對檔案管理的建議大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇對檔案管理的建議范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）

中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02

我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。

一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點

工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。

水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。

二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容

水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。

1.項目專項評價檔案

按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。

2.設計成果檔案

項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。

3.招投標、合同檔案

招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。

合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權書。

4.移民征地檔案

移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。

移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。

5.建筑安裝工程檔案

建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。

（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：

基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。

原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。

過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。

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日前隨著我國經濟建設的不斷前進和擴大內需的要求，基建工程項目的建設也愈來愈得到了迅猛地發展。在工程項目建設的過程中，成本、質量、進度、安全一貫是項目重點控制的目標。而在最重要的工程質量控制中，檔案信息管理又占據著關鍵地位。因為它是工程質量過程的表現文件，反映了項目從策劃階段、實施階段直至運營試車的各環節、全過程的真實記錄；是考核技術管理工作的標準之一；是工程項目日后改建、擴建、維修、產權維護的原始依據和重要憑證；為挖掘增收、節支的潛力，日后糾錯整偏，以及管理、查詢，達到最大經濟效益、社會效益有著不可估量的作用。但是，如今的檔案信息管理工程卻還停留在傳統的方式與模式上，是當前項目管理中最薄弱的一項。建設單位作為工程項目的建設者、使用者，工程建設檔案收集齊全,并實行全壽命周期管理, 采取一切有效措施，杜絕不利于檔案管理的因素，是其不可忽視的重要工作。

建設單位在工程建設全過程中起主導、決策作用,其素質直接關系到工程項目的社會效益、經濟效益和環境效益。在《建設工程質量管理條例》第二章中規定了建設單位的責任和義務，其中第十七條：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。由此可見，對于建設單位來說，施工資料收集、檔案整理不僅僅是施工單位整理遞交、建設單位移交這么簡單，應該從項目策劃伊始，直至項目竣工結束，一直要全程跟進整理，所以在項目資料歸檔過程中建設單位也起著至關重要的作用。

盡管檔案整理有著如此的重要性，但在具體實施過程中還存在著眾多問題和障礙。本文就非房地產開發企業的基建項目為例，自項目啟動至結束的全壽命周期來探討檔案管理工作中遇到的問題及其對策。

一、項目準備階段：

目前，我國的工程建設過程被人為地劃分為建設前期、建設期、使用期等不同階段，分別由不同的政府主管部門實施管理，并且在各個階段還有多頭交叉管理。其中，建設前期由項目審批部門管理，涉及發改委、國土資源、城市規劃、環保、衛生、氣象、公安消防、人防、地震等多個部門，建設期的工程勘察設計、施工、監理等由建設部門管理，但分別錄屬于建設部門內不同的職能部門，例如：節能、抗震、造價、質監、稽查等。正是由于存在項目建設過程中眾多管轄部門的切割，于是造成涉及的檔案資料也是多種多類、五花八門。

在非房地產開發的企業單位中，經常會遇到項目投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的情況，而其工程檔案的收集通常由基建部門來負責，并沒有設立專職的檔案員崗位，。而且在工程準備階段，通常辦理開辦手續的部門是一個，辦理方案設計的又是一個，做投資概預算又可能是其他部門，所以很容易造成資料的收集不完整。因此在項目立項初始，基建部門就應該建立專門的檔案員崗位，配備具有專業檔案技術的人員，落實檔案管理責任，確立主管檔案管理的領導，建立檔案管理的專項規章制度，從項目最開始就參與進去，趁重要文件尚未形成前就要做好預控。

在項目開辦起初，手續申辦、初步設計、招投標、開工許可等資料主要就是以建設單位為主導收集存檔，具體包括項目建議書、可行性研究報告、立項審批資料、征地用地許可、拆遷批準、規劃許可、投資許可、勘察測繪設計文件、招投標文件、開工審批文件、質量控制文件，針對不同審批部門和使用性質，依照規范要求嚴格建立對應的檔案目錄，立卷歸檔。雖然在數量上只占整體資料的10%～20%,但是這個階段的檔案的利用率要遠遠高于建設階段、竣工驗收階段的檔案，可見項目前期檔案資料的規范性、完整性是相當重要。同時檔案員應該聯合項目策劃籌備人員、手續辦理人員、方案設計人員、概預算人員，符合各專業技術要求，及時整理歸檔、跟蹤規范收集。

二、項目建設階段

在項目進入建設施工階段，工程檔案是主要由施工單位為主形成，這個階段在數量上形成的技術文件和竣工圖占了整套擋案數量的 70%~80%，可見施工單位的歸檔質量很大程度上決定了整套檔案的質量,因此對施工單位檔案資料督導的重要性是至關重要的。但往往由于基建工程和檔案的專業性，工程技術專管人員不了解檔案整理專業和技術知識和工作流程，而檔案人員通常缺乏專業技術的實踐能力，會造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范的現象頻發；所以檔案人員應該經常主動親入施工現場，與技術專管人員（甲方代表）一起，協同監理單位對施工單位的檔案進行定期指導、隨時接受咨詢、按需提供幫助，多方努力共同配合，達到目的一致實現雙贏的目標。由此可見，建設單位只有及時、同步地掌握工程技術資料，根據實際發生的資料到位情況、報驗情況，督查施工質量情況，協調現場工作，隨時掌握一手資料，隨時發現、及時處理施工過程中出現的疑難問題，全面、準確地做好質量、成本、進度、安全四大控制，保證工程的順利進行；最大限度地減少返工,節約成本，使工程項目能按時驗收、接管，為竣工資料奠定良好的基礎。同時真實、準確的工程檔案又為竣工結算的展開提供了加速前提，所以做好工程檔案的收集整理對施工單位、建設單位雙方都是事半功倍的事。在竣工驗收階段，是檔案整理歸檔的關鍵環節，檔案是否達到同步、真實、及時、完整的要求，此時得到了驗證。根據基建文件材料的形成規律,對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，格式統一、字跡工整、圖像清晰,使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交城建檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

