檔案管理基礎知識大全11篇

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一、高職院校基建檔案的類型

根據《四川省重大建設項目檔案管理辦法》、《四川省高等學校檔案管理辦法》等有關規定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：

1.綜合類檔案

這類檔案包含：上級批示的基建工作的文件、各種規章制度、工作計劃、總結、基建工作總體規劃以及各種季度性財務報表、預算決算及其批示文件、工程設計總圖（總體規劃、總平面圖）、電氣水利管道設計總圖、地質勘探報告等。

2.可行性報告檔案

該類基建檔案包含：基建項目可行性報告及上級審批回函、環境監測、調查報告、計劃任務書等。

3.設計類檔案

該類檔案主要包括各種設計方案以及工程勘測報告等，比如：設計的一稿到終稿的原稿、設計變更說明、技術參數、施工圖紙、技術專利文件、技術實驗報告、設計評價、鑒定及審批等材料。還有工程的地質、水文、環境勘查設計報告、土地征用說明、地形地貌報告、水文氣象報告等。

4.工程管理檔案

該類檔案是基建項目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協議（包含拆遷補償協議等）、施工管理文件、產權證書、竣工使用說明書等。

5.施工檔案

該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報告、設備及管線安裝報告、電氣儀表施工安裝報告等。

二、當前高職院校基建檔案管理中的主要問題

1.忽視基建檔案管理的重要性

首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對檔案管理的正確認識。在平常工作中工作沒有盡心盡責，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時抽調別的部門人員來整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業的資料、檔案管理經驗和技術，也缺少必要的集體榮譽感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導致利用基建檔案十分不便。

2.缺乏完善的基建檔案管理制度

當前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規章制度，檔案管理處于“誰辦誰管理”的狀態，這又進一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會給高職院校基建檔案的利用帶來不可估量的損失。

3.基建檔案的存儲、管理紙質化

目前，高職院校基建檔案的存儲、管理，大多數學校仍然以紙質版為主，且沒有備份資料，一經損毀，無處可查。

4.基建檔案的利用沒有實現資源共享

隨著網絡技術的不斷發展，資源共享已經成為了各行各業發展的主要趨勢。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實現這個目標。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實力的提升。

三、高職院校基建檔案的管理措施

1.提高認識，完善制度

加強高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度。“沒有規矩，不成方圓”，當前我省的高職院校應當本著實事求是的態度，從實際情況出發，建立各種規章制度，在實踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責》等。

除此之外，學校的人事和行政部門要加強績效考核力度，將工作成果與薪酬、獎金掛鉤，通過制訂相關的考核制度，實行定期的基建檔案管理工作評價，貫徹獎勵與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。

2.引入信息技術，構建高職院校基建檔案網絡

近年來，隨著信息化、網絡化的不斷發展，電子計算機技術以及網絡自動化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領域。在基建工程中，建設、設計、施工單位電子化辦公成為主流趨勢，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設備，對于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時，增加電子文檔還可以提高學校設備的利用效率，減少資源、設備的空置和浪費。

3.資源共享，充分發揮基建檔案在高校基本建設中的作用

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（一）檔案管理工作的基本原理。第一，檔案管理的主要環節。檔案主要涉及整理收集、鑒定保管和統計利用等方面。具體環節包括檔案的整理收集、價值鑒定、信息保管、信息編目、檢索和統計、編輯研究和檔案信息的提供利用等八個環節。第二，檔案管理的發展。檔案管理的發展史一個從非獨立到獨立系、從簡單到復雜、從經驗到科學、從手工到電子化管理、從封閉到共享開放的發展過程。第三，檔案管理的性質。從主要作用和基本性質的角度來看，檔案管理是一項具有管理性、服務性和政治性的管理工作。由于檔案管理是專門負責管理各部門運行中形成的歷史文件的一種管理工作，具有管理型性；由于其檔案管理的目的是更好地為社會提供信息服務，所以具有服務性；由于檔案管理會涉及到國家政治和經濟利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。第四，檔案管理的要求。進行檔案管理工作要以檔案的完整性、安全性、便利性為管理原則。首先，檔案數量要統計歸納齊全，防止檔案缺失；其次，檔案數據之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規則快速檢索，最后安全性原則要求檔案本身不被損壞，能長期利用，對于設計國家利益的檔案還要注意保密性維護。同時由于檔案是對歷史的客觀反映，因此管理人員還要注意維護檔案的真實性，保持檔案原始性不被破壞，這也是檔案管理工作人員所需要遵循的原則之一。

