會計檔案管理制度大全11篇

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一、會計檔案的立卷及歸檔

（一）會計檔案由會計部門（包括學校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負責整理立卷，裝釘成冊，封面應逐項按規定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。

（二）當年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領導審核簽字后，連同案卷一并移交學校綜合檔案室統一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學校財務處進行檢查，指導立卷歸檔工作。

（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

二、會計檔案保管期限

（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。

（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三、會計檔案借閱

會計檔案借閱除執行《檔案材料借閱規定》和《保密規定》外，還須按以下規定執行：

（一）學校財務處工作人員查閱會計檔案，經報告本部門領導后可直接到綜合檔案室查閱。

（二）校內有關部門查閱會計檔案，須經請示會計部門負責人批準，到綜合檔案室辦理有關手續后方可查閱。如需復制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經會計部門和綜合檔案室負責人批準，并在復制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（三）學校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經會計部門領導和綜合檔案室負責人批準，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準借出。

（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應當面清點憑證序號和張數，并辦理登記手續。歸還時，雙方要當面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。

四、會計檔案鑒定和銷毀

（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，報校主管領導批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（二）對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。

（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告主管領導。

篇（2）

1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、數據備份管理

1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。

2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

篇（3）

第二章會計檔案的分類

第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料以及其他與財務管理、會計核算業務有關的各種資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，分類如下：

1．會計憑證。

（1）現金憑證。

（2）銀行存款憑證。

（3）轉賬憑證。

（4）材料領用單等單獨裝訂的憑證附件。

2．會計賬簿。

（1）總賬、明細賬：包括日記賬及各種明細分類賬。

（2）備查賬：包括應收應付票據備查賬以及銀行結算單據傳遞登記簿等各種備查賬、登記簿。

3．報表。

（1）會計報表：包括快報、月報、季報、年報等。

（2）成本報表。

（3）基建報表。

（4）預算報表。

（5）納稅申報表：包括各種稅費及出口退稅的納稅申報表。

（6）各子公司會計報表。

4．發票。

（1）發票存根：包括專用發票、普通發票、稅務收據等已開具發票的存根。

（2）抵扣聯。

5．合同。

（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流動資金借款、銀行承兌匯票等各種銀行貸款合同、抵押合同。

（2）技術合同：包括技術開發、轉讓、咨詢、服務等合同。

（3）購銷合同及加工、勞務合同。

（4）運輸合同。

（5）財產租賃合同。

（6）其他合同。

6．計算機軟件、數據盤。

（1）計算機安裝盤、說明書。

（2）應用軟件：包括“用友”財務軟件、預算軟件、決算軟件、企業基礎信息填報軟件、出口退稅填報軟件等各種應用軟件。

（3）數據備份：會計電算化數據備份、財務預算決算數據備份、企業基礎材料數據備份等各種計算機數據備份。

7．其他資料。

（1）工資表。

（2）應收、應付款項對賬資料。

（3）銀行存款對賬單及余額調節表。

（4）企業基礎材料。

（5）產權登記、變動、年檢資料。

（6）會計工作移交表。

第三章會計檔案的整理和裝訂

第三條“計算機軟件、數據盤”類中的計算機安裝盤、說明書，以及各種應用軟件由財務部門系統管理人員保管。

第四條會計報表、年度成本報表、預算報表除按保管期限交公司檔案室歸檔保管外，財務部門經辦的各崗位會計人員還應留存一份。

第五條以下資料各經辦人可以留存，并應報送會計主管留存保管。

1．上報集團公司、三線辦等外單位及上級單位的各種材料。

2．各種債權債務訴訟糾紛的復印件。

3．各項資產財務會計制度，包括財稅部門、集團公司以及公司的各項資產財務會計制度。

4．除貸款、抵押合同之外的各種與銀行貸款有關的資料，以及銀行貸款停計息掛賬優惠政策等各種貸款資料。

5．涉稅文件，包括企業稅收優惠政策、出口退稅政策等各種文件資料以及納稅檢查的各種資料。

6．各子公司除會計報表外的各種資料。

7．審計資料，包括集團公司對工廠審計、內部審計、工程審計以及其他專項審計材料。

第六條每年形成的財務資料應及時匯集、整理，財務部門應分門別類立卷裝訂成冊。

第七條原始憑證大于記賬憑證，應將原始憑證逐張折齊于記賬憑證，防止原始憑證破碎損壞。

第八條根據記賬憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應寫明憑證的起迄號、裝訂日期，并由會計主管蓋章。