三、項目運營使用階段

基建項目竣工后，對于企業來說，又轉換成了工程項目的使用單位。此時工程檔案資料便是基建工程管理、評優報優的依據，雖然在數量上只占整體檔案很微少的一部分，但是也起著不可忽視的作用。在大多數企業里常見的現象是：一旦基建工程結束了，就認為專職檔案員沒有作用了，進而取消了檔案崗位。實際上在工程竣工驗收完成后，基建檔案還應保持與工程同步更新的步調，還要保障檔案管理的連續性和一貫性，分類整理永久保存、固定期限保存、短期保存的檔案，為工程日后的改建、擴建和維修做好反饋服務，提供充足的信息和快捷的查詢、調閱手段。目前，隨著科學技術的不斷提高，計算機網絡系統也日漸成熟，其強大的、功能已進入人類社會的各個領域，并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網絡化管理，具有人工管理所無法比擬的優越性。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。所以對企業來說，基建檔案管理也可以與企業其他檔案合并管理。

結束語

綜上所述，基建檔案是工程項目管理過程和工程實體真實面貌的反映，是工程后繼管理的寶貴財富。它如實的反映了工程建設的全過程，具有比工程本身更長久的實用性，是大事、要事。規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建和使用的憑證和依據，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于現今，也有利于明天。基建檔案是工程質量的如實反映，在工程質量管理體系中工程檔案管理占有無法替代的作用，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，是百年大計的事，工程檔案資料的質量好壞完全會影響工程項目的質量好壞，它是一項重要的科學技術資源儲備，建設單位責無旁貸地要做好檔案管理工作。建設單位要更加提高對基建檔案重要性的認識，通過基建檔案的質量管理、人員素質管理和計算機網絡化管理，來達到提高工程項目質量的目的。根據檔案規范的工程技術管理手段，對工程質量問題分析、判別責任分配、提出改進方法和總結經驗教訓，依循同步、及時、完整的方針，做到檔案啟動與工程立項同步，檔案收集與工程建設進度同步，檔案督導與工程質檢同步，檔案歸檔與工程竣工驗收同步，來保證基建檔案移交相關部門的工作順利進行，保證基建工程的質量，提升企業單位的管理水平和基建工程的建設水平，實現“四控”的目標。

【參考文獻】

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[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

醫院科研檔案指醫院科研工作人員在從事醫學研究過程中產生的具備科研價值的各種體裁的信息資料。醫院科研檔案管理是醫院科研管理工作的重要組成部分，支撐醫院工作和科研的可持續發展。對科研檔案的科學管理有助于醫院科研水平的提升和醫學事業的發展。

1 醫院科研檔案管理特點

醫院科研檔案是承載醫學知識的主體，內含大量豐富的科研信息，是醫學研究活動所產生的結晶，是開展后續醫療、醫學教育、科研的重要資源，具有極高的保存價值。然而基于醫學研究的特殊性，其科研檔案具備一些特殊性。

1.1 歸檔周期長

科研檔案的歸檔周期與科研項目的執行時間相關，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存[1]。

1.2 專業性強，交叉多

醫學項目研究以專題進行研究，每個專題內容專業性強，同時醫學研究涉及面廣，往往都是多學科、多專題交叉，必須通過綜合研究、多領域多角度的去論證。

1.3 體裁不一

醫學科研資料不同一般學科，其體裁相對豐富，不僅有紙質文檔（病歷、手稿等），還有醫療過程中所產生的膠片、圖像、音像影像資料等等[2]。

2 醫院科研檔案管理現狀

2.1 缺乏檔案管理資源

在當代高速發展經濟的社會形勢下，往往會對于不能夠直接帶來經濟效益的部門，我國的企事業單位，都未給予重視，所以醫院檔案管理資源相當緊缺。沒有專門的場館和部門來對科研資料進行收集和歸檔，僅僅只是靠各科研項目組對本組的資料進行整理，其整理方式往往都是極度簡易且不科學的，對于資料的二次利用是極大阻礙。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案的建立需要一整套制度來支持，需要在科研項目執行過程中的每一個環節同步進行，才能建立健全科研檔案。然而現在的狀況是資料在項目執行的過程中，因為記錄不完整、收集不及時、歸檔不準確等等而造成檔案缺失或內容不完整，缺乏相應的制度來對此類問題進行規范。

2.3 缺乏檔案管理意識

醫學科研項目執行過程中，工作者缺乏檔案管理意識，對于原始資料、文件、圖像等的收集意識淡薄，而導致檔案管理過程中出現阻礙，影響科研檔案的管理。部分的科研工作者只是對項目申請和提交，這一頭一尾的事情特別熱衷，而對于科研過程中的每一個細節，卻甚少關心，對于研究過程中的原始資料的積累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿將資料移交檔案管理人員來處理[3]。

2.4 科研檔案的管理落后、利用率低

盡管現在計算機技術發達到無法想象，但是由于對于檔案管理的不重視，相應的投入也就欠缺，現行的檔案管理方案依舊是人工操作為主，計算機的應用幾乎為零。而人工操作必然帶來檔案二次利用率低下，無法高速推進醫學科研前進。

3 醫院科研檔案管理關鍵點及完善方案

針對以上一些存在的問題，為改善我國醫院科研檔案管理情況，提高檔案管理質量和效率，特提出以下幾點方案。

3.1 大力推廣科研檔案管理

檔案管理對于科研工作來說是非常重要和必要的一個環節，不僅僅是對現有資料的收集整理，更是為后續科研提供源源動力打下堅實基礎，為提升醫院實力做出貢獻。推廣科研檔案管理，不僅僅是要求醫院的各個科研小組使用檔案管理系統，更要各個科研小組的管理人員形成檔案管理意識，從思想上意識到科研檔案管理的重要性，在科研的每一個環節中都及時、準確地去記錄和收集科研資料并歸檔，才能更完整、更高效地實行科研檔案管理。

3.2 提高檔案管理投入，引進專業人才

投入資金建立檔案管理室，引進優秀的專業人才來對資料進行整理和歸檔是實現醫院檔案管理的必備條件，如果一個醫院想要建立完善的檔案管理系統，而缺乏相應的投入，是無法實現這一目標的。專門的檔案管理部門和專人管理對于整個醫院的科研工作將起著劑的作用。專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

科研檔案管理的工作機制和工作方式需要建立健全，并不斷創新，從而使科研檔案工作充滿生機，通過合理有效的積累和完善科研檔案信息資源來實現醫院科研檔案管理的可持續發展。建立完善的科研檔案管理制度即要實現一整套行之有效的方案來管理科研資料，做到高效歸檔、高利用率，同時也能滿足其他特殊要求，如保密性、協同性等。從醫院院長到檔案館，再到科研一線員工，形成一個檔案管理網絡，通過集中統一的管理、行政監督來實現檔案管理的準確有效。檔案管理部門與科研項目小組相互交流，檔案管理人員能夠準確地了解項目進展情況，督促和指導科研工作人員完成檔案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