（二）信息時代檔案管理對工作人員的素質要求。現代檔案管理系統正朝著電子化管理方向發展。而檔案信息電子化的管理前提是化要有現代化的管理者。因此信息時代檔案管理對工作人員要有現代化的知識和計算機技術水平，檔案管理人員的一般的計算機操作已經不能滿足管理需要。從現在看，目前許多檔案館現代高技術人才的缺口較大，其中檔案管理的信息處理高素質人才尤其缺乏，檔案管理隊伍整體的技術水平相對低下，甚至部分管理人員不了解計算機，即使檔案館引進了現代化檔案管理設備，和系統也不能有效提高檔案管理效率，嚴重影響檔案信息電子化發展。除此之外，由于檔案管理具有服務性、政治性、專業性等特點，信息時代下檔案管理人員也必須具備較高水平的思想素質、專業能力和素質以及政治覺悟。

二、提高檔案管理工作者的素質和能力

（一）提高檔案管理工作者的思想素質。素質一般指的是在一定的生理素質基礎上，人們在后天不斷的實踐和學習中習得的能力。素質是一個人進行生產活動的基本條件。檔案管理工作者要提高管理水平，（1）樹立正確的世界觀、人生觀，價值觀。管理員作為要在管理工作中要樹立人民服務、維護用戶和國家利益的價值觀。（2）樹立正確的職業理想。對檔案管理事業要有較高的責任感，積極發揮主觀能動性，熱愛并認真地完成檔案管理工作。（3）增強檔案管理的時代意識。檔案管理工作人員，必須意識到信息時代下檔案管理模式的變革趨勢，不斷有意識地提高自己的管理技術。

（二）加強檔案管理工作者的專業素質。（1）基礎知識。基礎知識是檔案管理知識結構中的初層知識，也是管理人員進行檔案管理的必須具備的知識。在信息化時代背景下，檔案管理工作者應該掌握與檔案學有關的學科知識，掌握豐富的科學文化知識以適應檔案管理工作需求。（2）專業知識。檔案管理工作人員在進行檔案管理時會利用到與檔案各學科相關的知識和方法，因此管理人員必須強化對檔案基礎知識和技術的學習，如檔案管理技術、檔案管理理論、檔案編研和檔案信息資源開發與利用。（3）現代科學技術知識。電子檔案管理系統的應用涉及到諸多新技術，這就要求管理人員必須強化對現代電子計算機技術的學習，掌握基礎的信息管理方法和技術，以適應信息時代的要求。

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一、關于“技能”的新內涵

相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。

三、檔案管理人員必備的知識技能

在檔案管理現代化環境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案學概論

了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學

了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

3.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

4. 文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1.自然科學基礎學科

學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2. 微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3. 電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4. 電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現代通信及電子計算機網絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。

6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術

電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。

8. 設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。

9. 標準化知識

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電子文件歸檔后形成電子檔案的保存和開發利用，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實施。沒有形成者及其管理人員，一切都無從談起。因此，培養一支合格的電子文件、電子檔案管理隊伍就顯得特別重要。

（一）電子檔案管理的特殊性

電子檔案的管理與紙質檔案的管理，有著截然不同的區別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

⒈信息內容數碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲、傳輸。紙質檔案是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應的軟硬技術還原后才能知曉。管理人員如不懂相應的軟硬件技術和相關設備，就無法管理電子文件、電子檔案。

⒉文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。離開了電子計算機軟硬件技術及相關設備，就沒了電子文件、電子檔案可言。紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產生背景及其印刷等有關技術。待到文件階段的后期，對那些具有保存價值的文件，由文書人員進行收集、整理、歸檔。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要進行指導，使生產的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存;同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、數據格式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發生的各種情況，并進行積累。要及時按檔案整理、鑒定的有關要求，對電子文件進行收集、整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問，相關技術發生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理，勢在必行。

