檔案資料管理措施大全11篇

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1電力工程檔案資料管理現存問題

1.1重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設，尤其是電力工程檔案信息化建設沒有受到足夠的重視，信息化意識不強是影響檔案信息管理的關鍵因素。一些電力企業沒有意識到電力工程檔案信息化建設的重要性，對其信息化建設以及信息技術的管理缺乏全面深入的研究。只注重檔案數字化，而忽略了相關發展配套技術。這種信息化建設只是流于形式的存在，不能適應電力企業工程建設的需要。

1.2缺實用、有價值的電力檔案編研成果

電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統地開發利用電力檔案信息資源，使其盡快轉化為生產力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實用、有價值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應用于檔案管理，這些編研成果已經遠遠跟不上電力檔案資料管理發展的需要。

2加強電力工程檔案資料管理措施

2.1重視電力工程檔案資料管理

在電力會議上，必須強調檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經常深入檔案室了解檔案整理情況，對檔案人員的辛勤工作提出表揚和鼓勵。電力工程檔案與項目建設是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設的推進而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關部門人員的職責，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設同步進行，并遵循工程檔案形成的規律，及時敦促相關部門移交檔案，確保檔案工作穩步有序開展。

2.2構建檔案管理的網絡體系

電力檔案工作是電力工程管理的一項基礎工作，是保障該工程一系列生產、經營活動的合法權益，以及見證各階段歷史真實面貌的維護工作。針對基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、準確、完整、系統地做好竣工文件的移交、驗收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規定及相關評價標準，規范表格，規范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監理、設計、調試等單位的工作聯系，對電力工程項目進度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進行監督和指導，不合規范的，及時反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。

2.3嚴格制定并認真履行檔案管理制度

要把項目公司的管理方針真正貫徹落實到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結合電力企業檔案管理標準及上級有關項目管理文件，業主單位檔案部門編制了《項目管理體系文件》等11個檔案管理相關標準，收集、整理了主要檔案法律法規。結合電力工程的實際情況，實施細則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責及工作要求，規定了竣工檔案的移交范圍、內容、時間、組卷編制規范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應符合有關檔案法律法規及基建達標和專項驗收標準的要求。

2.4提高專業技能，提升業務水平

檔案資料管理是一門專業性較強的工作，同時也是一門藝術。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設和生產的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業的部分知識以及各專業、各單位工程竣工文件形成的過程、內容和范圍。檔案人員的業務水平直接影響檔案工作的優劣，特別是各參建單位的檔案人員流動大，業務能力參差不齊，大大影響整個工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅持全過程的檔案培訓教育與業務指導，檔案管理委員會采用多種形式對電力工程檔案網絡人員進行業務培訓和指導。在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經常性地利用各種機會對施工單位資料管理人員進行業務上的指導工作，并組織各施工單位之間進行現場交流與互相取經活動。根據工程進展情況，配合監理方有計劃地組織對各施工單位形成的施工文件包進行檢查和指導，確保在單位工程竣工驗收后案卷質量處于受控狀態。

2.5全面做好工程檔案的歸檔工作

嚴格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、準確，案卷質量及規范性等方面逐卷、逐頁進行。尤其是原材料出廠證件及現場復試報告，檔案人員要花大量的時間，對原材型號、規格、復試報告與跟蹤記錄一一核對，對不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執行文件編制方（施工單位）、監理公司、建設單位質檢部門（工程部、檔案室）三方會審，做好竣工檔案的交接工作。做好施工圖接收和管理。檔案室負責接收全部施工圖，了解施工單位所承擔的施工項目，按照合同要求，分發給施工單位和相關部門，并填寫分發領用記錄，同時也提供施工圖的查、借閱，并對施工圖進行整理立卷。設備文件的收集和整理比較復雜，檔案人員應做大量細致的工作：①及時掌握設備到貨和安裝時間，并深入現場了解、核對每一臺設備的型號、規格及出廠編號。在盡量將設備的合格證、出廠試驗報告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現場標識一一對應，以便機組投產后開展大小修和技術改造時設備文件的查閱。②對不熟悉或分類拿捏不準的設備文件，虛心與各專業專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關廠家進行整改并補充齊全。

3結束語

綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達到了齊全、完整、準確和系統，案卷質量符合要求，能夠真實地反映電力工程建設的全過程和面貌，而且適應市場經濟需要，能夠利用現代化手段進行檢索，并在生產運行、維護和經營管理方面發揮了比較顯著的作用。

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由于建筑工程的特殊性，從工程建設的招標到最終的竣工等各個階段均涉及到各類資料，不僅繁雜而且量大。此類資料對于工程施工階段的質量管理與安全管理極為重要，尤其是數據資料的管理是預防發生質量問題以及安全事故的參考信息，即使在工程竣工之后依然可以為后期的維護管理提供信息參考。同時，在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程?n案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

（二）建筑工程檔案資料管理質量偏低

在建筑工程檔案管理中，不論是施工前的資料還是施工過程中資料均屬于工檔案管理的內容之一，但是由于施工單位在工程管理中將重心放在了工程進度、工程成本、工程質量的控制上而忽視了對工程檔案的管理，直接導致了工程檔案的完整性與價值性。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

