檔案管理的問題及措施大全11篇

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一、 鐵路建設檔案管理的現狀

（一）鐵路建設工程項目檔案管理體系發展緩慢。自建國至上世紀70年代末，鐵路系統的檔案管理工作重點是機關公文檔案，即過去統稱的文書檔案。到了20世紀80年代中期，開始集中整理會計檔案，并把會計檔案管理納入會計基礎工作管理考核。而鐵路工程建設項目檔案管理則是20世紀90年代末隨著鐵路建設大發展而逐步走上制度化與規范化管理的軌道。但是，由于相關的法規和制度建設起步比較較晚，而且恰逢鐵路建設項目蓬勃發展時期和鐵路管理機構的調整變化因素影響，使鐵路建設項目檔案管理難以一步到位，造成初步發育期過長，跟不上鐵路建設發展尤其是高鐵建設節奏和發展變化速度的實際需求。

（二）工程項目文件過程管理不到位。根據國家的相關規定和國家檔案局的相關要求，工程建設項目文件管理，是工程建設項目管理的重要組成部分和工程建設項目質量檢查驗收的重要內容，鐵路工程建設項目檔案檔案管理也是如此。因為工程建設項目的檔案質量是固化于工程建設項目的過程管理之中的，所以，鐵路工程建設項目文件的工程管理尤為重要。盡管國家建設管理部門和國家檔案管理部門，從不同角度對工程建設項目文件的過程管理和歸檔均有明確規定，但是，就鐵路工程建設項目而言，由于點多線長和野外作業的特點突出，再加上工期緊任務重和辦公等條件所限，往往使過程管理的規定被束之高閣，落實難以到位，事后集中突擊整理成為普遍存在的現象。這樣，必然影響到鐵路工程建設項目歸檔文件的齊全性、完整性和準確性。而且，難以保障及時移交歸檔和進行鐵路工程建設項目的檔案專項驗收。

（三）現行歸檔標準滯后。進入21世紀之后，鐵路建設工程蓬勃發展，規模巨大，裝備提升。尤其是高鐵工程建設項目如雨后春筍，日新月異地向前推進。然而，鐵路建設工程項目檔案管理從歸檔范圍、執行標準和分類編碼方式等要素均未予以及時修訂。致使工程建設和建設裝備更新過程中出現的新技術、新工藝、新裝備等過去沒有的文件資料，在具體歸檔整理和編碼時無所遵循、無所適從。必然造成落歸和隨意現象的發生，從而影響到歸檔的齊全完整和整體質量。

二、解決鐵路建設項目檔案管理問題的對策

（一）建立鐵路建設項目檔案管理約束機制。建設單位要建立鐵路建設工程項目檔案管理約束機制，從源頭上保證鐵路建設項目檔案管理工作尤其是鐵路工程建設項目文件過程管理責任落實到位。建設單位要從確立各參建單位的合同關系開始，并把鐵路工程建設項目文件管理和移交歸檔內容納入建設合同之中。并明確勘察設計、監理、施工承的歸檔內容、備份數量和移交歸檔時間，以及過程檢查、考核、平時組卷、日常管理的獎罰控制措施等。切實做到各司其職，各負其責。即有利于明確目標和標準，又可以避免因目標和標準不明確所造成的人力、物力浪費，還能夠避免甲乙方的不必要紛爭。

（二）加強鐵路工程建設項目文件的源頭管理。堅持貫徹建設單位檔案部門和檔案人員提前介入工程建設項目檔案管理的原則。檔案部門提前介入工程建設項目檔案管理即是保障工程建設項目檔案質量的實際需要，也是國家相關規定所賦予建設單位檔案部門的工作責任。通過提前介入，提前制定和完善工程建設項目檔案管理辦法和程序，以保障“三同步”原則的有效落實。針對參建單位工程技術人員檔案管理專業知識薄弱的實際，適時進行工程項目檔案管理知識培訓。

（三）做好工程項目施工過程的監督和檢查。首先，建設單位要把工程建設項目檔案管理納入工程進度和質量體系考核與檢查，使工程建設項目各個環節和程序能夠按照規范的路徑協調同步的前行。通過現場檢查、指導，不僅能隨時了解各參建單位資料編制、收集工作的進展情況，發現存在問題，還能夠及時糾正和整改已經出現的偏差。不僅可以避免走彎路，造成人力物力的浪費，而且能夠切實保障工程項目檔案的齊全完整和真實準確。