⒊保管保存技術化

電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多，紙質檔案只要符合保管、保護條件，就能達到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息等。電子檔案所依賴的電子計算機發展很快，設備不斷更新，軟件技術日新月異，其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有退磁、粘連等現象，光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認真對待，并且要有一套整的對策、技術和措施。

⒋利用形式多樣化

檔案的開發利用，是檔案工作者重要任務之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發揮檔案的作用，為社會各項事業服務。對于紙質檔案的開發利用，我國已有一整套的方針政策和方法。對于電子檔案的開發利用，將會出現一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統？還有電子檔案的保密問題等等。這些都要根據電子檔案的特性，制定相應的政策和方法，不能照搬紙質檔案開發利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術保證才能開發利用好電子檔案。

（二）電子檔案管理的困難性

電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質檔案一套管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案室；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由于電子文件的出現而出現的新的事物。我們必須認識到：在電子時代，電子檔案的實質是技術工程；電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，是一門新型的檔案管理學科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等。它必須將這兩門學科溶于一休，否則就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

二、電子檔案管理人員必備的知識技能

電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識的技能，才能適應其崗位職責的要求。

（一）檔案管理基礎知識

⒈了解檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分。

⒉掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關信息反饋技術和方法。

⒊掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；掌握檔案庫房內外溫濕度變化的一般規律; 掌握微生物、鼠類危害檔案的防治措施、技術和方法。

⒋了解文件的概念，明確文件及公務文件特點、功能及其表現，劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）電子計算機應用知識

⒈電子計算機技術。電子計算機是一種能自動完成信息處理的機器。認真學習電子計算機技術，目的是了解電子計算機技術的發展過程及發展趨勢。懂得電子計算機的運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，牢固地掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

⒉電子計算機軟件技術。電子計算機軟件是指為了完成電子計算機本身的管理或針對不同的信息處理任務而編制的程序及文檔。電子計算機是靠人們把事先編好的程序裝進機內之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調試。程序人員根據實際需要提出問題，然后確定計算方法，構造數據模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機反復調試，直到滿足實際需要為止。認真學習電子計算機軟件技術，就是要了解熟悉電子計算機使用的二進制和其它數制的轉換關系、機器語言、匯編語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

⒊現代通信及電子計算機網格技術。在現代社會中，人類活動所需的各種信息都是依靠以現代通信技術為基礎的通信設備來處理、存儲和傳輸的。認真學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。

⒋辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術。電子計算機在國家機關、社會團體等部門的應用，主要體現在辦公自動化和電子計算機輔助設計等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計等基本知識，就掌握了電子文件從產生到動作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

⒌電子計算機技術在檔案部門應用知識。電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。學習電子計算機在檔案部門應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等。更深入地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。

⒍設備維護知識。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這涉及到很多的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。

⒎標準化知識。電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。

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1必須加快檔案管理基礎平臺建設

檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展

檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。

3提高檔案管理現代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術人才的培養

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

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二、編寫原則

參照上述上崗教材中容易出現的問題，我們認為，上崗教材的編寫應遵循如下原則：

（一）簡約而不簡單上崗教材應更多地突出實用性，與實際工作相結合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點，做到教材內容簡約而不簡單。

（二）章節有效銜接不重復狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節。而按檔案的內容來看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時，還包括近年來逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內容大多相互交叉。所以在教材編寫時，我們要合理安排體系框架，設定好章節先后次序，不要出現重復編寫、交叉編寫、邏輯不清等問題。如遇到不同檔案類型的公共性問題，可單設章節統一講授。

（三）章節名稱明確且合理一個章節的名稱要能涵蓋本章內容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機會能夠接觸到，故在此章節編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎知識部分會更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會計檔案”和“人事檔案”而言，由于“會計文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節不用將其列入，標題則可直接定為“會計檔案管理”“、人事檔案管理”。

（四）針對性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來說，其內容包含有會計檔案、人事檔案、商標檔案、訴訟檔案等。因此，應挑選“會計檔案”、“人事檔案”，或本地區、本系統常見的檔案類型編入其中，有重點、有針對性地構建教材體系。

（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設定為綜合概述，有利于學員宏觀把握檔案行業的基本常識，為之后三個部分打好基礎。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質檔案管理”和“非紙質檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質檔案管理”章節，按檔案內容的標準，再次進行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會計檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個門類的檔案管理章節一次性編寫收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環節各有特色，故在教材中分別編寫，而在統計、保管與保護、利用環節有較強的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復。

