電子文件與電子檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇電子文件與電子檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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一、電子文件給管理帶來的便利

隨著數字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網絡系統,可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術進行集中統一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網絡技術,很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。

二、加強電子文件的管理與歸檔

與紙質文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。

篇（2）

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻標識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業電子文件作為建筑企業的數據核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業電子文件檔案管理也是投入大量的財力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數據能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業性以及形成的特性，在對電子文件的保護上又是有所不同的，不僅僅應該側重于計算機安全的保護，在本身的文件保護上也應該有所不同，不過，著都市這都擁有一個共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實用性和安全性，這對建筑企業來說也是有著重要的現實意義的。

1.測繪與勘察專業電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業電子文件檔案在整個檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質，這不一樣的性質也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個詳細的分析。

首先，測繪與勘察專業的電子文件對外部設備的依賴性很強。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計算機設備的依賴，也就是說計算機設備已經成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計算機設備也就沒有了測繪與勘察專業電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業電子文件是數字化的信息形態,，其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉移到另一種記錄載體上, 但是其內容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業電子文件檔案的專業性。測繪與勘察專業電子文件主要用于記錄建筑企業在工程建筑上的一些極為機密以及對建筑工程息息相關的數據和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負責，所以是極其專業的。

第四，測繪與勘察專業電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計算機的設備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動，存儲載體不安全還有現在的計算機以及網絡本身的不安全構成的，這些都會讓測繪與勘察專業電子文件檔案沒有足夠的安全保護。

2.測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進行管理那么就應該從電子文件檔案的特性作為出發點，而對其進行探討分析，下面就從測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護的四個方面進行詳細的闡述。

2.1對測繪與勘察專業電子文件要保持良好的保管環境

保持良好的保管環境這主要是針對測繪與勘察專業的電子文件檔案的載體介質而實際采取實管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業電子文件檔案因為各種介質的損壞而使得無法讀出進行調用。實際采取的措施首先那就是應該將測繪與勘察專業的電子文件的保存介質盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環境應該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠離熱源、酸堿等有害氣體和各種強磁場。另外還有應該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業電子文件檔案的保管環境了。

2.2對測繪與勘察專業電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環境也應該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業的電子文件檔案進行不定期的機讀抽檢一次,而且要規定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當抽檢是如果發現記錄的光盤損壞或者出現了問題,那么應該利用備份的電子文件檔案盤及時拷貝,另外還有那就是在抽檢時同時要做好測繪與勘察專業電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計算機技術和設備的更新,在對測繪與勘察專業的電子文件的檔案在更新時也應該要做到記錄的載體與新設備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業電子文件檔案的維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計算機是其運行的主要平臺，所以計算機的系統問題也就是對測繪與勘察專業電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護，下面就從四個方面對這個格式的讀取問題的解決進行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案的格式更新。這個最重要的目的為了防止測繪與勘察專業電子文件檔案的存儲媒體過時或者失效。這個具體的做法也就是將電子檔案內容從舊儲存媒體復制到新儲存媒體中，這樣能夠預防測繪與勘察專業電子文件檔案存儲媒體的可能損壞，但無法做到計算機系統和硬件的設備進步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案轉置。這個主要是解決其電子檔案管理系統軟硬件過時或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業電子文件檔案進行格式轉換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業程序也就是做到軟硬件改朝換代時,將電子檔案格式轉換,這就是測繪與勘察專業電子文件檔案的轉置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現有的計算機技術環境下,將電子文件檔案的數字資料恢復到其原始操作環境, 以呈現出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術,實際應用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結束語：總而言之，在對測繪與勘察專業電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發點而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業電子文件檔案管理不僅僅對企業的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業電子文件形成部門來說都具有極其重要的現實意義。因此測繪與勘察專業電子文件的檔案部門在應該聯合公司的技術部門以及法律界和文件形成部門等各行各業人士密切相關的配合, 而做到加強測繪與勘察專業電子文件的檔案管理工作目的的同時, 還能夠確保測繪與勘察專業電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

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隨著信息技術的迅猛發展，計算機網絡、多媒體技術已延伸到社會的每一個角落，使世界信息化、網絡化；由此產生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標志著記錄、傳達、留存信息的方式發生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會發展的必然要求，也是時代向檔案工作者提出的嚴峻挑戰。正確認識電子文件的特點和性能，是檔案工作者必備的知識點，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。

一、高校檔案管理工作的現狀

（一）學校檔案應客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但由于建設與管理投資原因，檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件等國家相關標準要求，使得學校檔案管理工作的發展受到嚴重制約。