（四）把好鐵路工程建設項目檔案接收關。鐵路工程技術項目檔案的接收，并不是單純的接收工作程序或一項簡單的工作任務，應該把其當作一次檔案業務知識再培訓、再交流的課堂和提升工程項目歸檔文件質量的關口。通過工程項目檔案的接收，不僅要把不符合歸檔要求的文件杜絕在檔案接收入庫之前。而且通過接收進一步提升檔案人員的業務能力，進一步推進工程建設項目檔案各項規范標準的落實。

三、結語

隨著工程建設管理的不斷規范和工程質量追溯法規的完善，工程建設項目檔案不僅在其憑證方面越來越顯現出重要意義。而且，在建立社會化大數據和鐵路企業可持續發展方面，也會發揮出更加重要的作用。

【參考文獻】

[1]張紅蘭.醫院工程建設檔案管理的一些問題及解決方法[J].建筑知識:學術刊,2013(8):287.

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（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。

（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。

二、工程建設檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理?任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。

（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。

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二、出版社檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業檔案管理人員

目前，許多出版社在人員配置上存在一些不合理現象。按照相關規定，出版社的各工作室應配備一定數量的檔案管理人員，但是一些出版社的工作人員數量不足，各部門間也缺乏合作交流。

2.出版社檔案資料數量大幅增加

書稿是出版社中常見的一種資料檔案，它不僅數量多，而且內容多樣，僅這一項，就加大了管理工作的難度。但是，除了書稿之外，出版社的資料檔案還包括人事檔案、質量抽檢材料、庫房資料等材料。隨著出版行業的發展，出版社出版的圖書日益增多，而且增長速度極快，甚至有的出版社達到了每年新增四十多萬卷的程度。

3.管理工作不到位

根據規定，出版社的檔案管理工作需要其領導機關開展監督、檢查和指導工作，各地新聞出版局是每個地區出版社的領導機關，理應對當地出版社的檔案管理工作采取相應措施。然而，大多數新聞出版局沒有履行自己的義務，對出版社的檔案管理工作關注度不足，監管不到位。

三、出版社檔案管理工作的改革措施

1.健全檔案管理人員隊伍

首先，出版社應開展招聘工作，增加工作人員的數量，按照規定配給各部門相應的人員數量，保證每個部門都具備三名以上的檔案管理人員；其次，出版社應加強各部門之間的交流與合作，可在各個部門的檔案管理人員中選出代表進行部門間的交接與合作。由于出版社的檔案管理工作需要按照收集整理、立卷、歸檔管理、移交的順序進行，所以需要依靠編輯室、主編室以及檔案室共同合作完成。出版社只有重視并促進各部門之間的溝通，才能保障檔案管理工作的順利進行。

2.運用信息化檔案管理制度

出版社應盡可能地把紙質檔案轉化為電子檔案，以便開展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用紙質稿件和資料，來完成圖書的出版工作，所以存有大量的紙質的檔案。這些紙質檔案不易保存，容易缺失，且查閱難度大。然而，電子檔案比紙質資料更加便捷，不管是在保存方面，還是在查找方面。鑒于此，出版社可以建立相應的信息化檔案管理制度，轉變資料的保存和管理形式。

在建立信息化的檔案管理制度后，出版社要在各個環節上安排相應的工作人員。如在存儲時，出版社可以派專人負責檔案的存儲和整合，以避免資料存儲的重復或缺失。

3.加強出版社檔案管理工作的監管力度

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所謂的人事檔案，是單位職工信息的重要載體，是個人思想品德、業務能力、工作表現以及成長過程的真實寫照，也是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據，既能反映出職工的經歷、學理和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。有效的人事檔案管理有利于單位內部的人力資源開發，有利于優化單位內部的管理制度，在整個單位的發展以及個人信息的保管上起著至關重要的作用。所以，必須管好、用好人事檔案，以優化單位管理機制，促進單位管理建設工作正常發展。

一、人事檔案管理中存在的問題

人事檔案只是人才信息的重要載體，是人力資源的主要信息來源，其本身不能給單位帶來經濟效益，致使多數單位管理者忽視了人事檔案管理的重要性，從而出現了一系列問題。主要體現在以下兩個方面：