三、檔案專業在職上崗教材的體系組成

根據上述五個基本原則，筆者認為，一本檔案專業在職教育上崗教材的體系應由如下方面組成：

（一）第一部分的內容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應基本涵蓋檔案的基本概念、特點、種類與劃分依據、價值與性質等內容；在第二章里，教材應基本涵蓋檔案工作的構成、內容、特點、性質、基本原則、注意事項、相關專業術語、廣義和狹義之分，以及檔案法等內容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實操性的特點，第一部分作為綜合概論，不要過多涉及檔案的理論內容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發展史等內容。

（二）第二部分的內容組成教材體系第二部分稱之為“紙質檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應細化為三個小節。首先是“文書文件基礎知識”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時）的相關內容；其次，依照文件級、案卷級的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內容，而“保管與保護”、“統計與利用”環節，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應分為“科技文件基礎知識”、“科技檔案管理”兩節內容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向學員簡單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應作詳細講授，內容涵蓋收集、整理、鑒定等內容，“保管與保護”、“統計與利用”環節，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應選取專門檔案中常用的兩個門類開設章節，即“會計檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業務內容，故可以作適當說明或簡要介紹。

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高職院校以培養技術性人才為主要目標，擔負著培養面向生產、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。

一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題

1.教學目的偏離，無法實現學生的培養目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養。

2.教學方法單一，無法調動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。

3.教學條件落后，無法培養學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經驗，當畢業生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。

4.師資素質欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業畢業生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經歷過碩士或者博士研究生階段的系統學習，已經全面掌握了檔案學專業課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業出身的，他們較少接受過系統的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。

5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向

1.理順教學目標，把握人才培養方向。高職院校培養的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業技能的訓練，力爭合格地培養出“厚基礎、寬口徑、高素質、強能力”的創造性人才。

2.改變教學方法，增強學生檔案素養。改變傳統教師“重教”的課堂教學觀念，轉移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養的效果。

第一步，課堂教學法。基礎知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。

第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯系，在條件允許的范圍內，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統計表等直觀性較強的實體。這樣，經過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。

第三步，模擬教學法。僅有參觀的經驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環節，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現場模擬根據規定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實踐教學法。在學生經過模擬階段的操作后，可通過對其工作質量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。

3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環節的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協調學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創造頂崗實習的機會等等。

4.注重師資配備，提升教師專業水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養工作。檔案管理是一門專業性極強的課程，必須對任課教師的專業能力與綜合素質進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業務經驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業水平。

5.調整考核方式，實現預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現預期的教學目標。

綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統理念與方法的束縛，以期實現檔案管理課程的深入發展。

參考文獻

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[2]常悅 試論高職文秘專業檔案管理課程教學改革.黃河水利職業技術學院學報，2008，（7），第20卷，第3期，68―71頁。

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企業檔案管理模式是企業檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形式，是企業檔案管理的式樣。企業檔案管理模式隨時展而不斷優化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。

2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。

3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電

子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。

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（一）文書檔案管理的重點是收集和保存。在一個單位的日常組織和運營過程中，要產生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關系、單位組織運營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報以及相關物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內。所以，單位的文書檔案管理重點就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎上進行檔案的保存。文書檔案管理的重點也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學，方便人們的查閱。

（二）單位的文書檔案管理主要是文書工作。單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。

二、單位文書檔案管理中存在的問題

（一）文書工作與檔案工作的銜接問題。文書工作與檔案的管理工作有一定的聯系，但是兩者之間又有很大的區別。所以，在現實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。

（二）文書檔案工作人員的缺乏。當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節省了人力資源，并且也節省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真偽不明、檔案的分類出現錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。

（三）領導的重視程度不足。文書檔案的管理工作，在當前大多數的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發揮出應該有的作用來。

三、提高單位文書檔案管理水平的建議

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【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A

【文章編號】1007-4309（2012）07-0100-1.5

為了增強數據存儲能力，方便科研人員查閱、借閱有關地質和科研成果資料，我單位引進了侏羅紀公司研發的數字檔案管理系統。為管理人員提供了掌握地質及勘探開發成果情況的瀏覽平臺，使大批量的資料信息一次入庫成為現實，對科學決策和快速指揮，解決科研和生產上的問題，降低檔案人員的勞動強度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個多小時才能找到，而今自己用鼠標點擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫房現場的借閱工作現在轉變為在辦公室的一臺電腦前操作幾步即可完成。