（三）缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制

由于建筑工程的特性，不論是施工企業還是業主對于工程檔案管理的重視度均明顯不足，關注的重點在于成本控制與質量層面。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制。因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任，全面保障工程檔案資料的完整性。

二、建筑工程檔案資料質量管理的強化措施

（一）提高建筑工程檔案資料管理的重視度

當今社會已經進入到了信息化時代，信息化與網絡化技術已經在各行業中得到了普遍運用，在建筑工程管理中，強化工程檔子資料管理的信息化是必然趨勢之一，這是時展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰。基于該形勢，建筑施工單位不得不尋求改變，轉變工程檔案管理的理念以提升工程檔案管理工作的效率。就當前的發展，一方面是基于信息化技術與網絡技術廣日益普及而催生出來的智能化設備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環保、低碳意識的推動下，傳統紙質化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認識到時展的趨勢，進而轉變工程檔案管理工作理念，以信息化發展為前提，改變現有的管理模式以提升檔案管理工作的質量與效率。

（二）強化建筑工程檔案資料管理的質量度

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1.1 相關人員檔案意識薄弱。眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

1.2 建筑工程檔案資料管理質量低下。作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3 缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制。因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2.加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1 提高對建筑工程檔案資料管理的意識。當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

2.2 建立并完善檔案資料管理的相關機制。缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

2.3 明確分工，協調相關業務。建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級管理主要包括：低保戶向鄉鎮提出申請，填寫城鄉居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養、撫養證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯審聯批決定。若審核通過，縣民政局根據低保對象花名冊、低保對象分類統計表，低保金統計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區、鎮、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行_戶_號制度在低保戶存在期間，民政部門可根據實際情況對低保戶的低保金進行停發、增發、減發等，實施動態監管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。

2.4 打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

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0 引言

隨著建筑業的發展，工程項目的建設越來越多。在項目工程建設過程中，工程檔案資料質量管理是整個項目工程中必不可缺的重要組成部分，對于提高項目施工的整體水平和安全質量的保障有著重要的意義。如何在項目建設過程中進行檔案資料質量的管理， 確保工程檔案資料的真實性、完整性、有效性，以便更好地為工程項目服務，已成為工程檔案工作中的重要課題之一。對此，筆者進行了相關的研究介紹。

1 工程檔案資料質量管理的內容

工程建設過程中形成的檔案資料，一定要內容真實、準確、齊全，編制的內容、格式等符合相關標準、規程、規范的要求。真實、準確是指檔案資料記錄，真實、準確、全面地反映項目建設的過程及各種事件的真實面貌。檔案資料必須為記錄原件，文（圖）物相符，技術數據準確，簽字、蓋章手續完備，資料形成日期與工程建設同步。檔案資料齊全是指與工程建設有關的重要活動、工程建設的主要過程和節點狀況、具有保存價值的各種載體資料，均應收集齊全。

2 工程檔案資料管理中存在的問題

2.1對檔案資料管理重視不夠

各工程參建單位普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，認為工程建設質量以實體為主，忽視工程檔案資料的管理工作，錯誤地認為工程檔案資料是為應付建設單位、質監站等檢查的，與工程質量關系不大。工程檔案資料管理，有些單位沒有領導分管負責；沒有或虛設檔案資料管理制度；管理人員無證上崗，人員變動頻繁或無專人管理；不是隨工程施工進展收集整理檔案資料，而是在項目竣工驗收時突擊補編填充資料。有的甚至在竣工驗收后補資料，嚴重影響檔案資料真實性、準確性、嚴肅性。

2.2 檔案資料管理制度不完善

在工程檔案資料管理方面，國家和地方政府部門均有相應標準、規定、規程和規范等。但在工程施工承包合同中，關于工程施工檔案資料的收集和管理沒有明確、具體的約定。在工程項目的各參建單位中，檔案資料管理制度沒有或形同虛設。施工過程中不認真按照國家規定和合同約定，對檔案資料的收集和整理進行認真的檢查。結果是施工過程中缺失的檔案資料，在檢查或驗收時臨時制作，并非施工過程中的記錄整理，因而真實性就無法保證。

2.3 從業人員綜合素質有待提高

參建單位的檔案資料管理人員不熟悉業務，缺乏相關的檔案資料專業管理知識。在建筑行業中絕大部分是兼職資料人員，有的是施工員兼職，有的是臨時安排的在校實習人員，有的還兼職多個工地資料員的工作等，大多是未經培訓的無證上崗人員。不熟悉工程建設相關法律、法規和技術標準，對工程檔案資料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的專業知識，導致收集、整理檔案資料不符合標準，反復修改，不僅保證不了檔案資料的質量，而且還延誤了歸檔時間。

3 解決措施

3.1 做好事前控制，保障檔案資料管理質量

建設管理單位是工程檔案質量控制管理的主導單位，在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同、協議中應設立專門條款，明確參建單位工程文件資料的內容及其深度符合國家相關的技術規范、標準，對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出具體要求，制定相應的檔案資料管理目標考核措施和獎懲辦法等，做好事前控制。