應該擺脫以前的手工歸檔方式，應加大科技利用率，采用計算機網絡技術來實現科研檔案的網絡化管理，利用信息管理的方法對科研資料實現數據庫式的管理模式能極大提高檔案的歸檔速度和歸檔質量。計算機網絡的應用可以完美地解決科研資料二次利用率低的問題，能夠更好地為科研工作服務。科研工作者通過計算機網絡可以輕松的調用檔案館存儲的相關資料，從而節省時間，減少人力物力的浪費。

4 總 結

總之，醫院科研檔案的有效管理是科學地管理和合理開發利用科研檔案，是更好地為醫學科研和醫務工作服務，進一步提升醫院整體水平和為醫學事業添磚加瓦的必要措施。

主要參考文獻

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通過多年的普及發展，信息化技術已經逐漸成為當前這個知識經濟時代最為耀眼的資源，社會中各行各業的信息化水平已經成為信息化時代衡量一個產業、一個地區、一個國家經濟能力與發展程度的關鍵性指標。對檔案管理事業來說，通過信息化建設不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業單位的發展具有重要的促進作用。然而，我國事業單位檔案管理通過多年的信息化建設，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業單位急需解決的重要課題。

一、檔案管理信息化建設現狀分析

（一）信息化基礎設施薄弱。檔案本身的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網、性能良好的電腦、檔案數據庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發檔案管理專用軟件，加強檔案網絡日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設的資金投入，導致檔案管理信息化基礎設施較為薄弱。

（二）缺乏統一的標準與規范。檔案標準化、規范化是實現檔案管理信息化建設的先決條件，即需要共同的信息技術與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續頒布了不少檔案管理工作方面的標準，然而當中大部分都是針對音像、紙質等檔案類型，針對數字化檔案的標準與規范則相對較少，使得檔案管理信息化建設仍缺乏統一的標準與規范。

（三）檔案信息化與電子政務缺乏聯系?，F階段，通行于互聯網中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲存在檔案館中。檔案信息化建設的目的并不只是局限于檔案管理現代化的發展，同時還需要促進政務信息公開的發展。然而，我國當前仍然沒有形成政府信息資料開發利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務建設缺乏聯系。

二、檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加大各項基礎設施的建設力度。1.檔案管理硬件系統建設。各個事業單位應當高度重視檔案信息化建設的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設施，針對一些關系到國計民生的機構，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優勢。2.檔案管理數據庫建設。針對之前保留的傳統檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數據庫的建設力度，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

（二）統一制定檔案信息化規范標準。標準規范與規章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統一的標準與規范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現。對事業單位來說，在進行檔案信息管理系統設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數等實施標準化設置，例如制定數據的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數據轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現象。

（三）有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統一協調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網建設，構建部門網，建立檔案管理主頁，積極檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網站方面的建設，在互聯網中主動實施現行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是一項系統、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業單位未來的發展。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統一制定檔案信息化規范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。

【參考文獻】

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隨著時代和科技的不斷發展，信息技術能夠給人們的生活以及企業單位提供方便的操作，因此各行各業都需要加快對數字化的利用，為生活工作提供更多便利。本文首先就數字化不動產檔案管理的內容定義進行闡述，對數字化不動產檔案管理利用發展平臺的特征進行說明，其次通過搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺進行探討，同時提出一些舉措，幫助數字化不動產檔案管理利用發展平臺能夠更好完成搭建。

一、數字化不動產檔案管理內容

（一）什么是數字化不動產管理

不動產是一種具有不能進行移動土地位置固定性，由地理位置使用權利以及使用程度等結合組成的獨立性，使用壽命長久性，因土地面積限制的供給有限性幾大特性的財產，主要附著于土地，例如房屋建筑物等。

數字化不動產檔案管理通過計算機、互聯網網絡將國內的不動產檔案資料進行分類處理和存儲整理的方式，利用信息技術將這些不動產檔案進行數字化的統一集合管理。通過數字化進行整合管理的這些不動產檔案數據，可以直接使用網絡進行查找、檢索，讓不動產檔案管理變得更加方便，同時也完善了國內的不動產數據庫信息，讓管理人員使用者能夠快速獲取不動產檔案的數據資料。因此，不動產檔案信息結合數字化管理后能夠方便操作，從而提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理工作的高質量。

（二）數字化不動產檔案管理利用發展平臺的特性

1.利用網絡系統高效管理不動產檔案信息。信息技術下利用計算機進行工作已經習以為常，工作得益于計算機網絡系統而取得很大進展，對于不動產檔案的管理工作也是一樣，通過計算機網絡的便捷特性管理不動產檔案，與傳統的不動產管理方式相比較而言，管理者會更加的輕松，更快速的進行管理工作，大大地提高了工作效率，同時保證了不動產檔案的精確度，解決了人工管理易出現遺漏的問題。

2.對不動產檔案信息進行多樣化儲存。傳統不動產檔案管理僅僅通過文字的方式記錄儲存，通過數字化不動產儲存管理后可以通過圖片的方式儲存，或者音頻的方式儲存，還能直接將拍攝的視頻進行儲存，多樣化數據儲存方式。同時也在傳統管理儲存的工作基礎上，大大提高了儲存的效率，讓不動產檔案信息能夠快速地儲存到數據庫中，更加保證了數字化不動產檔案信息儲存的安全性。

3.用戶可以快速地進行調閱。數字化不動產檔案管理利用發展平臺可以方便用戶隨時隨地進行調閱，解決了傳統管理方式需要去固定地點進行調閱不方便的問題，數字化不動產管理采用數據庫能夠存儲大量的不動產檔案信息，也解決了傳統不動產檔案信息存儲空間的局限性。使用計算機可以直接在數字化不動產檔案管理利用發展平臺中搜索你想要查閱的不動產檔案信息關鍵字，極短的時間內就能找到需要的資料。根據這個特性，數字化不動產檔案信息管理利用發展平臺需要保證其信息的安全性，進行訪問權限的設置，需要有相關權限的人員才能進行調閱。