第九條裝訂成冊、總賬、銀行和現金日記賬都應有編號，在年度終了后，必須檢查有無缺頁或漏頁、錯號和重復號。

第十條在年終了后，活頁賬必須另行裝訂，裝訂前由記賬人員認真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。

第四章會計檔案的移交

第十一條當年財務檔案在年度終了后，暫時由財務部門保管一年，至第二年第一月，由財務部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。

第十二條財務部門與檔案室交接檔案時，必須認真核對，做到賬物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。

第十三條財務部門必須按時將應歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。

第十四條檔案室接收保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經財務部門領導同意后，會同原經辦人共同拆封，以分清責任。

第十五條尚未履行完畢的合同，仍由經辦會計人員保管，待履行完畢后交檔案管理人員保管。新晨

第五章會計檔案的查閱

第十六條查閱會計檔案，應在專設的登記簿上登記，查閱完畢，查閱人應按原歸檔位置放置。

第十七條凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，應做好登記，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱協議、合同及其他重要技術資料必須經總經理同意方可查閱。

第十八條本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦好手續，當天歸還，如超過兩天以上者，須經領導批準簽字后才能借出，但須如期歸還。

第十九條向外單位（包括公司其他部門）提供時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經會計主管批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

第二十條經會計主管批準，可以向外單位提供原始憑證復制件，并應當在專設的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。借出的檔案不得擅自復制、涂改、拆散、損壞，不得轉借他人或外單位，如有違反者，視情節輕重嚴肅處理。

第二十一條凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件，一律不外借。

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第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案管理辦法

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十四條單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

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向單位檔案管理機構移交時間更加靈活

原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年后移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。會計機構臨時保管會計檔案最多不超過三年。”

明確會計檔案出境要求

對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規定“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經國務院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規定檔案出境實行分級審批制度。據此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。”

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。”

會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。

《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準。”

對單位間會計檔案交接的修改

會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定“單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。

第二種情況是單位業務移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規定“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在k理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。

對于上述發生會計檔案交接，根據新《辦法》第二十四條規定，紙質會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關內容執行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內容要點解讀（之二）》

對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對違返其管理規定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規定“違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定；三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局令第30號）中有關規定；四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。

其他修改內容

一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。”

二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶，新《辦法》規定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務外包發展迅速，很多小微企業委托中介機構記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規定“單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。”

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高校會計檔案作為高校財務管理和財務活動中的產物，體現了高校財務活動情況，也體現了高校在一會計期間的資產、負債、所有者權益的狀況，包括某一會計期間的經營成果和現金流量狀況，并且反映了高校財務核算的具體內容、核算方法、核算過程和核算結果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內容:

①高校會計檔案是處理完成的財務業務憑證和財務資料，并且核算行為已經完成，財務資料已經整理完畢。并按一定的邏輯規律整理完畢，具有保存價值。

②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發票、購銷合同、收據、銀行回單等。內部直接形成是指在會計核算的過程中所產生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務會計報告等。

③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設備為載體的。

2高校會計檔案管理工作中的問題分析

①高校財務部門往往覺得會計檔案管理工作是已經處理完了的會計業務憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業務一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結合起來，導致財務管理成效不夠完整。大部分高校財務工作者只注重日常的財務業務的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經過正規的培訓，有的并不是科班出身，業務水平很低，導致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業的會計檔案管理工作人員。

②高校財務部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導致了會計檔案管理工作不夠系統、不夠完整。

③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據，更不能做到規范、科學的管理。

④高校會計檔案的紙質資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導致高校財務信息丟失。目前，高校財務電算化發展很快，有的高校沒有與時俱進，財務軟件升級緩慢，嚴重影響了財務電算化檔案的有效調閱。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策