3.2 加強檔案資料管理質量意識，搞好過程質量管理

從思想上認識到工程檔案資料質量管理的重要意義，各參建單位進駐現場伊始，即要加強對各工程管理部門主要領導檔案意識的宣傳，使得項目經理、總監理工程師對工程施工過程中形成的資料質量引起足夠重視，建立起有效的工程檔案資料管理質量保證體系，制定可行的工程檔案資料質量過程控制制度，保證工程檔案資料質量控制措施落實到位；加強對現場技術人員、資料管理人員檔案知識培訓和檔案法律法規的宣傳、提高檔案理論素養，防止工程檔案資料不真實、不準確、不規范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現“回憶錄”等情況的發生，避免因工程檔案資料驗收不合格，導致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現象發生，實現工程施工進度、質量與檔案資料收集整理進度、質量的有機統一。

3.3 嚴格持證上崗，規范檔案資料的形成

施工單位是施工過程檔案資料收集、整理和質量管理的關鍵。人員素質和工作過程（或稱工藝流程）的規范化操作，是質量的保證。項目經理、技術人員與檔案資料管理人員，首先必須具有相應的任職資格、持證上崗，在實際工作中密切配合、各司其責，做好各項具體工作。檔案資料管理工作規范化，就是要嚴把工程檔案資料形成過程中的質量管理。在施工過程中嚴格按照相關規定，由相關技術人員根據技術標準、規程、規范，對工程項目進行認真的過程檢查、據實填寫相應表格，形成檔案資料。隱蔽工程，尤其是影響結構安全和使用功能的重要隱蔽工程，施工過程中除符合規定的檢查記錄外，還必須拍攝重要部位和工序的影像資料留存。隱蔽工程施工過程中，監理單位應按規定派員旁站，監理施工全過程，對檢查記錄、影像資料等實施監理，并見證（簽字確認）。

3.4 按合同約定、規范辦事程序，保質按時完成檔案資料

工程檔案資料是在工程建設的全過程形成的。一個工程項目從立項，到竣工驗收，往往需要幾個月、幾年甚至十幾年（大中型項目）、幾十年（特大型項目）的時間。工程項目檔案資料可按建設程序劃分為：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料質量管理水平，實際是建設、監理、施工單位，是否履行合同約定的程序，嚴格按照國家標準、規程、規范規定的標準進行實際操作形成的結果。由上述可見：只要建設、監理、施工單位在各自參與建設的全過程中，認真履行合同約定的質量標準、嚴格按照質量控制程序辦事，就必然形成高水平的施工過程檔案資料。

3.5 實行自檢監督檢查制度，抓好事后監督

明確工程檔案資料形成過程的責任分工，加強各專業的溝通、配合和自檢，落實自檢監督檢查。各參建單位的相關責任人，要定期進行監督檢查，遇有特殊情況要隨時檢查。查看表式、工程名稱、文件編號、印章使用是否規范符合要求；圖文是否清晰、是否是原件；設計變更、材料替代等情況，導致施工圖紙、工程量、資金的相應變更，這方面的過程文件很重要，是否及時收集了；依據性文件材料、原材料、構配件質量保證書、試驗技術文件是否符合技術要求。抽查項目各項分部工程驗收記錄，工程測量定位記錄的示圖標注是否規范、數字是否清晰、簽字情況。重點檢查隱蔽工程驗收記錄、混凝土和砌筑砂漿試塊報告、項目監理文件，竣工圖的編制內容、依據、質量等。

4 結語

綜上所述，項目工程檔案資料的質量管理，對工程的建設施工起著重要的監督指導作用，是項目工程建設中不可或缺的重要工作。在項目建設過程中，建設單位要建立、改善項目工程檔案資料管理制度，不斷加強工程檔案資料管理措施，增強各部門的整體管理意識；同時還要加強工程檔案管理人員的培訓，提高管理人員的整體素質，從而提高工程檔案資料的質量，更好地為工程項目服務。

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2.檔案資料不夠完整。農戶小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經歷貸款申請、貸前調查、貸時審查、簽訂借款合同、發放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問題的不良貸款等諸多環節，要在風險管理、業務經辦等不同業務部門及不同人員之間協作完成。貸前調查文件、調查報告、簽批、決策等貸款相關材料產生于不同業務部門，這些文件形成時間有的相隔幾天，有的相隔更長，更有跨年度審查、簽批類的資料，在這類檔案資料的流轉過程中，基層行一線人員在實際操作中，由于時間匆忙，特別是農戶小額貸款的特殊性，農戶時間較緊，有的銀行為注重服務，在貸款時往往上門服務，這樣就導致了日常信貸資料積累不及時，產生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現象，同時目前一些基層行客戶經理調動較頻繁，外出培訓、提拔、交流等，往往忽視了對信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。

