檔案論文大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

（一）規范學術精神。鑒于檔案學的學科特點，每一位檔案學者都必須始終不渝地堅持實事求是的科學精神，加強與檔案部門合作，緊密聯系檔案工作實際，善于從鮮活的檔案工作實踐中發現問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復雜的檔案工作表象抓住檔案工作發展規律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學基礎理論研究，我們也不能脫離檔案工作實際，因為任何一項檔案學基礎理論研究都包含著某種特定的應用目的。更何況檔案學基礎理論研究和檔案學應用理論與技術研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區分開來。研究檔案史、評價歷史上的檔案工作現象、檔案學思想和檔案學理論，也要實事求是、尊重歷史事實，而不能不加分析地全盤否定。實事求是既是一種科學精神，也是一種科學方法，彼此相輔相成，互為前提。

（二）規范文風文德。檔案學理論只有不斷地推陳出新且被檔案實際工作者所接受，才能發揮其對現實的檔案工作實踐的指導作用。因此，檔案學研究者應努力培養嚴謹、嚴肅、嚴格的科學工作作風，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨立思考，大膽創新，善于提出新問題，勇于開拓新領域，探求新知識，并大力提倡運用清新質樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現狀，揭示檔案工作規律，預測檔案工作發展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復雜化。檔案學研究者還應加強文德修養，自尊、自信、自強、自律，淡泊名利，謙虛好學，不抄襲剽竊，不，把做人與做學問有機地結合在一起。

（三）規范檔案術語概念。建議有關部門應盡快組織專家對現有的檔案術語概念進行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴格把關，剔除那些內涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業化程度較低的所謂術語概念，重新建立一套符合檔案專業特色的、符合檔案學發展需要的術語概念，使檔案學者們在統一的術語概念基礎上進行學術交流和探討。

二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學發展戰略。目前我國檔案學研究中出現的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應社會和檔案學發展需要，改革檔案科研管理體制，已經成為當務之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統一領導、分級管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調動各級檔案科研機構和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標是建立全國統一的檔案科研管理機構，負責制定國家檔案學發展戰略，確立檔案科研布局，協調各檔案學研究機構之間的關系，組織全國性檔案學優秀成果的鑒定、轉讓、評獎工作。在此前提下，有計劃地逐步改變我國檔案學會條塊分割的分布狀態，使之完成社會化的轉變，成為在各級檔案行政管理部門指導下的非官方機構，并注重促進學術民主。

與此同時，要逐步改變目前的檔案學研究方式，重建檔案科研系統結構，實行檔案學研究集約化，優化配置檔案科研資源。檔案學研究集約化的微觀主體是以檔案學研究者為最小單位的，檔案學研究者的創新性是檔案學研究集約化的物質載體，其提高和改進的途徑主要在于通過各種方式強化檔案科研人才的素質。檔案學研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規模的，國家的檔案學發展戰略是檔案學研究集約化的核心力量，檔案學的整體水平能否提高，關鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實現二者的結合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學術帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業、地區的檔案科研機構和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實際工作的研究者有機地結合在一起，集中資源，取長補短，高質量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復研究。檔案科研共同體的大量出現是實現檔案學研究集約化的基礎和基本任務。

另外，要研究檔案學學科發展政策，制定檔案學發展戰略。檔案學發展政策研究大體包括兩個方面的內容：一是從總體上對檔案學的學科發展進行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學理論體系的合理發展，才能使其同檔案工作實踐相適應、相協調：二是針對檔案學的具體領域或具體方面的發展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領域或該方面具有更大的發展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學研究機構的協調與合作政策，檔案學研究經費的劃撥政策，檔案學研究的國際交流與合作政策，檔案學理論研究隊伍的建設政策等。檔案學的發展戰略是檔案學發展的長遠性、全局性藍圖，是對檔案學未來發展目標及其實現途徑的規定和謀劃。它以長遠的戰略目標來規劃當前的行動方案，要求既要重視對事關檔案學發展大局的熱點問題和重要領域的研究，又要注意檔案學理論的整體發展。制定檔案學的發展戰略一定要結合檔案學的學科發展規律，緊跟現代科學技術的發展趨勢，尤其要與我國檔案學研究系統的總體規劃相適應。

三、進一步加強檔案學術評論工作。近20多年來，我國檔案學術評論有了一定的發展，不少雜志都先后刊發了篇數不等的述評文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個良好的開端，是一種可喜的現象。但是，我們也應該看到，檔案學術評論所受到的重視與應受到的重視，還有不小的差距；檔案學術評論所發揮的作用與應發揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學術評論還沒有被擺上應有的位置，研究水平還比較后，遠遠不能適應檔案學發展的需要。