（二）由于目前檔案歸檔大多數為紙質、實物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對檔案管理工作重視不夠、對檔案工作意識不強，以及對檔案工作在學校建設中的重要性和必要性認識不到位，造成檔案的實際利用率低下。

二、高校檔案管理的重要性

如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實際利用效率，對高校的教育、教學、教研活動，有十分重要的作用。檔案管理是高校發展與建設歷史最真實面貌的反映，是提高教學質量與水平的必要條件；高校檔案是學校教育活動、教學管理、學生學習和學校建設等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況；同樣，學校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎工作之一，隨著辦公自動化程度的不斷提高，必須高度重視并規范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用，以便更有效地分析利用學校檔案，幫助提高教育管理和學校教學水平，更好地為學校的教學管理服務。

三、電子文件歸檔

（一）體系的建立。

電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個體系，依靠一支隊伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實際的有效途徑。

1?郾傳統的文件――紙質文件的歸檔已有很長歷史，經過多年實踐，已形成相對完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎。開展電子文件歸檔也必須形成一支隊伍來承擔此項工作。但現狀是：一方面，大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對穩定的工作流程和熟練業務水平。另一方面，由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段。為此，必須對現有的計算機與信息管理人員或現有的立卷歸檔隊伍進行必要的相關業務學習的技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化或立卷歸檔等相關基本知識的技能培訓，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

2?郾相對于傳統的紙質文件，電子文件歸檔所涉及的業務面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，對電子文件最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位，三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文件。

（二）方法與路徑。

1?郾選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的分散各異轉向集中統一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。可以利用學校網絡技術建立校行政信息管理系統，比如可分為教學、科研、人事管理三個子系統。教學管理系統與學生注冊中心、財務中心、教務處構成數據交換網，注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；財務中心負責學生交費信息的傳遞；教務處負責學籍、教學計劃、課程、畢業數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

2?郾借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專門網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的，具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自動從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。已經歸檔的電子文件一律用光盤保存。

（三）紙質、電子文件歸檔并舉。

1?郾在現有技術條件上，對一些具有至關作用的文件必須以紙質文件保存。由于電子文件的不穩定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現有基礎上，對一些重要的文件最好采取紙質文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以利于參照互補。不僅如此，還要高度正視電子文件對紙質文件帶來的影響，在做好紙質文件傳統歸檔工作的同時，依靠計算機和網絡技術，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結合、優勢互補，既可完好地保存紙質文件的原貌，又可以實現多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質文件管理工作的基礎上，還要適時做好紙質文件向電子文件的有機轉換工作。

2?郾在磁盤、光盤貯存文件耐久性留存的問題尚未解決之前，電子檔案與紙質檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲的技術條件進一步提高之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光盤歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，而對那些價值高的檔案，則采取以紙質歸檔為主，磁盤、光盤歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡化合一，要經過論證后才能實施。

四、結語

檔案管理的電子文件歸檔實質上是一項系統工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項長期的、艱苦的、細致的、難度較大的系統工作。對高校來說，做好電子文件歸檔工作，首先要領導重視，并且要親自抓好這項工作，各有關部門須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關的規章制度，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規定。只有電子文件歸檔，才能保障學校日常工作及教學、科研中產生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實地保證其原始性、真實性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發展趨勢，電子文件的出現給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對紙質文件帶來的影響，積極更新知識，學習和發展檔案管理的理論、原則、方法和技術，使兩類文件檔案更好地結合在一起，滿足社會的需要。

參考文獻：

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一、電子檔案管理系統研究的背景

信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。

二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。【2】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統

電子文件檔案管理系統的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】

電子文件檔案管理系統業務流程設計

收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。

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一、引言

計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結

綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■

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自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異

當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。

4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異

電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。

參考文獻

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如今電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，因而產生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優越性能而大大提高了工作質量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產生也為檔案管理者帶來了新的挑戰，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當前信息化建設與發展的一項重要內容。

1、電子文件檔案管理現狀

（1）對電子文件管理的重要性認識不足。大多數單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定、歸檔的機制。他們只是使用計算機起草文件，一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不被保留，不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗。或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪、改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。

（2）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發紙質文件作為歸檔材料。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

（3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也帶來一定的不安全因素。諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題。

（4）電子文件管理工作瑣碎，任務繁重。對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真偽和價值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此，對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽、存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。-