3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規范，主要表現為：一是貸款申請書、調查審批表中缺失內容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統查詢不規范，有些網點對人行征信系統查詢只有一個客戶經理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統查詢授權。四是擔保手續有漏洞。主要表現為擔保法人代表未簽名，擔保機構缺少營業執照復印件等。這些農戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產生極大的危害。

4.檔案資料的管理不規范。雖然上級行對農戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農戶小額貸款檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農戶貸款業務一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規范的檔案管理設施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農戶小額貸款業務是農行近年來推出的新業務，由于這項業務具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農戶多等特點，這給農戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存

在的問題，為了加強農戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。

1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經理規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經理的業務素質和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據貸款類別、單位不同來確定相應信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險。

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一、機電工程檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；招投標文件，計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震資料等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；機電工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.機電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復控開關、低壓控制柜，電機、變頻器，設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等：原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或變壓器試驗檢測資料等試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；泵房內輸水管打壓試驗等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料：施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內高低壓柜電路圖，室內各種電線竣工圖；機電工程竣工圖；以及其他特殊專業工程竣工圖。

4.機電設備資料收集內容。溫宿縣城鎮供水二期設備安裝及供水管網項目（二）第一標段：供水設備及相關機電設備采購及安裝，用電設備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構配件/施工設備報送表、國家消防裝備質量監督檢驗中心檢驗報告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗結果匯總表、干式變壓器控制器產品合格證、給水用PP-R管材、管件質量合格證、長城電纜有限公司電力電纜產品合格證、控開產品合格證、新型低噪音節能型外轉子風機使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊、LR系列基本型二氧化氯發生器產品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗報告、新疆一開電氣制造有限公司開關柜出廠檢查試驗報告、質量管理體系認證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監測試驗報告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產品介紹、D系列電磁隔膜計量泵操作說明書、MDI型電動葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國營管件廠的法蘭化學成份檢驗結果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關材料。

二、機電工程檔案資料的特征

1.真實性和全面性。真實性是對所有文件、機電檔案資料的共同要求，但對供水行業機電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機電工程文件和檔案資料只有全面反映機電工程的各類信息，形成一個完整的供水系統，才更有實用價值，片面地引用往往會起到誤導作用。所以，機電工程文件和檔案資料必須真實反映供水建設工程的施工情況，包括發生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復雜性。供水建設工程項目周期長且影響因素多，運行工藝復雜，建筑材料種類多，建設階段性強且互相穿插，由此導致了供水建設工程文件和檔案資料的分散性和復雜性。這個特性決定了機電建設工程文件和檔案資料的多層次、多環節及相互關聯的復雜系統。

3.繼承性和實效性。隨著機電設備安裝技術、施工工藝、新材料和施工企業管理水平的不斷提高，機電建設工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時，機電建設工程文件和檔案資料具有很強的實效性，其作用會隨著時間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經形成就必須盡快送達有關檔案保管部門，否者會造成嚴重后果。

4.隨機性。機電建設工程文件和檔案資料產生于項目建設的整個過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個階段和環節都會產生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報批文件的產生具有規律性，但還是有相當一部分文件和檔案資料的產生是由于具體工程事件引發的，因此具有隨機性。

5.多專業性和綜合性。機電建設工程文件和檔案資料涉及機電安裝、設備調試、消防等各個專業，也涉及力學、電學電子、聲學等多種學科，依附于不同的專業對象而存在，且同時綜合了質量、進度、造價、合同、組織、協調等方面的內容，又依賴于不同的載體而流動，因此，具有多專業性和綜合性的特點。

三、機電設備工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機電設備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務，安排工程項目檔案歸檔率較好，能達到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機電設備工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有機電設備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的檔案業務知識，難以適應供水系統機電檔案工作需要。

四、機電設備工程檔案有效管理的優化措施

1.思想上要重視機電工程檔案管理工作。機電設備工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后公司內部機電設備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內部檔案資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機電設備工程檔案管理的基礎。為了加強對供水系統機電設備工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設施工單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合供水行業實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責和任務，規范檔案資料的收集、整理。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照供水行業機電設備工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認真貫徹執行《檔案法》、《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位可以不結清尾款，以確保供水行業機電設備工程建設檔案的完整、準確、全面、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業的不斷發展，供水行業機電設備檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案管理隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關檔案工作的法律、法規內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把供水行業工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制供水行業機電設備工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。加強對施工的監督和管理，檢查機電設備工程檔案材料編制情況，按照標準形成供水行業機電設備檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

篇（7）

事業單位主要是以公益服務業務為主的非盈利社會團體與組織，它的服務內容涵蓋了增進社會福利、滿足社會文化、科學、教育等方面。對于事業單位而言，檔案資料管理至關重要，其實效性與否對事業單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業單位工作中不可或缺的重要一環。對于事業單位而言，提高檔案資料管理水平已經是當前的首要目標任務，必須及時有效的實現。