為進一步加強檔案學術評論工作，當前我們應下大力氣重點抓好以下幾個方面的工作：第一，提高對檔案學術評論重要性的認識。首先，檔案學理論研究者要正確認識檔案學術評論在檔案學研究中的地位和作用，了解檔案學術評論的內容和范圍，進而明確開展檔案學術評論的必要性和迫切性，并把檔案學術評論當作義不容辭的職責，切實加以重視。中國檔案學會及地方各級檔案學會要把檔案學術評論列入各自的工作計劃和發展規劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學術評論在內的專題座談會和學術討論會。檔案學會會員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學理論，積極撰寫檔學術評論文章，藉此交流經驗，逐步完善檔案學術評論的內容，把檔案學術評論當作一門分支學科來建設。第二，開辟檔案學術評論園地。目前我國既沒有檔案學術評論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設置檔案學術評論專欄，這顯然不利于檔案學術評論活動的開展。從長遠來看，創辦一種以檔案學術評論為主要內容的雜志是十分必要的。在當前，各級各類檔案雜志應開辟學術評論專欄，增加理論研究的比重，這對提高刊物的質量，擴大其在社會上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學術評論隊伍。這支隊伍應以檔案專業教師為主體，因為這部分研究者為了教學的需要，大都對檔案學進行了一定程度的研究，理論造詣相對較深。有中級以上職稱的檔案實際工作者也要結合工作實踐，積極參與檔案學術評論，對檔案理論界的一些觀點和現象大膽質疑，發表自己的見解。檔案專業學生是檔案研究的后備軍，應重點加以培養。各檔案專業教學點應在課程設置時安排檔案學術評論的教學內容。攻讀檔案學碩士、博士學位的研究生更要把檔案學術評論當作一門專業主干課來學習、研究。

四、努力改善檔案學研究系統的外部環境。檔案學研究系統的外部環境泛指檔案學研究系統之外的與檔案學研究系統直接或間接發生聯系的一切要素和條件，主要有：向檔案學研究系統給予政策支持的政策環境，向檔案學研究系統輸入科研人才的教育環境，向檔案學研究系統劃撥科研經費的經濟環境，向檔案學研究系統提供有用理論、技術和方法的知識環境，向檔案學研究系統輸送組織與管理技術的實踐環境，接受與檢驗檔案學理論的檔案工作實踐環境，以及普及與推廣檔案學研究成果的中介機制等。

應該肯定，改革開放以后檔案學研究系統的外部環境較前有了很大的改善。社會檔案意識逐步增強，檔案學是一門獨立學科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學發展的外部環境依然存在。例如，檔案學的學科地位始終得不到應有的重視，檔案科研經費一直缺乏穩定的來源，許多帶有規律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。

針對上述問題，筆者認為當前我們應采取以下措施：

第一，加強宣傳，深化研究，努力提高檔案學的學科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識，而且要宣傳檔案學及其知識體系，使大家明白建立與完善檔案學研究系統、優化其外部環境既是檔案學學科發展的需要，也是經濟、科技、文化及社會生產力整體發展的需要；檔案學的發展離不開各方面的支持與幫助，社會各項工作的發展也需要檔案科學理論指導下的檔案服務；檔案學只有與經濟、科技、文化協調發展，才能為社會提供最佳服務。以此喚起社會各界對檔案學的理解、重視與支持。各級檔案學會要積極鼓勵、動員廣大會員參加社會科學、自然科學優秀成果評獎活動，以擴大檔案學的社會影響。檔案學研究者要刻苦鉆研檔案學理論，不斷深化檔案學研究內容，努力提高檔案學的科學水平，使檔案學在現代科學中真正占有一席之地。

篇（2）

一、檔案館現行檔案全宗排放的現狀和所面臨的問題

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現行檔案全宗的排列，都是按照傳統的做法，即憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數量較少的時期曾經起到了一定作用，但是隨著現行檔案的不斷移交進館，館藏數量的不斷增加，它也就產生了某些弊端，其主要體現在以下兩方面：

1進館檔案全宗的無序狀態，導致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進行的，而是具有很大的隨機性。進館檔案無論從內容，還是數量上都有可能與我們先前的經驗判斷相距甚遠，因而預留位置不很準確。時常是一個全宗的新進館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復無效勞動。

2每個全宗后所預留位置的不科學，造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統做法所預留的位置，往往是通過經驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內容、數量還是特征上都會隨著社會環境的變化而變化，但我們對其所預留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當預留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預留位置的不準確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統，這對于還沒有完全實現計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構改革的實施，近幾年將是檔案接收進館的，許多檔案要分批進館，預留位置一旦不科學，將會使檔案管理工作整日圍著“預留位置”轉，造成大量的重復性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關的全部檔案”，“應統一向一個檔案館移交”，“進館檔案應保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據工作中出現的實際情況而做相應的變動。所以，我認為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進行調查研究。對立檔單位的調查研究，是做好全宗科學排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應從本館的性質綜合性或專門性 和職責范圍出發，調查研究本館應接收范圍內的所有國家機構、社會組織和個人的職能、任務及其形成檔案的內容、種類、價值，以及現存檔案的數量、整理、保管等情況，科學地確定應移交檔案的單位并編制出進館全宗名冊，以便統籌安排進館檔案的范圍、時間和數量，為全宗的科學排放奠定基礎。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1 對立檔單位中符合進館年限準備移交進館的檔案進行調查研究。對這部分檔案情況進行摸底調查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結合館藏現狀制定出接收方案，做好準備工作，增強工作的主動性。