一、檔案信息管理系統概述

檔案信息管理系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡、通訊設備等，對地質成果數據勘探開發科研報告進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，產生有利于科研開發的資料檔案信息，支持企業高層決策，中層控制，基層運作的集成化人機系統。

二、檔案管理系統建設現狀

在網絡建設和數據庫建設的基礎上，進一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點，收集大量的科研成果和單機數據光盤，并對電子檔案進行處理轉輸上傳服務器，實現網絡應用的目的，其基本功能如下：1.網上應用板塊：在研究院主頁信息管理欄“數字檔案管理系統”進行登陸，可查詢研究院已歸檔資料目錄；在線填寫檔案資料借閱申請；下載檔案資料專用瀏覽器在線閱讀；實現了在線查詢、借閱和瀏覽的功能，達到資源共享。2.數據管理板塊：對各類檔案進行著錄、轉輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時還可以對所著資料目錄進行維護，提高資料錄入的適時性、準確性。3.數據上傳板塊：在著錄完成的第一時間將電子數據上傳，使數據可以及時存入服務器，既避免了單機數據存儲過多、電子光盤損壞等現象的發生，又方便了科研人員及時查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線辦理借閱審批手續，查看登記的在借用戶、待借用戶和催還用戶的信息，及時了解資料借閱和出庫情況。5.查詢統計板塊：可以進行檔案庫統計、借閱庫統計、銷毀庫統計的工作，具體細化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷毀記錄的統計功能。6.系統管理板塊：包括檔案管理系統維護、用戶管理、角色管理、數據訪問規則管理、主題詞管理、模版庫管理。各板塊的應用使資料保密安全工作有了保障。

三、檔案管理系統存在的問題

我單位的檔案管理系統雖然取得了一定的成績，但是仍然存在一些問題，下面就現有應用系統進行分析。

檔案管理軟件缺乏通用性。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統，制約了檔案信息電子化管理的進程，不能實現數據有效共享，從而重復歸檔，浪費人力物力；還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，電子檔案的準確性、可靠性有多少？不確定；標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，我單位檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無統一標準，僅著眼于某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息化建設。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應；統計報表功能還不能完全滿足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質有待提高。實現檔案信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中熟悉檔案和計算機的復合型人才就更奇缺。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、解決檔案管理的對策方法

制訂統一的地質成果、科研成果等電子檔案管理標準，切實有效地維護電子文件的真實性、完整性、有效性，保證電子檔案內容齊全、數據結構一致，確保電子檔案得到科學保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規范；檔案部門必須制訂歸檔原數據、移交原數據、日志文件數據、內容留痕數據、留真信息數據、存儲和利用格式等多項細致的標準。這些標準的研究和制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，充分考慮檔案信息化的應用水平。

確立有效的電子檔案管理運行機制，必須實現檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運行機制。在新機制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門的事情，更需要整個企業明確相關責任者的職責。

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近日通讀《檔案人員上崗必讀》書內幾篇文章，我系統地了解了公文管理、檔案工作概述與文書檔案管理、科技檔案管理、檔案保管與保護、檔案利用與編研等基礎知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，為今后管理檔案工作打下堅實基礎。同時檔案館的老師還為我們講解了實用性、操作性強的檔案法制建設、電子文件歸檔與電子檔案管理、聲像實物檔案管理及檔案系列職稱申報等內容。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。

下面我談談自己的認識、收獲和體會。

一、分類管理是我院必須做好的一項基礎性工作。

此書主要內容有：國家檔案局頒布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》；西安市檔案局2001年11月9日的《西安市歸檔文件整理實施細則（試行）》；文書檔案整理要求與流程；會計、科技、聲像、實物檔案整理規范。培訓期間，理論與實際相結合，同時觀摩了市檔案館不同類別、不同時期的實物檔案、聲像檔案、歷史紙質檔案等資料，為單位檔案管理起到了示范借鑒作用。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性。

通過學習，我深知如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是今后檔案管理工作的重中之重。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。