（5）檔案管理者的專業素質高低不同。電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業知識而且要有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當一部分專業素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復合型人才，使先進的檔案設備無法投入檔案管理中去，無法充分發揮應有的作用。

在信息技術高度發達的當今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴重制約信息化進程的進一步發展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續，只有迎接電子文件的挑戰，管好、用好電子文件，使之為經濟建設服務。因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責任，也是歷史發展的必然趨勢。

2、對電子文件檔案管理的幾點見解

（1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。它與紙質文件一樣，同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙質文件具有同等作用。各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力宣傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。

（2）加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規有很大關系。因此，檔案行政管理部門應會同政府行政部門聯合制定電子文件管理法規，確認電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件。檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。

（3）在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質文件的“雙套制”保存問題。建立“通道”，即是將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利用軟件和數據庫索引將二者結合，實現電子文件自動管理和檢索。對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。要認真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標記，各種修改信息應予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。

（4）加強辦公系統和電子文件的安全防護工作。做好辦公系統和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和存貯設備不會因溫度波動及火災受到致命的傷害。三是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，這在一定范圍內對服務器文件與數據提供了保護。四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。嚴禁使用外來U盤、光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

（5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質。隨著信息化技術的廣泛應用，電子文件也大量地出現在人們面前。在這種情況下，檔案人員只懂紙質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐。檔案行政管理部門應加強這方面的業務培訓。一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓；二是組織檔案人員去外地學習電子文件與電子檔案管理的經驗；三是召開電子文件與電子檔案管理現場會，推廣這方面的先進經驗，迅速提高檔案工作人員的業務素質。

綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質文件無可比擬的優越性使工作質量和效率大大提高，它給傳統檔案工作理念、技術和方法所得帶來的嚴峻挑戰是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規范。

參考文獻：

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隨著科技的進步，計算機技術、網絡技術的發展，電子計算機和信息網絡技術已經進入人們工作、生活的各個領域。電子文件做為計算機技術與辦公自動化技術及結合與發展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認并被廣泛應用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計算機鍵盤、鼠標、網絡，將行政管理決策、指令、行動方案、合同等電子文件發出（或接收），即可履行職責、完成業務活動。現代信息技術完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項工作，使我們傳統的工作方式等諸多方面產生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項簡單的工作，在人類發展的歷史長河中，從最初的“結繩記事”到電子文件出現前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經進入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。經過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統一的認識，并對電子文件管理有了一定的實踐經驗，在信息化飛速發展的今天，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質檔案，電子檔案"檔案數字化"檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現代化水平，同時也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點

電子文件的定義

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質文件存在著很大的區別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點。

電子文件的特點

1．應用發展的階段性。

辦公自動化的應用是不斷發展變化的過程。設備的規模不斷擴大，例如一些單位的計算機網絡，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網，發展到現在的數百臺終端的大型網絡，甚至連接成國際網，處理的業務也由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程。在不同的應用發展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計算機只起打字機作用）、輔電子文件（紙質文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質形式的電子文件）。

2．設備依賴性。

離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計算機幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是“原件”。這個性質直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運轉、歸檔過程中文件內容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實體歸檔的可能性。

不論電子文件實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子文件就可能永遠丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數據的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運作過程產生的人員和機構等方面的信息，對于普通紙質文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報批簽署等背景性內容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數據是指構成電子文件數據的數據，系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據。元數據由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數據被丟失或破壞，電子文件原始的形態就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數據的完整與正確是至關重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。

二、電子文件的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事務的出現，使檔案的生成方式發生很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統的提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機的提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。我國政府上網工程也已經啟動，1999年各個部委開始在互聯網絡中建立正式站點和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會陸續進入互聯網絡，網絡化帶來的突出問題是，多數辦公自動化網絡的建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少，例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實性。

實際工作中，影響電子文件真實性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文件時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境，相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴禁上開放的網絡。

（二）相關標準的制定

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面作出較細致的規定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新耗費大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進行，會降低效率、增加成本和產生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，對電子文件的實時歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時改變結構，脫離原來的軟、硬件環境，以便長久保管

 針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項目的開發。該工具軟件包將數據庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數據庫的邏輯結構。 

我國目前還未發現采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復雜，用一個軟件包對多種數據庫的電子文件進行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此問題作了規定，一般是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規定，符合國家規定的管理程序產生的電子文件具有憑證作用。不過在實際案例的操作中，并不是所有的法庭都認可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規定。實際上是把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如，具有法人資格部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也是采用了這種對策。看來，這個問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 

