如何進行檔案管理大全11篇

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1 如何保障檔案的完整與真實

檔案完整與真實性問題是檔案學的基本理論問題之一。由于檔案是人類社會歷史發展中對時事有意保留的記錄，而非事后撰寫，它形成的特殊方式比其他資料更為真實。因此，檔案的完整與真實是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實是對形成者意識到的歷史 真實更為充分和理性的再理解過程，同時，我們再理解的主觀意識也受到我們所處的社會環境和自身的認知能力的制約，所以，我們所理解到的事實，也只能是離歷史自身的真實更進一步的、相對的真實。

1.意識的規范

檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對有保存價值的文件進行及時歸檔保存的自覺意識，是人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護意識，是一種將個人行為與檔案的相關內容結合起來的一種信息素養。檔案意識也是開展依法治檔的一項重要內容。全員檔案意識的培養需要檔案人員積極推廣，通過普及檔案知識鼓勵全員參與其中。檔案意識增強帶來的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識落實在行動上就是注意收集、認真整理、嚴格保管、熱情服務。

2.利用法律法規和制度進行約束

2.1法制保障

《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現代化建設服務而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔相應的法律責任。當前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質、意義與作用仍不為社會各界所認知，《檔案法》不能有效落實。

2.2制度保障

規章制度是單位內部的“法律”，是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規，還必須要遵守本單位的規章制度。編制合理的規章制度要結合本單位具體情況和自身特點，應遵循以下原則：（1）規范性。在國家和地方的法律法規政策指導下，制定相應的管理制度、業務規范和行為準則進行規范管理。（2）科學性。檔案管理各個環節應符合檔案學基礎理論和技術要求，科學制定標準化、規范化業務規范。（3）保密性。在制作、收發、傳遞、使用、保存、銷毀各個環節制定相應的管理規定和實施細則，明確在一定時間內只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網絡環境下使用及傳輸安全。

2 如何更好地發展檔案管理信息化

1.轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

2.建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

3.在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

4.提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、M行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

5.提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

6.檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平

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2 推進信息化檔案管理體系建設要突出服務職能

在信息技術的影響下，推進檔案管理體系信息化建設，還要注重突出檔案管理體系的信息服務職能，檔案信息管理體系的信息服務職能是針對檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統籌規劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運用到檔案服務管理當中，建立高效化的服務模式才能促進檔案信息化建設，同時建設者要根據信息技術和檔案服務要求來建立完整的檔案信息數據庫，將各種檔案信息資源有效地納入數據庫當中方便用戶的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強自身的服務意識，轉變自身的工作思路，還要對各種檔案信息詳細的分類整理，并建立無紙化檔案信息存儲機制，對各種紙質檔案信息要進行電子化處理，將電子化檔案信息存儲到檔案信息數據庫當中，及時地滿足使用者對檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網絡安全技術，因為伴隨著信息技術的快速發展，各種各樣的網絡威脅出現在人們的視野當中，檔案管理人員只有緊隨技術的發展，跟隨技術的潮流，掌握網絡安全技術，才能保障檔案信息的安全，對檔案信息管理體系進行有效的維護方便社會各個領域檔案查詢需求。

3 加強檔案信息化建設要注重電子文件的運用

在現代的檔案管理過程中推進信息化檔案管理體系建設，要注重檔案信息管理體系的數字化建設以及軟件開發。因為信息系統是保障檔案高度共享、及時存儲的關鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統正常運行的核心。所以在現代檔案信息管理體系的建設過程中，建設者要依據檔案信息高效管理的需求開發出符合檔案綜合處理的系統軟件，滿足信息系統的建設要求。同時，檔案信息管理體系建設的重點要放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個單位和社會各領域產生的電子文件，也要對以前所收集的電子文件進行科學化的分類和系統存儲，與檔案信息數據庫系進行信息交互，方便檔案信息的及時存儲。

4 檔案管理人員要將創新思維進行檔案管理

在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設之外，作為檔案管理人員還要將創新的思維融入到檔案服務的過程中。創新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務的前提下，充分提升檔案信息的附加價值，注重檔案信息服務系統的軟件建設以及基礎設施建設，通過對各種檔案信息資源進行合理的劃分來促進檔案信息的合理使用。可以通過建立移動化的檔案信息服務平臺來促進移動檔案信息共享機制的形成，最大程度上突破時間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時隨地查詢和使用檔案信息。同時作為檔案信息管理人員，還要對各種檔案信息，進行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進行綜合，推進用計算機管理控制系統來對檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

5 建立檔案信息規范管理機制

在檔案信息綜合管理體系的建設過程中，檔案管理人員還要依據電子檔案信息的綜合使用需求，建立規范的信息管理機制。因為檔案信息化建設需要用現代信息服務理念，新的設備，新的方法來規范對業務流程規范管理，要對原有的檔案信息管理模式從根本上進行改變，所以檔案管理人員要調整檔案管理工作方法，運用創新性信息服務理念來提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時檔案管理部門也應該根據檔案信息化建設的需要制定相應的管理制度，標準和規范檔案管理流程，制定新的技術標準，新的服務標準來規范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門還要依據檔案信息化服務體系建?O招聘具有檔案管理和信息技術專業能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專業技能推進一體化檔案信息管理體系的建設，滿足檔案信息化建設的需要。對于一些已經從事檔案工作的人員來說，檔案管理部門要注重其專業技能的培養，既要加強人員的培訓學習，也要根據檔案信息服務規范來提升人員的專業技能，能夠讓檔案管理人員及時了解檔案管理的信息化發展趨勢以及工作新模式，轉變其原有的工作思路，能夠以互聯網思維來看待檔案工作模式產生的變革，學會用信息化檔案管理系統來處理各種檔案信息，對各種檔案信息進行分類和歸檔，提升檔案信息的共享效率。