（一）缺乏科學合理的認識

企事業單位管理者的管理理念是影響單位管理效率以及業績的重要因素，目前多數單位管理者對人事檔案管理缺乏科學性和合理性的認識，認為人事檔案工作就是保管性的事務工作，只要將檔案資料管理好，保證其在有效的期限內不丟失、能應付外調以及查檔等就行了，完全忽視了檔案管理對于人力資源開發的重要性?，F實中還存在部分領導認為檔案管理工作只是檔案部門的事，與自己無關，對單位內部的檔案管理工作不聞不問。甚至有單位領導認為無需單獨設立人事檔案管理部門，兼由其他部門代管。

由于企事業單位內部管理者缺乏科學合理的認識，致使單位的人事檔案管理工作往往得不到重視，在單位的議事日程里很難發現有關于人事檔案管理工作的。這種對檔案管理的不重視、不研究、不安排，使得檔案管理上的許多問題得不到有效解決，更談不上檔案管理的規范化與標準化了。這在很大程度上影響了單位的整體業績，不利于單位的可持續發展。

（二）缺乏有效的人事檔案管理機制

在我國傳統的干部人事檔案管理制度下，沒有形成科學合理的管理機制，其中嚴格規定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這一規定長期生效并延伸到其他人事檔案管理工作中，使得人事檔案資料得不到及時補充存檔和修正，這種傳統型的人事檔案管理機制不適應現代化市場經濟下單位發展的趨勢，嚴重影響著單位內部的人才流動，也是當前大量“棄檔族”存在的重要原因。

人事檔案管理本身具有嚴肅性、準確性和唯一性的特征，但是目前這種傳統落后的人事檔案管理機制使得部分職工因跳槽受到原單位扣留檔案不放人，他們為了再就業不得不偽造虛假檔案，如干部履歷、工齡、入黨材料、畢業證書等。甚至有個別單位領導或相關人員，利用職權和工作之便，通過偽造檔案打擊報復職員，嚴重影響了他們正常的工作和生活，帶來一定的人身傷害。

二、人事檔案管理的措施與方法

（一）提高管理者的認識水平和自身素質

檔案管理者自身的素質是決定管理者認識水平的主要因素，而管理者對人事檔案管理的認識水平是做好檔案管理工作的重要保證，所以要想做好檔案管理工作，首先需要提高管理者的認識水平和自身素質。只有單位管理者高度重視人事檔案管理工作，才能保證管理工作在資金、設備以及人員方面得到有效的支持，從而推動檔案管理工作插著規范化、標準化方向進展。這就需要從多方面入手，以切實提高管理者的認識水平和自身素質。

一方面，單位可以通過定期開展專題講座、板報宣傳等方式，在潛移默化中提高管理者的認識水平，使其認識到檔案管理工作對于人力資源流動的重要性。此外，單位領導應該將檔案管理工作的相關內容納入日常會議議程，建立專業的檔案管理工作小組，定期檢查、指導與監督檔案管理工作，以便于及時發現并解決問題，提高檔案管理工作的效率。另一方面，不斷提高自身的政治素養與專業水平知識，在檔案管理的過程中，堅持工作原則、嚴守紀律、遵守管理機制、保守他人秘密，在信息資料的整理與封裝時，盡可能減少人為的失誤，保證資料的完整性和真實性。同時，管理者可以通過自學或參加專業培訓不斷充實自己，提高自己的專業管理水平，從而不斷提高工作效率和檔案管理質量。

（二）建立健全人事檔案管理機制

健全的人事檔案管理機制是提高人事檔案管理工作效率的重要保障，它可以

使檔案管理工作有章可循、有據可依。建立健全人事檔案管理機制可以從對內管理機制和對外管理機制兩個方面入手：

一方面，優化調整單位內部管理章程，如明確人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內容的真實性與完整性，做好資料的保密措施，減少因人為因素造成資料泄密的可能，從而有效保證檔案的安全性。另一方面，建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經濟日益興起的當今社會，單位對人才質量和數量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于促進人才的流動以及人事檔案管理的規范化、社會化和現代化。

結束語：綜合上文，人事檔案管理在整個單位管理中占據著至關重要的地位，對單位人力資源的流動產生重要影響。管理者對檔案管理缺乏科學合理的認識以及單位內部缺乏有效的管理機制已嚴重影響了單位的正常運營，只有不斷提高管理者的認識水平和自身素質、建立健全人事檔案管理機制，才能促進人力資源的有效流動。相信在相關企事業單位領導者的共同努力下，我國的人事檔案管理工作將會不斷適應社會主義市場經濟的發展。

參考文獻

[1] 王云慶，李曉麗，武丹. 關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J]. 中國人力資源開發. 2007（04）