二、搭建數字化不動產檔案管理存在的問題

（一）不動產檔案管理分布分散，人工管理無法操作

我國的不動產檔案信息受國情以及國民數量綜合影響，具有分布分散的特性，傳統的人工管理的方式對于這樣龐大的信息數據群來說根本無法操作。因此解決這些問題就需要應用數字化于不動產檔案管理中，它能夠高效地幫助企業以及政府解決這個問題，對于企業以及政府來說需要在工作上進行統一規劃，以法律法規為執行的基礎，將數字化不動產檔案管理以最大的限度進行使用，對各個行業以及單位的不動產檔案管理來說，加快搭建數字化不動產檔案管理是必須重視的一項工作任務。

（二）各地對不動產數字化管理的重視度不夠

在社會的不斷發展中，不動產管理方式方法也在隨之不斷變革，各個單位企業對不動產檔案管理技術應該進行會議討論，最終決定一個合理有效的管理方式，在會議上結合員工的想法和意見，注重搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺。通過數字化的便捷，使用其廣泛的特性，不動產檔案管理技術的改革需要企業政府的不斷改進。但是目前國內各地方對于數字化不動產檔案管理利用發展平臺的搭建工作不夠重視，國內部分地區在數字化不動產檔案管理利用發展平臺的建立使用沒有明顯的效果，對于數字化不動產檔案管理利用發展平臺沒有足夠的搭建意識和行動。

（三）數字化不動產檔案管理的開發還在不斷完善中

傳統不動產檔案管理需要企業政府各部門之間的密切配合，來完成如此巨大的數據系統管理。如果國內各個地區能夠將數字化和不動產檔案管理相結合使用起來實現全國范圍內的數字化不動產檔案管理，這對于國內信息技術又前進了一步，對于信息技術的應用而言獲得了巨大的進步。更快地搭建好數字化不動產檔案管理利用發展平臺，需要企業政府從具體情況全面考慮，需要將雜亂的數據進行統一處理，打好數字化不動產檔案管理利用發展平臺建設的基礎，在不斷的實施過程中解決問題，完善管理制度，讓數字化不動產檔案管理利用發展平臺搭建工作不斷向前推進，管理人員之間進行分工完成做好負責的事情，制定一個長遠的發展目標，在不動產巨大數據管理過程中需要不斷克服困難和阻礙，最終完成數字化不動產檔案管理利用發展平臺的搭建工作并快速投入使用。

三、搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺策略建議

（一）加強不動產檔案管理人員的意識

在數字化不動產檔案管理中，需要對管理人員的管理意識進行培訓加強，不動產檔案良好的管理能夠讓數字化不動產檔案管理利用發展平臺更好地發揮其作用，增強整個平臺的穩定性和使用效果，保持良好的管理意識，能夠對數字化不動產檔案管理利用發展平臺的搭建提供更多管理建議，進行更好的引導數字化不動產檔案管理利用發展平臺的發展擴大，帶動國內對于數字化不動產檔案管理利用發展平臺的建設，在管理的過程中帶來更多有效的處理方法。

（二）創建全面完善的不動產檔案信息數據庫

在進行數字化不動產檔案管理利用發展平臺搭建工作中，大量的不動產檔案信息數據需要進行取出或者錄入工作，那么對于不動產檔案數據庫就需要做好基礎性的創建，在儲存數據信息中，完善數據庫的對地域或者不動產類型的劃分，讓每個數據信息能夠明確地存入數據庫中，這一舉措對于后期使用和調閱來說具有非常重要的作用，搭建完成使用過程中能否快速方便地進行查看閱覽取決于數據庫良好的創建；因此，為了方便讓數據信息能夠安全快速的存入或取出，需要對數字化不動產檔案管理利用發展平臺的數據庫進行更加詳細和嚴格的創建。

（三）加強不動產檔案的管理力度

數字化不動產檔案管理利用發展平臺改變了傳統的不動產檔案的管理方式，通過更有效的信息技術管理，對整個管理過程的工作性質進行了本質上的改革，是完善數字化不動產檔案管理利用發展平臺的必然結果，這種改革方式對于企業和政府單位而言需要投入更大的成本和人力資源開展工作，需要對管理工作進行調動，人員需要進行明確的分工，制定出清晰的發展工作目標，對每個人每個部分工作進行更明確地規劃；企業在實施不動產檔案管理的同時，需要跟隨信息技術時代的發展改變運營方式，讓企業經濟不落后于發展速度，才能更好的開展數字化不動產檔案管理工作。

（四）對不動產檔案管理出臺合理的管理法規

搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺，標志著我國科技的發展，對于不動產檔案的管理，政府應該加以重視，對過去的不動產檔案管理法律法規進行修改和完善，制定更加全面的法律法規保障數字化不動產檔案管理的有效管理；企業方面需要根據政府出臺的法律內容，對企業內不動產檔案信息管理工作結合公司情況進行合理的規劃和部署，確定更好的更有效的管理策略和改進的方法，在對不動產檔案信息的管理工作上能夠做到長遠高效的實施，各部門每個人都應該明確好需要開展的工作任務，加強各部分人員之間的配合協作，同時在不斷實施過程中提出新的創意和管理意見，有計劃有安排地實施數字化不動產檔案管理工作，為數字化不動產檔案管理的改革鋪設好道路。

（五）加強數字化不動產檔案管理利用發展平臺的安全性和數據的隱秘性

篇（6）

信息時代的到來，讓我國傳統檔案管理工作中的一些缺陷得到了進一步的完善和優化，給檔案管理工作帶來的影響是不容忽視的，企業的檔案管理工作也正逐漸朝著更加數字化和信息化的方向邁進。目前來看，電子檔案管理的工作模式已經被大范圍的應用，并且也取得了比較好的管理效果，對企業管理水平的提升和企業的長期發展都具有積極的推進作用。文章主要分析了大數據信息時代下電子檔案管理的優勢以及其中存在的問題，并對強化電子檔案管理效果的策略進行了探究。

在大數據信息時代的背景下，我國檔案管理工作發生了天翻地覆的變化。電子檔案管理的模式已經成為當下企業管理的新風潮，不僅促進了檔案管理方式的轉變，也體現了管理人員思維模式的轉變，為企業發展無疑帶來了新一輪的機遇和挑戰。利用信息技術對電子檔案進行管理具有更強的便捷性和規范性，使管理人員的工作效率大大提升，但同時網絡安全等相關問題也隨之出現，很多電子文件被一些不法分子竊取和破壞，使數據信息的安全性和保密性大幅度降低，這也是相關工作人員亟待解決的一件事情。以下對電子檔案管理的優勢和問題進行了簡要分析，并提出了提升電子檔案管理有效性的幾點建議。