2 對未到進館年限的檔案進行調查研究。主要是調查這部分檔案整理的原基礎、鑒定的方法和質量、檔案的數量與成分、需要進館的檔案有多少，做到心中有數，以便為這部分檔案順利移交進館創造良好條件。

3 在前兩項調查研究工作的基礎上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進行調研、分析、預測，并做好規劃。要對立檔單位的業務狀況進行分析，從而預測其未來檔案形成的數量以及分類標準等情況，為科學決策提供依據。

3立足本館，對館藏現狀進行調查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現有館藏檔案的保管狀況，我認為主要做好以下三方面工作：

1 調查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調整及預留位置的確定奠定基礎。比如，我們為了確保某一全宗在排列上的完整性及連續性，在必要的情況下可以將某些數量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2 調查“活”全宗內檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內目錄的數量及狀況，以便在收集指導時給出檔號，在必要時可減少重復性勞動。比如，當預留位置不足時，可以考慮將新進館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3 調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等 以及將來的發展趨勢比如設備的增添，面積的擴建等 ，為全宗科學排放做好“硬件”規劃。

4根據調查研究取得的數據，結合實際情況，進行科學的分析、判斷，為待進館檔案合理預留位置，并根據實際需要隨時調整所做的規劃，但同時也要考慮其經濟效益。

筆者結合實際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學合理的排放提出了一些初步設想：以便于管理為出發點，在確定進館檔案范圍、數量的情況下，結合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進行科學規劃，為這一時期待進館檔案預留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預留的范圍內變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現階段是相對穩定的，而且在這一年以前的待進館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進行集中存放，對待進館檔案重新做好規劃，形成一個良性循環的工作系統。此外，在實際工作中，所有全宗的排放可不必強求按由小到大的全宗號順序排列，因為隨著計算機技術在管理工作中的應用，可使排列無序狀態而不利于管理的問題迎刃而解。

篇（3）

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現行檔案全宗的排列，都是按照傳統的做法，即憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數量較少的時期曾經起到了一定作用，但是隨著現行檔案的不斷移交進館，館藏數量的不斷增加，它也就產生了某些弊端，其主要體現在以下兩方面：

1進館檔案全宗的無序狀態，導致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進行的，而是具有很大的隨機性。進館檔案無論從內容，還是數量上都有可能與我們先前的經驗判斷相距甚遠，因而預留位置不很準確。時常是一個全宗的新進館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復無效勞動。

2每個全宗后所預留位置的不科學，造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統做法所預留的位置，往往是通過經驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內容、數量還是特征上都會隨著社會環境的變化而變化，但我們對其所預留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當預留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預留位置的不準確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統，這對于還沒有完全實現計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構改革的實施，近幾年將是檔案接收進館的，許多檔案要分批進館，預留位置一旦不科學，將會使檔案管理工作整日圍著“預留位置”轉，造成大量的重復性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關的全部檔案”，“應統一向一個檔案館移交”，“進館檔案應保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據工作中出現的實際情況而做相應的變動。所以，我認為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進行調查研究。對立檔單位的調查研究，是做好全宗科學排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應從本館的性質綜合性或專門性和職責范圍出發，調查研究本館應接收范圍內的所有國家機構、社會組織和個人的職能、任務及其形成檔案的內容、種類、價值，以及現存檔案的數量、整理、保管等情況，科學地確定應移交檔案的單位并編制出進館全宗名冊，以便統籌安排進館檔案的范圍、時間和數量，為全宗的科學排放奠定基礎。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1對立檔單位中符合進館年限準備移交進館的檔案進行調查研究。對這部分檔案情況進行摸底調查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結合館藏現狀制定出接收方案，做好準備工作，增強工作的主動性。

2對未到進館年限的檔案進行調查研究。主要是調查這部分檔案整理的原基礎、鑒定的方法和質量、檔案的數量與成分、需要進館的檔案有多少，做到心中有數，以便為這部分檔案順利移交進館創造良好條件。

3在前兩項調查研究工作的基礎上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進行調研、分析、預測，并做好規劃。要對立檔單位的業務狀況進行分析，從而預測其未來檔案形成的數量以及分類標準等情況，為科學決策提供依據。

3立足本館，對館藏現狀進行調查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現有館藏檔案的保管狀況，我認為主要做好以下三方面工作：