（六）對電子文件真實性問題的解決

由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，還有的辦公自動化網絡中，可自動對每份電子文件的修改，存取，傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

五、結論

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗產生。

   

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01

信息時代的到來，改變了企業的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的電子無紙化，企業檔案的管理發生著巨大的變化。企業檔案也已經成為企業信息資源和資產的重要組成部分，是企業建設、運營、發展的重要記錄，對于企業的發展建設起著至關重要的作用。但是，中國企業對于這方面的應用探索還不長，企業電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結合自己的實際經驗，給出一些思考和建議。

一、企業電子檔案管理問題

（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。

（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。

（三）電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。

（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。

二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施

（一）電子檔案監控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。

（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業的利益。

（四）優化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。

（五）優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。

（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

三、結束語

企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。

參考文獻：

[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.

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中圖分類號：TP393 文章編號：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化時代，很多企業都開始實行無紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質資料。建筑施工企業項目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數量巨大，這些電子文檔是企業的核心技術資料，也是企業的無形資產。如何通過安全有效的存儲來提高電子文檔資料的使用價值，成為建筑施工企業面臨的一大難題。

2 電子文檔存儲和使用現狀

建筑施工企業電子文檔資料眾多，包括合同標書、施工組織設計、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡而言之，一切與工作相關的文檔資料都包含在內。電子文檔資料數量不斷增加，面對這些泛濫成災的電子文檔資料，很多企業手足無措，導致企業電子文檔資料存儲和使用混亂不堪。現階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業主要面臨著以下三個方面的問題：

2.1 缺乏管理，存儲混亂

建筑施工企業缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導致電子文檔資料全部分散存儲在企業員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內。如果員工的電腦發生故障無法開機，就會導致電腦內資料丟失無法找回；因員工工作調動或離職，在帶走個人電腦的同時也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業員工流動性較大，員工電腦中可能存儲著若干個項目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。

2.2 版本混亂，不易維護

施工方案、圖紙等文檔資料，需要經過多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過程中的多個中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個文件就會出現多個版本，這樣就會顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時候就無法回滾，另外，每個中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。

2.3 存儲分散，難于協同

建筑施工企業項目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導致了企業的電子文檔資料成為若干個孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項目上的電子文檔資料很難被公司其他項目所利用或借鑒，公司機關各部門也只能通過線下溝通聯系方可獲取相應電子文檔資料，然而線下獲取資料受到諸多因素限制，導致獲取資料不及時、工作效率低下等情況。

3 系統設計與實現

針對上述問題，建筑施工企業應建設一套企業級的電子文檔安全管理與協同共享平臺，一方面可實現企業電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實現協同共享，提高電子文檔使用價值。

電子文檔安全管理與協同共享平臺不同于以往的企業網盤或企業私有云，電子文檔安全管理與協同共享平臺在做到集中存儲的同時，還提供了文件加密傳輸、系統安全備份、版本清晰明確、便捷協同共享、嚴謹權限控制、高效文件搜索、隨時隨地移動辦公等強大的功能。

3.1 系統功能設置

3.1.1 集中安全存儲。電子文檔安全管理與協同共享平臺為企業建立企業級的數據存儲中心，通過互聯網將公司機關及各項目連接起來。機關及各項目員工通過系統操作，將電子文檔資料及時上傳至電子文檔安全管理與協同共享平臺，實現企業電子文檔資料集中存儲、統一備份，避免存儲過于分散，同時還能避免因誤操作或病毒感染等導致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。

3.1.2 加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時，系統會對文件進行必要的加密處理，加密后再進行存儲。從服務器取得電子文檔資料后需要通過系統解密處理，還原文件的本來面目，以便用戶查閱。當然，電子文檔安全管理與協同共享平臺的加密和解密是一個動態加密和動態解密的過程，無需用戶干預。

3.1.3 系統安全備份。電子文檔安全管理與協同共享平臺提供自動備份功能，支持自動備份企業文檔文件、數據庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因導致服務器中文件丟失或數據損壞，系統也可以第一時間進行恢復，減少企業損失。

3.1.4 版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個歷史操作，自動為每個文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統前臺，顯示文件的最新版本，打開文件詳情后，在版本列表內會顯示文件的所有版本，以便用戶查閱或回滾至以前版本。

3.1.5 便捷協同共享。系統建立了企業內部安全、高效的文檔分享平臺，通過文件、推薦、訂閱等功能，取代傳統QQ、郵件等形式，實現電子文件的快速共享，保障信息傳輸的安全性與時效性。分享更加高效，協作更加便捷。