一、大數據信息時代電子檔案管理的優勢

（一）促進管理效率的提升

大數據技術使檔案管理工作更加數字化和信息化，檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升。首先，電子檔案的歸檔方式和傳統檔案管理的方式有所不同，電子檔案的歸檔的方式更加智能化，利用身份驗證、信息驗證的方式使電子文件的傳輸效率和處理效果進一步提升，并且能夠確保電子檔案的真實性和準確性。另外，電子檔案的保管方式主要是利用信息技術來完成對文件的儲存和調用，這樣一來，在需要運用電子檔案的時候管理人員能夠及時通過電子計算機查找和調用的相關文件，這樣也從一定程度上節省了一部分的工作時間。并且運用電子檔案管理的方式能夠儲存大量的信息，信息記錄的速度也有了極大地提升。

（二）有利于查缺補漏

在對檔案的進行查閱和核實的過程中，傳統的檔案管理需要花費大量的精力和時間進行拆卷、裝卷等的操作。電子信息管理則不然，只需要管理人員在信息管理系統當中點擊內容進行修改就能夠完成查漏補缺的過程。這樣一來，不僅大大提升了工作效率，也為相關工作人員減輕了一部分工作壓力，促進檔案管理工作更加標準化和規范化，企業的管理水平也會因此而有所提升。

二、大數據信息時代電子檔案管理中存在的問題

（一）管理設備和管理技術相對落后

管理設備和管理技術的落后對企業的電子檔案管理造成的影響可謂是致命的，不但無法達到良好的管理效果，反而使信息保管的準確性和安全性受到了嚴重威脅。首先，很多企業在電子檔案管理設備方面的投入不足，無法為管理工作提供強有力的技術支持，導致工作效率和管理效果沒有得到進一步提升。另外，一些企業的工作人員專業水平不足，無法熟練靈活地應用計算機技術，這樣一來，如果電子檔案管理工作中出現問題則無法第一時間進行有效地處理，因此就會導致信息丟失的風險性大大提升，對企業的健康發展造成一定程度的影響。

（二）管理制度有待完善

就目前來看，大部分企業電子檔案的相關管理制度并不完善，其中很多內容需要進行改進和優化，不僅無法為檔案管理工作提供依據，反而不能和當下電子檔案管理的工作模式相符合。如針對檔案收集和檔案后期管理的工作當中，沒有健全的管理制度就不能保證管理工作規范有序地進行，這樣就很可能會造成檔案或信息缺失的現象。除此之外，企業在調用檔案和評估的相關工作中也缺乏一定的科學性和合理性，電子檔案的應用價值難以得到充分的體現。

（三）管理人員專業素質欠缺

很多企業的電子檔案都缺少專業的工作人員進行管理，如聘請非專業的人員和學歷較低的人員投入到檔案管理的工作當中，這些工作人員不僅缺乏工作經驗，工作能力也并不理想。另外，一些年齡大的管理人員的管理意識沒有進行及時的改進，無法接受一些新鮮的管理觀念和管理手段。除此之外，企業的專業培訓工作也不到位，沒有定期對管理人員進行專業培訓和技術指導，以上都是導致企業的電子檔案管理工作效率低下的主要原因，同時也造成了企業的信息化管理水平普遍較低。

三、大數據信息時代電子檔案管理的完善策略

（一）加大管理設備和管理技術投入

在大數據信息時代的背景下，企業需要為開展電子檔案管理工作提供強有力的技術支持，積極迎合時代的發展趨勢，不斷引進先進的管理設備和技術手段。比如可合理的利用加密技術保證電子文檔的安全性和保密性。該技術手段能夠充分利用信息技術將一些機密文件以數字的方式進行儲存和加密，能夠有效地避免一些不法分子通過網絡渠道盜取信息。通常情況下可利用“雙秘鑰法”進行加密處理。另外，電子文件備份也是保存和管理電子文檔的有效途徑。管理人員可以根據實際需要將文件進行拷貝處理，同時需要確保文件儲存的安全性，這樣就能夠避免文件的原件丟失或損壞造成的巨大損失。一般來講可以將文件備份成三套，一套作為平時查閱的使用文件，一套進行保管，另一套放在異地保管，從而能夠有效地保證文件長期安全的儲存。

（二）完善電子檔案管理制度

為了保證檔案管理的規范性和安全性對電子檔案的相關管理制度進行完善是必不可少的。企業需要根據電子檔案的管理現狀制定相應的管理制度，如針對電子檔案的查閱、保管、調用等方面的規定和管理內容都需要細化，同時需要落實責任制度，堅決杜絕企業內部員工竊取和散布企業的機密文件內容，避免為企業造成巨大的利益損失。除此之外，需要構建健全的考核機制，便于對管理人員在工作上的表現進行獎勵或懲罰，以此來督促管理人員對待工作的積極性和嚴謹性，避免在工作中出現失誤。管理人員之間也需要互相監督，確保對電子檔案的精準管理。

（三）提升管理人員的專業素質

在大數據的影響下，電子檔案管理模式的創新和改善是亟待解決的一件事情，對此管理人員需要予以充分的重視，與此同時需要對管理觀念和管理辦法做出相應的調整，確保能夠在檔案管理工作當中發揮更大的作用。首先，管理人員需要能夠緊跟時代的發展趨勢，勇于接受和學習新鮮的管理知識和管理技術，從而熟練掌握和運用信息技術，為開展電子檔案管理工作奠定堅實的基礎。其次，管理人員需要提升自身的專業素養，以維護企業的利益為工作目標遵守檔案管理內容進行工作，對數據信息等進行嚴格的保密。最后，企業需要加大管理人員的培訓力度，定期開展電子檔案管理知識和技術方面的培訓，讓工作人員的理論基礎和實踐能力都能夠得到強化，從而提升檔案信息的利用效率，使其在企業經營和發展的過程中發揮更大的應用價值。