1. 事業單位檔案資料管理的重要性

事業單位檔案資料真實的記錄了單位日常工作情況和一些關鍵活動，記載著事業單位一切工作事項。通常情況下，事業單位工作有著明顯的復雜性，存在大量的事務，實際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業單位還未做到陽光透明化的運轉目標，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規范事業單位日常工作質量情況時應根據相關資料進行，事業單位檔案資料保存的完整與質量高低與否將直接關系事業單位工作是否能順利有序運行，可見加強事業單位檔案資料管理的重要性。從現代管理理念角度出發，檔案資料管理水平如何還決定了事業單位內部管理水平。事業單位應對產生的檔案資料有效保管，充分認識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業單位檔案資料不僅詳細的記錄了事業單位的工作情況、核心事件，而且在事業單位日后的工作中發揮著重要的監督、指導、借鑒作用，是推動事業單位穩定有序發展的前提保障。

2. 提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法

檔案資料管理是現代事業單位工作的核心環節，要想增強事業單位管理工作水平，就應不斷強化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進事業單位檔案管理有序運行。

2.1培養一批優秀的人才隊伍，增強作業人員素質

為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應不斷增強檔案管理者的綜合素質。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學習人事管理方面的知識及先進的計算機操作知識，因此事業單位在選聘檔案資料管理員時應首選專業水平高、技能好的人員，并在上崗前加強有關技能、知識培訓。檔案資料管理者應對自身工作加強審核，防止工作有不完善之處，善于總結工作經驗，時刻保持謹慎認真的態度做好自己分內之事。

2.2仔細劃分管理職責，保證權責分明

準確劃分事業單位中從事檔案資料管理工作人員的職責權限對于事業單位工作的有序運轉也起到了一定的作用。事業單位檔案資料管理者實際承擔的職責任務是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進行全面的收集；對作業人員作業中設置與調整計劃的審批實況嚴格檢查；準確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時提取；和其他部門有效交流、協調，構建良好的合作關系；通過批準借閱外單位的文件，應嚴格根據相關規定進行借閱手續的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關人員不得隨意的進出資料室；等。要想保證工作水平與質量，就需要資料員及時有效的匯總與整理工作資料，各司其責，嚴格按規定辦事。

2.3加強信息化建設

當前時期，隨著檔案資料管理工作越來越復雜，為了保障其較高的管理效率，應摒棄傳統觀念，樹立適應于現代社會的檔案資料管理理念，進一步加快信息化建設進程。首先購進用于信息化建設的硬件設施，比如，計算機、刻錄機等實用性高的工具。其次，不斷增強工作人員的業務水平，這對于檔案資料管理信息化與現代化目標的實現具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現代化與信息化建設的順利有效實施。如果檔案管理不具備現代化觀念，就算現行的檔案保護與管理設施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現代化。檔案管理信息化與現代化目標實現中，相關人員應緊密結合先進的技術與科學的管理手段，樹立滿足現代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務向主動式服務方向發展，把過去封閉式服務向開放式服務方向發展，從而推動檔案工作高效高質量的運行。

3.結論

綜上所述可知，事業單位檔案資料管理是事業單位必不可少的一個重要環節，對事業單位的健康發展起到了積極的促進作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴抓各項工作環節，進一步加快檔案建設進程，通過高效完善的措施強化檔案資料管理，為社會公眾服務，為事業單位服務。

參考文獻：

[1]張兵.淺談事業單位辦公室檔案日常管理與應用[J].才智，2011年20期.

[2]安豐艷.加強檔案管理必須重視檔案資料的搶救工作[J].商業文化（上半月），2011年06期.

篇（8）

2加強圖書館檔案及文件資料管理的措施

2.1加強圖書館檔案和文件資料的歸檔和保管

圖書館檔案及文件資料管理工作是一項復雜并且專業技術性較強的工作，所以必須嚴格采取有效的措施做好其歸檔以及保管工作，加強相關制度和規范的建設，對圖書館工作中各個階段積累、形成的資料進行全面的收集。需要建立的制度和規范主要內容應該涉及檔案的目錄管理以及借閱管理工作。除上述以外，為了保證和維護檔案及文件資料的完整性，應該設置專門機構和人員對檔案及文件資料進行保管。在對圖書館的檔案以及文件資料的管理工作中，除了要做好資料的收集和整理工作，還需要加強對其的日常管理工作。做好對其的防火以及防潮工作，保證檔案資料的完整性和可靠性，防止其在存放和存儲的過程中受到外界環境的影響而導致發生損壞，盡可能的提高檔案資料存放的時間，為今后的圖書館事業奠定良好的基礎和提供參考。

2.2做好圖書館檔案和文件資料的開發和利用

在對圖書館檔案資料進行管理的工作中，必須對其進行有效的利用，充分發揮其作用，為了充分地對其作用進行發揮，主要采取以下幾點有效的措施：①加強圖書館領導的決策工作，并且加強協調和配合。一旦需要對檔案資料進行利用，必須保證檔案資料提供的及時性、完整性和準確性，保證工作開展能夠得到有效的參考和依據，保證圖書館活動的順利開展。這樣不僅可以不斷完善以及豐富檔案資料的完整性，還能夠根據檔案資料的需求，保證資源的充分性，以此對圖書館的正常運行工作進行有效的展開，并且對圖書館的日常工作效率進行促進和提高。②對圖書館的各種活動以及任務進行積極地配合，對需要的檔案資料進行及時并且積極地提供，保證檔案資料檢索以及傳輸工作的快捷，積極有效地推動圖書館正常工作的展開。③保證圖書館檔案資料的完整性，能夠為圖書館的創優工作提供有效的參考。