6 建立檔案信息共享機制

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檔案作為企業十分重要的信息資源，記錄了企業從成立伊始到此后各個發展階段的變革情況，為企業未來的發展方向和經營管理提供了重要依據。傳統的手工錄入檔案因為各方面因素的影響，會出現諸如文件受損或信息不全的問題，對企業的經營發展造成不良影響。而隨著信息化時代的到來，計算機應用已為社會廣泛接受，并在推動社會發展和人類進步中起到巨大作用。為了不落后于社會發展的腳步，也為了更加有效和全面的做好相關的管理工作，企業應及時的實現計算機電子檔案管理，這樣不僅能夠增強企業的管理效益，也為社會和國家的發展進步作出應有的貢獻。

一、應用計算機電子進行檔案管理是必然的發展趨勢

檔案信息化管理是一個企業發展的重要條件，也是推動社會進步和國家發展的重要條件。檔案信息要想充分發揮它的作用，必須應用適當的方法和技術建立好，完善好，管理好。應用計算機進行檔案管理，可以實現檔案全文存儲與檢索，檔案自動標引與編目，計算機輔助立卷和檔案業務工作管理等等。而計算機電子管理相比手工管理的優勢在于，它存儲量更大，錄入和檢索更便捷，更加安全可靠，且保存時間長，保存成本低。這些優勢能夠顯著提高檔案管理的效率，也大大加快了檔案部門管理規范化和科學化與國際接軌的進程。所以，為了緊跟時展的腳步，提高企業檔案管理效率，進一步推動社會發展和國家進步，在企業檔案資源管理中大量運用計算機電子技術是十分必要的。

二、計算機技術在檔案管理中發揮的功能

應用計算機技術后，企業在管理、經營、創新、進步等方面受益良多，而在檔案管理中運用計算機電子技術，可以大大減少工作人員的工作量，有效的提高工作效率，使提取利用檔案資料十分迅捷有效，推動企業快速發展。作為檔案管理人員，有必要詳細了解計算機技術的相關功能，這樣才能夠更好地進行檔案管理工作。

（一） 檔案信息數字化

紙質手工書寫錄入檔案十分繁瑣，保存、修改、調取和查閱也很不方便。數字檔案在這這些方面則很便捷。紙質檔案由于紙張的特性，在保存中常出現磨損、順序雜亂、資料丟失等現象，運用計算機技術將檔案信息數字化后，能夠大大減少這些現象出現的概率，提高檔案的利用率。另外數字化后的檔案資源還可以快速的通過網絡進行傳遞，從而實現真正意義上的高質量、高效率的檔案管理。

（二）檔案管理自動化

作為信息化先進技術手段的核心載體， 計算機的信息處理能力十分強大，在系統中輸入檔案信息后，借助于相關軟件的功能，計算機能夠快速的對這些信息進行整合分析，只需要人工操作幾個步驟，就可以實現對檔案資料的類別劃分、信息歸納、結果的統計等等。這樣的自動化操作節約了大量的人力、物力、財力，減少了紙張和時間的浪費，能夠顯著提升企業檔案管理的效益，推動企業發展。

（三）信息檢索網絡化

信息檢索網絡化已廣泛應用于當今的圖書管理系統，使越來越多的人受益，企業的檔案管理也應引進這一技術，利用計算機將檔案資料錄入系統，轉化為網上檔案庫。由于網絡的虛擬存儲功能十分強大，即使檔案庫中保存了再多的資料，運用網絡檢索技術，檔案管理人員依然能夠快速的檢索出所需要的資料，大大縮短了工作所用的時間，為企業節約了人力資源。

三、如何更有效地開展計算機電子檔案管理

（一）提高運用計算機技術進行檔案管理的意識

雖然計算機技術已廣泛地應用到工作中，人們也知道應用計算機進行工作的一些好處，但大部分人不能從比較專業的角度感受到它帶來的方便，并不知道這一技術可以應用到檔案管理之中。所以為了盡快的推動計算機電子檔案管理，必須使人們在源頭上提高相關的意識。企業領導者應向下層負責人和工作人員傳達在檔案管理工作中應用計算機電子技術的要求，聘請專業人才進行宣傳，講明必要性和優勢，完善相關的管理系統，以實現切實有效的計算機電子檔案管理。

（二）加強相關的基礎設施建設

物質基礎是開展工作的先決條件，良好的基礎設施建設能夠使工作開展更加順利有效。因此，在開展相關的計算機電子檔案管理工作之前，對于將要用到的相關基礎設施必須進行積極有效的建設和完善。可以從下面兩個方面著手：一、投入更多的資金，保證基礎設施硬件和軟件配備完善，比如計算機、打印機、相關的檔案管理系統軟件等等，使企業擁有開展計算機電子檔案管理工作的資格；二、加強相關輔設施的建設，例如培養或招納專業人才對計算機進行維護、修理，為檔案管理工作人員建設適宜的工作環境，建立相關的后備管理團隊等等。只有做好了這些工作，才能夠最大限度的推動計算機電子檔案管理的實現與發展。