（四）提升管理數據的安全性

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二、加強病歷檔案管理對構建和諧醫患關系的意義

近年來，醫患關系緊張以及由此引發的矛盾糾紛日益增多已經成為威脅社會和諧穩定的重要因素之一。造成醫患關系緊張的原因很多，這其中病歷管理不當造成的患者與醫生或醫院之間不信任成為最重要的原因。在這種情況下，加強對病歷檔案的管理工作就顯得非常必要。病歷檔案是醫院對患者醫學治療全過程進行記錄的職業文書，具有較高的證明效力，是醫療糾紛中必不可少的重要證據。醫院工作人員對患者病歷客觀、真實、準確、及時、完整地書寫，以及醫院對病歷的科學歸檔和依法管理，一方面能夠保證患者即使在缺乏醫療知識的情況下，也可以通過調取病歷檔案向其他醫院的權威專家咨詢，從而獲得充分的知情權和監督權，以避免不必要的糾紛；另一方面即使發生了醫療糾紛，通過調取病歷檔案就能夠為有疑慮的患者提供可以查詢的依據，這也是尊重患者、獲得患者理解進而化解矛盾糾紛的前提。此外，真實完整的病歷檔案也能為醫院工作人員在舉證責任和保護自我權益時提供有力的證據。從這個意義上來說，加強病歷檔案管理工作，既是維護醫患雙方合法權益的有效方式，也是減少醫患糾紛，化解醫患矛盾，構建和諧醫患關系的有效檔案人語途徑。

三、加強病歷檔案管理，構建和諧醫患關系的舉措

1.規范檔案管理，提高管理人員素質。一方面要建立專門的病歷檔案管理室，健全相應的檔案管理制度，完善檔案管理工作規范和流程，并且把規范公之于眾，使全體職工不僅了解檔案管理制度的內容，更能自覺遵守。另一方面要建設一支高素質的檔案干部管理隊伍。要以培育專家型、技能型檔案人才隊伍為目標，進一步加強檔案干部思想教育和技能培訓。通過開展對檔案人員在職在崗的專題培訓和競賽考核，著力提高檔案人員的實際應用能力和創新能力。鼓勵檔案管理人員競爭上崗，爭當行家里手，努力把醫院檔案部門建設成學習型和研究型部門，在確保醫療術語、符號等的正確錄入、患者病歷檔案的及時歸檔整理、電子化管理方式的推進等方面彰顯檔案管理人員不斷提升的能力和素質。同時，還應加強檔案管理人員的政治思想、道德品質和行為規范等方面的教育，提高其服務意識和服務技能，激勵檔案管理人員為發展醫療衛生事業無私奉獻，促進醫患關系和諧。

2.提高檔案管理信息化程度，加快推進電子檔案建設。目前，傳統的紙質病歷檔案已經遠遠不能滿足患者和醫院查詢、整理、分析以及科研等的應用，電子檔案在檔案管理中逐漸成為新的主角。這就要求我們不斷提高檔案管理信息化程度，加快電子檔案建設，實現檔案信息的快速傳遞和資源共享，最大程度提高檔案利用率。此外，利用現代科學技術，通過對外的網絡信息平臺，在網上公開各種藥品價格、繳費清單，診療過程的全程透明服務，也是從根源上遏制醫患矛盾發生進而促進和諧醫患關系的重要措施。

3.建立醫、患檔案“雙向管理機制”，加強醫德醫風建設。和諧的醫患關系必須建立在道德和誠實信用的基礎上，良好的醫德醫風是醫院贏得病人信任的有力保證，是維護醫療秩序的支柱。和諧醫患關系的產生，不僅要求檔案管理人員完善患者病歷的管理，同時，也要求醫院對醫護人員建立個人診療檔案，形成對醫護人員的約束機制，實現醫護、患者的“雙向管理”，促進醫德醫風的提升。醫院要成立醫德醫風領導小組，完善醫德醫風制度建設和內外約束機制。并在報亭、走廊等公共場所設立意見箱、投訴電話等，邀請院領導、患者、院外監督員組成考察團，對醫護人員的醫德醫風實行周講評、月檢查、半年初評、全年總評的考核制度，并將考核結果與科室、個人獎金掛鉤，作為應聘、提薪、晉升以及評選先進集體和個人的重要條件，建立醫務人員個人信用檔案，督促其改正工作缺陷、匡正工作作風，使可能出現的醫患矛盾“前移”，做到早發現、早處置、早解決。

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眾所周知，重點建設項目管理難度大，檔案質量難以保障。盡管建設單位從一開始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實際上，在基本同步后仍需精心編制，故此文是在強調同步形成基礎上探討對后期檔案統一管理的必要性，而非過程失控的事后補救。探索推行集中辦公模式，主要出于以下考慮：一是避免檔案人員辦公時間難以保障。收尾階段幾乎沒人愿意留下承擔竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點和設備難以保障。結算期為節約成本，不少單位會退租或改租較小辦公場所，存在“不嚴肅、不正規、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡，草率應付，安全環境大打折扣。留下的小型辦公設備一旦有故障，直接影響檔案工作質量和進度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無法落實，業主和監理就需要花更多時間精力指導。個別單位甚至會因結算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實體安全及整理質量進度更無從保障。

2 采取措施，分三步保障集中辦公效果

所謂“建設項目檔案工作人員集中辦公”，是指參建各方以節約成本、提高效能為目標，將各參建單位檔案工作人員集合到統一地點（同一大樓或大院），進行集中辦公和管理的工作模式。此舉能加強溝通、提高效率，為竣工資料迅速按標準整理成檔案提供方便，外觀及內在質量統一，提高項目檔案整體質量效果顯著。

此模式主要分三步推行，一是解決兩個“問題”。首先解決思想接受問題，讓參建單位認識集中辦公的好處，消除抵制思想。其次解除留守人員后顧之憂。廣梧高速公路（馬安至河口段）項目結算期業主與各參建單位集中一個大院吃住辦公，共用辦公設備和會議場所，十分便利。湛江海灣大橋則相對集中，創新地給集中辦公的檔案人員發放津貼。本地人員就近上班，外地人員在營運中心免費住宿，伙食優惠，目的是讓檔案員安心剩余的整理工作。二是明確“三個重點”。為防止辦公不積極，自覺性不強，對集中辦公檔案工作人員明確三個重點內容：（1）抓緊未完部分檔案資料整理組卷；（2）細心核查竣工圖編制是否到位。（3）對已同步形成的檔案質量反復檢查、整改、優化，達到優質工程檔案目標。三是堅持做到“三有”。一有“考勤”。實行考勤制度，廣梧高速公路（馬安至河口段）項目要求留守領導每周至少有一天集中辦公，無故缺勤將不予優先結算。二有“監督指導”。集中辦公對各參建單位檔案存在問題及時檢查指導，反饋迅速，能第一時間避免不良行為對原始材料損害；還便于各方互相學習，利于全線項目檔案統一。三有“兌現”。湛江海灣大橋項目按工作天數核發檔案津貼，成員積極性高，歸屬感強，促進工作開展。