①加強領導，科學管理。學校領導應該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業務來看，視為會計業務的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓，到兄弟單位進行學習交流，總結經驗，提高工作人員的業務水平，加強會計檔案的管理。《檔案法實施辦法》第五條則明確地規定:各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領導，科學管理，要建立健全會計檔案管理規章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應該督促相關部門對會計檔案管理進行內部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發展，高校財務管理也更完整有效。

②提高高校會計檔案管理人員的業務水平和職業道德修養。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業務有機的結合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業務工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務部門應該通過自我學習和走出去學習相結合，每周定期組織培訓，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務管理的水平。

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自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。

當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

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檔案管理工作是一門學問，要求從業人員認真學習、積極探索并不斷完善自我。會計檔案管理是單位經濟狀況的一個重要證據和史料證明，是單位財會工作的重要組成成分。但是，會計檔案管理工作是會計工作中的最后一項工作卻很容易被人們忽視，成為事業單位財會工作的薄弱環節，嚴重影響著事業單位的財會管理工作的水平與質量。這就要求會計檔案管理人員不斷學習，并提高其業務水平和素質，加強管理水平，建立完善的經濟體系。

一、會計檔案管理工作的作用與特點

會計檔案管理是極其重要的經濟檔案，也是單位的經濟往來信息最原始的記錄，對于單位來說有著不可替代的地位和價值，根據會計檔案的特點可以總結為：第一，廣泛的信息來源；第二，專業的會計檔案內容；第三，精準嚴密的形成過程。而作用主要是：首先，財政與事業單位之間財務狀況的指示，并將其記錄在案，歸檔管理；其次，財政預算數據信息，在國家或者審計部門需要提供數據或者事業單位進行對外投資的時候，可將對方需要的數據及時供給，其作用就更為明顯了；最后，在司法部門、財政部門、審計部門檢查事業單位廉政工作的時候，這些數據的提供就成為有力證據，為單位的清查工作提供有力依據。

二、會計檔案管理工作的現狀

全球經濟不斷發展，會計檔案管理也越來越受到重視，然而這項工作仍然存在著這樣或那樣的問題。通過對目前國內會計檔案管理工作現狀的了解和剖析，很容易發現目前我國會計檔案管理工作過程中存在著以下問題：

（一）會計檔案管理制度不完善，工作人員基礎工作不規范

目前，各單位在會計檔案制度建設方面發展并不平衡，不少單位缺失或者缺乏完善的制度體系，這對于企業而言，嚴重影響著企業檔案的規范化、制度化、科學化管理。一旦出現核查或者數據整合的時候，這一問題就暴露得更加明顯，嚴重影響管理部門的工作效率，也給單位帶來不必要的麻煩。

（二）會計檔案管理人員的綜合素質和業務水平良莠不齊

事業單位能否持續健康發展，不但要考慮資金問題，更為關鍵的是看人才質量是否能夠得到保證。所以，人才戰略成為核心因素，必須引起足夠重視。目前，會計檔案管理人員普遍專業技能缺乏，安全管理意識薄弱，綜合素質偏差，導致企業信息缺失、泄露時有發生，同時也給單位的資金安全問題造成嚴重影響。

（三）事業單位對于會計檔案管理工作的疏忽和不重視

眾所周知，會計檔案管理是一項基礎業務內容，也是極易被忽視的環節，長期以來，由于意識淡薄，管理者對于這項工作產生認識偏差，導致這項工作仍停留于日常收支核算和監管等方面，出現會計工作與檔案管理脫節的現象。

三、會計檔案管理工作中的對策和措施

（1）建立健全的會計檔案管理制度，進一步規范工作細節，建立信息化管理模式。常言道，無規矩不成方圓，因此，要想管理好會計檔案就必須制定完善的制度，從而規范工作過程中的細節問題，嚴格落實，切實執行，同時除了要建立和完善紙質檔案，還要建立與計算機相關的會計電算化系統來保存資料信息，建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯網與局域網加強部門間與外界的溝通，利用科技信息化手段真正實現會計檔案高效管理，從而真正實現科學化、持續化發展的信息化會計檔案管理工作。

（2）加強會計檔案管理人員的業務水平，提高其綜合素質，培養合格的工作人員。事業單位在改革時期健康、科學、持續地發展，人才是關鍵所在，因此應該引起高度重視。會計檔案管理人員職業的培訓制度化、常規化建設，有利于形成定期業務培訓，并組織業內人士進行定期的業務交流和業務競賽等活動，不斷加強會計檔案工作人員的綜合素質，提高他們的業務水平，培養出責任心強的合格會計檔案管理人才。