篇（5）

隨著社會的不斷發展進步，人們對會計檔案也愈加關注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業務中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業素養，切實提高檔案管理水平。

一、當前會計檔案管理過程中存在的主要問題

1、會計檔案管理相關制度欠缺

隨著社會的發展，我國會計檔案制度建設也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學化以及規范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。

2、領導缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領導缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環節。領導本身會計檔案意識較弱，直接導致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節。

3、會計檔案信息化程度較低

現代社會是一個科技社會，網絡化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發展，信息化程度不斷加深，信息技術發展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]

4、會計人員綜合素質較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業單位中，人才是其發展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質有著直接關系?，F在很多單位的會計人員綜合素質較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質較差，主要體現在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業技能嚴重欠缺;另一方面是保密意識較差，經常出現泄露檔案信息的問題。

5、會計檔案基礎工作不夠規范

由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導致了會計檔案基本業務能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規范，經常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業的法規。這些問題的存在，很容易導致單位檔案管理比較混亂。

二、加強會計檔案管理的有效措施

1、完善會計檔案管理制度

首先應該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據相關的法律法規做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學性、合理性。與此同時，單位還應該根據自身特點和行業發展規律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發現存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應該重視經驗的總結，不斷的對企業會計檔案管理體系進行完善。[4]

2、提高對會計檔案的重視程度

單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領導應該加強相關知識的學習，轉變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。

3、建立信息管理平臺，實現會計檔案管理信息化

現時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發展機會必須做到與時俱進。單位應該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯網和局域網加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業必須加大會計檔案管理信息化建設的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環境，給會計檔案信息化的實現提供良好的平臺。

4、做好培訓工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質

各單位應該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓機會，強化在職繼續教育，讓在職工作人員的培訓常規化和制度化。單位應該定期對會計檔案管理人員進行專業培訓，將專家授課、學習觀摩以及專業技能培訓等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業技能和安全意識。此外，還必須重視加強領導工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監督，并通過規章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規范。[5]

5、推進會計檔案基礎工作規范化

會計檔案管理工作能否根據相關的規范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質、設備以及各種耗材有著直接關系，在解決上述問題后，想要實現會計檔案的規范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應該組織相關人員學習觀摩檔案規范達標的相關企業，借鑒相關企業的經驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規范化管理;其次，應該組織檔案管理人員學習相關部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足;最后，還應該聘請相關專家來單位指導，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應該根據專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應該設置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結語

檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現在很多單位都已經真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關的制度，提高了工作人員的素質。但是，當前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發現問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。

【參考文獻】

[1] 張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013（06）12-13.

[2] 俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2010（10）78.

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1.1 人力資源的配置

人力資源檔案管理最主要的服務目的就是根據人力資源管理的要求，對人力資源中制定的長期發展目標配備合適的人員。這就要求，人力資源檔案管理工作必須掌握企業中全部人員的情況，并根據企業不同時期的需求，能夠配備相應的人才[1]。

1.2 人力資源的開發利用

人力資源的開發和利用是建立在對檔案管理人員專業技能的基礎之上的，因此，要注重對新型人才的接納和培養，將先進的管理理念及管理的技能傳授給企業的管理人員，使他們的管理技能能夠與時俱進，實現企業人力資源的最大化的利用。

1.3 人力資源的定期評估

企業要根據人員的表現及業績大小，進行相應的崗位調整。新形勢下，對人力資源的定期評估，是一種對工作人員積極性肯定的表現。

2 新形勢下人力資源檔案管理存在的問題

2.1 人力資源檔案管理意識比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認識，這種意識的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠對檔案管理工作充足的認識，在他們的思想意識里，檔案管理只是對個人的經歷進行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動而且對單位生產力的提高也有這至關重要的作用，因此，在新形勢下，加強管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要[2]。

2.2 人力資源檔案管理工作效率較低

人力資源檔案管理工作是指對檔案的收集、保存和檔案的調用等。目前在檔案管理工作中缺乏一個相對成熟的體系對檔案管理步驟進行簡化。與此同時，這種體系的缺乏導致收集的資料不能夠得到很好的發揮，檔案的利用率得不到提高。

2.3 人力資源檔案管理工作硬件設備的缺乏

在人力資源檔案管理工作普遍存在硬件設備缺乏的現象，這也是檔案管理工作質量得不到提高的主要原因。在很多企業里，檔案管理工作形同虛設，沒有起到相應的工作職能，這些問題已經影響到了人力資源檔案管理工作的質量。目前，有很多企業的人力資源管理工作設施不完善，因此檔案管理工作有明顯的的缺陷。