（三）對檔案管理人員的綜合素質提出更高要求

管理人員作為檔案管理的一線工作者，他們的素質水平和能力高低將直接影響計算機電子檔案管理工作的質量和效率，因此，為了滿足工作的開展需求和確保工作順利的展開，必須要注重管理人員綜合素質的培養。具體措施包括以下幾點：一、對現有的檔案管理人員的工作進行考察、評估，及時淘汰不合格的工作者，根據工作人員的不同能力和特性進行合理的工作分配，并引進相關的高素質和高能力人才，以不斷優化和完善人力資源結構，真正做到人盡其才，推動工作快速高質的開展；二、定期舉辦培訓活動，對檔案管理人員進行專業的培訓教育，提高他們的工作能力和專業素養，這樣既能夠滿足實際工作開展的要求，又能夠幫助工作人員實現職業追求和人生價值，將人才和他們的工作有機的結合在一起，能夠最大限度的發揮計算機電子檔案管理的功效；三、鼓勵檔案管理工作人員進行自我學習，不斷學習，拓展自己相關的專業知識，能力獲得不斷提高，這樣才能夠在工作中游刃有余，提高管理工作的效率和質量。

四、結語

計算機技術的迅猛發展和廣泛應用使許多企業的經營管理實現了辦公自動化，檔案管理也應該緊隨社會發展的腳步，用電子檔案取代傳統的紙質檔案，在檔案管理工作中應用計算機技術，不僅可以顯著提高管理的效率和質量，實現人力資源的最大利用，更能夠推動企業良性發展，從而推動社會、國家的發展和進步。

【參考文獻】

[1]劉念.淺談運用計算機加強檔案管理的幾點認識[J].烏魯木齊成人教育學院學報，1998（02）

[2]曲健.談計算機技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2011（05）

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改革開放三十多年來，我國的經濟和社會生活發生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經濟經濟體制的建立，也對各行各業的管理活動進行了大改革，許多國有企業和股份制企業紛紛進行改制，以適應經濟社會發展的需要。毫不例外，部分交通事業單位也在積極地轉型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業檔案改制以后所形成的檔案性質不一樣了，那么對這些檔案的管理應當如何進行呢？下面我們就來試著分析一下。

1 交通事業單位檔案管理現狀

交通事業單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統或個人的檔案，而是交通事業單位在交通活動中直接形成的對經濟和社會有價值的歷史記錄，是交通行業發展的重要信息資源。當今時代，交通事業在科學發展觀的指導下，進入了全面持續快速發展的新時期。交通事業單位具有明確的內容和鮮明的特點。

1.1 交通事業單位檔案管理內容

交通事業檔案主要包括各業務方面檔案和行政文書檔案，而業務檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執法檔案、公路航道建設（改善）檔案、運輸管理檔案等，業務檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業務各自獨立，所以主管部門檔案人員要經常深入基層進行業務指導，每月組織檔案業務學習， 對歸檔立卷的標準要求嚴格，定期收集與整理業務檔案。

檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環節。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續下達了如何進一步加強建設項目檔案管理以及貫徹重大建設項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機構把好工程前期所形成文件材料的質量關，開展經常性的自查活動，對自查中發現的問題及時整改，以保證項目檔案的準確、完整，保證檔案工作與工程建設同計劃、同施工、同驗收。[1]

1.2 交通事業檔案管理特點

1.2.1 集中統一管理檔案

根據2005年《交通檔案管理辦法》規定，各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進行指導。

1.2.2 設立專門的檔案部門

由于交通事業單位發展比較成熟，一般都會專門設立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環節的歸檔工作進行指導。檔案室會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定。總之，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。

1.2.3 交通事業單位檔案定期向同級檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機關、企事業單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內容各不相同。各交通事業單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經過有序整理的檔案向各事業單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業檔案管理特點

企業檔案是企業生存與發展的記憶庫，借助企業檔案，我們能夠了解企業的過去，現在和預測其未來。企業檔案主要包括企業在研發、生產、經營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業檔案由企業自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監督和指導，各破產企業的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]

3 交通事業單位轉制改企后的檔案管理應注意幾個問題

事業單位改革是手段，最根本目的是要發展由這些事業單位所提供的各種公益服務，使其成為中國經濟社會發展的新動力。在事業單位改制后，根據事業檔案和企業檔案管理的不同特點，我們發現，對其所形成檔案的管理活動要進行重新思考。

3.1 在會計檔案管理方面

如今，交通事業單位體制改革正在如火如荼進行，在會計檔案管理方面企事業單位的管理方式不同，主要體現在兩個方面，一是，企業對應收帳款質量的控制是提取壞帳準備，而交通工程事業單位的應收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規定，因此，交通事業單位應該參考企業的做法對應收帳款提取壞帳準備，并對壞帳準備的提取方法和提取比例做出明確的規定；二是，交通事業單位固定資產不計提折舊，固定資產的損耗不在成本核算中體現出來，而企業是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業單位能夠進行認真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業單位中，人員的變動比較小，整個組織結構模式相對比較穩定，而競爭因素在企業體現地越明顯，導致人事檔案在企業中相對比較復雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內容。人事檔案的管理依據也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規定轉變成企業人事檔案管理規定，由干部向普通人轉變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來說，交通事業單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業單位改制成企業后，可以適用企業檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務項目是為企業檔案提供檔案寄存的一種有償服務，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業提供了檔案保管歸宿。