（3）充分認識企業會計檔案管理工作的必要性和重要性。事業單位領導應該以身作則，主動學習會計檔案管理的政策、制度，重申這項工作的意義和價值，強化其作用，會計檔案管理工作和企業的財務收支以及核算工作是有機整體，管理部門要沖破傳統的思想限制，積極創新新思維，依法加強會計檔案管理制度，并把這項工作列入到議事議程中去，并將會計檔案管理納入法治軌道。

四、總結

隨著國家經濟的不斷發展，事業單位的會計檔案管理也日趨規范化、制度化，并不斷取得進步。在新的時代背景和歷史條件下會計檔案管理制度，同樣面臨著新的威脅和挑戰，這要求會計檔案管理相關部門、人員通力合作，采取積極有效的措施建立健全完善的制度體系，提高檔案管理人員的綜合素質和業務水平，并從觀念上增強會計檔案管理制度的必要性和重要性，積極探索和創新適合國情的管理模式，促進企業經濟發展，改革和優化體制建設，實實在在地提高企業的經濟效益。

參考文獻：

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關鍵詞：

財務檔案；檔案管理；信息失真；預防；控制

財務信息是企業經營者進行決策以及監督企業工作開展情況的重要依據，這要求企業的財務信息具有真實性、可靠性。但由于種種原因，我國企業在檔案管理過程中，財務信息檔案失真現象時有發生。這就需要相關工作者采取一定的措施，提升財務檔案的管理水平，減少信息失真現象的產生。

一、提升會計從業人員的素質

財務檔案信息的失真主要是由相關會計從業人員缺乏責任心或者工作的疏忽引起的，這就需要提升會計從業人員的素質，從根本上保證財務檔案信息的真實性。首先要不斷規范企業會計人員的用人標準，在招錄會計從業人員時相應提升門檻，引進具備更高職業技能和職業素質的會計人才。其次是對本企業內部的會計從業人員進行相關法律法規和職業道德的培訓，提升會計工作者的素質。培訓結果要以測試的形式進行檢查，保證培訓能夠起到一定成果。再次，企業管理者要加強關于財務信息對企業發展重要性的宣傳，使會計從業人員能夠從內心深處認識到財務信息檔案管理工作的重要性，確保其在工作過程中能夠認真對待每一項財務信息。

二、建立合理的管理制度

對財務檔案管理中信息失真的預防和控制，離不開一個合理的現代企業管理制度，以加強企業的內部管理。首先，要制定嚴格的人事管理制度，規范財務工作人員的考勤，保證其在工作中有一個更為飽滿的精神狀態。同時，嚴格的人事管理制度能避免財務管理被少部分人操控的現象，最大程度上保證財務信息的真實性。其次是建立與現代財務管理制度相適應的內部控制制度。內部控制制度是保證企業正常運轉的重要管理制度，是對企業進行財務管理的基本規范。完善的內部控制制度能夠保證財務信息的真實合法性，也為財務信息管理工作提供了依據。內部控制制度也將財務管理人員進行了職責分工，以保證每位員工都有需要自己直接負責的部分，將財務工作的責任制落實到人，保證財務管理工作出現問題時能第一時間找到相關責任人，使問題得到迅速解決。同時，執行完善的內部控制制度能夠提升財務管理人員的工作效率，并使其在一個相互監督的環境下工作，保證財務信息的真實性與時效性。

三、推行完善的會計委派制度

會計委派制度是一種接受上級公司委派會計人員，并接受被委派的會計人員監督相關會計工作的制度。在此種制度下，受委派的會計人員在委派單位具有一定的獨立性，較少受到委派單位的影響，能達到保證財務信息真實性的目的。由此看來繼續推行會計委派制度十分必要。同時，要完善現代會計委派制度，將企業中部分會計從業人員納入一個較為獨立的體系中進行管理，并制定出有針對性的會計從業人員規范，方便管理和監督會計人員，保證其工作認真負責，避免財務信息失真現象的發生。推行完善的會計委派制度還能方便政府人員進行相關的財務審計工作，減少外界環境對會計從業人員的影響，提升審計結果的真實性和可靠性，并有利于會計從業人員提升自律性，更加認真地對待財務管理工作。