2.4 檔案管理體系不健全

人力資源信息難以收集已經成為企業人力資源管理體系不能夠健全及完善的主要因素。各個行業之間沒有關于人力資源檔案歸檔的明確規定，因此，歸檔的標準無法達到統一，致使很多檔案不知道要歸到哪個行當。

3 新形勢下人力資源檔案管理的改進措施

3.1 建立并完善人力資源檔案管理制度

建立人力資源檔案管理制度是人力資管檔案管理工作中最重要的一個部分。要建立檔案管理制度就需要：第一要在企業內部建立正確的人力資源工作的管理制度，這是實現檔案管理有效性的前提，只有建立正確的檔案管理制度，就能避免工作人員在檔案管理中出現的怠工現象及工作不認真的現象，有利于提高人力資源檔案的整體管理水平。第二，健全的檔案管理制度，能夠促進人類資源相關人員的工作質量，第三，人力資源檔案管理制度是建立在公平性的基礎之上，企業內所有的人員都必須遵守檔案管理制度，并且能夠在制度的規定下保質保量的完成相應的檔案管理工作，第四，人力資源管理制度的實施必須要嚴格，而且制度中對獎罰的規定要明確，能夠充分體現出檔案管理制度的嚴肅性。

3.2 加快檔案管理的信息化的建設

隨著互聯網的普及，在人力資源檔案管理中也要加快對信息化的建設速度，具體就是要采用信息化的檔案管理模式，加快電子檔案的普及應用，這是在根本上提高檔案管理效率的有效方法。電子檔案在提升檔案的管理方面，與傳統的檔案管理方式相比，有很大的優勢，比如在傳統檔案中會存在檔案隨著時間的增加會有磨損或者丟失的問題，不能夠實現檔案的永久性保存，但是電子檔案就有效的避免了以上的問題，實現了檔案的永久性保存。而且，單子檔案管理方法具有智能化及科技化，而且，隨著電子檔案的推廣，能夠有效的促進檔案管理的流程的簡化，減少了檔案管理人員的相關工作強度。

3.3 對檔案管理人員素質的提高

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

工程檔案管理存在的問題

1 檔案意識淡薄

目前存在施工企業，對工程檔案管理的重要性認識不到位，重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業技術人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應付和湊合的態度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集和整理，一旦得知業主或上級要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動局面。

2.人員設備不足

這是一個較為普遍存在的問題?，F在施工企業工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，管理軟件落后，運轉速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中。由于工作繁忙，人員調動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上А?/p>

3.歸檔時間滯后

對一個工程項目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內容按事先規定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設單位（發包單位、業主）業主移交，移交內容按歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。按規定時限，一般工程在工程竣工驗收后3個月內、綜合性大型工程在6個月內，必須按規定向有關檔案管理機構移交?，F在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設單位（發包單位、業主）的工程檔案移交相對較好，而向集團公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經數年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術進步和提高競爭能力，不利于維護企業的合法權益。

4.檔案質量欠佳

按規定，檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統符合歸檔要求。可目前的實際情況是，離規定尚有相當大的差距。有的項目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時;對竣工資料不按規定進行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續，應該提供原件，但只有復印件;個別項目還有弄虛作假現象，等等。

二、處理措施

1.提高認識，加強對檔案工作的管理

要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業領導和廣大專業技術人員的檔案意識，使他們認識到工程檔案是國家基本建設項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是國家和地方進行建設規劃的基礎和實施有效管理的重要依據，也是一切建(構)筑物進行維修、改建、擴建和進行防災、抗災、減災以及戰爭破壞后恢復重建的重要依據。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業的技術進步和經濟效益，維護企業的合法權益。

2.增加投入，配備必要的人員和設備

為了保證工程檔案工作的正常開展，應按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規的規定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設備;庫房內應當保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。

要設置與工程檔案資料工作任務相適應的機構，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網絡。對檔案人員不能臨時指派、隨意調動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出

的是，相當一部份工程項目無專職檔案管理人員，不能及時收集、整理檔案資料，應該盡快改變這種狀況。

大中型項目由于工程量大，資料數量多，施工時間相對較長，擬配備經培訓合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應參加生產調度會或工程例會，參加工程安全質量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態，及時收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。