3 推行集中辦公模式效果明顯

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一、林業文書檔案管理工作的種類

（一）國有林場森林資源檔案管理工作

國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作，它記錄了整個森林資源消長變化的全過程，把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。為進一步加強森林資源檔案管理工作，有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用，要不斷提高森林經營水平，保證森林資源檔案管理的科學性。

（二）林權改革檔案管理工作

集體林權制度改革正在各地全面推進，為確保改革成果，提高改革質量，國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》，就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出，檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證。

（三）退耕還林檔案管理工作

退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程，檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識，把規范建檔工作與工程建設同步進行，切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度，每個鄉確定專職檔案管理員1名，負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程，編制退耕還林檔案全宗示意圖，并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限，為退耕還林檔案整理提供具體的依據?？h級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室，配備微機，實行紙質檔案和電子檔案雙向管理，做到文字、電子和實際工程操作相對應，規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理，既保持原始資料的完整，又為檔案查閱提供便利，基本實現檔案管理的現代化。

（四）林業生物災害檔案管理工作

林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析，進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施，以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全，并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言，具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災，災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施，災害發生后的救災工作和災后恢復工作，以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。

檔案管理要做到規范，按時歸檔，應從以下4個方面認真開展工作：一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映，檔案管理工作是一項十分神圣的事業，任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案，一定要增強檔案工作的責任感和使命感，努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務，“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想，要按照這一指導思想，加強檔案管理工作，重視檔案的上等升級，提高檔案管理水平。三要加強學習，不斷提高檔案管理人員素質。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作，幫助解決檔案管理工作中存在的問題，要穩定檔案工作隊伍，為檔案工作創造良好的條件，逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。

（五）林業檔案管理工作中的保密工作

林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作，林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到4：在經過主管領導的同意后，對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊，注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間；未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案，尤其是財務檔案的管理，必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱，其他工作人員不得擅自進入檔案室，不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，不得涂改、偽造檔案，不得擅自出賣或者轉讓檔案，不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人，不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的，若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任。

二、加強文書檔案管理的基本途徑

（一）提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質

由于文書工作直接與文件打交道，在有效范圍內必須遵守和執行，因此，黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育，建立健全保密制度，促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性，熱愛檔案管理事業，樹立科學發展觀，對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等，對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握，堅持崗位實踐，熟悉業務技能，適應新時期文書檔案管理工作需要。

（二）運用比較先進的手段及時處理文件，分類歸檔

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一、企業檔案管理工作的現狀

1.服務意識差，檔案信息資源開發力度不夠

雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

2.檔案管理分散，不利于資源共享

檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統一領導，分級管理方式，保o檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業檔案管理在企業運行中發揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由企業檔案部門統一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據為己有。統一管理有助于維護企業檔案的完整性，提高檔案的安全性?，F階段，一些企業的人事檔案、基建檔案、財會檔案等沒有進行統一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務。

3.檔案人員整體素質不高，更換頻繁

檔案管理是一項政治性、服務性較強的工作，加強檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學技術，又懂檔案管理工作的專業知識，具備較高的政治素質和業務能力。但一些企業對檔案管理存在思想認識上的誤區，認為檔案管理是操作性、常規性的工作，不需要什么專業技能，只要識字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識文化水平較低，沒有經過檔案專業培訓，整體素質不高，很難適應新形勢下企業檔案工作需求。同時，企業改制后，各部門精簡人員，企業檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續進行，不及時歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個人手中，對以后檔案的利用工作造成難題。

4.檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力

檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價值的檔案，應剔除銷毀失去保管價值的檔案，突出重點，分類管理，提高檔案管理的質量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎。一般來說，很多企業的檔案只要進了檔案室，就會永遠藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價值，不能發揮任何作用，長期積壓使庫存爆滿，致使新的、有價值的檔案不能及時進館。這主要是因為檔案鑒定工作開展不力，未成立專門負責此項工作的機構。

5.管理設施不齊全，不能滿足檔案保管需求

檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現社會效益，一些企業領導比較注重企業經濟發展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經濟發展。很多企業檔案管理部門沒有專門的經費，檔案管理設施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補的損失。

二、改善企業檔案管理的措施

1.提高檔案管理人員的素質

企業在發展中必會留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術資料等，這些檔案資料對企業的運行發揮著重要作用。檔案管理人員素質的高低會影響企業檔案管理的優劣，提高企業檔案管理人員素質，是提高企業檔案管理水平的需要。首先，企業檔案管理人員要具備較高的職業道德素質。這就需要檔案管理人員樹立服務意識，提高服務質量。同時檔案人員要尊重歷史，根據史實入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強的保密意識，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業素質。這就需要企業檔案人員注重專業知識與技能學習，認識到檔案工作的重要性，不斷擴大自身知識面，以適應信息化社會的需求。最后，企業檔案管理人員要具備創新意識。企業檔案管理工作要具有開放性，需要創造性學習，用新思維對待新問題，提高檔案管理層次。

2.充分開發利用檔案信息資源

檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業提供良好的信息服務。因此，企業檔案管理要充分開發利用檔案信息資源，為企業發展提供有力的保障。首先，建立網絡化系統。企業制定網絡系統時，考慮檔案網絡化建設，開發檔案信息資源庫，使企業各部門能快速獲取所需檔案資料，達到資源共享的目的。通過網絡利用資源，不會造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計算機可以隨時對檔案進行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負擔。其次，推進檔案的數字化進程。企業檔案管理對有重要價值的檔案資料要進行數字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對這些檔案的保管，并對這些有重要價值的檔案進行數字化處理，以便永久保存。最后，加強檔案信息安全保障建設。注重檔案信息化建設的同時，也注重對計算機檔案管理系統的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。

3.強化企業檔案管理標準化建設

企業檔案管理首先要確立歸檔制度。企業所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產技術等方面的管理類文件一年歸檔一次；產品開發、基本建設等方面文件材料要在項目完成后半月內歸檔等。企業檔案歸檔制度的執行，需要檔案人員監管，相關人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統計制度等。

結束語

企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

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因此，筆者認為：有必要將試行規定中相關條款規定按照《社保法》的要求進行調整，以適應社保檔案的發展需要。具體建議在如下方面進行修改。