4 結語

總之，交通事業單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業單位轉企業后應注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業檔案工作當然也需要轉換其管理方式，以期能夠為交通事業單位的發展提供更好的服務。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統一領導下，分散地管理檔案。在集中統一原則下，取其事業單位和企業檔案管理的精華，共同為交通行業的檔案管理工作謀福利。

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主要表現在兩個方面：一是數量不完整，即應當歸檔的文件材料收集不完全；二是同一份歸檔材料收集不完整、不規范，如請示和批復沒有同時存檔；同一個防汛、歲修工程施工的相關資料沒有一并存放等。不完整的技術資料，不能反映工程歷史狀況，不利于以后的查閱。

1.2檔案人員素質低

水利工程管理科技檔案具有從屬水利工作和檔案管理工作的雙重特性，因此對管理水利科技檔案的人員，既要求熟悉水利業務，亦要求熟悉檔案業務。在實際工作中，基層水管單位僅把工程管理科技檔案作為普通技術資料，配備一般人員兼職管理，通常不具備科技檔案工作知識，而且缺少專門的培訓，因此也很難將工程管理科技檔案工作搞好。

1.3檔案管理不規范

由于檔案人員素質不高，導致工程管理科技檔案管理不規范，主要表現：一是檔案質量不高，如卷內目錄、卷內備考表填寫不正確等；二是管理簿冊填寫不完整，案卷借閱等登記不及時；三是管理制度不健全，甚至造成檔案資源的流失；四是手抄目錄，查閱不便。

2加強工程管理科技檔案工作的思考

2.1加強領導

領導重視是做好工程檔案管理工作的關鍵。單位領導要在日常工程管理工作中重視檔案管理工作，從制度、經費和人員上予以保證。

2.2制定制度

科技檔案管理制度是從事檔案工作的準繩，主要解決兩個方面的問題：一是收集什么材料，如何進行分類，使其便于檢索；二是如何進行管理。為了規范工程管理科技檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮其在管理、建設和科學研究中的作用，依據江蘇省水利廳《水利科技檔案資料管理暫行辦法》，本著符合國家規范、便于操作、落實管理責任的原則，制定了工程管理科技檔案管理制度。該制度結合工程管理實際，將工程資料收集的歸檔范圍及分類方法進一步細化，便于收集分類；同時根據國家檔案規范、規程，提出科技檔案案卷質量和管理的具體要求；明確了工程管理科技檔案與基本建設檔案的關系，規定工程改建、加固等基本建設檔案并入工程管理科技檔案；將工程技術檔案考核工作列入站所汛前檢查工作考核內容，合格的單位方可參加年終先進管理單位評比，促進站所科技檔案的規范管理。

2.3加強培訓

為了提高檔案工作水平，必須加強檔案管理人員的業務培訓，一方面在水利系統內學習，另一方面參加檔案系統的培訓，使其具備水利工程管理和檔案管理的雙重業務知識，增強崗位技能。經過培訓的檔案管理人員，可以更好地擔負起檔案的收集、整理、歸檔、管理工作，保證檔案的安全性、完整性、科學性。

2.4爭取達標升級

水利工程管理考核標準中規定：檔案管理制度健全，有專人管理，檔案設施齊全、完好；各類工程建檔立卡，圖表資料等規范齊全，分類清楚，存放在序，按時歸檔；檔案管理獲檔案主管部門認可，可取得檔案管理單位等級證書。為了提高檔案工作水平，使之更好的服務于水利建設與管理工作，就必須進行檔案工作考核，爭取達標升級，取得檔案管理等級證書。

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在經濟不斷發展的大環境之下，已然對醫院財務檔案管理提出了全新的發展要求。眾所周知，醫院財務檔案管理工作對于醫院的發展具有重要意義，其水平的提高與醫院的良好運行及發展是成相關性的。而現如今實踐過程中，醫院財務檔案管理工作的一些新問題亟待解決，這也是我們謀求我國醫療衛生事業新發展的途徑之一。

1 醫院財務檔案管理的困境

1.1 未建立體系化的醫院財務檔案管理制度

目前，我國醫院普遍對于醫院財務檔案管理制度工作不夠重視，導致制度建立不完整。這就使醫院財務檔案管理工作陷入了執行困難，管理工作人員在財務檔案歸類及整理中無規范章程可循。由此，一些醫院財務檔案管理人員按照其經驗工作，這又不利于建立體系化的、完整的醫院財務檔案管理制度。

1.2 未建立完善的醫院財務檔案管理機制

我國目前醫院財務檔案管理機制及水平不高，即未能建立完善的財務檔案管理機制，這也進一步導致了醫院財務檔案管理的一系列問題出現。例如，據實踐調查，大多數醫院未能為本院財務檔案管理人員設立專業辦公區域，而面對檢查時，這些醫院一般采取臨時設立的方式進行應付。因此，醫院財務檔案管理的水平是有待于進一步提升的。

