要進一步建立健全檔案法制工作機構，并充分發揮其在立法、普法、行政執法和執法監督等法制工作中的綜合協調和職能作用。增強全員法律意識，提高全員法律素質，把依法治檔化為全員的自覺行動，檔案法律法規才能真正落到實處，檔案法才能得到普遍遵守和貫徹實施，法制建設才能步入健康軌道，檔案工作體現重要作用，從而為檔案事業的健康發展打下堅實的基礎[3]。社會保險檔案有其自身的特點：情況復雜，門類繁多,面廣量大。各級檔案行政管理部門，應積極配合社保部門制定適合社會保險檔案的業務規范，使這部分檔案管理符合國家檔案管理的規范化、標準化、科學化的要求。為了更好的開展檔案利用工作，要進一步編制和完善檔案搜索工具，做到查找迅速準確。通過利用檔案為專用基金的移交，勞動關系的理順、基金的追繳等諸多方面提供全方位、多方面的信息，維護企業和職工的合法利益，促進經濟繁榮和社會穩定，為社會保險體系的全面發展奠定一個堅實的基礎[4]。