3.采取措施，提高檔案人員素質

檔案人員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，除必須具備良好的政治思想素質外，還應具備一定的土木工程專業和檔案專業知識，如應熟悉國家和相關省、市檔案工

作法律、法規、政策、規定、標準等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結構施工技術和方法;熟悉工程建設檔案的內容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓，經考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。

同時，還要加強對檔案人員責任心、事業心的教育，組織業務學習。通過培訓、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學習等方法提高業務水平，提高檔案人員素質。

4.規范管理，進一步建立和健全相關制度

近十年來，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關的法律、法規，初步形成了檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，使檔案工作有法可依，有章可循。

但就施工企業內部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規定，但不系統、不完善、不精細，例如，有的企業對內部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內容、時間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業應進一步建立健全工程檔案及內部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等，使施工企業的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。

5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導與監督

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1.疾病預防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業道德有所欠缺

檔案管理人員的職業道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應遵循的行為規范和必備的品德的總和，是調節檔案管理人員與他人、社會等關系時所必須遵守的基本道德規范和行為準則，以及在此基礎上所表現出來的道德觀念、情操和品質。它是一般社會道德在檔案管理職業中的特殊體現。

第一，檔案管理人員職業道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業道德能夠通過激發動力、評價優劣、調節行為來處理和調節各種利益關系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業道德對檔案管理人員的素養有調節和引導作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業素養。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業務能力和道德水平，加強自身修養是檔案管理人員職業道德品質的重要內容和應有要求。在檔案人員自身的修養過程中，職業道德具有調節和引導作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業成就感不強，工作態度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當等等。這些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業發展，而且不利于疾病預防控制中心的長遠發展，更不利于國家單位的形象建設。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發展之中，信息化不僅遍布整個國家的發展全局，而且與每個人的日常生活息息相關。當然，疾病預防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應該繼續存在，但是信息化的檔案管理也應該獲得快速發展，疾病預防檔案管理應該建立一個龐大的數據庫，這個管理數據庫不僅可以為疾病預防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發展之中，導致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發展水平決定的，一方面是傳統的檔案管理模式對現今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預防控制中心檔案管理現階段的發展，而且對未來的可持續發展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規矩不能成方圓，制度是一個組織內大家共同遵守的行為規范，它不僅可以保證組織的有效運轉，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規范，它可以保障疾病預防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關鍵在于執行，得不到很好執行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預防檔案管理中的應對措施

2.1加強檔案管理人員職業道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業道德有所欠缺的問題，應該加強檔案管理人員職業道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業感、檔案管理所必備的服務意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統的培訓、邀請相關的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優秀工作者進行物質獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關的集體活動促進管理人員的事業認同感與成就感等等。兩者的結合可以更加全面地促進檔案管理人員職業道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統的檔案管理理念進行快速而正確的轉變，只有檔案管理人員成功轉變了信息化管理理念，后續的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統的培訓。引進專業的科技人才不僅可以將科學技術成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調查工作，調查對象不僅要包括高層領導與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預防控制中心本著長期的發展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執行，要進一步完善監督體系，促進檔案管理制度的執行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業務技能

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隨著市場經濟和社會結構迅速發展和變化，社會的各個領域都在不同程度的發生著變化。就拿電力行業來說，隨著電力體制改革和企業結構的不斷調整，電力的生產和經營正在逐步邁向一個全新的發展階段。相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。

1 電力企業檔案管理的重要性

電力檔案在電力事業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業管理工作中的重要環節，它直接關系到電力企業能否贏得市場競爭的主動權。所謂的電力企業檔案就是指電力企業生產經營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應了電力企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業經濟的快速發展。這就要求電力部門以科技創新為理論基礎，扎住機遇，加快建設和完善電力企業的檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證電力企業經濟的快速發展。

2 我國目前電力企業檔案管理中存在的主要問題

2.1 電力企業的檔案管理得不到高層應有的重視

很多電力企業的高層領導對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產品的質量、售后服務比起來簡直是微不足道。正式由于高層領導的不重視，導致這些電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產生的直接后果就是無法為企業提供高質量、高效能的服務。

2.2 電力企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責

很多電力企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，相當一部分的電力企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。

2.3 電力企業檔案管理的理論研究滯后

在新形勢下，電力檔案的管理工作已經成為了電力企業管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢？1）電力企業檔案的產權特征和法律地位問題。2）電力企業在產權變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。