1.3 醫院財務檔案管理者水平普遍不足

醫院財務檔案存儲對于醫院發展而言，是一項重要資源。在此程度之上，這也就對醫院財務檔案管理者的管理即整體水平提出了新的要求。然而，我國醫院的現實發展情況是：醫院財務檔案管理人員的責任心、辦事細心程度均存在或多或少問題，均有待提升。由于財務檔案管理工作本就要求人員認真、細致，因此，大多數醫院中的非專業財務檔案管理工作人員須得到進一步篩選，以規制其專業度不足、管理水平不高、工作不認真、重視程度不夠等問題。

1.4 醫院對財務檔案管理認識及重視程度不足

目前，我國大多數醫院財務檔案管理工作現狀是：任務較重、人員數量不足、人員對于檔案管理認識不足等。因此，一些管理人員在財務檔案歸類整合工作過程中，存在僥幸及應付心理、將合同文件等重要文件不規律存放，最終導致醫院在做年終結算、報表制作及匯報等多項工作時存在較大困難。

2 醫院財務檔案管理的困境應對措施

2.1 進一步建立體系化的醫院財務檔案管理制度

對于醫院的財務檔案管理工作而言，建立完善的制度是保證醫療工作良好進行的前提。為推進我國醫院的進一步良好發展及醫療事業的進步，則應進一步持續良好發展醫院的財務管理工作。醫院在財務檔案管理多方面工作中均需不斷調整其自身發展目標，變革相關體制，調整醫院的財務檔案管理及財務發展運行體系，進一步進行完善，處理好各方面問題，以提升醫院自身的經濟運轉能力，進而促進醫療服務能力及競爭力的發展，以進一步使醫院在新形勢下的經濟發展中謀求發展地位。因此，醫院應如何進一步調整自身的財務經營管理模式、進一步提升自身的財務檔案管理水平以提升醫院的發展水平具有重要作用。醫院應不斷調整發展目標，使財務檔案管理體系化運行及發展，并進一步進行制度完善。例如，在醫院財務檔案管理過程中，需分析具體財務資金的用途。

2.2 進一步完善及優化醫院財務檔案管理機制及水平

醫院應進一步優化自身的管理機制及提高管理水平。財務檔案信息化管理是促進醫院發展的全新重要趨勢，例如，醫院應對檔案存放設備等及時更新。隨著經濟形勢等的不斷更新及發展，傳統的財務管理多表現在檔案存放及管理方面，而財務檔案管理的應用在工作中逐漸加大了比重。目前，財務檔案管理制度仍處在逐步完善及體系化形成的階段過程中，醫院財務檔案工作人員需逐漸推進財務工作各方面內容的整合化管理。對于管理人員的要求方面，也需得到提升，如運用技術管理、信息化管理財務檔案等多個方面能力均需得到提升。醫院也需完善自身財務管理體系、途徑等多方面內容。總之，進一步完善及優化醫院財務檔案管理機制及水平，注重醫院的財務檔案管理是醫院進行全面規范化管理的重要途徑之一。

2.3 進一步提升醫院財務檔案管理人員水平

在提升醫院財務檔案管理水平過程中，進一步提高財務檔案管理人員自身品質、道德、不斷加強其自身專業水平具有重要作用。而醫院從事財務檔案管理的工作，將易于影響醫院的綜合發展水平。醫院需擅長運用多種機制管理人員，增強醫院的財務檔案等方面的綜合實力。培養優秀的財務檔案管理隊伍，最終使醫院通過不斷提高多種機制而使其自身謀求良好的發展。醫院財務檔案管理工作人員應認識到其自身的財務檔案意識、責任感對于醫院的醫務工作及良好發展的重要意義，因此，提升財務檔案整合人員工作上的責任性與創造性具有重要作用。醫院財務檔案管理人員自身需從實際情況出發，也需不斷完善多種機制下的實踐應用，進而全面促進醫院財務檔案管理等多種機制的發展的水平，最終促進醫院的良好發展。

2.4 進一步提升醫院對財務檔案管理工作的重視程度

醫院需建立嚴密的內部控制財務檔案管理制度，完善財務業務流程與管理機制，需進行多項工作的具體安排，使各財務檔案管理人員分工明確，規范財務檔案管理的流程，整理檔案，實現財務檔案管理的規范化、信息化、專業化，以此確保管理檔案的體系化、完整性。醫院在如今的經濟發展的環境下，其需建立健全自身多種財務管理機制及制度，將醫院的良好發展建立在科學化的財務管理工作的基礎之上。

總而言之，在新的經濟發展形勢下，醫院的財務檔案管理工作對于醫院的發展具有重要意義，其也存在著一些問題，醫院的財務檔案管理工作人員應面對自身不足，提升自身水平，建立完善的管理制度及機制，進一步提升醫院對財務檔案管理工作的重程度。

參考文獻

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高職院校以培養應用型人才為主要目標，旨在培養出具有大學知識，而又有一定專業技術和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實用為本。檔案管理是高職院校文秘專業的核心課程之一，主要培養文秘人員的檔案管理能力。筆者根據自己在檔案管理課程教學中的實踐，體會到檔案管理課程教學內容與從事文秘工作實際有很大的距離，教學效果不佳。那么，檔案管理課程如何進行教學才能與高職院校文秘專業的培養目標相適應呢？