2.3圖書館檔案及文件資料管理工作要做到高標準嚴要求

2.3.1爭取領導重視是做好檔案及文件資料工作的關鍵

圖書館領導應該高度重視檔案資料的管理工作，加強對檔案資料重要性的認識，將圖書館檔案資料的管理工作納入到每年的工作計劃中。并且為了保證圖書館管理工作的有效性，領導部門應該加強設置專門人員以及專門機構，購置專門的資料管理柜以及資料管理盒等相關檔案資料存儲設施對其進行存儲。

2.3.2增強檔案及文件資料的管理意識

必須加強管理的意識，提高檔案管理工作的及時性，對檔案資料的管理工作進一步重視，加強對日常資料的收集、處理和存儲工作，保證檔案資料的管理工作正常進行。

2.3.3提高管理水平并發揮檔案及文件資料的作用

在管理工作中，必須全面發揮人的作用，利用更新技術手段對檔案及文件資料的管理工作進行加強，不斷地推動檔案及文件資料管理工作逐漸向著高標準、高質量以及高效率的方向發展。

2.4加強圖書館檔案及文件資料管理信息化建設

在全球化以及信息化的今天，隨著科學技術的快速發展，必須強化信息化技術在檔案資料管理工作中的運用。運用信息化技術可以加強圖書館檔案及文件資料管理工作的效率，減少其人力以及物力的投入，有效節約了工作時間并且減少了工作量。圖書館檔案及文件資料管理信息化建設是一個龐大的系統工程，它包括了檔案及文件資料信息資源的有序整理、檔案及文件資料信息數據庫的建設、檔案及文件資料信息網絡的建設、檔案及文件資料信息資源的開發利用等。檔案及文件資料管理信息化是利用數據庫技術，對紙質的檔案及文件資料、聲像檔案及文件資料、實物檔案及文件資料進行錄入、掃描、數碼處理，將館內各類檔案及文件資料數字化，以達到對檔案及文件資料信息管理和利用的高效、準確。

篇（9）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）15-0226-01

隨著管理理念與管理方法的不斷進步，高校檔案資料的管理也逐漸出現了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價值。為此，高校檔案資料需要實現規范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學性，確保高校檔案能夠為高校的發展提供有利的幫助。

一、當前高校檔案資料規范化管理過程中遇到的問題

檔案資料的規范化管理是高校日常管理的重要內容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識到這二者的區別，沒有區別看待檔案資料和檔案管理者二者的價值，出現了管理效果不佳、管理無序的問題。

高校的各個二級學院都是檔案資料的重要來源，但是很多二級學院并不重視管理檔案資料，經常出現資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級單位沒有充分參考檔案資料的收集標準收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價值，也為專業管理人員的工作增加了難度。

另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關管理者和工作人員的年終測評與考核的體系之中。導致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現階段高校的大部分工作都已經逐漸進入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導致資料丟失、遺漏，也會使檔案資料無法發揮出其自身的價值和作用。

二、實現高校檔案資料規范化管理的具w措施

首先，高校檔案資料的規范化管理需要從主觀意識上了解到規范化管理的重要意義。通過工作培訓、會議說明等方式，強化相關人員對規范化管理檔案意義的認知，進而更好地促進檔案資料的規范化管理。想要實現規范化管理，就要針對高校的檔案資料展開有計劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對不同資料進行分門別類。

高校檔案資料的規范化管理，需要進一步加強現代化的管理水平和管理方式，對于不同類型的檔案資料需要實行集中與分層相互結合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學校各個部門的檔案資料統一交由一個管理部門進行檔案資料的整理與管理。在此基礎上，需要進一步實施檔案資料的分層管理，也就是要根據高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負責人員進行統一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實施，需要進一步加強對檔案資料管理人員的管理和培訓，提高其專業素質能力和業務能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進一步加強專業檔案管理人員的建設和招收，促進檔案資料管理規范化的順利實現。

為了更好地進行規范化管理，高校相關管理者需要對檔案資料管理部門進行全面的工作質量監督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來，并將其考核審查的結果，融入年終工作質量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質量納入到相應領導的工作評價之中，這樣可以進一步強化高校領導層對于檔案資料管理工作的重視程度，進一步推動檔案資料的規范化管理。

為了更好地實現檔案資料的規范化管理，需要逐步轉變傳統的檔案管理理念和方式，在管理過程中應用現代化的管理技術和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國家的相關規定，聘請專業的檔案系統設計師，結合本校的檔案資料特點制定高校檔案資料管理系統，建立完善的檔案資料數據庫，實現檔案資料的數字化管理。另一方面，高校需要重視網絡化管理檔案資料，重點推進這個項目。

三、結語

綜上所述，高校檔案資料的規范化管理對于新時期提升高校的整體管理質量，促進高校的更好發展具有重要的意義，文中詳細論述了高校實現檔案資料規范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。