1調查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調整及預留位置的確定奠定基礎。比如，我們為了確保某一全宗在排列上的完整性及連續性，在必要的情況下可以將某些數量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2調查“活”全宗內檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內目錄的數量及狀況，以便在收集指導時給出檔號，在必要時可減少重復性勞動。比如，當預留位置不足時，可以考慮將新進館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發展趨勢比如設備的增添，面積的擴建等，為全宗科學排放做好“硬件”規劃。

4根據調查研究取得的數據，結合實際情況，進行科學的分析、判斷，為待進館檔案合理預留位置，并根據實際需要隨時調整所做的規劃，但同時也要考慮其經濟效益。

篇（4）

【關鍵詞】檔案管理藥檢

藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

篇（5）

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

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關鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業檔案管理工作的特性

1.1獨立性企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分,企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。

1.2專業性在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。

1.3系統性企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。

2職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用

2.1對企業發展的步伐和速度起到促進作用企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。

2.2是培育企業核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。

2.3是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。

3加強職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則

隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實現企業職工檔案管理的現代化

當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業務素質

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論文關鍵詞：個性化信息檢索用戶模型

目前的檔案檢索系統一般以傳統的關鍵詞檢索為主，這種檢索方式雖然可以在一定程度上滿足用戶的需求，但是由于檢索方式的限制，這種檢索的結果僅僅是與檢索詞字面意義或某層含義相匹配，對于用戶所需要的其他的概念和相關的成分就無能為力了。因此個性化檢索就成為解決這一問題的有效途徑。個性化的實質是針對性，即對不同的用戶采取不同的服務策略，提供不同的服務內容。

一、個性化信息檢索與服務

個性化信息是能夠滿足用戶個性需求的信息。個性化信息檢索是指根據用戶的興趣和特點進行檢索，返回與用戶需求相關的檢索結果。它是一種能體現用戶個性化特征，滿足個性化需求，培養個性化趨勢的檢索方法。在個性化檢索中，檢索條目與用戶查詢經歷有關，既可以是內容檢索，又可利用與其它事件的關系來檢索，即是以用戶檢索行為為中心的檢索。這也是個性化檢索與一般文檔檢索的區別[1]。

個性化信息服務是既能對用戶提出的要求提供最貼切的信息服務，還能依據個體個性特征，主動收集個體可能感興趣的信息，甚至預測個體可能的個性發展，提前收集相應的信息，最后以個性化方式顯示給個體。這里包括兩方面內容:個性化信息和個性化服務。個性化信息是反映個體個性特征的一切信息，同時還包括個體特定的信息需求組合。個性化服務包括服務時空的個性化，服務方式的個性化和服務內容的個性化[3]。對于這些個性化服務首先要建立對用戶的描述，然后才能據此提供針對不同用戶的個性化服務。用戶模型是個性化服務的基礎和核心[4]。用戶模型作為個性化服務的基礎和核心，因此用戶模型的質量直接關系到個性化服務的質量。只有當用戶的興趣、偏好和訪問模式等用戶信息可以很好地被系統“理解”時，才有可能實現理想的個性化服務。從用戶信息中構建用戶模型，也就成為了個性化服務的核心和關鍵技術之一。

個性化服務系統中的用戶模型不是對用戶個體的一般性描述，而是一種面向算法的、具有特定數據結構的、形式化的用戶描述。相應的，用戶建模是指從有關用戶興趣和行為的信息，如瀏覽內容、瀏覽行為、背景知識等，歸納出可計算的用戶模型的過程[5]。

二、用戶建模技術

為不同的用戶提供有針對性的服務，需要對用戶的興趣、習慣、歷史行為等方面進行分析從而獲取其個性化信息。對用戶信息進行結構化描述，構建反映用戶特點的需求模型，這一過程稱為用戶建模。用戶建模是實現個性化檢索服務的基礎和核心[6]。

不同的用戶各自面臨著互不相同的檢索問題，不加區分地給不同的用戶提供相同的結果，必然滿足不了用戶的檢索需求。要提高用戶的滿意度，就要把握用戶的特點，建立用戶模型，對用戶的信息、興趣及歷史查詢行為進行管理，對不同用戶進行不同的學習，這樣就可以針對特定用戶提供準確的信息。為用戶建?？梢杂行Ы鉀Q不同用戶對相同提問信息的不同深度和廣度的要求，在加入用戶模型之后，傳統的檢索流程變更為帶著用戶個性需求查找的過程，同時反饋流程也將針對用戶的意見進行，以提供更加準確的檢索服務。通過建立用戶模型，可以管理用戶的背景信息，在查詢一些跨領域信息的提問時，考慮用戶背景信息，有助于更加針對性地提供用戶真正關心的信息。通過用戶模型對用戶興趣進行描述，同時記錄用戶的查詢行為，對用戶的查詢歷史和興趣進行管理。