2.4 電力企業的檔案管理的信息化建設滯后

信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

其滯后性主要體現在2點。1）管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現場調閱檔案圖紙。

那么導致其發展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，這樣就導致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。2）企業檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。3）電力企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發利用檔案信息資源。例如，有的企業花費了大量的成本來實現企業檔案的數字化，實現了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發和利用。5）電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

3 強化電力企業檔案管理的措施

3.1 嚴格規范電力企業的檔案管理制度

電力企業檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。

3.2 爭取企業領導的重視

其實，電力企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。

3.3提高檔案管理人員的業務素質

在新形勢下，要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓，不斷地激發和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應該怎樣做來提高檔案工作人員的素質呢？其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要。

4 進一步加強檔案的信息化建設

隨著計算機和信息技術的迅速發展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們仍然要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業的檔案管理信息化更好地發展，我們還是要盡量爭取企業高層領導的支持，使他們能夠充分認識到企業檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業整體信息化之中。當然，不同電力企業的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。而對于那些經濟效益不好的企業，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。

5 要切實做好電力企業檔案的安全防護工作

電力企業要積極按照國家關于檔案保管保護的規定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識產權和商業機密的檔案的完整性。

參考文獻：

［1］姜志祥，李春妍.運用現代化管理方法提高安全管理水平［j］.化工勞動保護.

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檔案部門負責全公司的型號產品生產研制加工、經營管理、行政業務、基本建設等活動產生的科技文件和檔案管理，檔案來源復雜、種類繁多、內容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產品檔案、質量檔案、基建檔案、設備儀器檔案、教學檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據公司的職能設置和所擔負的工作任務，由各職能部門分別負責本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預立卷工作，如公司辦公室負責文書檔案的預立卷，財務部門負責會計檔案的預立卷，設備部門負責設備儀器檔案的預立卷，基建部門負責基建檔案的預立卷。

檔案系統的應用是建設數字檔案館的基礎工作，檔案系統從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進行各項功能設計，其中預立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內文件錄入與修改、案卷（卷內文件）順序調整、案卷間文件調整、生成卷內目錄、生成脊背標簽、生成移交清單、查閱統計等功能。本系統在公司辦公網絡平臺下運行，有檔案部門系統管理員確定并設置可使用系統的部門及用戶的初始登錄密碼，預立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規范登錄檔案信息內容。組卷完成后由檔案部門進行組卷審核，審核修改后進行后期的歸檔工作。

二、檔案系統預立卷存在的問題

（一）對預立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統的功能設計很靈活實用，經過3年的應用預立卷部門仍有不會使用的現象，對相關字段的適用范圍不清楚，相關字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調整，卷內文件排列順序錯誤也不會調整，不同案卷下的卷內文件可以進行調卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統進行查找檢索。

（二）著錄不規范。預立卷資料員對著錄規則缺乏正確認識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內容、過于冗長、不適當省略等問題常見。以一臺設備的檔案為例，設備檔案一般包括設備采購申請審批、招投標資料、隨機資料和安裝調試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數量分別建立了幾個案卷，題名分別是設備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內的內容。

（三）重點檔案未進行數字化處理。有價值、意義重大的文件未轉化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統歸入檔案數據庫。如固定資產投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件，均有紙質和電子文件，但現在只歸檔了紙質文件。

（四）預立卷資料員檔案業務能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統得到了迅速普及，預立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統的檔案專業知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進行預立卷工作。檔案部門根據國家檔案局、航天集團檔案館的有關標準和規則，制定下發了企業檔案的管理規范和標準，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預立卷工作有很好的指導意義。預立卷部門主管領導和資料員首先要掌握這些規程和標準，根據工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統上設立案卷和著錄卷內文件。

檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應做好預立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進行預立卷。資料員可按工程實施的進度進行資料的收集，如勘察設計階段的工作完成后，負責這項工作的主管工程師就應將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標準中的歸（下轉第132頁）（上接第127頁）檔范圍進行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯系、邏輯關系進行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統上進行案卷和卷內文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內容進行審核把關。這樣就能全過程對基建檔案進行管理，確保基建檔案的完整、準確、系統、齊全。

（二）完善設備設施。公司的網絡體系在多年運行的基礎上已經發展完善，具有較高的安全性能，預立卷部門全部配有聯網計算機，在設施方面保障了檔案系統的穩定運行。但針對有價值的紙質檔案，需要將其轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設備。