1　明確教學培養目標，培養專業文秘人才

檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項基本業務能力，科學地管理好檔案，用好檔案，在需要時能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業開設檔案管理課程是為了培養適應社會需要、適應就業崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門的檔案人才。然而，當前很多高職院校文秘專業開設的檔案管理課程與高校檔案學專業開設的檔案管理課程沒有太大區別，沒有體現出秘書專業特色，技術能力特點不突出，與文秘工作崗位實際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結合文秘崗位工作實際，明確人才培養目標，明確教學目的和重點，研究秘書崗位所需要的檔案管理工作的內容和特點，使文秘專業檔案管理課程具有自己獨立的特色體系，而非沿襲傳統的培養檔案專業人才的檔案管理課程體系，應使文秘人員具備應有的檔案管理知識理論和技能，具有較強的檔案意識，在文件處理階段有意識地、專業地進行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化，使文檔實體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實現文書工作和檔案工作的完美銜接，實現檔案信息資源共享。

2　與時俱進，更新教學內容，適應就業崗位需求

篇（8）

1 前言

隨著當前時代的不斷進步，社會主義進一步得以完善，因此各個行業都有了越來越高的發展要求，對于國土資源部門來說，更應對于長期的發展目標進行嚴格的制定和遵守，以促進今后的發展，這就要求我們在對于目標的制定過程中，加強思想的開放程度，做到與時俱進，將提升管理水平作為基礎，并且加強對于相關內容的記錄以及保存，這不僅有助于提升土地檔案的管理，也對于新形勢下的經濟發展起到了很大程度的促進作用。

在發展中如何將新形勢的要求進行認識，并且如何在今后更加科學的對于土地進行管理都成為了急需解決的問題，因此在這一過程中土地檔案管理部門更應該發揮其基礎的作用。

2 國土資源檔案管理手段

2.1 建立集中統一的檔案管理手段

對于土地檔案進行集中統一管理，即部門定期將相關檔案進行整理和上交，并設置專門的工作人員進行統一的管理，將土地檔案集中起來，從而保證其真實性、完整性以及規范性。我們在這一過程中應對于其他企業或者部門對于檔案進行管理的方法進行借鑒，并且遵照著統一領導、統一制度以及統一管理等原則，來不斷的對于相關的檔案管理制度進行完善。并且在這一過程中要將責任進行明確。

2.2 依據國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道

當前的國土檔案已經有了明確的分類，但由于每個類別的內容層次不齊，因此仍需要在今后的發展過程中不斷將其完善。例如建設用地類的報批就存在一些漏洞，其時間較長，因此易造成遺忘。聲響材料的文件內容較少，較其他檔案存在著很大的差距，因此工作人員很容易將其進行忽略。因此為使得檔案在收集的過程中保持其完整性，檔案管理人員就應該將各種類別的文件進行分類的保管，并且按照時間以及所涉及材料的多少來涉及存檔的流程，從而做到在工作中不對于任何檔案有所遺漏。

2.3 制定規范，及時立卷

結合著國土部門發展的實際情況，相關的管理細則也得以出臺。其要求在對于檔案進行管理的過程中要對于分類的大綱進行建立，并且歸檔進行保存，保管期限也行標明。其中對于國土檔案進行了分類，主要分為：土地監察類、計劃財務類、地籍管理類、聲響材料類、綜合類、土地利用規劃類、礦產資源類、建設用地類以及宣傳科技類，按照這一分類來對于材料進行劃分和保管，從而進一步增強國土檔案的科學性。

2.4 強化檔案人員的業務培訓，提高檔案管理水平

為使得國土檔案被更好的管理，這就需要相關的管理人員具備更高的管理素質，因此檔案管理人員應進行正規的培訓，并且定期接受進一步的學習，對于如何進行分類、分類后如何保管、每種檔案的保管期限以及銷毀的流程都需要熟練的掌握，并且還要求管理人員能夠對于文件的書寫要求以及書寫內容進行良好的掌握，從而使得檔案的管理能夠實現標準化以及規范化。

3 國土檔案資源的有效利用

3.1 檔案利用過程中的保密工作

3.1.1制度建設

對于檔案的保管以及利用應該有嚴格的制度作為依據。其中對于檔案的利用其中包含閱覽、外借以及復制的相關制度，管理人員應根據不同人員的不同需求來按照制度進行區別處理，并且在進行審批的過程中對于手續嚴格要求，做到責任分清，并且再追究責任的過程中有據可循。并且管理人員還應保證在這一過程中保證檔案中內容的保密性以及完整性，不對于今后的使用以及國土部門造成損失。在檔案進行規章制度的建立過程中，要保證相關條文的明確性以及簡短性，可以不斷在發展過程中對于涉及的內容進行完善，并且要保證相關制度的可行性以及可理解性，從而加強管理人員在實踐中對應于相關制度的運用效果，以保證對于土檔案的管理效果。

3.1.2監督措施

在對于檔案的利用過程中，管理人員還應對于不同的節約對象來使用不同的對待方式以及監護手段，從而保證對于檔案的監督。在這一過程中，管理人員應加強于使用者的交流，時刻關注著使用者的動作，保證資料的完整性，并且做到在使用者離開前對于使用的檔案進行檢查，以保證檔案和使用之前保持同一狀態，若發現問題應及時在登記簿上進行記錄，并對于責任進行追究。