一般來說，用戶訪問Internet的過程共包括以下六種信息:

(l)用戶使用搜索引擎查詢時輸入的關鍵詞;

(2)用戶維護的書簽(Bookmark);

(3)用戶瀏覽的頁面;

(4)用戶瀏覽的行為，包括用戶在每個頁面上的駐留時間，對每個頁面進行的操作(如保存、打印頁面、將頁面存入書簽等)，鼠標和鍵盤的操作及用戶瀏覽網頁時眼睛的移動、表情的變化等;

(5)用戶下載、保存的頁面和資料等;

(6)用戶手工輸入的其他信息。

從理論上說，以上六種信息都可作為用戶建模的信息來源，但用戶信息對用戶模型的性能是至關重要的，因此在建模時要慎重選擇。以下是對這六種信息的分析。

用戶輸入搜索引擎的查詢關鍵詞雖可反映用戶的興趣，但它卻不適合單獨用于用戶建模，因為用戶查詢的關鍵詞一般都比較簡單，無法來描述用戶的興趣，查詢關鍵詞是用戶檢索信息的起點，但不是檢索信息的全部，因此查詢關鍵詞對用戶興趣與意圖的反映并不全面。

書簽(Bookmark)能較好地反映用戶的興趣，這是因為，用戶會把感興趣的或重要的頁面保存在書簽(Bookmark)中，但是相對于用戶瀏覽的頁面來說，書簽（Bookmark）中的頁面數是相當少的，并且用戶并不一定會把自己感興趣的都保存在書簽(Bookmark)中，因此書簽(Bookmark)構建的用戶模型也不能夠全面地反映用戶的興趣。

用戶瀏覽的頁面可以全面地反映用戶的興趣，用戶瀏覽的頁面由系統自動保存，可實現自動用戶建模。缺點是用戶瀏覽的頁面中可能包含用戶不感興趣的頁面，因此在使用用戶瀏覽頁面內容構建用戶模型時應避開噪聲頁面。

用戶瀏覽行為可以反映用戶的興趣，如用戶保存某個頁面，或者在某個頁面上駐留的時間較長，說明用戶對該頁面感興趣。但在建模時由于瀏覽行為對用戶興趣的體現需要以瀏覽頁面為載體，因此用戶的瀏覽行為必須與瀏覽頁面相結合才能構建用戶模型。

用戶下載、保存的頁面資料等也能較好地反映用戶的興趣，因為只有用戶認為感興趣或重要的文檔，用戶才會下載和保存，這些經用戶保存、整理的文檔能夠反映用戶長期關注的主題，這種信息為用戶的背景知識。

用戶手工輸入的有關用戶興趣特點的信息也可作為用戶建模的數據來源之一，如用戶感興趣主體的關鍵詞、對瀏覽頁面的感興趣程度等，在自動用戶建模技術尚不成熟的情況下，用戶手工輸入的信息是用戶建模的重要來源。

綜上所述，在以上六種信息來源中，用戶瀏覽的頁面和瀏覽行為最能全面地反映用戶的興趣；用戶的Bookmark和保存整理的文檔雖不能全面地反映用戶的興趣，但能很好地反映用戶關注的信息；用戶輸入搜索引擎的查詢關鍵詞不宜單獨用于用戶建模。

一般常用的用戶建模是指根據用戶的瀏覽內容和瀏覽行為自動構建用戶模型、建模時無需用戶主動提供信息的一種建模方法。根據用戶瀏覽行為的自動用戶建模方法構建出來的用戶模型只能反映用戶感興趣或不感興趣的信息，得不到用戶具體感興趣的主題，其實質是一種粗興趣粒度用戶模型。另一種自動用戶建模的思路是根據用戶瀏覽的內容進行興趣聚類，找出用戶的興趣，構建用戶模型。通過興趣聚類可以得到用戶模型的細興趣粒度表示。在現有的用戶建模方法中，用戶的瀏覽行為僅能得到用戶對相應信息感興趣與否的推斷，得不到用戶感興趣的程度，而用戶對相應信息的感興趣程度有助于得到用戶對關鍵詞和興趣主題的感興趣程度，從而建立更為詳細、準確的用戶模型，也有利于實現高性能的用戶模型的遺忘與更新，提供更高質量的個性化服務。

三、用戶模型的建立

在信息檢索系統中，一個用戶模型的建立過程涉及到以下內容:

(1)用戶興趣的表示：就是以何種形式來表征用戶的興趣。為了便于進行信息匹配算法，用戶的興趣通常與資源表示具有同樣或相似的形式。其次，一個用戶可能有多個興趣可能同時存在，那么就需要在模型中將多個興趣同時表達出來。