四、建立健全相關法律法規

加強財務管理工作需要有健全的法律法規作為支撐。首先需要我國政府工作人員制定與財務檔案管理工作密切相關的法律法規，并下發到各企業督促其認真執行。這一法律法規在執行過程中還需要不斷修正與完善，保證其能接受實踐的檢驗。我國現有的財務管理工作的法律法規也要根據現代經濟社會發展狀況進行補充與修改，以保證我國相關法律法規能夠緊隨時展步伐。特別是針對財務管理信息失真現象，要進行嚴格管理，一旦出現信息失真，要根據其引發的具體結果進行懲處。懲處時要對相關責任人進行分類，根據其所負責任的大小進行不同程度的懲罰，以保證財務工作人員受法律法規的嚴格控制，在工作時能夠最大程度地保證財務信息的真實性。建立健全法律法規也為出現財務檔案管理失真現象的處理提供了法律依據，保證了金融市場的規范化，有利于我國經濟健康穩定發展。

五、完善社會監督體系

對財務檔案管理中出現的信息失真現象進行預防及控制，需要來自社會各方的監督。社會監督具有廣泛性與公正性，能夠起到相當大的作用。首先要加強對財會制度執行力度的監督，保證財務會計的正常工作能夠在一個合理合法的范圍內進行，使相關責任人更加認真負責地對待自己的工作，并保證工作質量，確保財務檔案信息的真實性。對財務檔案管理進行監督，還要組成相關監督小組，隨時檢查，及時發現問題，并責令相關責任人在短時間內予以改正，確保財務信息的真實性。要加大對會計從業資格證及會計師考試的監督力度，保證會計從業人員的從業資格證及會計師級別的真實性，保證會計從業人員身份可信。應組成以注冊會計師為主要成員的審計小組，從專業角度對財務工作進行審計，保證財務信息的真實性。

六、結語

對財務檔案管理中出現的信息失真現象進行預防及控制，需要企業管理者提升會計從業人員的素質，并建立合理的管理制度，推行完善的會計委派制度，同時，政府相關人員應建立健全相關法律法規，完善社會監督體系。保證財務信息的真實可靠性，為企業發展和管理者的決策提供更真實的參考依據，推動我國市場經濟的進步。

參考文獻：

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1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析

1.1 總體情況對比

新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

1.2 管理要求對比

新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應與其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定，對于特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

1.3 管理期限對比

為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理制度不健全

高校缺乏學校內部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務管理基本已實現會計電算化管理，但是卻沒有相應的電子會計檔案管理辦法，沒有根據自己的實際情況將會計電算化產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經驗

高校會計檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，對會計檔案人員及設施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統的認知，再加上會計檔案的數量逐漸增多，高校會計檔案的質量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經費投入，導致會計檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理

大部分高校都已實現會計電算化，有相應的財務核算軟件進行會計核算和結算。這些會計軟件可以實現對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設施等。

3 規范并優化高校會計檔案的建議和對策

3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識

高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應受到相關部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度

各高校應根據新的《會計檔案管理》辦法的要求，結合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內部治理范圍，促進會計檔案管理規范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監督制度。由高校財務部門和檔案管理部門的主要負責人聯合，開展會計檔案檢查，并將檢查結果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數據元，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并保存，應實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內部牽制制度。應建立以內部管理、會計控制和審計監督為核心的內控體系。以經濟責任制度、不相容職務和崗位為風險點，具有相互牽制和監督作用的會計檔案的內部牽制機制。

3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設

高等學校的會計檔案管理人員大都是專業的會計人員，缺乏檔案管理的經驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應配備專業的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關知識，又懂得檔案管理的專業知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

3.4 加大會計檔案管理工作的投入

高校應提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便查閱。

3.5 提高會計檔案管理的信息化程度

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

我國電力企業對國家經濟發展起著支柱的重要作用，電力企業的會計事業可以說關系到國計民生。因此，加強電力企業會計檔案管理迫在眉睫。在強化電力企業會計檔案管理的工作中可以根據過去的會計檔案管理方法進行對比分析，并根據問題采取針對性措施，從而提高會計檔案管理工作的質量。但是，由于我國大部分電力企業在會計檔案管理工作上投入不足，導致我國電力企業會計案管理質量和效率都不高。