種類劃分

根據文件材料的形成規律和管理特點進行專業檔案種類劃分是制定專業檔案管理規章的前提和基礎。依筆者理解，試行規定針對社會保險業務檔案制定管理規章的目的，無非是將社保經辦部門中除文書檔案之外的所有檔案納入其中。這樣“大而全”的做法則必然導致文件材料范圍交叉、管理要求互相抵觸的問題。試行規定中的歸檔范圍將單位和個人參保登記、社保經辦、定點醫院管理、違法案件查處等多個業務環節形成文件材料納入，而在具體整理中，登記、經辦環節形成文件材料的整理方法和定點醫院管理與違法案件查處形成文件材料的整理方法是明顯不同的，因為前者需要按照涉及單位和人員的不同進行分別整理，而后者就不必在意單位或人員不同。同樣在鑒定和管理環節，兩者也有所區別。更何況，定點醫院管理和違法案件查處都與參保者正常參保無關。為解決上述問題，筆者建議：以“社會保險檔案”和“定點醫院管理檔案”名稱取代“社會保險業務檔案”名稱，將違法案件查處形成文件材料歸入文書檔案。

分類方法

試行規定采用的“年度―業務環節”和“年度一險種一業務環節”的分類方法顯然是照搬了文書檔案的“年度一組織機構”分類方法。此種分類方法固然在實際操作中簡便易行，但無疑忽視了社會保險檔案的形成規律?？梢哉f，社保部門所有的經辦環節都是對參保者賬戶建立、變化、轉移、終結等不同階段狀況的控制，所有屬于社會保險檔案歸檔范圍的文件材料都是圍繞參保者賬戶運轉過程相關控制環節產生的。所以，參保者賬戶的區別才是社會保險檔案分類的根本所在，只有以賬戶作為分類方法才能實現《社保法》提出的按單位和個人建立相應檔案的要求。雖然在目前各級社保經辦機構工作實際中，不同保險種類對參保者賬戶要求不同，但從發展方向看，“五險合一”是社會保險經辦的大趨勢，故保險種類不應成為社會保險檔案的分類標準。筆者建議：以“參保賬戶一年度”作為社會保險檔案的分類方法。

整理原則

試行規定中提出了立卷的整理方法要求，卻沒有對整理原則的表述，這可能是決策者對各地實際情況難以把握造成的。在實際工作中，案卷整理和單件整理均是客觀存在的。基層經辦機構檔案人員認為這兩種整理方法各有利弊，難以取合。筆者認為，如果執行“參保賬戶一年度”分類方法，則必然要求以參保賬戶為整理單位，即不同參保賬戶形成的文件材料分別整理。這樣做的結果無疑是使社保檔案整理工作量大增，尤其是在社會保險覆蓋全國所有公民的未來時期，這樣的工作量令人無法想象。不過，隨著檔案管理信息化程度的逐步提高，各級社保經辦部門完全可能通過在具體經辦時提前設置整理標識這一手段來減少后續的整理工作量?！渡绫７ā分兴幎ǖ膮⒈Ｈ松鐣ｋU號碼或者在某一行政區域通用的條形碼編碼都可以作為社會保險檔案整理標識。在具體操作過程中可以由業務經力、人員做好部分甚至所有整理步驟，檔案人員負責核對、裝訂環節，從而合理分配整理工作量。基層社保業務經辦機構的這一轉型過程可能會很痛苦，但這一轉型過程是必需且可行的。筆者建議：以“不同參保者賬戶形成的文件材料分別整理”作為社會保險檔案的整理原則。

保管期限

試行規定中將所有檔案的保管期限分為永久和定期兩種。其中定期還劃分了100，年、50年、30年、10年等不同檔次。這樣做無疑是從文件本身內容保存價值出發進行了深入細化，使社會保險檔案管理達到了精細化操作。然而，操作的復雜化也隨之而來。據筆者了解，許多基層社保經辦檔案人員都訴說部分文件材料不知道劃分為何種保管期限才合適，部分文件材料的保管期限劃分為50年或者30年都有道理。因此保管期限的劃分受到人為因素影響，主觀隨意性很大。而隨意劃分又必然影響到檔案的后續環節，如排列、上架、利用甚至移交。從實際情況看，針對同一賬戶檔案的利用相對較多，而同一賬戶的檔案如果屬于同一保管期限，則更有利于檔案管理和利用。進而可以設想，將來社保檔案在檔案館中的開放利用，必然是以參保賬戶為基礎，囊括同一參保者所有參保、變更、支付等一系列文件材料的檔案更有查考、研究價值。故而把社會保險檔案的保管期限定為永久和5年定期兩種，分別對應于移交國家綜合檔案館的檔案和社保經辦機構自主保存的檔案，這在實際中最為簡便且容易理解掌握。參保者死亡、出國等帶來的賬戶終結意味著檔案形成過程的結束，因此，社會保險保管期限只能從此時開始計算。另外，《中華人民共和國行政訴訟法》對支付保險金有爭議而產生的行政訴訟有明確的時效規定。對于超過時效而沒有發生行政訴訟的終結賬戶檔案，社保經辦機構也沒有必要長期保存。筆者建議：將社會保險檔案的保管期限劃分為永久和5年兩種。定期保管檔案的年限從賬戶終結后次年1月1日起計算，而且同一賬戶內的檔案保管期限相同。

鑒定模式

不同的保管期限規定對應不同的檔案鑒定模式。試行規定中對保管期限的規定必然對應著年年鑒定、歸檔次年起算的檔案鑒定模式。作為關系到參保者切身利益的社會保險檔案，應當秉承專業檔案管理模式而不是文書檔案管理模式進行檔案鑒定。上一部分設想中簡化的保管期限規定也對應著簡化的檔案鑒定模式。筆者認為，在區分參保對象賬戶的前提下，基層社保經辦機構檔案人員在本年度針對參保對象新建賬戶和終結賬戶同時進行檔案鑒定。首先在參保對象新建賬戶中預設部分賬戶形成檔案的保管期限為永久，例如，在本機構參保的國有企事業單位、具有代表性的民營企業的賬戶；其余單位和個人為5年。然后在本年度終結的保管期限為5年期的賬戶中，根據繳費、變更、支付等情況挑選若干個賬戶為永久，其余仍為5年。這樣，基層社保經辦機構檔案人員每年仍進行檔案鑒定工作，而不必面對海量文件材料。筆者建議：社保經辦機構檔案人員應根據參保對象的重要程度、繳費變化情況、有無違法現象等因素，每年對參保對象新建賬戶和終結賬戶進行鑒定。