3.1.6 嚴謹權限控制。除便捷高效的協同共享功能外，系統后臺還能夠建立嚴謹完善的權限體系，不僅可以對員工所在部門或項目、職務、角色等進行多維度授權，還可以對文件夾進行多層級授權。通過嚴謹完善的權限體系，一方面，員工可以查閱自身權限下的所有文檔資料，解決了跨部門、跨項目借閱困難的問題；另一方面，員工不能查閱自身權限以外的文檔資料，避免了企業電子文檔集中存儲可能帶來的隱私和安全問題，保障了企業電子文檔整體的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系統內置強大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據時間、類別、標簽、文件位置等多種條件進行查找；支持通過全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時間，提高工作效率；支持文件名稱、文件內容、文件類型、文件格式、擴展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進行組合，支持無限次二次檢索。

3.1.8 隨時隨地移動辦公。電子文檔安全管理與協同共享平臺采用B/S架構（Brower/Server）與C/S架構（Client/Server）相結合的方式，支持瀏覽器和客戶端兩種訪問方式，同時系統還為手機用戶開發了安卓客戶端和IOS客戶端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時隨地登入系統查閱電子文檔資料。另外，系統支持200多種文件格式的在線預覽，無論是專業AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線預覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專業軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。

3.2 系統建設

系統建設流程如圖1所示：

3.2.1 系統架設。系統初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時要對其提供的軟件產品以及售后服務做綜合考慮。同時購置系統運行所需服務器，要綜合考慮企業自身的用戶規模、文件規模等因素來購置服務器。如1000用戶左右的企業，可購置一臺2U雙路機架式服務器，采用英特爾至強E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤或16塊2.5寸硬盤，最大可實現32T存儲容量。

3.2.2 基礎配置。系統安裝部署并初始化后，導入企業組織機構及人員信息，并確定文件夾結構體系，可選擇按項目或職能機構來建立文件夾體系，若按項目建立，每個項目文件夾中包含各職能機構子文件夾；若按職能機構建立，則每個職能機構的文件夾中包含各項目子文件夾。建筑施工企業以項目為重點，為確保各項目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業選擇按項目來建立文件夾體系。研究確定系統的權限體系，根據員工的部門及職務不同，設置不同的文檔查閱權限。

3.2.3 系統試運行。系統經調試后，選定某個項目作為試運行單位，開展試運行培訓。在試運行過程中，發現問題要及時解決。試運行結束后需總結相關經驗，為系統正式推廣應用做好準備。

3.2.4 系統正式上線。企業需系統正式運行的通知，并逐級開展培訓工作。定期檢查監督系統使用情況，定期開展考核，保障系統的正常運行。

3.3 系統運行保障措施

3.3.1 領導的高度重視。企業的任何一項工作都必須有領導的重視才能更好地開展，否則工作開展起來會困難重重。電子文檔安全管理與協同共享平臺的推廣應用工作也是這樣，如果領導能高度重視起來，將會起到一個良好的帶動作用，從而調動起各個部門、各個項目積極配合起來，更好地為電子文檔安全管理與協同共享平臺積累和充實原始數據，為系統的推廣應用工作打下堅實的基礎，創造良好的條件。

3.3.2 完善的管理制度。隨著電子文檔安全管理與協同共享平臺的推廣和應用，企業信息化主管部門應下發相應的管理制度。制度應條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時間等要求，闡明系統權限體系、協同共享等事項，確保管理制度切實可行。

3.3.3 開展定期考核。系統推廣應用后，企業信息化管理部門及各業務主管部門應對各項目開展系統應用情況的定期考核，切實監督各項目按時、按要求上傳電子文檔資料，確保企業電子文檔資料的完整性。

4 結語

通過電子文檔安全管理與協同共享平臺的建設，一方面，可實現建筑施工企業電子文檔的集中安全存儲，加強企業電子文檔的管理效率；另一方面，通過實現電子文檔的協同共享和再利用，大大提高建筑施工企業電子文檔的使用價值。

參考文獻

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前言

電力在我國的城市建設和經濟發展過程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發展電力資源，從而為經濟建設提供源源不斷的發展動力。因此如何完善對電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應用流程，成為電力行業發展的一個急需解決的問題。電力公司不斷的對檔案管理中電子文件的應用做出改革，利用現代信息技術和科學網絡技術對電力單位檔案管理工作實施新的條例。檔案管理逐漸轉向電子文件應用方面，主要利用數字化和信息化來對檔案進行集中管理。下面主要對檔案管理中電子文件的應用流程作出分析。