參考文獻：

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中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A

1、建筑工程檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等；同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：

⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套；

⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況；

⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2、建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經濟發展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現詳細分析如下：

（1）在城市建設和規劃管理中起著重要作用。由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設活動積累下來的豐富的經驗，也是城市建設技術儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規劃和建設管理過程中發揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎，所以必須加強管理工作的進行。

（2）城市防災和災后重建的重要基礎。在預防自然災害破壞以及城市的災后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發現建筑工程的薄弱環節，也有助于我們恢復城市災前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設的全過程以及各建筑物之間的內在聯系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

（3）建筑工程的使用和管理業離不開建筑工程檔案資料的支持。建筑物的后期使用和管理業始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設計和建設也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學技術發展的基石。

3、建筑工程檔案管理中存在的主要問題

在建筑工程檔案管理的問題上，有很多的影響因素，比如說制度的問題，管理上存在的缺陷，工作人員的專業素養等等，這些都會影響到整個檔案管理過程，下文中就是本人結合自己所學所見整理所成。

3.1、檔案管理制度缺失，管理模式缺乏統一

關于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規定的一些利于規范項目建設的措施，很多企業并沒有照此實施，通常都是根據自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現混亂的情況。

3.2、檔案管理人才匱乏，專業素質參差不齊

很多的檔案管理人員由于自身的專業水平不到位，沒有經過專業知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統，并沒有跟上現代管理的節奏。另一方面，因為檔案管理這份工作相對來說比較枯燥，薪資待遇也不是很高，很多從業人員在做了一段時間之后就會由于各種因素的干擾，產生一些負面情緒，出現對現在生活狀態不滿的情況，這樣最后就會導致工作責任心的缺失，自然工作效率也不高。

3.3、歸檔完整率、真實性有待提高

大多數的施工企業沒有按照標準的國家規定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。

4、改進建筑工程檔案資料管理的措施

4.1、積極健全建筑工程檔案管理制度

建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎，建筑單位在建筑項目成立之初就應該積極按照國家的相關規定，建立相關的管理制度，并且制定統一的檔案資料管理模式。還應該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關人員在檔案資料管理中承擔的責任，保證能夠真實記錄相關的檔案資料，為建筑單位的合法權益提供保障。

4.2、加大對檔案資料管理人員的培訓力度

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強對檔案資料管理人員的培訓工作，能夠有效的保證工程檔案的質量，提高檔案管理人員的素質和職業素養。建筑單位應該積極的開展相關的會議，或者是聘請專業人員來對其進行培訓，全面提高管理人員的素質。還應該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。

4.3、利用現代化技術對檔案信息進行統計

在計算機技術和互聯網技術不斷發展的今天，建筑工程單位應該積極利用這些技術來對建筑檔案資料進行統計管理，可以構建一個記錄檔案信息的系統，及時的記錄建筑工程中各個環節的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進行嚴格的控制。

4.4、拓寬新領域，擴大收集范圍

對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

4.5、嚴格保證竣工驗收檔案資料的質量，保證其能夠發揮憑證作用

在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應該同工程項目管理人員，按照相關規定對建筑工程中的所有文件進行全面審核檢查，務必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應該積極嚴格的貫徹相關規定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關鍵環節，保證工程建筑檔案資料的完整準確。

總之，建筑工程檔案是對建筑過程中各個環節的真實和客觀記錄，對其他工程建設具有指導性的作用，建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術的完善，推動城市建設工作的開展具有極其重要的作用，因此需要我們高度重視，并采取游有效的措施解決存在的問題，從而確保工程順利進行。

參考文獻

篇（11）

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

在世界以進入信息時代的今天，作為重要的信息資源，檔案以成為企業的無形資產。建筑施工企業的檔案管理人員必須了解項目工程建設施工的具體操作程序和工作流程，掌握每一施工階段可能形成的檔案資料。

一、工程項目施工檔案資料管理的意義

1、資料的收集整理工作為追究責任提供了保證

施工企業項目管理如果沒有相應文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數據，發生問題時不能為查明原因、解決問題，及時、準確、有條理地提供分析資料和證據，從而導致各部門這問互相推諉、扯皮，爭執得不到及時解決，責任難以追究。

2、資料管理工作，是項目考核的基礎

施工企業建立以工程項目為核心的生產經營管理體制，確定了項目管理目標和衡量標準，要使責任制真正落實下去，約束人們的行為必須有嚴格的考核制度、完善的監督手段、公平的獎罰措施。技術資料就是制訂這些制度的最根本依據，是進行考核評比、給項目打分的第一數據，最有說服力。

3、資料管理是目標控制的基礎

由于工程施工受外部環境以及各協作部門和單位的影響，常使工程實施過程偏離目標要求，因此必須對工程實施過程進行目標控制。要進行目標控制，首先必須依據目標要求確定各計劃，并按計劃進行工程施工；其次必須全面了解工程實施的實際情況，根據實際情況與目標要求的對比，判定目標偏離程序，制定相應對策，實現目標控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項工程進度、各種材料進場檢驗情況、質量檢查驗收記錄、試驗報告等，若對工程實施過程中文檔資料不及時準確收集、整理、分析，則項目經理、企業負責人無法全面了解工程實際情況，難以判定目標是否偏離程序，及時采取調整措施。