3.2 強化檔案長效管理，提高檔案的利用率

在國土資源的管理過程中會涉及大量的具有價值的文字、數據以及圖片等內容，由于這些內容是對于國土部門發展過程中最真實的記錄，因此這些內容不能隨意的流傳，就需要進行統一的管理，防止相關內容的流失。因此國土檔案管理的意義可以從兩方面進行分析分別為歷史意義和現實意義。前者的意義在于為今后的國土檔案管理提供了較為完善法律依據以及制度建設。而從后者看，意義則在于其有助于帶動國土資源部門的發展，并且促進社會整體的發展，為人們的生活提供安定的環境。由此可見，不斷的對于土地檔案管理過程中收集、立卷以及保管等環節的完善有助于加強對于今后國土管理的完善，加強國土部門的發展，還有望實現國土管理的檔案資源的共享。這就要求我們在今后的發展過程中不斷的將自身的潛能進行激發，加強管理方法的完善和改進，加強對于國土檔案的管理，從而使得檔案的社會效益得以提升。

隨著當前經濟的不斷發展，各個單位的發展速度并不一致，尤其是當前不少基層單位由于資金欠缺，相關的硬件配備不齊全，技術方面也沒有得到良好的開發，就造成了整個單位的發展落后，使得檔案方面難以得到足夠的重視并且進行發展。這就要求檔案工作者要不斷的對于單位的檔案管理進行探究，將資源成果進行進一步的利用，并且將檔案部門與其他部門的友好關系進行建立，使得檔案管理工作得以完善。

另外，國土資源部門還應定期組織對于相關管理人員的統一培訓，將管理人員的素質放在最為重要的位置，從而使得其業務水平得以加強。特別是要對于鄉鎮過國土管理人員進行重視，由于當前重視從基層開始發展，基層成為對于土地進行利用的前言，因此針對于這一問題就需要相關的管理人員對于自身的見解進行提出，以幫助當地的發展。但當前雖然大多管理人員處在基層，但其自身的能力尚不完善，因此就需要基層組織管理人員進行統一的學習來提升自身的能力。并且可以對于相關的獎懲機制進行完善，從而對于檔案管理人員起到激勵的作用，增強管理的積極性以及效果。

4 結語

檔案管理工作十分細致，而國土資源的檔案管理是對于土地情況的建設，因此更需要在工作過程中對其進行重視，這就對于今后的檔案管理工作有了更高的要求，我們要將當前經濟發展的特點進行融入，并且不斷對于員工的素質進行加強，以使得檔案管理事業進一步在今后的發展過程中得以進步。

參考文獻

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[2]薛敏.淺談在土地檔案管理中信息化建設的問題及對策.《北極光》.2015年10期

[3]喬玉萍.土地檔案管理信息化建設的重要性與方法.《內蒙古科技與經濟》.2014年4期

篇（9）

機關檔案真實記錄了機關單位的各項工作，因此，這個地區的各種事業的發展情況必將以此為依據。我國經濟始終處于高速發展的狀態，社會也在不斷向前進步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發生一系列的改變。當前，檔案的數量與日俱增，檔案的內容和形式日趨豐富，服務對象的范圍也在逐步擴大。為此，怎樣提升機關檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機關檔案管理的工作實際，淺談以下機關檔案如何加強規范管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。

1、有效利用檔案信息資源的重要性

通過以往的工作經歷，我們可以認識到，檔案管理是一種服務工作，這種工作需要長期進行，檔案信息資源的有效利用體現出了檔案管理的價值和作用。

1.1檔案工作的服務職能主要是通過檔案信息資源的有效利用體現出來的

整個檔案管理工作需要足夠的人力、財力和物力來收集、整理、歸檔、保存和管護大量繁雜的信息和數據，在檔案管理的過程中，能夠實現信息和數據的及時收集和安全保存，更重要的是，他還能為社會發展和經濟建設提供服務，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機和活力，只能是將檔案管理工作的服務職能充分發揮出來，實現檔案信息資源的有效利用。

1.2對檔案管理工作的檢驗主要就是通過檔案信息資源的有效利用情況體現出來的

要對檔案工作人員的管理工作和取得的成績進行衡量檢測，檔案信息資源的利用情況是說明這一問題的最佳途徑。進行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統，質量如何，庫藏和檢索情況如何，都會對檔案信息資源的有效利用產生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對檔案管理工作是否能夠貫徹落實各項規章制度進行很好的檢驗。

1.3實現檔案信息資源的有效利用這一目標，可以很好的拖動檔案管理工作的提升和改進

經過對檔案信息資源的有效利用情況的調查收集，可以決定是否要對檔案管理工作進行提升和改進以及如何進行檔案管理工作的提升和改進。根據機關檔案管理工作的相關規定，當保存的檔案材料超過保存期限時，必須對這部分檔案進行鑒定，來決定是銷毀這部分檔案還是繼續保存這部分檔案。在進行鑒定的時候，要考慮到很多因素，其中，對檔案價值的判定，并且找到對應的檔案信息資源的有效利用情況作為依據，是進行鑒定的時候必須要考慮到的最重要的因素，因為這些內容對檔案的鑒定工作是有利的，也能對檔案規范管理的良好發展起到促進作用。