1電子文件收集

我們在創建電力公司的檔案管理過程中，要充分利用信息化時代帶來的電子文件檔案管理應用功能。首先應在平時的管理工作中，對日常的電子文件進行收集積累。每當電力公司完成一項任務或者是企業發展走向一個新的領域時，要及時的將發展過程中的經驗保存下來。這種檔案管理主要是利用電子文件進行實時收集。在平常的管理工作中大多管理者會使用電腦等信息化設備來對電力公司的日常任務做出規范，對未來的發展方向做出有效引導。而這些信息的發出全部是依靠電子文件進行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們在進行檔案管理中，首先要及時的對檔案的電子文件進行收集。將其他格式的電子文件載體轉化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個電力公司檔案管理發展過程中的作用不可忽視，我們必須要加強電子文件收集能力。

2電子文件初步鑒定

電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數據和電力統計，我們在進行電子文件初步鑒定時必須認真鑒定電子文件的真實性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數據信息發展規律。首先要確保電子文件的內容和平時電力公司的基礎數據完全吻合，完全是對以前的發展過程中電子文件進行的復制歸檔。要使電子文件的內容結構和背景信息與原始信息進行初步鑒定，確認與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個不完整的電子文件不能有效的說明電力公司的發展軌跡，無法使電力公司的發展狀況用數據表達出來。因此一定要對電子文件的完整性進行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實的原始材料，建立完善的管理技術系統。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發展中正確調用電子文件檔案。

3電子文件存檔

電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內容，促使電力公司的檔案管理得以健康發展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對電子文件存檔工作作出分析。

3.1文本型電子文件存檔

文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計算機的迅速發展，越來越多的電力公司開始利用計算機的快捷性原理，編寫文本文件來進行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數字，文字和符號表達式的綜合運用，從而形成一個完整的文本文檔，然后文本文檔進行分類整理。在電腦網盤上選擇一個存放電子文件的系統盤，并將企業重命名為檔案的主要標題。然后再在主目錄里設置各種分目錄，開始將對應的文本型電子文件存放到相應目錄中。文本型電子文件存檔后，越來越多的應用型數據會被存入到大型數據庫當中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強對電力公司電子文件存檔的管理。

3.2音頻型電子文件存檔

音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動中，經常會利用各種出聲音文件和視頻文件對員工進行培訓。這種電子文件具有更加直觀和真實的感覺，具有極其強大的說服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴格的存檔規范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因為隨著電力公司的發展可能會導致檔案管理過程中，一些人會利用職務之便，隨意改造個人檔案。從而對電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進行分類，同時對每個音頻進行編號。按照編號的順序進行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時也要對電子檔案進行多次保存，確保電力公司不會因為數據丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強音頻操作基礎知識。

3.3圖像型電子文件存檔

圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時的管理中，要把平時的圖像利用信息化設備儲存下來。圖像文件能使調用者直觀地了解檔案中的數據信息，從而迅速完成檔案查詢。要對圖像進行時間順序編號，在不同的圖像下方添加備注，以便后來的調用查閱。隨著手機的廣泛應用，越來越多電力公司職員開始利用手機進行保存數據。他們在平時往往是往往習慣使用手機對平時的檔案進行拍照，然后上傳到個人空間像冊。這種圖像會在他們的個人設備上長久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩定性也極高。圖像對于加強圖像電子文件的發展也尤為重要，促進了電力公司的檔案管理工作。

4電子文件的檔案審核

電子文件存檔后，已經形成了一個完整的電子檔案。電力公司往往會將檔案歸納總結，全部核定封裝成為公司的檔案手冊。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴格按照歸檔的項目類型對其檔案進行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會將檔案投入使用。如果各部門發現檔案內容和格式中還存在錯誤，要及時的與相關部門進行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領導。領導再次進行核查，如若無誤后，將審核結果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個步驟，只有在這一過程驗收合格后，才能將電子文件轉化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。

5結束語

電子文件具有極其強大的快捷性和穩定性，電子文件的使用對于檔案管理工作的實施起著關鍵性作用。電力公司可依靠計算機技術對電子文件進行分類總結，從而提取符合電力公司發展的文件。在檔案管理過程中，要尤其重視各種電子文件的應用流程，處理好各種電子文件間的關系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。

參考文獻

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