（三）提高預立卷人員素質。檔案部門要不定期對預立卷人員進行檔案管理專業知識和信息化知識培訓，培訓的主要內容應當包含檔案管理系統的具體設計、檔案歸檔范圍、分類規則、檔案著錄規則，使預立卷人員既要精通檔案專業又要熟悉檔案系統功能構架。

（四）完善規則規范著錄。檔案著錄數據是檔案檢索中的重要信息，題名、責任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進行檢索的最常用入口，題名與責任者的不規范著錄極易造成數據的不標準，導致檢索查閱的不確定。大多數檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）進行，檔案部門應在此規則的基礎上，在工作中不斷總結經驗，結合公司的相關規定，制定出適合本公司的著錄規則或標準。

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一、現階段醫院檔案管理問題分析

1.檔案管理體系不完善

當前，醫院的規章制度與崗位職責相對健全，但是，與檔案管理相關的制度與職責卻不常見，而且缺乏檢查考核的有效措施，導致醫院檔案管理機構的職能并不明確。而醫院也不存在檔案質控小組，所以，檔案的質量無法得到保證。最關鍵的是，檔案科室的督導管理工作存在問題。

2.檔案管理隊伍穩定性較差

醫院檔案管理工作人員經常身兼多職，所以，并不具備充足時間開展檔案管理工作。因而，大部分檔案管理人員都使非檔案專業，其自身的專業素質與理論水平都不高，對檔案工作的質量與效率產生了直接的影響[1]。而醫院人才培養計劃內容更偏向于對醫療技術工作人員素質的提升，因此，大部分檔案管理工作人員管理能力薄弱，難以符合時展需求。

3.檔案管理的信息化程度低

檔案信息化管理的實現需要有計算機作為保障，而這也是現代化管理工作的重要途徑。當前，已經有部分醫療單位實現了電子檔案的使用，但是，在軟件設計和開發方面并沒有檔案管理工作人員的參與，導致軟件難以滿足檔案管理工作的專業要求，無法充分發揮優勢，而是影響了電子信息的利用效果。

二、應對醫院檔案管理問題的具體措施

1.建立并健全檔案管理體系

開展檔案工作的主要目的就是為了不斷強化醫院領導干部對于檔案管理重要性的認知，并且采取多樣化的手段以保證領導給予檔案管理工作更高的重視，。其中，檔案工作所反映的信息內容能夠為醫院中心工作提供保障，更好地采取配合措施，進而為醫院的改革與建設提供高質量的服務[2]。對醫院檔案管理規章制度的不斷完善，能夠明確地劃分領導責任與檔案工作人員自身崗位職責，更好地監督檔案工作人員檔案收集與整理等多方面工作。與此同時，能夠將醫院中心工作作為重點，為醫院領導的正確決策提供服務，同樣為醫務工作人員提供教學與醫療等方面的服務。

2.全面培養專業人才

檔案管理工作人員自身的業務素養會對檔案管理的水平產生直接的影響，所以，為了進一步推進檔案管理工作的發展，就需要不斷增強檔案管理隊伍綜合素質。在開展專業培訓與繼續教育的基礎上，為其提供進修學習的機會，以保證全面增強業務與知識水平，把檔案工作人員的培養工作納入到醫院人才培養計劃內容當中。另外，應當對檔案管理工作與業務的發展進行全面總結，以更好地促進檔案管理工作的質量與效果提升。與此同時，檔案管理工作人員需要對自身業務進行全面培養，并在工作和學習方面秉承負責態度，更好地為醫院活動提供服務，同樣也能夠進一步推動檔案管理工作和醫學科研及管理工作的有機結合，在臨床醫療與教學方面提供相應的服務[3]。最后，一定要全面創新意識并進行全面學習，使檔案管理工作人員自身的專業能力得以提升，可以在短時間內接受新的事物與知識。

3.積極轉變服務模式

醫院檔案管理工作人員應當全面增強認識，提供主動服務，更好地為醫院以及醫院工作人員提供高質量服務。與此同時，需要將傳統檔案管理工作重視管理忽視檔案利用這一思想觀念進行有效地轉變，使得檔案服務方式更加主動，同時實現封閉式服務向開放式服務的轉變。另外，應當將信息融入到流通軌道當中，對醫院檔案信息內容進行深入分析與比較，確保開發與利用的效果理想。這樣一來，檔案工作就可以與社會發展需求更貼合，與醫院的發展和建設需求相吻合。

4.進一步推進檔案管理的信息化與數字化