二、工程項目施工檔案資料管理存在的問題

1、檔案信息資源分類不能體現企業發展需求

許多企業的檔案資料主要局限在企業發展的歷史記錄以及行政責任記錄方面。因此大多將企業檔案分為“文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案”四類。文書檔案主要指各類公文；科技檔案主要指竣工資料；會計檔案主要包括會計憑證、賬簿、財務報告和其他會計核算資料；聲像檔案主要指各類會議影像資料、工程照片等等。這些內容與公司改革前基本一致。而真正有益于企業改革發展的大量檔案資料被當成一般的企業信息資料，沒有納入檔案管理，如；企業市場開發檔案、科技開發檔案、工程技術檔案、企業管理創新檔案、安全質量環境保護檔案等等，企業檔案館沒有發揮企業檔案資源最終歸集地的作用。

2、企業精簡機構，檔案人員縮編，而現代化的管理設備與手段又跟不上

檔案管理工作在企業中常常被看成一項輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調動頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應付日常工作，無力進行深層次的檔案管理。

3、不能嚴格執行規章制度

不能嚴格執行規章制度，導致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價值。

二、工程項目施工檔案資料管理措施

1、建立健全施工資料管理部門

施工檔案控制等級分三級： 項目經理向公司分管生產的經理簽訂責任制； 技術員向項目經理簽訂定責任制； 資料員向技術員簽訂責任制。各相關人員也須簽訂資料工作協調負責制。只有建設、施工管理人員責任到位， 各部門工作人員相互積極配合， 真正認識工程檔案在工程建設中的重要性， 就不難杜絕資料和進度不相適應，資料滯后于進度的問題， 確保檔案的及時性與完整性。

2、認真貫徹執行新規范新標準

新規范、新標準的頒布是隨著我國基本建設的發展而發展的， 施工資料管理規程也作了較大的修改與補充。為了增強建筑工程施工資料的規范化管理， 使之真實反映工程實體質量與技術管理水平，統一建筑工程施工資料的編制內容與要求， 建立準確、真實、完整的工程檔案， 就需要各級施工資料的管理部門配備工程技術人員， 經培訓考試合格具備崗位資格證后， 才能從事施工資料的編制、收集、整理與歸檔工作。

3、重視工程資料形成過程的管理工作

在項目實施過程中，應將檔案工作融入工程建設的整個過程，對工程檔案的管理，項目部除開展自查外，集團公司職能部門應定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查，針對檢查出的問題，要求限期整改。除此之外．還應注意做好歸檔文件材料的成套性、系統性整理工作，要求竣工文件材料以工程標段、項目幢號為單位進行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時效性，還必須制定保證金制度，要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內向有關檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料。待工程檔案資料如數移交完畢后，再撥付施工單位的保證金。

4、嚴格竣工檔案的審核工作

工程項目竣工驗收后，各施工項目部根據集團公司工程檔案收交范圍和內容，將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理，送交集團公司有關職能部門進行審查。職能部門根據歸檔范圍和內容進行認真對照審核，主要圍繞以下內容進行重點審核：工程檔案移交是否齊全、完整，分類是否科學、系統；工程檔案的內容是否真實，能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況； 工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》標準；竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續是否完備；文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分，應立即要求補缺補漏。

5、切實加強檔案信息化建設

企業檔案資料的信息化建設是改進目前檔案管理中一切問題和缺陷的關鍵，沒有信息化建設，檔案資料的有效歸集、集中統一管理、檔案資源的共享等等就無法實現。全面提升建筑類施工企業檔案管理信息化水平，首先應統籌規劃和建立集團公司與子分公司協作一致的檔案信息網絡服務體系，暢通檔案資料歸集和使用渠道。其次要改進檔案信息資料服務方式，拓展服務范圍，提高檔案資料開發利用水平和網絡化服務能力。

建立施工企業最有效的檔案資料信息服務平臺就是分布式歸集，統一服務門戶的構架，由機關各部門、各區域事業部、各子分公司、各項目指揮部負責收集、整理、編輯、和更新，通過服務集群的方式集成到集團檔案資料信息共享服務平臺，形成統一的檔案資料服務出口，連接到企業的門戶網站，提供統一的檔案資料信息網絡服務，包括檔案資料目錄查詢服務、公開檔案信息瀏覽、部分檔案資料的下載服務、申請下載服務等，滿足企業內部人員在各個不同區域接收數字化檔案資料服務的需求。

總之，要做好施工單位的項目檔案資料管理工作．領導重視是關鍵，明確職責是前提，建立健全規章制度是基礎，落實項目檔案管理考核機制是手段。強化過程控制是保證，這樣才能確保項目檔案管理有序地向前推進，才能確保項目竣工檔案的真實、完整、準確、系統，才能為各項工作提供更加有效的服務。