1電力企業會計檔案管理的現狀

受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。

2電力企業會計檔案利用的意義

2.1掌握整個企業的整體資金狀況。企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。

2.2監控資金動態。防范風險、堵塞漏洞。利用會計檔案可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。

2.3提高資金的使用效益。利用會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。

3加強電力企業會計檔案管理工作的措施

3.1進一步完善企業會計檔案管理制度實施細則。制度是保障公司和單位穩定和高效運行的根本，當然電力企業的會計檔案管理機構也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責，并建立健全相關制度，使得檔案管理得到細化和明確，才能從更大程度上提高電力企業會計檔案管理的管理水平。在會計檔案管理的管理制度中要明確檔案保護和檔案管理的重要性，尤其是相關會計數據檔案的保護和儲存也是極為重要的，它對會計檔案管理的業務水平提高有重要影響，因此，對會計檔案的保護與管理應該受到電力企業高層的重視，有關的工作人員應該自覺、主動地增強自身的檔案管理意識與理念，對檔案進行定期的、仔細全面的檢查與核對，一旦發現不合理的地方應該立即報告相關處理機構，進行快速有效的處理。另外，在當前日新月異的社會發展中，會計檔案管理制度的完善必須要有對檔案管理工作充足的認識，這不僅包括管理人員和工作人員，更包括領導和上層部門。加強對檔案管理的計劃方案設計和未來發展規劃的制定，這對檔案管理工作的未來發展方向有著極為重要的指示作用。

3.2加強會計檔案管理的硬件投入。會計檔案管理工作具有很強的系統性、綜合性，管理起來是相當復雜的，在管理過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，除了對檔案保管人員的個人能力與素養有較為嚴格的要求外，相應的硬件設備也是比不可少的。電力企業應該增加對會計檔案管理工作的支持力度，包括人力、物力和財力三個方面，積極購進先進的硬件檔案管理設備，淘汰舊有的檔案管理設施，購進的硬件管理設備應當具有防塵、防電磁干擾以及防潮等特點，而且還需要進行相應的計算機硬件病毒防火墻的設置，防止病毒入侵造成的檔案信息泄露和丟失，只有這樣才能從硬件上保證會計檔案管理工作的順利進行。

3.3加強組織領導，提高會計檔案管理水平。要想從根本上提高檔案管理的水平就必須提高管理人員的管理意識，因為意識是行動的基礎和先導，若想提高事業單位檔案資料的管理質量，首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度，只有讓事業單位的內部人員都對檔案管理有了正確、充分的認識，才能用心做好檔案管理工作，才能增強檔案管理意識，明確自己在檔案管理方面應盡的責任和義務，為提高檔案管理水平和質量貢獻出自己的力量。另外，要想加強會計檔案管理的水平，就必須加強對會計檔案管理人員培訓，提高能力。對檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能，提高業務素質，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術領域，保證檔案管理工作的規范化。除了提高相關人員的自身素質之外，還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。其次，就是要加強相應制度和規范的建立，健全制度，落實責任。

3.4加強會計檔案利用工作。伴隨著我國社會和經濟環境的不斷變化和發展，我國電力企業會計檔案管理將會更加信息化和科技化，并且對會計檔案的利用也將更加便捷化、人性化和自由服務化，在進行電力企業會計檔案的利用時要注意保證利用的信息化、高效化和聯合化，而且利用時應該注重利用形式的制度化、利用的合理化以及檔案信息的保護等。在進行會計檔案利用時，要轉變傳統的觀念，建立超前意識、加強自我觀念、創新利用服務形式以及加強信息資源共享等，這些都是提高會計檔案利用質量的關鍵所在。另外，對會計檔案的利用要圍繞整個電力企業的發展目標、方案、生產經營形式等，這樣能夠保證會計檔案利用的根本目的是企業的未來發展，而且，利用時要對企業內部人員進行分職權性的信息開放共享，從而加強會計檔案信息的保護。

結語