2、加強機關檔案管理工作的措施

2.1做好機關檔案管理工作的基礎前提是抓好公文制發

公文用紙以及對文件進行的排版和文件的裝訂質量必須保證按標準進行；文件的辦理過程必須按標準程序來實施；確定要進行存檔的文件必須保證文件內文字字跡清晰、鮮明。

2.2做好機關檔案管理工作的關鍵步驟是要抓好文件的歸檔

為了實現檔案管理利用價值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強檔案的規范管理是必須的，要實現上面的所有目標，文件的歸檔就是其關鍵的步驟，在這一過程中，必須始終貫徹“以本單位形成文件為主”這一工作原則。辦文人員的歸檔意識需要進一步增強，檔案的時效性要有更好的把握，要確保保存檔案的完整性，并且重點是要明確對文件和資料進行分類歸檔。貫徹好“以本單位形成文件為主”這一工作原則之外，為了保證檔案的利用價值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。

2.3做好機關檔案管理工作的重要環節就是要抓好案卷的整理工作

在檔案管理的整個過程中，案卷整理這一環節需要耗費大量的人力和較多的時間，但是對檔案的最終形成以及將來的開發利用，他都起著至關重要的作用。歸檔的案卷不經過專業、細致的整理，最終形成的檔案就不是規范的、標準的，將來對其進行使用的時候，它就不可能提供準確、詳實的信息資源。隨著計算機技術的不斷發展，可以盡量實行電子檔案目錄錄入和啟動檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。

2.4做好機關檔案管理工作的最佳途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一服務環節

首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機制。制作出規范詳細的“檔案查閱或借閱申請表”， 查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫“申請表”，在經過相關科室審核后，按照相關科室的審核意見，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供服務，這樣，加強了對檔案信息資源利用的統籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實行嚴格登記管理制度，同樣需要制作出規范詳細的“檔案查閱或借閱登記表”， 查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在“登記表”中詳細寫明各種信息，進一步提高了檔案信息資源利用過程的管理明細化程度。

檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會提供服務，為人民進行造福，由此可見，檔案管理工作是一項非常重要的工作。檔案事業也是一種崇高的事業，黨和國家的發展離不開檔案事業的發展，因此，在實際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責履行好，將自身的作用充分發揮出來，為進一步提升機關檔案的管理水平，實現檔案信息資源的有效利用貢獻出自己的力量。

參考文獻：

篇（10）

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。筆者結合自己的實踐，就如何做好社保檔案工作談一些粗淺的見解。

一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義

（1）加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（2）加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（3）加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

二、目前社會保險檔案管理的現狀

（1）對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業務人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。

（2）社會保險檔案多頭管理。管理不統一。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構， 不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

（3）缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。在社會保障檔案的不一樣專業類別中，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。

（4）手段落后，管理水平低，跟不上社會社會保險制度改革的快節奏。近兩年隨著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。

（5）社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強社會保險檔案管理的設想

（1）提高認識，加強領導。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（2）健全制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計賬簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。

篇（11）

計算機技術在檔案管理的應用過程中面臨著挑戰，管理人員要逐漸完善計算機檔案管理機構，引入更多的專業性技術人才，確保檔案管理工作的高效、正常進行。一個公司中的檔案信息包含著該公司中員工的個人信息以及一些機密性質的文件，檔案信息數據的安全重要性不言而喻，因此健全計算機檔案管理人才機制也是基于這方面的要求，更好地保護檔案信息的安全，另外通過引入專業性人才還可以提高檔案管理整體的工作效率。

如果是一個公司或者一些其他的企業中的檔案管理工作，這些部門對檔案處理的周期比較短，在很多的方面都會應用到檔案，這就需要全面提升檔案管理的效率。這時候可以通過引入專業性的技術人才提升管理效率，比如可以通過這些專業技術形成一個完整的檔案管理機構，并且制定一些管理上的規章制度用來規范工作人員的工作行為，另外還可以讓這些技術性人才培訓其他的工作人員，提升管理工作人員的整體專業技能，對提升計算機技術檔案管理工作的效率有很大的幫助。

二、加快計算機技術的培訓應用，增添計算機管理工作的趣味性

計算機技術在提升檔案管理工作效率的同時，也難免會出現一些問題。就如長期在計算機面前進行檔案管理工作容易產生厭煩的心理一樣，可以說檔案管理工作太過于枯燥無聊，每一天的工作內容都大致相同，沒有什么挑戰性可言。所以在進行計算機檔案管理工作培訓的同時，還要想辦法給計算機檔案管理工作增添一些趣味性，激發起工作人員的工作興趣。

比如培訓人員可以在計算機檔案管理培訓工作中采用小組培訓的方式，把工作人員簡單地分成幾個小組，在培訓的過程中首先針對計算機的基礎操作和應用，比如如何進行檔案信息的檢索。但是傳統的考察模式可能達不到預期的效果，這時候培訓人員可以讓小組之間進行競爭比賽的形式，比如在公司檔案信息中找到一個名字?檳襯車母鋈說牡蛋感畔?，這時候需要利用計算機進行信息檢索，輸入公司中名稱信息進行檢索，看哪一個小組成員找得又快又好。此外培訓人員還可以采用提問的形式開展培訓，比如如果一個公司的檔案信息中有兩個完全相同的名稱信息應該怎么做，怎樣才能找到正確的檔案信息和虛假檔案信息。培訓小組之間可以采用搶答的形式，這樣可以提升不少培訓趣味性，另外還可以保障培訓過程的高效性。通過這種方法可以很好地提升檔案管理工作人員的專業技能，對保障計算機技術在檔案管理工作的高效進行有著積極的作用。

三、加強檔案管理評價機構，保障管理工作高效進行