(2)用戶模型的更新：就是采用何種算法更新用戶模型。在信息檢索系統中，就是如何根據用戶的反饋信息更新用戶的興趣。

(3)信息過濾算法：就是如何根據用戶模型對未過濾的信息進行匹配，判斷是否符合用戶需求的算法。過濾算法與資源表示、用戶興趣的表示密切相關。

用戶興趣模型是指對于用戶感興趣的信息的可計算描述，是所有其它智能化功能的基礎。一般用戶興趣模型采用詞頻法，其中的用戶興趣用二元組表示(興趣詞條、興趣權重)，在詞頻中考慮到各個詞條在文檔中的不同位置，體現了詞條的不同重要度；以及各文檔在網頁超鏈關系中引用與被引用情況，又體現了文檔的不同重要度等因素。

用戶興趣的生成與更新算法是整個用戶興趣模型的核心內容。假設用戶輸入的檢索詞條經過詞干提取(對中文還有詞條切分)等預處理技術之后為q(q1，q2，…，qk)，在初次檢索之后，返回一些查詢結果，得到一組頁面D(d1,d2,…dn)。首先計算詞條qi的權值wi，我們采用詞頻法，即計算詞條qi在文本D(d1,d2,…dn)中出現的頻度sij，j=1，2，…n，這些頻度的總和來作為詞條的權重，即wi=，這樣我們就得到兩個向量q(q1，q2，…，qk)和w(w1,w2,…wk)，將興趣二元組(q,w)加入到用戶詞典中。用戶詞典是由詞條和權重組成的二元組的集合。

四、用戶模型設計

基于用戶模型設計的信息檢索系統與一般的信息檢索系統的最大區別在于對從用戶界面接收的用戶查詢，將首先利用用戶模型予以分析，同時結果的匹配、過濾也需要基于用戶模型進行。通過學習機制以及推理機制，一方面學習了用戶在信息需求上的偏好，另一方面，也可以對用戶需求進行推導、歸納。

【參考文獻】

[1]趙靜.個性化信息檢索及功能模型.圖書與情報，2004(l).

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②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔?；谟嬎銠C網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。

②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。檔案禁止網絡共享。

3數字檔案室提供各類非室藏檔案查詢

①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。

②根據檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。

4檔案數據管理維護制度

①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。

②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；

③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

5數字檔案鑒定銷毀制

①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然后，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。

6檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

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2預防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認識，強化檔案安全管理責任意識和安全意識為進一步提升檔案安全管理質量和效率，檔案管理部門應加強職業培訓，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領導、明確責任，切實履行監管職責。在思想認識上，檔案管理部門應該明確其工作性質、地位、特點，堅持“預防為主，防范結合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權利部門還應積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責”的觀念，培養和強化全員檔案安全管理責任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應該逐步強化內部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環節當中，建立健全并嚴格執行檔案流動、保管和利用制度，構建檔案安全標準體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應急預案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應該從本單位實際出發，嚴把檔案案卷質量關，各項檔案資料進出館均要做好登記，以防出現丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應加強檔案信息網絡建設，運用一系列現代化信息技術手段進行檔案管理，不斷提升檔案管理質量。

2.3要按規定配置檔案用房和檔案設施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護和利用服務提供最基本的物質條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發生自然災害，后果嚴重。檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑建設規范》設計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規定購置檔案裝具、檔案保管設備和檔案包裝材料。檔案管理部門應定期進行安全排查工作，并對館內設備擺放，特別是電器擺放進行合理的規劃布局，并規范布置設備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統、電子防盜報警系統等，防止因線路老化或短路引發火災。需要配備專門人員對館內設備進行維護和檢修，確保設備能夠正常運轉。庫房內檔案裝具要合理布局、避光通風、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發生突況時能及時有效地進行搶救，降低檔案損失程度。

.4實施檔案登記備份，保障信息數據安全檔案登記備份是以強化檔案行政監管為導向，著力于提升檔案部門服務大局、服務發展、服務現實的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據、保存真實記憶。在開展檔案登記備份工作中，應遵循統一規劃、分級管理，突出重點、統籌推進，安全保密、有效服務等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數據安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負擔大大減輕。但與此同時，檔案信息數據安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應該采用檔案登記備份的方式進行檔案管理，深化檔案安全體系建設，以有效保障檔案信息數據安全。同時，檔案館還應加強館外檔案監管力度，盡可能地減少檔案丟失現象。

2.5提高網絡安全意識，防止因為技術原因或突況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰。一方面，檔案管理部門必須通過各種數字化和信息化手段進行網絡建設，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設立相應的信息防火墻，設置訪問權限，并建立起一套完備的信息備份與恢復系統，防止黑客入侵檔案信息管理系統。此外，檔案館還應采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應該嚴格控制和規范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應養成良好的計算機操作習慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統的使用過程中，要使用安全系數較高的用戶口令和密碼，謹防他人非法進入檔案管理系統。檔案管理員換崗或離職后，系統管理員必須及時更換口令與密碼。第三，檔案館的計算機應做到專人專用，使用者必須維護好自己的計算機，防止出現信息丟失和損毀。未經允許，使用者不得擅自在計算機上下載軟件和游戲。第四，計算機的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統設置參數，不瀏覽非法網頁和點擊陌生鏈接，同時每天還要做好數據備份。

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由于企業檔案信息安全保障技術是近年來才被廣泛應用的，對于企業檔案館來說，檔案人員的信息安全意識和技術水平有限，加之各個檔案分室的人員年紀偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業目前亟需解決的問題。人才是檔案信息安全保障建設的重要因素，檔案管理人員信息安全意識的強弱，現代化設備操作水平的高低，責任感的強弱等都會對檔案信息安全產生影響?？梢韵胂螅粋€專業技能匱乏、責任感缺失、安全意識淡薄的檔案管理人員，無疑會使檔案信息安全如同置于一個無人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。

2.法制不健全

對于本企業來說，檔案信息安全建設剛剛起步，企業檔案信息安全方面的管理制度相對比較少，還需要在工作中不斷加強管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實施檔案信息安全管理。

二、企業檔案信息安全保障體系建設的措施

檔案信息安全簡單地說就是檔案信息內容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實物信息安全和檔案信息管理系統安全兩個方面。

1.保證檔案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保護電子檔案存放介質、計算機系統、網絡服務器、打印機等硬件實體和通信鏈路免受自然災害、人為破壞和搭線攻擊。首先，通常情況下，電子檔案存儲在磁、光介質上，這樣就必須創造一個適合于磁、光介質保存的溫濕度環境。其次，確保電子檔案內容具有嚴謹的邏輯性。采用最新技術與方法，保證電子檔案內容、格式、編排上的一致，并采用先進技術加以轉換，保證電子檔案的原始性。再次，要保證保存電子檔案的計算機系統有一個良好的電磁兼容環境，建立完備的安全管理制度防止非法進入計算機控制室和各種偷竊、破壞活動的發生。物理安全策略是電子檔案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整個檔案信息安全也就無法實現。

2.密切關注計算機技術的發展方向，確保檔案信息管理系統安全

(1)檔案信息管理系統軟件要安全可靠系統軟件必須要通過測評與審批方可投入使用。要學會運用多種先進的信息安全技術，檔案信息安全技術不僅涉及到傳統的“防”和“治”的技術，而且已經擴展到網絡安全技術和數據安全技術等多種現代信息新技術。要學會運用網絡安全技術，如訪問控制技術、防治病毒技術和安全檢測技術等。一是在防控技術方面可以設置入網訪問控制和網絡的權限控制，使內部網與互聯網之間物理隔網，可以對訪問者進行身份鑒別，主要是用戶名的識別與驗證、用戶口令的識別與驗證、用戶賬號的缺省限制檢查，同時也可以很好地控制網絡非法操作。二是運用防治病毒技術，及時在電腦上安裝殺毒軟件，定期升級殺毒軟件，定期查殺病毒，不使用來歷不明的U盤、光盤，不安裝不明軟件，以控制病毒的入侵。三是運用安全檢測技術，對計算機網絡所接入的服務器進行監視，同時在計算機中安裝入侵檢測系統，對電子檔案信息進行監控和保護。

(2)運用數據安全技術檔案信息安全最重要的是數據安全，這樣才能保證檔案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企業應建立數據信息網絡存儲中心，采取數據集中或雙機備份等方式規避風險，提高數據存儲安全度。一是采用數據備份管理制度，確保數據的安全?？赏ㄟ^在線備份管理的方式，并根據實際情況采取近線存儲與離線存儲相結合的方式進行數據備份。為計算機系統配置多個磁盤、硬盤、硬盤陣列等，組成海量存儲器，用以解決容量不足的問題。服務器端應及時安裝操作系統及數據庫系統補丁程序，修補系統安全漏洞，提高系統安全性。二是采用密碼技術，對所有電子文件進行歸檔管理時應設置相應的密碼。對于有密級限制的電子檔案，為防止泄密，應該使用加密技術，防止被他人截獲或篡改。

(3)保證網絡安全網絡安全保護主要是針對計算機網絡及其節點面臨的威脅和網絡的脆弱性而采取的防護措施。網絡安全保護是檔案信息安全保護的重要內容。電子檔案信息的優越性之一表現在它能實時通過網絡暢通地提供給在線異地用戶使用。因此，網絡安全成為保障用戶真實有效地利用電子檔案信息的關鍵所在。確保網絡安全的主要方法是采取物理隔離、防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現同外網隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟也是最行之有效的措施之一。

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[關鍵詞]檔案信息資源和諧校園服務利用

檔案信息資源是學校信息資源的重要組成部分,加強對其開發利用,是落實科學發展觀、推動學校各項事業全面發展的重要途徑,當我們把檔案工作與學校的中心工作結合起來考慮時,我們就會看到檔案與校園和諧有著千絲萬縷的聯系,構建和諧校園與檔案信息資源的開發利用息息相關。

一、加強檔案信息資源開發與利用是構建和諧校園的客觀需要

1.充分開發利用檔案信息資源是建設校園先進文化的需要

檔案信息資源,是人類生活、生產、思維方式和創造性活動及其產物的直接記錄和結晶,是學校一項基礎性信息資源,是寶貴的財富和資產,是特殊的文化資源。而檔案部門則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊文化資源的基地,其通過加強檔案信息資源開發與利用,不僅使文化資源得以傳承,也為新時期的先進文化建設提供了條件,學校的歷史材料是對學生進行素質教育的模范讀本,是培養優良校風,構建豐富校園文化的重要工具。隨著我國高等教育改革的不斷深入,特別是經濟時代的來臨,如何加強大學生的素質教育,全面提高人才質量,已是各高校乃至中國教育界共同面臨的迫切任務,檔案材料在這方面有其獨特的作用。從這個意義上講,檔案資源的開發與利用在建設校園先進文化的道路上具有舉足輕重的地位和作用。

2.充分開發利用檔案信息資源是建設校園民主政治的需要

民主政治以信息公開為前提,隨著我國政治文明的不斷進步,人們的民主意識日益增強,對于平等占有信息資源的愿望也與日俱增,從而為開發利用檔案信息資源提供了政治層面的需求范圍與發展目標。檔案信息資源作為學校的核心信息資源,是學校各項事業可持續發展的信息支持與信息保障,只有充分開發利用檔案信息資源,實現檔案信息資源共享,廣大教職員工才能真正了解學校正在進行和將要進行的重大舉措和發展方向,時刻圍繞學校的中心工作,群策群力,齊抓共舉,在和諧的大氛圍中,為學校各項事業的協調發展貢獻力量。

3.充分開發利用檔案信息資源是完善校園法制建設的需要

公平共享檔案信息資源,確保應用者應有的知情權和了解權。在這些基本人權實現的過程中,也必然要求權力按照公開、公平的原則行使,從而有效防范權力腐敗和權力不當行使,這樣學校各項事業前進的步伐才能在通向成功的道路上有條不紊地快速邁進。

二、加強檔案信息資源的開發與利用,提高檔案部門為構建和諧校園服務的水平

1.更新觀念,強化主動服務意識

高校檔案工作者必須進一步解放思想,更新觀念,對傳統的檔案管理模式進行改革,樹立以民為本,為民服務的思想,把大力開發利用檔案信息資源工作,放在促進檔案事業在新時期的持續快速健康協調發展、為構建和諧校園服務的戰略高度去認識,樹立檔案工作為學校的整體發展服務的意識和分工協作、資源共享的新觀念,增強責任感和緊迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待觀望、坐而論道”的觀念,改變“看門守攤,等人上門”的做法,以主人翁姿態積極投身到學校檔案信息資源開發利用工作中來,為促進校園先進文化的發展做出貢獻。

2.加強宣傳,提高檔案信息資源的開發利用水平

檔案部門為構建和諧校園服務的效應要通過提高檔案信息資源的開發利用水平來體現。檔案信息資源的進一步開發利用,就必須加大檔案工作的力度,提高檔案服務工作質量。檔案信息資源的數字化是提供優質服務的一項必不可少的環節和基礎工作,是保證檔案文獻快速有效傳播、方便使用、長期保存的一項重要手段,是高校檔案事業發展的必然趨勢。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案,而是要進一步廣泛地開發和傳遞信息資源,檔案工作要建有自己的網站,提供更加快捷、方便的檔案信息服務。

3.豐富檔案館(室)藏,提高館(室)藏檔案的綜合質量和管理水平

構建和諧校園要有高質量的館(室)藏檔案和管理水平做支撐。這就要求我們要把檔案信息資源的開發利用納入科學化、規范化軌道,實現檔案信息資源的整合和共享。檔案部門開展檔案利用服務工作,必須要有門類齊全、內容豐富的檔案資料做后盾,在多層次、多渠道地收集和征集檔案資料,豐富館藏的同時,檔案工作人員要把精力集中使用到檔案管理的關鍵上,使檔案管理工作速度快、質量高,為檔案的提供利用創造有利的條件;建立科學的、合理的室藏結構,注意收集不同載體的檔案,不僅收集文字、圖表形式的紙質檔案,還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案和牌匾、錦旗、獎杯、獎狀、證書等實物檔案,這些不同載體、不同門類、不同內容的檔案作為學校發展的歷史見證,它們之間可以互相補充、互相印證,更加完滿地反映學校各個發展時期的歷史面貌。